Contratos desaparecem em meio a troca de e-mails, processos emperram sem um fluxo estruturado e a comunicação interna se torna um caos de informações dispersas. Se essa é a realidade da sua empresa, é possível que as ferramentas certas ainda não estejam sendo utilizadas. Mas essa realidade pode (e deve!) mudar.
Com um CLM, você automatiza desde a criação até a renovação dos contratos, eliminando gargalos e reduzindo riscos. O BPM garante que cada etapa dos processos de negócio siga o fluxo correto, sem falhas. Enquanto isso, o GED centraliza e protege documentos, o ERP conecta operações financeiras e operacionais e o Excel fornece análises pontuais para decisões mais estratégicas.
Neste artigo, você vai entender em detalhes como cada uma dessas ferramentas funcionam, qual a melhor aplicação para cada caso e como escolher a solução ideal para otimizar sua gestão!
Conhecendo cada ferramenta e as suas funcionalidades
Entenda a finalidade de cada uma e as suas principais aplicações.
CLM
Como o CLM funciona na prática?
O CLM (Contract Lifecycle Management) é um software que organiza e automatiza todas as etapas do ciclo de vida de um contrato, da criação à renovação, com controle centralizado e colaboração entre áreas como jurídico, compras e administrativo.
Cada fase do ciclo de vida de um contrato pode gerar gargalos, retrabalho e desperdício de tempo. O CLM elimina esses problemas com fluxos estruturados, controle de prazos e visibilidade sobre todo o processo, promovendo mais segurança jurídica e eficiência operacional.
Em vez de depender de e-mails soltos, versões paralelas e processos manuais, o CLM oferece fluxos claros e automáticos, com histórico de alterações, responsabilidades definidas e centralização de tudo em um só lugar.
Quais problemas solucionados pela ferramenta?
Falta de comunicação no gerenciamento do ciclo de vida do contrato
Uma das lacunas de processo mais aparentes em qualquer organização é a falta de comunicação entre os colaboradores. O CLM ajuda a garantir que a comunicação externa e interna a respeito dos contratos nunca passe despercebida.
Na ferramenta, é possível atribuir responsabilidades de cada etapa do ciclo de vida do contrato com a criação do workflow. Sem um sistema interno que agilize e centralize o processo de revisão, edição e aprovação, a comunicação continuará sendo uma barreira para maximizar a produtividade.
Desorganização dos contratos
Dependendo do tamanho da empresa ou setor, facilmente a demanda por gerenciamento alcança milhares de contratos. Alguns documentos podem ser armazenados localmente em computadores de colaboradores, enquanto outros estão alocados em arquivos físicos. Ainda existe a possibilidade de armazenamento em portais internos ou intranets.
Essas opções de volume e armazenamento tornam a busca por contratos ou modelos específicos um desafio, é como buscar uma agulha num palheiro. A plataforma CLM com um repositório de contratos pesquisável permite o carregamento de todos os seus contratos em um único banco de dados pesquisável. Com esta ferramenta, é possível ter controle total sobre o conteúdo dos seus contratos.
Falta de padronização e controle
Sem um sistema centralizado, cada advogado trabalha em uma versão distinta de um mesmo contrato. Cada versão é armazenada em um local e sem garantia de atualização. Essa fragmentação aumenta o risco de inconsistências, dificulta a rastreabilidade das alterações e compromete a conformidade jurídica.
Além disso, em auditorias, a ausência de um repositório único leva a dificuldades para demonstrar o histórico e a validade das cláusulas, expondo a empresa a riscos operacionais e regulatórios.
Quais áreas da empresa mais se beneficiam?
Todas as áreas que lidam com contratos ou dados contratuais se beneficiam do CLM — do jurídico à área de compras, passando por RH, financeiro, marketing e vendas. A ferramenta melhora o controle, acelera ciclos de aprovação e reduz riscos em todas essas frentes.
BPM
Como o BPM funciona na prática?
O BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos de negócios é uma metodologia que usa vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos de negócios.
A ferramenta funciona como um ciclo contínuo de melhoria, onde os processos são mapeados, analisados, automatizados (quando possível) e monitorados para garantir eficiência e alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.
Quais problemas solucionados pela ferramenta?
O BPM é uma excelente ferramenta para gestão de processos de negócios, mas quando o processo envolve contratos, ele deve ser utilizado em conjunto com um CLM, garantindo rastreabilidade e segurança jurídica.
Ausência de monitoramento e análise de processos
A melhoria contínua depende da visibilidade em tempo real do desempenho dos processos de negócio. Sem ferramentas de monitoramento e análise, as organizações não conseguem identificar gargalos ou ineficiências prontamente.
O BPM oferece recursos avançados de monitoramento e análise. Dessa forma, os usuários conseguem rastrear o progresso dos processos, monitorando os principais indicadores de desempenho.
Falta de automação e gerenciamento de fluxo de trabalho
Tarefas manuais e repetitivas consomem tempo e recursos valiosos, levando à ineficiência e erros. O software BPM é equipado com recursos de automação e gerenciamento de fluxo de trabalho que ajudam as empresas a otimizarem as operações.
Os usuários podem automatizar tarefas de rotina, reduzindo erros humanos e acelerando a execução do processo. Entre os recursos, o BPM permite que as organizações definam regras para roteamento de tarefas. Isso garante que o trabalho seja atribuído aos indivíduos ou equipes certos com base em critérios predefinidos.
Quais áreas da empresa mais se beneficiam?
O BPM também beneficia diferentes áreas de uma empresa, especialmente, atendimento ao cliente, finanças e RH.
GED
Como o GED funciona na prática?
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema que organiza, armazena e facilita o acesso a documentos digitais, substituindo arquivos físicos e otimizando a gestão da informação dentro das empresas.
Seu funcionamento começa com a captura dos documentos, que podem ser digitalizados, importados de e-mails ou gerados automaticamente por outros sistemas. Depois disso, cada documento passa por um processo de indexação, onde recebe informações como data, tipo e autor, permitindo uma busca mais eficiente no futuro.
Com os arquivos devidamente armazenados em repositórios digitais, muitas vezes na nuvem, o sistema permite que sejam acessados, compartilhados e gerenciados de forma controlada. Dessa forma, diferentes usuários poderão trabalhar com os documentos sem risco de perda ou alteração indevida.
Quais problemas solucionados pela ferramenta?
Sobrecarga de informações e desorganização
Em muitas empresas é comum que os documentos sejam armazenados em locais distintos, como e-mails, computadores pessoais, unidades compartilhadas e até mesmo armários de arquivo físicos. Isso leva à confusão, duplicação e perda de tempo procurando o arquivo certo.
O GED elimina a desorganização funcionando como um repositório centralizado onde todos os documentos são sistematicamente armazenados, categorizados e indexados. Com marcação estruturada, metadados e funcionalidades de pesquisa avançada, o sistema permite que os usuários localizem documentos em segundos, em vez de vasculhar pastas ou tópicos de e-mail sem fim.
Recuperação de desastres e continuidade de negócios
Confiar em documentos físicos expõe as empresas a riscos, pois os arquivos podem ser perdidos ou destruídos devido a desastres naturais, roubo ou danos acidentais. Sem backups adequados, recuperar informações críticas pode ser quase impossível, levando a interrupções operacionais e perdas financeiras.
Um GED atenua esses riscos ao oferecer armazenamento digital seguro com backups automatizados, redundância e acesso baseado em nuvem. Mesmo em caso de desastre, as empresas conseguem restaurar seus dados e continuar as operações com tempo de inatividade mínimo.
Além disso, as soluções costumam incluir controles de acesso e trilhas de auditoria, garantindo que os documentos permaneçam protegidos e recuperáveis, salvaguardando a continuidade dos negócios e a estabilidade a longo prazo.
Quais áreas da empresa mais se beneficiam?
Quanto ao GED a abrangência de áreas que se beneficiam do seu uso também é grande, como jurídico, compliance, Recursos Humanos, financeiro, comercial e tecnologia.
ERP
Como o ERP funciona na prática?
O Enterprise Resource Planning (ERP) integra e automatiza os principais processos de negócio. O sistema é composto por módulos interligados que compartilham um banco de dados comum, garantindo comunicação fluida entre áreas.
Cada módulo atende a um setor específico, como finanças, logística, aquisição ou RH, mas todos operam com os mesmos dados para atender às demandas da empresa. É possível personalizar conforme necessário. Além disso, os sistemas ERP oferecem funcionalidades específicas para determinados setores, seja nativamente ou por meio de extensões integradas.
Quais problemas solucionados pela ferramenta?
Problemas de estoque
Gerenciar estoque é difícil até para a empresa mais organizada. Não importa se é no varejo ou na manufatura, o número de itens e subcategorias manipulados pode facilmente aumentar para milhares. O papel do ERP é simplificar o gerenciamento de estoque, entendendo quanto há e onde está, projetando as compras.
Fluxos de trabalho ineficientes
Você está adicionando funcionários e adicionando funcionários, e ainda assim não consegue acompanhar. Quantas vezes isso já aconteceu? Fluxos de trabalho ineficientes são quase sempre os culpados.
Ao criar um local unificado para dados e comunicação com o ERP, é possível implementar eficiências em todos os departamentos e em todos os níveis. E o que poderia ser melhor para seus resultados financeiros do que isso?
Quais áreas da empresa mais se beneficiam?
Finanças, vendas, logística e atendimento ao cliente. Essas são as áreas que extraem mais valor do ERP.
Excel
Como o Excel funciona na prática?
O Excel é um programa de planilha da Microsoft e um componente do seu grupo de produtos Office para aplicativos empresariais. O Microsoft Excel permite que os usuários formatem, organizem e calcule dados em uma planilha.
A ferramenta conta com um grande número de caixas chamadas células que são ordenadas em linhas e colunas. Os dados são colocados nessas células.
Quais problemas solucionados pela ferramenta?
Falta de registro e acompanhamento de indicadores
Empresas que ainda não possuem um sistema integrado podem ter dificuldades para consolidar KPIs (Indicadores-chave de desempenho). Ao contar com o Excel, fica mais fácil monitorar metas e resultados. Permite a comparação de dados históricos para identificar variações e tendências.
Dificuldade em cálculos financeiros e projeções
Erros manuais em cálculos financeiros e dificuldade em projetar receitas, despesas e margens de lucro. O Excel auxilia por meio de fórmulas automáticas (Soma, Média, PROCV, Tabelas Dinâmicas), reduzindo erros e facilitando a análise financeira.
Quais áreas da empresa mais se beneficiam?
Como o Excel oferece uma interface mais simples e abrangente, todas as áreas da empresa podem se beneficiar dele, do marketing ao financeiro.
Leia também: Gestão de documentos: sua empresa está com um fluxo ineficiente?
ROI de curto versus longo prazo
Outro ponto essencial é o ROI gerado em cada uma das ferramentas.
CLM: mais controle, menos riscos e ROI imediato na gestão contratual
A implementação de um CLM transforma a gestão de contratos, proporcionando controle total e um impacto financeiro direto logo nos primeiros meses. Com a automação dos fluxos de aprovação e a centralização das informações, a empresa consegue reduzir em até 75% o tempo gasto na elaboração e revisão de contratos, liberando as equipes para atividades de maior valor estratégico.
Além disso, a rastreabilidade das cláusulas e a governança aprimorada evitam falhas operacionais e reduzem os riscos jurídicos. Empresas que adotam um CLM conseguem reduzir custos com horas de trabalho e melhorar a eficiência operacional de maneira imediata.
A longo prazo, o CLM se torna um diferencial estratégico. A gestão eficiente de prazos e renovações permite evitar perdas financeiras significativas. Sem um sistema de gestão de contratos, as empresas perdem, em média, 10% do valor de seus contratos devido a renovações mal planejadas ou falhas de governança.
Para uma empresa que gerencia R$ 50 milhões em contratos anuais, isso pode resultar em um prejuízo de R$ 5 milhões por ano. Com o CLM, esse risco é praticamente eliminado, garantindo um ROI claro e mensurável.
*Dados do netLex
BPM
Adotar BPM transforma a maneira como os processos são executados, eliminando etapas desnecessárias e trazendo eficiência imediata. Logo nos primeiros meses, a automação pode reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas críticas.
Se um processo que antes levava 10 horas semanais passa a demandar apenas 6, essa economia se traduz diretamente em menos custos operacionais e maior produtividade.
No médio e longo prazo, a estruturação contínua dos processos permite ajustes estratégicos conforme a empresa cresce. Organizações que investem na otimização contínua conseguem ampliar esses ganhos, reduzindo erros operacionais e aumentando a previsibilidade dos fluxos de trabalho.
GED
A digitalização de documentos acelera a busca por informações, eliminando gargalos que antes consumiam horas da equipe. Suponha que um colaborador gastava 30 minutos por dia procurando arquivos e agora encontra tudo em segundos, o impacto na produtividade é imediato. Multiplicado por dezenas de funcionários, esse tempo economizado gera um retorno expressivo já no curto prazo.
Com o tempo, os benefícios vão além da agilidade. A redução de extravios e a conformidade regulatória evitam multas e prejuízos financeiros. Empresas que adotam um GED de forma estratégica fortalecem sua governança corporativa, diminuem riscos jurídicos e cortam custos ocultos, consolidando um ROI significativo no longo prazo.
ERP
A implementação de um ERP muda completamente a dinâmica da empresa ao integrar processos e centralizar dados. No curto prazo, a visibilidade aprimorada reduz erros operacionais e facilita a tomada de decisão. Se a organização reduz em 20% os erros que antes causavam desperdícios financeiros, o impacto se reflete diretamente na lucratividade.
A longo prazo, a capacidade de análise estratégica dos dados impulsiona o crescimento. Empresas que utilizam o ERP para além da automação, explorando relatórios inteligentes e previsões financeiras, conseguem transformar eficiência operacional em vantagem competitiva sustentável.
Excel
O Excel é uma ferramenta acessível e útil para necessidades pontuais, oferecendo uma solução rápida e de baixo custo inicial. No curto prazo, evita gastos com softwares mais sofisticados, atendendo empresas que precisam de uma solução imediata sem grandes investimentos.
No entanto, conforme a organização cresce, a dependência do Excel pode gerar custos ocultos. Retrabalho, erros manuais e falta de controle na governança dos dados podem comprometer a eficiência operacional.
Empresas que continuam a operar processos críticos apenas no Excel tendem a enfrentar perdas financeiras ao longo do tempo, tornando inevitável a transição para sistemas mais robustos para garantir escalabilidade e segurança.
Principais custos de implementação
O ROI das ferramentas é inegável, mas antes de obtê-lo será preciso investir, conheça a seguir os principais custos de implementação das ferramentas.
Licenças e assinaturas
- CLM, BPM, GED e ERP:
Geralmente, a aquisição de licenças geralmente envolve modelos de assinatura baseados no número de usuários ou na capacidade do sistema. Tais custos variam significativamente conforme o tamanho da organização e a complexidade dos módulos necessários. - Excel:
Como parte do pacote Office, o Excel possui um custo já embutido na maioria das licenças corporativas, o que o torna economicamente viável para usos básicos.
Treinamento do time
A introdução de novos sistemas requer investimento em treinamento e capacitação dos colaboradores. Este custo inclui workshops, treinamentos presenciais ou virtuais e, em alguns casos, a contratação de consultorias especializadas para facilitar a transição e a adaptação.
Vale destacar que o custo não pode ser negligenciado, pois é importante para a adoção efetiva da ferramenta. Dependendo da provedora do software, há times de implementação que fazem a preparação dos colaboradores que irão utilizar a ferramenta no dia a dia.
Custos de customização e integração
Customização
Adaptar as soluções às necessidades específicas da organização pode envolver o desenvolvimento de módulos customizados, integrações com sistemas legados e ajustes nos fluxos de trabalho.
Integração
A interoperabilidade entre CLM, BPM, GED e ERP é essencial para extrair o máximo de cada sistema. Investimentos em APIs e middleware podem ser necessários para garantir uma comunicação fluida entre os diferentes softwares. Esses custos, embora representem um investimento inicial elevado, tendem a ser amortizados com a redução dos riscos e o aprimoramento contínuo dos processos na empresa.
Desafios comuns na adoção das ferramentas
Outro ponto a ser analisado junto dos custos da implementação, são os desafios na adoção.
Resistência cultural à mudança
É comum que a implementação de novas tecnologias enfrente barreiras internas. A mudança de processos, o novo fluxo de informações e a necessidade de adaptação dos colaboradores podem gerar resistência, exigindo um planejamento estratégico focado em gestão de mudanças e comunicação interna.
Integrações com sistemas legados
O legado, ou legacy, refere-se a sistemas, tecnologias e ferramentas que, embora tenham sido essenciais em seu tempo, hoje se mostram antiquados ou defasados. Ou seja, um sistema legado é uma solução ultrapassada que já não acompanha as demandas atuais.
A interoperabilidade entre as novas soluções e os sistemas existentes é um desafio técnico relevante. Problemas de compatibilidade e a necessidade de migração de dados impactam não só o tempo, mas também os custos de implementação.
Por isso, é fundamental realizar um mapeamento detalhado dos processos existentes e definir um plano de integração robusto, frequentemente com o apoio de parceiros especializados. Sem uma abordagem cuidadosa, a migração pode gerar inconsistências nos fluxos de trabalho, ocasionando erros que comprometem a integridade dos dados.
Uma integração mal executada leva à perda de informações, impactando a operação, resultando em prejuízos financeiros e, em alguns casos, consequências legais. O impacto negativo é proporcional ao número de áreas e colaboradores afetados pela falha na transição.
Complexidade na adaptação do sistema à realidade da empresa
Cada organização tem processos únicos que podem não se encaixar perfeitamente às funcionalidades padrão das ferramentas. A personalização dos sistemas para atender às especificidades da empresa pode ser um desafio, demandando tempo, recursos e uma avaliação contínua dos resultados.
A escolha de uma solução escalável e a elaboração de um plano de implementação faseado são estratégias recomendadas para mitigar desafios e garantir que o sistema evolua conforme a empresa cresce.
Segurança de dados
Os provedores de SaaS lidam com grandes requisitos de armazenamento de dados, e é por isso que o gerenciamento de riscos é tão importante. Muitos serviços baseados em nuvem podem coletar e armazenar dados em massa. Mas permanecer em conformidade com os padrões regulatórios ao coletar, armazenar e distribuir dados é outra questão.
Além das considerações regulatórias, as empresas de SaaS também precisam ser transparentes com seus clientes para estabelecer e manter um senso de confiança. Isso requer clareza sobre como os dados são coletados, para que são usados e quais medidas de segurança estão em vigor para proteger os dados do usuário.
Quando escolher cada solução?
Cada ferramenta tem um papel específico na otimização dos processos empresariais. Escolher a solução certa depende do estágio de maturidade da sua gestão e dos desafios que você enfrenta no dia a dia.
Responda às perguntas abaixo para entender qual tecnologia melhor atende às suas necessidades:
BPM
- Seus processos são descentralizados e variam entre diferentes áreas ou times?
O BPM é ideal quando há falta de padronização e baixa previsibilidade nos fluxos de trabalho. - Há muitas tarefas manuais e repetitivas que consomem tempo da equipe?
Automatizar essas atividades com BPM reduz custos operacionais e aumenta a eficiência. - Sua empresa cresce rápido e precisa de processos escaláveis?
BPM permite ajustes contínuos, garantindo que a operação acompanhe o crescimento sem gargalos.
GED
- Seu time perde tempo procurando documentos ou trabalha com versões desatualizadas?
Um GED centraliza e facilita a busca por documentos, garantindo acesso rápido e seguro. - A conformidade regulatória é um desafio para sua empresa?
O GED melhora o controle sobre documentos sensíveis, reduzindo riscos de não conformidade e perdas. - Você precisa eliminar papelada e digitalizar processos internos?
Com o GED, a gestão documental se torna digital, reduzindo custos e aumentando a eficiência.
ERP
- Suas áreas operam com sistemas diferentes e não se comunicam bem?
O ERP centraliza informações financeiras, operacionais e logísticas, integrando toda a empresa. - A falta de visibilidade sobre dados impacta suas decisões estratégicas?
Com um ERP, você obtém insights detalhados para planejar melhor e evitar desperdícios. - Seus processos financeiros, de compras ou estoques são pouco eficientes?
A automação desses fluxos no ERP reduz erros e melhora a gestão de recursos.
Excel
- Precisa de uma solução rápida e de baixo custo para organizar dados?
O Excel é uma opção útil para relatórios simples e cálculos pontuais. - Seus processos exigem colaboração e controle de versões?
Nesse caso, o Excel não é a melhor opção; um GED ou ERP pode ser mais adequado. - Os erros manuais estão gerando retrabalho e prejuízos?
Quando a complexidade aumenta, é hora de substituir o Excel por um sistema mais robusto.
CLM
- Os contratos estão dispersos e difíceis de localizar?
Um CLM centraliza tudo em um único repositório, com acesso rápido e organizado. - Os fluxos de aprovação são demorados e burocráticos?
Com CLM, você automatiza revisões, aprovações e assinaturas, acelerando negociações. - Há riscos de multas ou litígios por cláusulas mal geridas?
O CLM monitora prazos, obrigações e renovações, reduzindo riscos jurídicos. - Sua equipe tem dificuldades em analisar dados contratuais?
O CLM transforma contratos em inteligência, gerando insights estratégicos para melhores decisões. - Você sente que sua empresa perde dinheiro por falta de controle sobre cláusulas, prazos ou renovações?
Planilhas, GEDs e fluxos de BPM ajudam a organizar informações, mas não controlam obrigações contratuais de ponta a ponta. O CLM centraliza, automatiza alertas e gera inteligência sobre compromissos financeiros, evitando perdas com multas, falhas de renovação ou negociações desfavoráveis.
Cada ferramenta tem seu momento ideal. Se o foco é fluxo de trabalho, escolha BPM. Para organização documental, vá de GED. Se precisa de integração total, ERP é o caminho. O Excel pode ser útil, mas tem limites. Para gestão de contratos, o CLM é a solução definitiva, trazendo segurança, automação e inteligência para um dos ativos mais críticos da empresa.
Conclusão
A adoção de um CLM como o netLex transforma a gestão de contratos, trazendo maior eficiência, segurança e controle. Com a centralização dos dados e a automação de processos, sua empresa pode tomar decisões mais assertivas, reduzir riscos e garantir uma governança mais sólida.
Em um ambiente empresarial cada vez mais dinâmico, contar com uma solução integrada é crucial para maximizar a produtividade e reduzir custos de forma inteligente. O CLM netLex é a chave para otimizar seus processos contratuais, permitindo que sua empresa se concentre no que realmente importa: crescimento e inovação.
Entre em contato conosco e entenda como podemos ajudar a simplificar sua gestão de contratos.
