O uso de KPIs (Key Performance Indicators) no departamento jurídico permite quantificar o desempenho do setor. Ineficiências e lentidão, por exemplo, deixam de ser meras sensações para se transformarem em números concretos e disponíveis para a gestão.
Essa medição deve estar alinhada aos objetivos e metas do departamento. Por isso, antes de implementar um indicador, é muito importante entender por que esses dados são relevantes. Além disso, a adequação às necessidades ajuda a fazer intervenções mais eficazes, promovendo melhorias de performance.
Neste artigo, apresentamos um guia para organizar um sistema de indicadores-chave para o departamento jurídico. Confira as boas práticas e esclareça as suas dúvidas!
O que são KPIs (Key Performance Indicators)?
Os Key Performance Indicators (KPIs), ou indicadores-chave de desempenho, são métricas voltadas para a avaliação dos componentes de um sistema. Geralmente expressos em números, eles auxiliam a gestão nos processos de controle e melhoria contínua.
Os KPIs podem ser divididos em dois tipos:
- drivers (mediais);
- outcomes (finais).
Indicadores mediais são as causas dos resultados obtidos em um sistema. Já os indicadores finais representam os resultados da operação.
O objetivo é otimizar o sistema. Portanto, as medições servem para reduzir as entradas, como tempo, esforço, insumos e capital. Ao mesmo tempo, elas permitem maximizar as saídas, como produção, receitas e conversão de clientes.
KPIs para o departamento jurídico
Os KPIs para o departamento jurídico são métricas usadas para mensurar os elementos mais relevantes e entender o desempenho do setor. Com esses indicadores, é possível avaliar se os meios e resultados estão dentro do esperado, bem como o nível de otimização das entradas e saídas.
Você deve escolhê-los conforme a realidade do seu negócio, analisando quais fazem mais ou menos sentido para os objetivos atuais. Se melhorar o atendimento ao cliente for uma prioridade, por exemplo, é válido estabelecer um indicador relacionado a esse propósito.
Qual o impacto dos KPIs jurídicos nas empresas?
Definir KPIs para departamentos jurídicos faz parte do processo de melhoria contínua. Percepções, sensações e intuições sobre a eficiência ou ineficiência do departamento dão lugar a estudos objetivos, feitos a partir da análise de dados.
Visibilidade sobre o desempenho
O uso dos indicadores de desempenho coloca elementos críticos diante dos olhos dos tomadores de decisão. Tudo isso facilita a definição de estratégias e ajustes enquanto o negócio opera e se desenvolve.
Auditoria e avaliação
Todos os resultados são acompanhados a partir de meios replicáveis e possibilitam o monitoramento por agentes de fora do processo de gestão, como stakeholders, por exemplo.
Transparência e comunicação efetiva
Alguns indicadores podem se tornar parte da linguagem utilizada para se referir ao desempenho, trazendo transparência para feedbacks, metas, orientações etc. Essa é outra vantagem que facilita muito a gestão.
Melhoria contínua do departamento jurídico
Os KPIs para o departamento jurídico permitem identificar as lacunas de desempenho. Na prática, a adoção de medidas corretivas é muito mais simplificada, não exigindo a paralisação das operações em momentos críticos.
Demonstração dos resultados do setor jurídico
No setor jurídico, os KPIs podem ser correlacionados ao desempenho da empresa, como custos e lucratividade. É uma solução fundamental diante de um segmento que cada vez mais precisa impactar estrategicamente as organizações.
Como definir KPIs para o departamento jurídico?
Saber o que medir é indispensável para a eficácia dos indicadores. Por isso, separamos algumas dicas que facilitarão a sua escolha. Veja a seguir.
Priorize uma lista enxuta de KPIs
Foque em uma lista de 3 a 7 KPIs para o departamento jurídico. Lembre-se de que definir prioridades evita a sobrecarga de dados e direciona a atenção para os aspectos críticos. Outro ponto relevante é que o Princípio de Pareto pode contribuir para definir essas ordenações. Segundo este postulado, 80% dos resultados vêm de 20% das causas.
Um exemplo é, além de monitorar o volume total de processos, considerar os grupos que mais influenciam esse resultado. Nesse caso, temos:
- demandas trabalhistas;
- indenizações de consumidores;
- execuções fiscais;
- contratos com fornecedores.
Se um ou alguns indicadores impactam cerca de 80% dos resultados, eles tendem a ser métricas adequadas.
Busque indicadores relacionados ao resultado financeiro da empresa
Outra boa prática é conectar os KPIs aos resultados financeiros e ao valor do departamento jurídico para a organização. Em especial, podemos priorizar indicadores relacionados aos custos operacionais, como os listados abaixo.
Tempo de resolução do conflito
Um exemplo é o tempo de resolução do conflito: tempo total de duração dos processos ÷ total de processo. Quanto mais tempo uma demanda está ativa, maiores são os custos para a organização.
Taxa de sucesso nos processos
Outro indicador com impacto financeiro é o percentual de processos exitosos. No polo passivo, esse número influencia os custos com indenizações, honorários e custas judiciais. No polo ativo, pode gerar ou recuperar receitas com cobranças e indenizações.
Acordos finalizados
Reduzir os riscos de perder uma demanda e economizar com soluções consensuais são benefícios significativos. Procure avaliar a quantidade de acordos, em conjunto da economia gerada pela solução consensual.
Avalie o trabalho consultivo do departamento jurídico
O departamento jurídico deve estar atento aos clientes internos, garantindo atendimento de qualidade e eficiência. Entre os indicadores consultivos, procure dados que expressem experiência no atendimento.
Índice de Satisfação
Um indicador relevante é o índice de satisfação do cliente com as soluções oferecidas. Essa métrica pode ser baseada em uma escala numérica:
- Muito insatisfeito;
- Insatisfeito;
- Indiferente;
- Satisfeito;
- Muito satisfeito.
As avaliações podem ser segmentadas por setores e tipos de demanda, ajudando a identificar os principais desafios do departamento.
Tempo de Resposta
O tempo é uma métrica altamente importante para o setor jurídico. Por isso, avalie a média de dias até a satisfação dos pedidos dos setores. Também é possível separar a medição por tipo de tarefa, como responder a ofícios, gerir procurações públicas, revisar contratos e elaborar documentos.
Na parceria netLex e Localiza&Co, por exemplo, os resultados obtidos a partir de soluções de automação, produtividade e eficiência foram mensurados com indicadores ligados a atuação consultiva:
- 93% de contratos automatizados no padrão;
- 80% de redução de solicitações da área de suprimentos após automatização;
- 10 milhões de reais em economia para o Jurídico com três anos de netLex;
- 4.6/5 de nota de satisfação dos clientes internos do Jurídico com o netLex.
Um conjunto de indicadores, portanto, permite priorizar os resultados mais relevantes, trazendo clareza para os resultados.
Como você viu ao longo deste conteúdo, o uso de KPIs no departamento jurídico oferece uma forma concreta de medir o desempenho, transformando ineficiências e lentidão em números objetivos que facilitam a gestão. Essa quantificação é indispensável para direcionar intervenções adequadas e promover melhorias na performance do setor.
Para implementar indicadores realmente funcionais, devemos buscar o alinhamento com os objetivos e metas dos projetos. A relevância dos dados guiará ações mais precisas e consolidará melhorias contínuas. Por isso, os KPIs para o departamento jurídico focam nos dados essenciais, permitindo uma definição clara de prioridades. Não se trata, nem de longe, de medir apenas por medir.
Gostou do conteúdo? Complemente a sua leitura com o texto "KPI para o Jurídico Consultivo: do zero à análise estratégica de dados", no blog do netLex. Se esquecemos de algum indicador que você utiliza no dia a dia, compartilhe nos comentários!
