Destravando seus contratos: construa workflows mais inteligentes 

O objetivo da administração dos fluxos de trabalho é mapear e acompanhar a execução de cada tarefa que precisa ser executada para que as suas metas sejam alcançadas. 

Gerir bem esses caminhos, a partir dos quais as tarefas são realizadas, tornou-se um tema vital para o sucesso de qualquer organização. Isso porque os prejuízos certamente virão se, na hora do rush da sua cidade/empresa, ninguém consegue chegar a lugar algum.No texto de hoje você vai entender que não precisa ser assim. É possível construir fluxos de trabalho mais inteligentes, otimizando-os para ajudar o time do seu Jurídico a obter melhores resultados. 

Veja abaixo um breve sumário dos tópicos deste artigo:

• Os prejuízos causados por workflows desorganizados
• O que são fluxos de trabalho inteligentes
• Como construir fluxos de trabalho inteligentes
• Quais são os benefícios da automatização do fluxo de trabalho?
• Como a netLex ajuda você a otimizar seus fluxos de trabalho

Vamos lá?

Os prejuízos causados por workflows desorganizados

O sucesso na estruturação e execução de workflows inteligentes depende de traçar e padronizar esses caminhos de forma a assegurar a máxima eficiência possível.

Quando o assunto são contratos, aí a história fica ainda mais séria. Por incrível que pareça, a maior parte das empresas não consegue traçar o ciclo de vida desses documentos, nem tem visibilidade clara sobre todas as pessoas envolvidas nesse workflow ou sobre as tarefas que elas desempenham.

Entenda o conceito de gestão do ciclo de vida dos contratos em: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa

A maior parte dos contratos passa por uma série de etapas que vão desde o envio de um pedido de aprovação de uma alteração pretendida, até a confirmação das alterações efetuadas. O autor da solicitação depende dessas aprovações para confirmar o contrato.

Veja um que, com certeza, faz parte da rotina da sua organização:

• Solicita aprovação de um contrato pelo -> financeiro
• Financeiro aprova pois está no orçamento -> envia para o Jurídico:
  • Os advogados aprovam -> envia para assinatura OU
  • Os advogados não aprovam -> retorna ao solicitante para alterações

Quando um contrato tem que ser aprovado por várias áreas na empresa, seu ciclo de vida pode se estender por meses. Porém, assiná-lo sem observar o orçamento ou sem garantir a regularidade jurídica pode causar consequências graves a longo prazo. Outros prejuízos incluem, por exemplo:

• Perda de até 9.2% do faturamento da empresa, segundo a World Commerce and Contracting
• Perda de até 40% do valor previsto dos contratos, segundo a KPMG
• Desestímulo e ansiedade nos colaboradores

Reverter esse cenário passa por construir fluxos de trabalho mais inteligentes.

O que são fluxos de trabalho inteligentes

Fluxos de trabalho, também chamados de workflows, são diagramas visuais que inter-relacionam atividades entre si dentro de uma unidade de negócios. 

O gerenciamento desses caminhos envolve a sincronização e a automatização de processos de negócios. Um sistema estruturado visa facilitar a comunicação, a colaboração entre equipes, fornecer e proteger dados, além de melhorar a produtividade geral em toda a organização.

Veja na tabela abaixo uma análise comparativa entre os cenários com e sem sistematização de workflows:A melhor forma de garantir que todas as áreas da empresa trabalhem de forma sincronizada, em fluxos sistematizados, rápidos e seguros, é recorrer à tecnologia.

Como construir fluxos de trabalho inteligentes

Um pilar fundamental da transformação digital é a automatização dos fluxos de trabalho. Isso significa que os processos manuais envolvidos no ciclo de vida dos seus contratos passarão a ser realizados por meio de um software de gerenciamento de documentos.

Sua empresa vende para clientes com diferentes níveis de conhecimento e experiência? Você lida com muitos subcontratados e fornecedores, que precisam de mais de uma informação específica? Seja qual for o seu processo de negócios, automatizar seus fluxos de trabalho te ajudará a reduzir as ineficiências dos seus processos e alcançar melhores resultados.

Você também pode se interessa por:

• O valor oculto dos departamentos jurídicos
• Corte custos da sua empresa usando um software de gestão de contratos
• O valor das conexões: contratos como articuladores entre áreas da empresa

Quais são os benefícios da automatização do fluxo de trabalho?

Nessa parte do texto, você vai identificar quatro dos diversos benefícios da automatização dos fluxos de trabalho do seu setor. Eles são:

1. Estruturar uma comunicação centralizada

2. Permite gerenciar todos os tipos de contratos

3. Garante visibilidade e rastreabilidade

4. Dá aos funcionários mais liberdade para gerenciar seu próprio tempo 

Veja abaixo cada um desses benefícios em mais detalhes.

1. Estrutura uma comunicação centralizada

Melhorar a comunicação interna está no topo da lista dos benefícios da automatização. Os integrantes da sua empresa provavelmente estão conectados por Slack, Skype, Teams, Whatsapp Web e e-mail o dia todo. Porém, isso não é a forma mais eficiente de estruturar a articulação entre departamentos, nem o melhor uso da tecnologia.

Durante o workflow, seja no meio de uma etapa ou entre um ponto e outro, comunicação é essencial. Em um software de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos é possível se comunicar com clientes internos, fornecedores e outros departamentos da empresa por meio de um chat que fica associado ao próprio workflow. Todas as informações trocadas serão armazenadas automaticamente, construindo um histórico de fácil acesso.

Além disso, há dados que já são disponibilizados para os usuários, como status do documento ou prazo de análise. Isso dispensa a busca por essas informações junto aos colaboradores, reduzindo oportunidades de atrito.

Isso leva a comunicação a outro patamar, já que todos os envolvidos podem saber, em tempo real, sobre tudo que está sendo aprovado, reprovado, modificado e muito mais.

2. Permite gerenciar todos os tipos de contratos

Uma empresa trabalha com diversos tipos de contratos e a cada um deles são aplicadas diferentes etapas no fluxo de trabalho. Por exemplo: um procedimento de escolha de um novo colaborador, que vai culminar na elaboração do contrato de trabalho, é diferente de um fluxo de seleção de fornecedores, que também vai resultar em um instrumento contratual, mas de natureza diferente.

Quer entender melhor como funciona uma ferramenta de automatização para vários tipos de contrato? Veja mais em:

• Gestão de Contratos no setor de Vendas: você está criando problemas ou soluções?
• Gestão digital de contratos para Suprimentos: o que é, como fazer e quais as vantagens
• Gerindo contratos de trabalho no RH: mais tecnologia para reter talentos e cortar custos

Uma ferramenta de automatização é capaz de reconhecer essa diferença, estruturando variações dentro do sistema para formar, ao final, cada tipo de instrumento necessário. Com uma solução é possível customizar as etapas do fluxo de trabalho, de forma que diferentes áreas da sua empresa poderão ser beneficiadas e conseguirão agilizar suas contratações.

3. Garante visibilidade e rastreabilidade

Às vezes, os diferentes processos contratuais têm tantas etapas e tantas aprovações são necessárias que fica difícil para os coordenadores mapear quem são todos os responsáveis ​​por esses passos ou ainda verificar se falta alguma autorização.

Isso é coisa do passado quando você tem automatização de fluxo de trabalho. Por meio da plataforma você obtém um quadro completo que inclui elementos como nome do responsável pela autorização ou assinatura, prazo para e status do documento, por exemplo. Com isso, os associados envolvidos ficarão sabendo de qualquer alteração e da situação do contrato com um único clique.

4. Dá aos funcionários mais liberdade para gerenciar seu próprio tempo

Quando os fluxos de trabalho automatizados são incorporados ao dia a dia, a atuação dos colaboradores fica muito mais fácil. A automatização fará grande parte do trabalho pesado, como a elaboração do documento ou a notificação do responsável pela próxima etapa, por exemplo.

Isso permitirá que funcionários e líderes gastem seu tempo criando estratégias a partir dos dados extraídos pela plataforma, em vez de microgerenciar a carga de trabalho excessiva de um processo manual.

Saiba como a Ambev ganhou visibilidade em seus fluxos de trabalho e reduziu em 75% as demandas desnecessárias que chegavam ao Jurídico.

Como a netLex ajuda você a otimizar seus fluxos de trabalho

Impulsionados pela missão de tornar os contratos mais simples e seguros, o netLex quer  elevar o Jurídico à devida posição de parceiro de negócios. Por isso, nós criamos a funcionalidade do “fluxo de trabalho”.

Ela torna o ciclo de vida dos seus contratos muito mais inteligente. Como regra geral, você pode adaptá-lo em quantas etapas quiser e estabelecer regras de alçada diferenciadas para cada caso de uso. Também é possível definir prazos (SLA), que podem ser acompanhados pelos colaboradores e pelos gerentes de forma automática.

A plataforma também permite a visualização das etapas do fluxo de trabalho em várias abas, mas a preferida dos nossos usuários é a de atividades, pois é possível identificar todos os dados do documento, como:

• Prazo: é o tempo que o usuário tem para completar a atividade.
• Requerente: quem solicitou a realização da tarefa.
• Objeto: É usado para ajudar a identificar rapidamente o contexto de execução daquela ação específica. Por exemplo, qual serviço o contrato oferece, qual é o assunto de uma consulta, etc.
  Informação: Apresenta uma ou mais informações sobre o documento para facilitar também a identificação do seu conteúdo. Qualquer metadado de modelo pode ser configurado para aparecer neste ponto.
• Status: em que estágio/fase de compliance a atividade se encontra. É possível acompanhar o desenvolvimento através da barra abaixo do status. Ele fica azul conforme as etapas são concluídas.

Além disso, quando uma etapa do fluxo de trabalho é direcionada para uma equipe e você faz parte dela, você pode atribuir o responsável por esse mesmo campo.

O netLex é a melhor solução para você maximizar os benefícios da utilização do workflow em todas as áreas da sua empresa, facilitando a adoção de novas tecnologias. Implemente uma gestão simples e eficaz de fluxos de trabalho automatizados, fale com os nossos especialistas e agende uma demonstração sem qualquer compromisso.