Um repositório de documentos é uma excelente opção para empresas que desejam organizar, armazenar e gerenciar documentos com segurança e confiabilidade.
Imagine a cena: você precisa encontrar um documento importante durante uma auditoria, mas se depara com papeis, recibos, contratos e notas antigas. São horas perdidas revirando caixas e mais em busca desse arquivo específico que poderia estar na gestão eletrônica de documentos.
Parece cansativo, não é mesmo? Além de ser uma tarefa demorada, uma má gestão de documentos pode impactar negativamente na produtividade do seu colaborador, gerar retrabalho e afetar tarefas do dia a dia.
E quando se trata de adequação à LGPD, os riscos legais podem ser altos, levando a empresa a perder clientes, vendas, além de sofrer multas e sanções.
A boa notícia é que existem diferentes tipos de repositórios e a escolha da opção ideal depende das necessidades específicas de cada empresa.
Quer entender melhor sobre a organização de arquivos corporativos? Continue a leitura e entenda como trazer mais celeridade à rotina do seu funcionário através de um repositório digital.
O que é um repositório de documentos?
O repositório de documentos é um termo usado para se referir a um espaço físico ou digital no qual os arquivos da empresa são armazenados. O sistema segue padrões de organização, garantindo a segurança e usabilidade no dia a dia.
Investir em um sistema desse tipo permite que você e sua equipe trabalhem de forma mais inteligente. Além disso, você consegue reduzir os custos, o desperdício de papel e melhorar o acesso aos dados de qualquer lugar.
Entre as versões dos documentos, existem os contratos, que são extremamente importantes para a companhia. Eles têm influência direta nas relações comerciais e na tomada de decisões.
Quais são os tipos de repositório de documentos?
Existem dois tipos de repositório de documentos:
Repositório de documentos físico
Armazenamento tradicional em papel, geralmente utilizado por empresas que ainda não digitalizaram seus processos. Exemplos:
- Arquivos mortos (documentos históricos ou sem uso frequente)
- Arquivos ativos (documentos em uso contínuo)
- Cofres ou armários de segurança (para documentos sigilosos)
Repositório de documentos online
São sistemas eletrônicos para armazenar, organizar e recuperar documentos. Alguns exemplos:
- Sistemas de Gerenciamento de Documentos (DMS – Document Management System): softwares que permitem o armazenamento, organização e controle de acesso a documentos digitais
- Repositórios de gestão de contratos (CLM – Contract Lifecycle Management): focados na administração do ciclo de vida de contratos, garantindo rastreabilidade e conformidade.
- Repositórios de gestão de conhecimento: sistemas voltados para armazenar e organizar o conhecimento institucional.
- Repositórios de dados e arquivos: servem para armazenar arquivos diversos, como imagens, vídeos e grandes volumes de dados.
Quais são os riscos de não fazer um gerenciamento digital do repositório de documentos?
É mais comum que as empresas façam o gerenciamento manual. Embora seja amplamente utilizada, cuidar manualmente do seu repositório de documentos apresenta riscos, como:
- Perda ou extravio: documentos podem ser perdidos ou mal arquivados;
- Deterioração física: papel se desgasta, rasga, amarela e pode ser danificado por umidade ou pragas;
- Dificuldade de acesso: a busca manual é lenta e sujeita a erros;
- Falta de segurança: o acesso descontrolado pode gerar vazamentos ou extravios;
- Risco de incêndio/inundações: acidentes podem destruir documentos sem backup;
- Custo elevado: espaço físico, pastas e mão de obra encarecem a gestão;
- Problemas de conformidade: dificuldade para garantir normas de proteção de dados (LGPD, por exemplo);
- Retrabalho e ineficiência: processos mais lentos e maior chance de erros humanos.
Se não for extremamente bem conduzida, essa abordagem pode levar a empresa a perder o controle de documentos. Para isso, é preciso contar com a alocação de recursos para contratação e capacitar profissionais.
Atualmente já existem soluções digitais, que estão se popularizando entre as empresas graças à sua segurança e praticidade. Quando você escolhe um sistema digital, consegue organizar os arquivos na nuvem, garantindo visibilidade e acessibilidade às informações a qualquer hora e lugar.
Quais os benefícios da otimização de repositórios de documentos digitais?
Quando se trata de organização digital de documentos, existem duas opções: repositórios locais e na nuvem. Os repositórios locais são armazenados em servidores internos da empresa, enquanto os na nuvem utilizam tecnologia de cloud computing para guardar os documentos digitalizados.
Quando comparados com a ao gerenciamento manual, eles oferecem:
- Redução no tempo gasto na busca de informações;
- Visualização de qualquer documento em tempo real, de qualquer lugar;
- Acesso de múltiplos usuários;
- Preservação dos documentos;
- Redução do uso de papel, contribuindo para a sustentabilidade;
- Facilidade de acesso em momentos de auditoria.
A escolha certa garante a proteção dos dados, agiliza a busca por informações e otimiza os processos internos.
Quais os riscos no armazenamento de documentos?
Há uma série de consequências para a empresa que não realiza uma gestão documental de forma correta. Muitas delas têm uma relação direta com o setor financeiro. Além da perda de tempo, acúmulo de papéis e problemas na rotina, a ausência de um repositório de documentos também oferece:
Impacto na produtividade
Sua equipe pode ser altamente qualificada, mas se não houver uma organização clara dos documentos, é possível que isso afete a produtividade de todos.
O seu colaborador pode levar mais tempo do que o esperado para localizar determinados arquivos. Isso impacta no seu trabalho, causando atrasos e dispersão de energia em uma atividade que poderia ser simples, mas se torna burocrática.
Quando há uma gestão de documentos eficiente, ele pode resolver rapidamente essa questão e seguir em outras tarefas importantes, como captação e fidelização de clientes.
Além disso, existem dados que não podem ficar expostos ao acesso de qualquer pessoa. Informações sensíveis e sigilosas podem surgir dessa busca e deixar a empresa vulnerável a possíveis golpes e interesses de terceiros.
Perda de clientes
Todo negócio é construído com base na relação de confiança estabelecida entre empresa e cliente. Sendo assim, ao não cuidar dos dados da sua empresa, você pode, consequentemente, prejudicar a sua imagem diante das pessoas.
Afinal, ninguém quer ter seus dados expostos a qualquer um, ou fechar negócio com uma empresa que não é ética, transparente e organizada.
Para se ter uma ideia, em 2022 o Brasil foi considerado o 12º país onde houve mais vazamento de dados, segundo relatório da Tenable Research. 35% desse conteúdo foi exposto por causa da falta de proteção nos bancos de dados das empresas.
Vale salientar que, hoje em dia, com o uso da internet e crescimento das discussões sobre tratamento de dados, as pessoas estão muito mais atentas ao comportamento das organizações. Ou seja, a segurança de documentos empresariais deve ser uma prioridade.
Risco de multas
Não há como pensar em proteção de dados, sem lembrar da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Não por acaso, essa lei dispõe de mecanismos para oferecer às empresas recursos e direcionamentos para o tratamento de dados.
A lei entende que toda organização deve proteger informações sigilosas e garantir que esses dados não sejam usados de maneira incorreta. No entanto, quando há o descumprimento, a empresa pode receber multas ou sanções, trazendo um rombo financeiro para o seu orçamento.
E não há melhor forma de evitar essas punições do que usar a tecnologia a favor da sua empresa e investir em sistemas de armazenamento de documentos. Saiba mais sobre como gerenciar contratos digitalmente no próximo tópico.
Qual a melhor tecnologia para gestão de documentos?
Se você está buscando mecanismos de organização para contratos, a melhor opção é armazenar seus arquivos em softwares exclusivos para gestão de contratos e armazenamento de documentos.
Ele permite agilizar e controlar arquivos importantes, preparar documentos, passando pela negociação, revisão, aprovação e assinatura.
Algumas das principais funcionalidades que um repositório de documentos deve ter:
- Visibilidade do documento: é a capacidade de visualizar qualquer tipo de documento sem ter que alternar entre sistemas. Também facilita a busca no histórico, seja de um cliente ou de um contrato específico;
- Controle de acesso: garante que apenas pessoas com o grau de permissão adequado possam acessar dados confidenciais de contratos armazenados em um repositório;
- Análise avançada: os dados extraídos a partir de paineis e dashboards personalizados pode ajudar a tomar decisões estratégicas;
- Funcionalidades avançadas de busca: essa função é muito importante para ter uma gestão documental eficiente, pois, por meio de uma palavra-chave, você pode encontrar todos os contratos e informações de um fornecedor, por exemplo;
- Integrações: para poder realizar integrações e conectar o repositório de contratos com qualquer um dos sistemas que sua empresa utiliza;
- Segurança: um repositório de documentos deve incluir criptografia de dados, controle de versões e registros de auditoria para evitar acessos indevidos e alterações não autorizadas. Além disso, backups automatizados e autenticação multifator garantem a proteção contra perdas e ataques cibernéticos.
Controle os documentos da sua empresa com o netLex
O repositório netLex permite total visibilidade de seus contratos, construindo uma base global de dados referentes aos seus fornecedores e clientes. A solução automatiza o armazenamento, busca, extração e análise de contratos.
Um ponto interessante é que, se sua empresa ainda possui arquivos físicos ou digitais de negociações anteriores, é possível automatizar todo o histórico de seus clientes e fornecedores. Assim, você ganha agilidade e um banco de dados robusto.
Além disso, os gestores de suas operações poderão ter informações detalhadas sobre o desempenho de seus contratos, por meio de relatórios e dashboards, com o objetivo de fazer negócios de forma inteligente e ágil.
A utilização de um repositório digital também permite a automatização de tarefas, a integração com outros sistemas e a geração de insights que contribuem para o processo de tomada de decisões estratégicas.
Investir em um repositório como o netLex é sinônimo de redução de custos, aumento de produtividade, melhoria da segurança da informação e conformidade legal. Centralizando todos os documentos em um único local, o acesso às informações é facilitado, se reduz o risco de perda de dados e se otimizam os processos.
Para entender como alcançar estes e vários outros resultados, conheça mais sobre o netLex!
