A segurança de dados é um assunto recorrente no setor jurídico. Especialmente nos últimos anos, temos testemunhado um aumento significativo de processos digitais impactando empresas em todo o mundo.
A gestão de documentos, que envolve o armazenamento, compartilhamento e descarte de informações, é uma das áreas mais sensíveis no que se refere à proteção de informações confidenciais.
Nesse cenário, garantir a segurança documental é uma necessidade estratégica em todos os setores empresariais, ainda mais com o aumento das ameaças cibernéticas e a imposição de leis mais rígidas de privacidade, como a LGPD.
Neste conteúdo, vamos falar das melhores práticas e ferramentas para assegurar que sua organização proteja as informações confiadas a ela. Continue lendo para saber mais!
A segurança de dados e seus princípios no setor jurídico
Podemos definir a segurança de dados como um conjunto de práticas, políticas e tecnologias implementadas para proteger informações contra acessos não autorizados, vazamentos, modificações indevidas e destruição. Esse processo tem alguns princípios básicos. Vamos discorrer sobre eles nos próximos tópicos!
Confidencialidade
Esse princípio garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações. No setor jurídico, esse princípio é importante para proteger documentos que abrangem segredos profissionais, estratégias legais, informações pessoais de clientes, contratos e outros dados sensíveis.
Integridade
A integridade tem como objetivo assegurar que os dados não sejam alterados ou destruídos indevidamente. Ela é fundamental para garantir que documentos como contratos, evidências e registros de processos permaneçam autênticos e imutáveis desde sua criação até seu uso em juízo.
Disponibilidade
Por fim, temos a disponibilidade. Ela refere-se à garantia de que os dados estarão acessíveis quando necessário. Nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, o acesso rápido a informações processuais e documentações é fundamental para o andamento eficiente dos casos.
Os elementos envolvidos na segurança de dados
Para proteger os dados — especialmente em ambientes jurídicos — os processos de segurança abrangem medidas tecnológicas e políticas de governança interna. Algumas áreas envolvidas incluem:
- criptografia: utilizada para codificar dados e garantir que apenas usuários autorizados possam acessá-los;
- controle de acesso: refere-se ao estabelecimento de níveis de autorização para garantir que apenas indivíduos específicos possam acessar determinados tipos de documentos;
- auditoria e monitoramento: implementação de mecanismos para rastrear quem acessa e modifica os dados, indispensável para a transparência e a prevenção de fraudes;
- backup: manter cópias de segurança dos dados é fundamental para evitar perdas irreparáveis;
- treinamento de equipe: no setor jurídico, a conscientização sobre a segurança de dados entre advogados, assistentes e demais colaboradores é um ponto crítico para garantir o cumprimento de normas de privacidade e evitar o vazamento de informações.
A relevância da segurança de dados no contexto atual
Com a crescente digitalização de processos e a quantidade massiva de dados gerados — especialmente na relação e comunicação entre o cliente e advogado — surgem novos desafios para proteger informações sigilosas.
O descuido com a segurança de dados pode resultar em perdas financeiras e danos irreparáveis à reputação de um escritório ou advogado, além de gerar consequências legais sérias.
Em um setor em que a confiança e a ética são primordiais, garantir a proteção de dados é uma necessidade que vai muito além de simplesmente cumprir as leis, o que é uma obrigação do advogado. Trata-se de uma parte central da relação de confiança entre o profissional do meio jurídico e seus clientes.
Assim, é possível entender a importância de utilizar práticas de segurança de dados e softwares de gerenciamento capazes de proporcionar esse nível de proteção às informações armazenadas.
As estratégias para garantir a segurança de documentos
Agora, demonstraremos as principais estratégias que podem ser empregadas para garantir a segurança de documentos no ambiente jurídico. Continue lendo!
Digitalize documentos
A digitalização é uma das primeiras etapas para garantir a segurança de documentos. Com arquivos físicos mais vulneráveis a perdas e danos, a conversão para o formato digital facilita o controle, a proteção e a recuperação dos dados. Além disso, documentos digitais podem ser protegidos com criptografia, senhas e sistemas de controle de acesso.
Mantenha um controle de acesso
Limitar quem pode visualizar, editar ou compartilhar certos documentos é importante para impedir acessos não autorizados. Uma boa prática para evitar acessos indevidos é estabelecer níveis de permissão com base nas funções de cada colaborador dentro da empresa.
Por exemplo, você pode definir que apenas analistas jurídicos possam acessar documentos sensíveis, enquanto assistentes têm acesso limitado a partes específicas de um processo.
Crie políticas internas de segurança
Desenvolver e implementar políticas de segurança de dados ajudam a estabelecer regras claras sobre como os documentos devem ser manipulados, compartilhados e armazenados.
Essas políticas devem cobrir questões como o uso de senhas fortes, evitar transmitir arquivos com dados sensíveis, proibição de compartilhamento de informações fora de canais seguros, além de definir o tempo de retenção de documentos e o descarte seguro.
Esses são alguns exemplos de como criar políticas internas de segurança. No entanto, cada empresa deve ter suas próprias determinações, sempre alinhadas com suas necessidades.
Faça o armazenamento correto dos documentos
Os documentos, principalmente os confidenciais, devem ser armazenados em locais seguros, como servidores criptografados ou em serviços de nuvens seguros e certificados.
No setor jurídico — em que a informação é algo de extremo valor — a escolha de uma solução de armazenamento com alto nível de segurança é fundamental para garantir a proteção contra os temidos ataques cibernéticos.
Observe sempre as certificações dessas plataformas, a fim de conhecer o nível de segurança que elas apresentam. Por exemplo, ser certificada na ISO 27001 é importante, pois esta é uma norma internacional que estabelece requisitos para um sistema de gestão de segurança da informação (SGSI).
Realize backups automáticos e regulares
Os backups automáticos garantem que os seus dados estejam sempre protegidos contra perdas acidentais ou ataques, como ransomware. No setor jurídico, a perda de documentos críticos pode comprometer o andamento de processos judiciais.
Sendo assim, é fundamental ter cópias de segurança atualizadas, que podem ser restauradas rapidamente em caso de falhas.
Os principais benefícios de utilizar um software de gestão documental
Um software especializado em gestão documental facilita a segurança de dados ao executar uma gestão automatizada e centralizar o controle sobre documentos com eficiência e segurança. Ele é um dos principais aliados para quem deseja proteger dados e informações. Veja os benefícios que podem ser conquistados:
- criptografia e proteção avançada: garante que os documentos sejam armazenados e transmitidos de forma segura, evitando acessos não autorizados;
- controle de acesso por permissões: restringe quem pode visualizar, editar ou compartilhar documentos, permitindo que apenas usuários autorizados acessem informações confidenciais;
- auditoria e monitoramento em tempo real: rastreia todas as interações com documentos, registrando quem acessou, modificou ou compartilhou arquivos, oferecendo maior transparência e controle;
- backups automáticos e regulares: protege contra perdas de dados, garantindo que os documentos possam ser recuperados em caso de falhas ou ataques cibernéticos;
- classificação e organização de arquivos: categoriza os documentos com base no nível de sensibilidade, aplicando diferentes níveis de proteção conforme a necessidade.
Por fim, é importante ter em mente que garantir a segurança de dados na gestão de documentos é vital, especialmente no setor jurídico. Com as medidas que mencionamos neste artigo, sua organização estará preparada para enfrentar os desafios da era digital de forma segura e eficiente.
Precisa de ajuda para implementar uma gestão de documentos segura em sua empresa? Entre em contato conosco e entenda como podemos ajudar a proteger os dados da sua empresa por meio da nossa solução!
