Você precisa assinar documentos em Word ou PDF, mas não tem tempo para imprimir, escanear e enviar arquivos físicos? A assinatura digital pode ser a solução.
Imagina como seria interessante poder automatizar esse processo e simplificar a rotina, sem precisar lidar com papelada e idas ao cartório.
Você pode até hesitar inicialmente em usar essa ferramenta, especialmente quando se pensa na segurança de dados, custos envolvidos e validade jurídica. Mas a verdade é que ela pode ser uma aliada e trazer mais praticidade ao dia a dia.
Quer saber como fazer sua assinatura digital? Acompanhe neste guia o passo a passo para fazer a sua de forma simples, prática e gratuita!
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia que autentica a identidade de uma pessoa e assegura a integridade de documentos online. Em outras palavras, ela é a versão digital da assinatura manuscrita, mas com maior segurança, já que utiliza criptografia para proteger as informações.
Quando você assina um documento digitalmente, é gerado um código único que te vincula a esse arquivo, garantindo que ele não foi alterado após a assinatura.
Por esse motivo, ela é comumente utilizada em contratos online, transações financeiras e outros processos eletrônicos que exigem autenticidade e confiabilidade. É possível fazer todo esse processo de qualquer lugar, uma grande vantagem para quem precisa poupar tempo.
Qual a importância da assinatura digital no mundo moderno?
Em um cenário mundial dinâmico, onde transações e processos online são cada vez mais comuns, a assinatura digital se tornou uma ferramenta indispensável.
Gestores enfrentam o desafio de otimizar processos internos e aumentar a produtividade das suas equipes. Então, a busca por métodos que tragam mais agilidade e eficiência ajudam manter a competitividade.
Uma dessas ferramentas que otimizam as operações burocráticas, como assinatura de documentos, é a de gestão de contratos. Por exemplo, alguns segmentos da economia já reconhecem a importância desse sistema, como o jurídico, que caminha rumo à digitalização e modernização.
Para organizações que lidam diariamente com volumes significativos de documentos, implementar uma ferramenta desse tipo pode ser estratégico. Afinal, isso significa reduzir o tempo gasto em atividades operacionais e liberar os colaboradores para outras atividades.
Além de acelerar a formalização de acordos e processos, a assinatura digital garante segurança e conformidade. Ela traz maior fluidez, organização, agilidade e sustentabilidade ao ambiente corporativo.
Como funciona o processo de validação da assinatura digital?
O processo de assinatura é feito por meio de duas chaves: a pública e a privada. Antes de entrar nesse assunto, é importante que você conheça os seus conceitos:
- chave privada: exclusiva do signatário. Essa é a pessoa ou entidade que assina o documento, seja ele físico ou digital, para demonstrar sua concordância, aprovação ou compromisso. Ele pode ser uma parte envolvida em um contrato, um representante legal ou qualquer pessoa responsável por validar formalmente o documento;
- chave pública: é um componente importante dos sistemas de criptografia. Ela funciona como um identificador acessível a qualquer pessoa que precise verificar a autenticidade de uma assinatura digital, decodificando o documento ou transação criptografada por meio de chave privada.
O processo de assinatura acontece por meio de um sistema de criptografia que utiliza essas duas chaves para validar a assinatura. As etapas seguintes de como implementar assinatura digital são:
- criação da assinatura: o signatário usa sua chave privada para gerar um código único chamado de hash (ou impressão digital), baseado no conteúdo do documento;
- assinatura e envio: o hash é gerado e anexado ao documento, junto com o certificado digital do signatário, que comprova sua identidade;
- verificação da assinatura: o destinatário usa a chave pública do signatário para verificar a autenticidade da assinatura para confirmar que o documento não sofreu alterações.
Vale lembrar que todo esse processo é automatizado, rápido, seguro e garante a imutabilidade do documento e a segurança na assinatura digital.
A assinatura digital tem validade legal? Saiba o que diz a lei sobre esse assunto
No território nacional, as assinaturas digitais são válidas e reconhecidas legalmente pela Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020. Ela dispõe sobre as regras nas interações de contratos entre pessoas e instituições privadas com entes públicos e também entre as próprias entidades públicas.
A legislação sobre assinatura digital também classifica três níveis de assinatura:
- assinatura eletrônica simples: permite identificar a pessoa que assina, anexa ou associa seus dados em formato eletrônico;
- assinatura eletrônica avançada: usa certificados não emitidos pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras) ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento;
- assinatura eletrônica qualificada: usa certificado digital nos termos do 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Além de garantir a validade jurídica e regulamentar os diferentes níveis de assinatura digital, a legislação reflete a preocupação com a segurança nas transações online. Não por acaso, cada tipo de assinatura oferece diferentes graus de proteção e confiabilidade.
No entanto, todas têm em comum a preocupação em trazer mais segurança contra acessos indevidos e fraudes, aumentando a rastreabilidade das interações digitais.
Segurança e conformidade legal: como a assinatura digital protege contra fraudes?
É fato que as novas tecnologias trouxeram benefícios e facilidades para o cotidiano das empresas, mas, ao mesmo tempo, levantam uma série de desafios e questões para quem as utiliza. Uma delas é o vazamento de dados.
Segundo o Centro de Prevenção, Tratamento e Resposta a Incidentes Cibernéticos de Governo (CTIR Gov), vinculado ao Gabinete de Segurança Institucional (GSI), só em 2024, foram registrados 3.253 vazamentos de informações pessoais no Brasil. Esse número é mais que o dobro dos 1615 registrados entre 2020 e 2023.
Esse dado acende o alerta vermelho para a necessidade de adoção de novas estratégias para a proteção das informações.
Além da Lei Nº 14.063, que dispõe sobre as regras das assinaturas eletrônicas, o Brasil conta também com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei Nº 13.709), aprovada em 2018 e vigente desde agosto de 2021.
A LGPD dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em ambientes digitais com o objetivo de proteger os direitos e a privacidade da pessoa. Ela impõe obrigações sobre como as informações devem ser protegidas, destacando a importância de adotar tecnologias que assegurem a conformidade legal e a segurança da informação.
Sendo assim, a assinatura digital não apenas facilita a assinatura de documentos de forma ágil e segura. Ela também é respaldada por duas leis que garantem a proteção de dados e evitam riscos de fraudes.
Assinatura digital versus assinatura eletrônica: qual a diferença?
Embora os dois termos sejam usados no meio virtual, eles se diferenciam no que se refere à segurança e tecnologia envolvida.
A assinatura eletrônica é um conceito mais amplo. Ela está relacionada à assinatura de qualquer documento de forma eletrônica, como clicando em um botão de “aceito” ou digitando o nome em um campo de assinatura.
Ou seja, essa assinatura indica a intenção de concordar com o conteúdo do documento. No entanto, ela não oferece garantias robustas de segurança ou verificação de identidade.
Já a assinatura digital é a forma mais segura de assinatura eletrônica. Ela usa criptografias e certificados digitais para garantir a autenticidade do signatário e a integridade do documento.
Além disso, esse tipo precisa passar por um processo técnico, no qual a identidade do signatário é validada por meio de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora confiável. Isso torna o processo mais seguro e juridicamente reconhecido.
Ou seja, tem um nível de segurança mais elevado, essencial para transações que exigem validade jurídica e proteção contra fraudes, sendo a ideal para ambientes legais e corporativos.
Vantagens da assinatura digital para contratos online
Quando se trata de gestão de contratos eletrônicos, a assinatura digital surge como uma opção moderna, prática e segura, capaz de transformar a forma como documentos são autenticados e acordos são firmados.
Algumas das principais vantagens da assinatura digital são:
- Validade jurídica: reconhecida legalmente em muitos países, garantindo segurança jurídica aos contratos;
- Segurança reforçada: utiliza criptografia para proteger a identidade do signatário e a integridade do contrato;
- Economia de tempo: elimina a necessidade de impressão, envio físico e deslocamento para assinaturas presenciais;
- Redução dos custos: diminui gastos com papel, impressão, transporte e armazenamento de documentos;
- Praticidade e acessibilidade: permite assinar contratos a qualquer hora e de qualquer lugar, com apenas um dispositivo conectado à internet;
- Rastreabilidade: fornece registros detalhados de data, hora e informações do signatário, facilitando auditoria e consultas;
- Automação de processos: integra-se facilmente a sistemas digitais, otimizando fluxos de trabalho e reduzindo erros manuais;
- Maior agilidade em negociações: acelera o fechamento de contratos, permitindo decisões rápidas e assertivas;
- Confiabilidade entre as partes: aumenta a transparência e a confiança ao garantir a autenticidade e a imutabilidade dos documentos.
Principais erros ao fazer uma assinatura digitalmente
Ao realizar uma assinatura digital, existem alguns erros comuns que podem comprometer a segurança, a validade ou a efetividade do processo. Confira os principais erros a evitar:
Não checar a validade do certificado digital
Usar um certificado digital expirado ou inválido pode invalidar a assinatura e comprometer a autenticidade do documento. Então, certifique-se de que o certificado está atualizado e validado por uma autoridade certificadora confiável.
Usar a chave privada de forma inadequada
A chave privada é a base da segurança da assinatura digital. Utilizá-la em dispositivos não seguros ou compartilhá-la pode expor a assinatura a fraudes. Por isso, ela deve ser mantida em segurança, sem ser compartilhada com terceiros.
Ignorar a criptografia do documento
Um erro comum é não garantir que o documento tenha sido corretamente criptografado antes de ser assinado digitalmente. A criptografia é essencial para garantir a integridade do arquivo e proteger as informações contra alterações.
Assinar documentos sem validar as partes envolvidas
Não verificar a identidade das partes envolvidas no processo pode resultar em assinaturas fraudulentas. Antes de assinar, verifique se todas as partes que devem assinar o documento estão devidamente identificadas e autenticadas.
Assinar documentos de fontes não confiáveis
Assinar documentos recebidos de fontes desconhecidas ou não verificadas pode representar um risco de segurança. Certifique-se de que o documento e a origem são confiáveis antes de realizar a assinatura.
Falta de backup ou registro da assinatura
Não manter um registro adequado da assinatura digital e de todas as etapas do processo pode resultar em dificuldades caso o documento precise ser validado ou auditado no futuro. É importante armazenar e proteger todas as evidências associadas à assinatura.
Não validar as configurações de segurança do software de assinatura
Utilizar plataformas de assinatura sem verificar se elas seguem os padrões de segurança adequados pode expor o processo a riscos. Certifique-se de que o software de assinatura digital esteja de acordo com as normas legais e de segurança da informação.
Agora que você já sabe que a assinatura digital é segura, chegou a hora de criar a sua. Mas lembre-se que, ao assinar documentos digitalmente, é importante garantir que a plataforma utilizada seja confiável e segura, certo? Assim você poderá ter os seus dados validados e criptografados contra fraudes e acessos não autorizados.
Como fazer uma assinatura digital gratuita pelo portal GOV?
No Brasil, o GOV.br oferece uma ferramenta gratuita para cidadãos e empresas possam assinar documentos de forma digital e com validade jurídica. A plataforma é uma alternativa para quem precisa criar uma assinatura digital gratuita, de forma prática e confiável. Veja como funciona o passo a passo.
- Acesse o Portal GOV.BR: esse é o site oficial do portal GOV.BR.
- Crie ou acesse sua conta GOV.BR: caso ainda não tenha uma conta, clique na opção "Criar Conta" e siga as instruções para cadastrar seus dados. Se já for cadastrado, clique em "Entrar" e faça login com seu CPF e senha.
- Escolha o tipo de assinatura: após o login, você será direcionado para a página de serviços relacionados à Identidade Digital. Selecione a opção de Assinatura Eletrônica.
- Verifique os documentos e assinaturas: você deverá confirmar o tipo de documento a ser assinado. O sistema oferece diferentes modalidades de assinatura eletrônica (simples, avançada ou qualificada), dependendo da situação e da exigência do documento.
- Assine o documento: com o documento escolhido, siga as instruções fornecidas na plataforma para realizar a assinatura. O processo envolve a utilização do seu certificado digital ou outro método de autenticação configurado no seu dispositivo.
- Confirmação e finalização: após a assinatura, o sistema gerará um recibo ou comprovante digital de que o documento foi assinado corretamente. Guarde esse comprovante para futuras consultas ou validações.
Vale destacar que a plataforma está disponível para pessoas físicas, jurídicas e até servidores públicos.
E por falar em ferramentas digitais que oferecem máxima segurança e confiabilidade na assinatura digital de seus documentos, a Entrust é a escolha ideal. A tecnologia possui soluções que atendem aos mais altos padrões internacionais, incluindo a assinatura remota CSC e a infraestrutura PKI.
Ou seja, a Entrust assegura que seus documentos sejam validados com a mais alta credibilidade, tendo validade global. Alinhada às normas ETSI e CEN, ela oferece uma ampla confiabilidade, com auditorias e certificações rigorosas, garantindo a integridade dos serviços em qualquer parte do mundo.
Conclusão
A assinatura digital é mais do que uma solução tecnológica; é uma grande aliada na simplificação de processos, aumento da eficiência e garantia de segurança jurídica em um mundo cada vez mais digital. Com ela, é possível eliminar burocracias, otimizar tempo e reduzir custos, mantendo a conformidade legal e protegendo informações sensíveis contra fraudes.
Seja para profissionais, empresas ou instituições, investir em ferramentas que garantam a autenticidade e a integridade dos documentos é um passo essencial para acompanhar a transformação digital e manter-se competitivo.
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