O que é CLM e como a tecnologia pode ajudar sua empresa

Em essência, uma empresa é uma organização formada para produzir e/ou comercializar bens ou serviços. Contudo, apesar das diferenças evidentes entre padaria da esquina e as companhias listadas na “Fortune 500”, todas elas seguem uma lógica similar.

Quanto melhor essa lógica funcionar, maiores as chances de sucesso. As principais peças dessa engrenagem são os sócios, funcionários, fornecedores e consumidores: CLM-netLex-socio-fornecedores-funcionarios

E o que vincula cada uma dessas partes à outra? São os contratos. Eles coordenam os vínculos entre todas as peças da engrenagem.

Eles fazem parte da constituição da sociedade, registram acordos de vontades, criam direitos e deveres, incentivam (ou desincentivam) determinadas condutas. O contrato poderá definir o produto ou serviço a ser vendido, quando se deve entregar, a quem, o preço a ser pago, etc.

Contudo, o ciclo de gestão desses documentos pode se tornar mais complexo, especialmente com o crescimento da empresa. Quando as práticas de gestão de contratos não são das melhores, as empresas ficam sujeitas a:

Perda de tempo com tarefas excessivamente manuais e mais propensas a erros;
Prejuízo financeiro e dificuldade no cumprimento do contrato, com risco de perda de prazo e multa;
Tomada de decisão sem dados por falta de registro e extração de informações;
Falta de governança por que a observância das regras depende de processos manuais;

A má gestão de contratos tem impactos concretos. Segundo a Deloitte e World Commerce and Contracting, o prejuízo pode gerar uma perda de até 20% da receita total da empresa.

Para solucionar estes problemas, o conceito de Contract Lifecycle Management pode fazer cada vez mais a diferença. Neste artigo, você vai entender:

O que é Contract Lifecycle Management
Quais são as etapas de um CLM bem ajustado
Quais são os benefícios de um CLM para a gestão de contratos

Vamos lá?

O que é Contract Lifecycle Management?

Contract Lifecycle Management significa gestão do ciclo de vida dos contratos em português. Trata-se de um conjunto de práticas gerenciais que aumentam a eficiência dos processos de contratação em uma empresa. Assim, a organização minimiza os riscos de sofrer reveses nas mais diversas frentes.

A melhor forma de fazer uma boa gestão de contratos é usando um Software de CLM - como o netLex. Com automatização e simplificação de processos é possível otimizar todas as etapas do ciclo de vida desses documentos, garantindo sua perfeita execução.

Entenda mais sobre softwares de CLM em:

As etapas do software de CLM bem ajustado

Um bom software de CLM inclui, ao menos, sete passos: Solicitação, Criação, Negociação, Revisão e Aprovação, Assinatura, Gestão das Obrigações e Inteligência.

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É necessário que todos esses processos de gestão de contratos sejam centralizados em uma só plataforma. Isso mesmo que seja uma gestão de contratos envolvendo terceiros em alguns momentos. Só assim é possível automatizar rotinas do dia a dia, coletar dados de forma automática e reutilizá-los ao longo dos workflows.

Entenda como alguns dos clientes do netLex alcançaram esse objetivo em:

Veja abaixo uma explicação sobre cada etapa desse fluxo e algumas das correspondentes funcionalidades do netLex:

1. Solicitação

Todo contrato nasce de uma demanda. Uma gestão de documentos eficiente garante que o fluxo destes requerimentos seja direcionado e padronizado, promovendo maior simplicidade e segurança. O processo também pode sinalizar informações sobre pontos importantes, como prazos de execução.

Além disso, o netLex também possibilita:

Reunião de informações a partir de um processo de entrevista intuitivo e customizável, dando pouco trabalho para o solicitante e compilando tudo o que for necessário para produzir o documento;
Roteamento automático da solicitação para os setores e pessoas responsáveis pela próxima etapa, tudo configurado de acordo com a estrutura organizacional da sua empresa;
Controle de prazos, com visualização em gráfico e alertas automáticos por e-mail;
Visualização facilitada do progresso da solicitação para a área requisitante, eliminando a necessidade de atualizações manuais por e-mail.

2. Criação de contratos

Solicitação feita com sucesso, chegou o momento da criação efetiva do contrato. O CLM pode pré-estabelecer um fluxo de criação de documentos. Isso ajuda, por exemplo, a economizar tempo e minimizar erros.

Para potencializar os resultados desta etapa, com o netLex é possível:

Elaborar arquivos completos a partir de informações indicadas pelos seus colaboradores ou por integrações com outros softwares;
Seleção automática do modelo correto e atualizado de documentação, evitando o uso de templates desatualizados ou inadequados para cada cenário;
Configuração fácil do banco de cláusulas, para conciliar a personalização que alguns contratos demandam com governança e segurança jurídica;
Envio do documento para um workflow de aprovação que pode variar levando em consideração os termos contratuais ou a estrutura organizacional da sua empresa;

3. Negociação de contratos

Etapa delicada, a negociação precisa ser feita com garantias de registro, segurança e acesso a todas as partes envolvidas no processo. Integrada ao CLM, a tecnologia traz consideráveis ganhos ao processo de negociação, especialmente nos quesitos agilidade e compliance.

Veja como o netLex auxilia neste ponto:

Compartilhe o documento com a contraparte dentro do netLex;
Controle o poder de alteração da contraparte, permitindo edição direta do texto ou apenas de informações específicas;
Converse com a contraparte no chat da plataforma, centralizando informações e mantendo histórico integral;
Conte com o registro completo de todas as alterações feitas e informações trocadas;
Simplifique a localização de versões antigas do documento a partir do controle automático de versionamento;
Confira a usuários específicos o poder para aprovar as alterações sugeridas.

4. Revisão e Aprovação de contratos

As soluções de CLM também trouxeram um importante avanço para as etapas de revisão e aprovação dos termos dos acordos.

Na maior parte das empresas, esse momento é feito por e-mail. O problema dessa abordagem é que ela abre as portas para o risco de perda de versões ou esquecimento, além de outros problemas. É importante contar com a tecnologia para que este estágio transcorra com fluidez e segurança, sendo que, com o netLex, é possível:

Configure de forma simples as regras hierárquicas da sua empresa, estabelecendo variações no fluxo de aprovação dos contratos;
Personalize variações a depender dos termos contratuais ou do tipo de documento;
Tenha visibilidade para acompanhar o status da revisão e aprovação diretamente pela plataforma;
Controle o SLA de resposta, identificando gargalos e pontos de melhoria com facilidade;
Solicite informações adicionais pelo chat interno e centralizado na plataforma;
Aprove a versão final do documento de forma simplificada, com alertas via e-mail;

5. Assinatura eletrônica de contratos

Este é o um momento chave da operação, quando tudo o que foi acordado passará a valer é confirmado. Porém, a assinatura também pode ser um ponto sensível para os envolvidos na gestão de contratos.

"Como pode ser feita a assinatura?”, “Pode ser digital?”, “Como faremos chegar o documento a todos os envolvidos?”... Essas são dúvidas frequentes. O momento da assinatura do contrato se torna mais tranquilo com o netLex, graças a recursos como:

Integração nativa com os principais provedores de assinatura eletrônica e digital, garantindo validade jurídica.
Reconhecimento automático do status do documento como assinado;
Processo sem necessidade de download e upload dos documentos;
Controle centralizado de todo o processo dentro da plataforma netLex.

6. Gestão das Obrigações

Firmar um bom acordo é importante. Mas, tão ou mais importante quanto isso é garantir que os termos serão cumpridos. Isso só é possível se a gestão de obrigações for realizada corretamente.

Empresas que querem alcançar este objetivo precisam estar atentas ao armazenamento do documento e a sistematização das suas informações. Conheça algumas possibilidades do netLex para este estágio da operação:

Extração automática de informações dos contratos: permite otimizar a gestão dos termos contratuais (ex. partes, valor, obrigações etc.);
Geração de dashboards e alertas automáticos: podem ser configurados com base no documentos, possibilitando um acompanhamento mais preciso;
Repositório inteligente, com filtros customizáveis e pesquisa robusta;
Fácil acesso a todo histórico de negociação;

7. Inteligência: extraindo dados de contratos

Na era atual, empresas que conseguem analisar com precisão os dados relativos aos seus negócios ganham uma grande vantagem competitiva no mercado. Contratos são uma grande fonte de informações operacionais. Quando bem trabalhados, podem integrar a estratégia de Business Intelligence, ajudando na tomada de decisões mais assertivas em vários níveis.

Entenda algumas das contribuições do netLex para os usuários nesta fase:

Extração automática de dados dos documentos e workflows;
Personalização fácil de gráficos e dashboards;
Compartilhamento de relatórios com outros usuários, equipes ou com a empresa toda;
Exportação de dados para outros sistemas via AP

Saiba mais sobre o potencial de geração de inteligência dos seus documentos em:

Os benefícios do software de CLM para a gestão de contratos

Em suma, entre os benefícios da gestão de contratos proativa e bem sucedida promovida pelo contract lifecycle management, estão:

Reduz custos e promove visibilidade sobre os contratos, evitando o caso de descumprimento ou multa;
Foco nas atividades mais estratégicas a partir da redução do trabalho repetitivo e manual;
Garantia da observância das regras de governança a partir de workflows automatizados;
Melhoria da articulação entre áreas, especialmente o departamento Jurídico, Suprimentos e outros;
Gestão apurada de entregas e prazos contratuais;
Extração de dados para geração de inteligência e melhoria de processos;

CLM: maior eficiência para a sua empresa

Como você já percebeu, os contratos são o alicerce e o corpo de todas as empresas, não importa o seu tamanho. É por meio desses documentos que se constroem o presente e o futuro dos vínculos entre empresas.

Por isso, é muito importante realizar uma boa gestão desses ativos. Usando o netLex como software de CLM, clientes já observaram aumento de eficiência de até 214% na criação de documentos. Além disso, já foi constatada redução de 50% do tempo do ciclo de negociação de contratos.

Para entender como podemos ajudar a sua jornada, venha conhecer o netLex.

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