Você já teve que pedir para alguém do time jurídico te encaminhar “a última versão daquele contrato”? Já perdeu tempo procurando documentos em pastas antigas, e-mails, ou sistemas diferentes, sem saber se o que encontrou é mesmo a versão final?
Esses pequenos desvios diários não parecem críticos… até começarem a comprometer prazos, gerar inconsistências em auditorias ou expor a empresa a riscos evitáveis.
Muitas dessas falhas não nascem da complexidade, mas do hábito. Quando um fluxo mal estruturado funciona mais ou menos, ele tende a ser mantido. A rotina vira norma. E com o tempo, a falta de controle deixa de incomodar.
Esse é o ponto cego mais perigoso da gestão de documentos: a normalização da ineficiência. Não por falta de capacidade, mas por familiaridade.
Neste conteúdo, você vai aprender a identificar se o seu processo de gestão documental é realmente eficiente de fato ou se você apenas se acostumou com ele.
Quais são os tipos de gestão de documentos?
A gestão de documentos pode assumir diferentes formatos, de acordo com o nível de complexidade da operação e o estágio de maturidade da empresa. De forma geral, podemos classificá-la em três tipos principais:
- Gestão manual: baseada em arquivos físicos e processos analógicos. É mais suscetível a falhas, perdas e retrabalho, além de demandar mais tempo para acesso e organização;
- Gestão digital básica: envolve o uso de ferramentas como planilhas, e-mails e serviços de armazenamento em nuvem (Google Drive, OneDrive, etc.). Embora represente um avanço em relação ao papel, ainda carece de controle, padronização e segurança;
- Gestão eletrônica estruturada (GED): utiliza sistemas especializados para controlar o ciclo de vida dos documentos — da criação à guarda — com versionamento, automação de fluxos, controle de acesso e auditoria. É o modelo mais seguro, eficiente e escalável.
Cada tipo de gestão tem impacto direto na produtividade, no risco jurídico e na capacidade da empresa de responder com agilidade às demandas internas e externas.
Gestão de documentos e gestão de arquivos são a mesma coisa?
Apesar de frequentemente usados como sinônimos, gestão de documentos e gestão de arquivos não são exatamente a mesma coisa.
A gestão de documentos se refere ao processo completo que envolve a criação, revisão, aprovação, armazenamento, recuperação e descarte de documentos. Ela abrange todo o ciclo de vida da informação, com foco em garantir rastreabilidade, controle e valor estratégico.
Já a gestão de arquivos está mais relacionada à organização e preservação física ou digital dos documentos já finalizados, com foco em catalogação e arquivamento de longo prazo. É uma etapa dentro da gestão documental, mas com escopo mais restrito.
Ou seja, enquanto a gestão de arquivos cuida do "destino" do documento, a gestão de documentos acompanha sua "vida útil" completa — da origem à eventual eliminação.
Quais são as etapas da gestão de documentos?
Uma gestão de documentos eficaz depende de um fluxo bem definido, padronizado e monitorado. As principais etapas envolvidas nesse processo são:
- Criação: momento em que o documento é redigido, gerado por um sistema ou recebido de terceiros;
- Revisão e aprovação: fase em que o conteúdo é validado por diferentes áreas (como jurídico, financeiro, compliance, etc.), com controle de versões e registro de alterações;
- Assinatura e formalização: etapa em que o documento ganha validade jurídica, por meio de assinatura digital ou física, conforme o tipo de documento;
- Armazenamento e acesso: os documentos são organizados de forma segura e acessível, com controle de permissão e trilha de auditoria;
- Atualização e acompanhamento: revisão periódica para garantir que as informações estejam atualizadas e aderentes às normas e políticas internas;
- Arquivamento ou descarte: documentos finalizados podem ser arquivados conforme a política de retenção ou descartados com segurança, respeitando legislações aplicáveis.
Essas etapas ajudam a garantir padronização, segurança jurídica e eficiência operacional — e podem ser significativamente otimizadas com o uso de plataformas especializadas como sistemas CLM ou GED.
4 indícios de que você se acostumou com sua gestão de documentos
1. É difícil explicar para novos funcionários
O primeiro sinal de que o fluxo de gestão de documentos não é tão simples pode vir da fase de treinamento dos novos funcionários. Tentar explicar um fluxo em voz alta, ou por meio de apresentação visual, com o objetivo de fazer com que uma pessoa até então “de fora” compreenda, é uma oportunidade única para refletir sobre os procedimentos e práticas adotados.
Se o fluxo dos documentos for realmente simples, ele deve ser fácil de explicar, de entender e, o mais importante, fácil de aplicar.
Por outro lado, um fluxo complexo, sem diretrizes unificadas e com mais exceções que regras pode ser difícil de ensinar, e mais difícil ainda de adotar.
Com o tempo vem a familiaridade, o que pode dar a impressão de que os desafios acabaram. Porém, essa dificuldade inicial pode sinalizar que os fluxos de gestão de documentos poderiam ser mais simples.
2. Gera retrabalho
Um ciclo de gestão de documentos verdadeiramente simples também é direto. Isso não significa que um documento não pode passar duas vezes pelo mesmo setor, mas que, se isso for preciso, não implicará em retrabalho, e sim em mais um passo adiante rumo à conclusão do fluxo.
Tomemos como exemplo uma negociação para aprovar os termos finais de um contrato. Algumas das cláusulas são negociáveis, mas outras não devem ser alteradas, já que seu objetivo é garantir compliance e promover diretrizes internas da empresa. Suponha, porém, que foi necessário modificar o modelo original para fechar a venda.
Um fluxo de gestão simples pode incluir uma rápida revisão pelo departamento jurídico, ou até não incluir verificação alguma se as modificações forem mínimas.
Com certeza, os advogados devem conseguir perceber as alterações, e suas respectivas razões, de forma rápida.
Do contrário, eles precisarão analisar o documento por inteiro novamente. Isso significaria considerável retrabalho, agregando complexidade ao fluxo de trabalho e atrasando a concretização da tão almejada parceria.
A frequência com que o retrabalho acontece ao longo do fluxo de gestão de um documento é um importante sinal de que, talvez, o processo seja mais complexo do que o necessário.
3. Utiliza múltiplas plataformas desarticuladas, ou plataforma nenhuma
Considere o seguinte cenário corporativo: no início das operações, todo o aparato necessário para que uma empresa atuasse no mercado era uma conta de e-mail e o Pacote Office.
Entretanto, com o volume de demandas, o histórico de alteração dos documentos tornou-se praticamente impossível de traçar. À medida que os funcionários se desligam, levavam consigo todos os registros das negociações.
Então, alguém tem a ideia de recorrer a plataformas online, como Google Drive, mas outros preferem o OneDrive, e alguns o pendrive.
Há uma tentativa de unificar os fluxos e procedimentos em uma plataforma específica, mas nenhuma delas consegue satisfazer todas as necessidades centrais dos times.
Então, o fluxo de trabalho fica fragmentado por diversas plataformas desarticuladas e pode atrapalhar processos empresariais jurídicos, como a gestão de contratos.
Diante deste exemplo, é possível concluir que conduzir um fluxo de gestão de documentos em uma série de plataformas desarticuladas, ou tentar fazê-lo sem plataforma alguma, é um sinal de que o seu processo ainda não está tão simples quanto se pensa.
A escolha de um sistema que comporte a totalidade do ciclo de vida de um documento é crucial para promover a gestão eficiente da forma mais simples possível.
4. Cada funcionário tem seu próprio jeito
A existência de múltiplos fluxos de trabalho distintos, referentes ao mesmo tipo de documento, não é incomum.
Um exemplo simples: um funcionário específico pode estar convencido de que documentos urgentes devem ser tramitados pelo WhatsApp, enquanto outros podem preferir enviar pelo e-mail. Ocasionalmente, alguém coloca o aviso de urgência na mensagem.
É atribuída a Albert Einstein a observação de que “pessoas inteligentes simplificam as coisas”.
Quando há uma orientação sobre os procedimentos a serem seguidos em relação a um documento específico, a existência de múltiplos fluxos diferentes de trabalho pode ser um sinal de que a versão oficial era desnecessariamente complexa.
Logicamente, nem todas as alterações resultam em maior simplicidade. Algumas delas, inclusive, podem prejudicar a validade do documento final. Porém, observar as modificações promovidas pelos funcionários pode oferecer informações relevantes sobre quais etapas do fluxo de gestão de documentos precisam ser tornadas mais simples.
Como simplificar a gestão do fluxo de documentos?
Simplificar o fluxo de documentos é mais do que eliminar etapas — é tornar o processo mais intuitivo, eficiente e padronizado, do início ao fim.
Um bom fluxo deve permitir que qualquer pessoa compreenda e execute as etapas com facilidade, sem depender de improvisos ou atalhos informais.
Pensando nisso, aqui estão alguns passos para se alcançar a verdadeira simplicidade no fluxo de documentos:
- Mapear: literalmente, o ciclo de vida dos documentos deve ser desenhado do início ao fim. Como diferentes documentos podem seguir fluxos diversos, cada um deles deve ser cuidadosamente explicitado, incluindo os agentes relevantes, as suas possíveis escolhas e as plataformas que eles estão utilizando.
- Avaliar: com o fluxo da gestão de documentos completamente desenhado, é hora de avaliar as ineficiências e suas causas. Existem muitos possíveis caminhos e os critérios de decisão não são claros? O trabalho está concentrado em um departamento específico? Essa etapa requer uma visão honesta e clara sobre as metas e princípios organizacionais da empresa.
- Buscar soluções: nessa etapa é importante incluir aqueles que lidam com o fluxo diariamente e estejam dispostos a adotar a via da mudança. Eles poderão auxiliar na análise de possíveis soluções, inclusive aquelas disponíveis no mercado.
Com essas etapas em mente, sua companhia estará preparada para otimizar o fluxo de documentos. Umas das formas mais eficientes de promover esses objetivos é utilizar o Contract Lifecycle Management - CLM. Entenda mais sobre essa técnica em: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa.
O netLex é uma plataforma que soma todo o poder da tecnologia à essa técnica de gestão, oferecendo soluções para unificar e padronizar o ciclo de vida dos documentos de forma simples e segura.
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