Você já ouviu falar em conformidade regulatória? Esse termo abrange uma série de condutas que uma empresa precisa ter para se manter dentro das normas e leis estabelecidas e evitar riscos jurídicos e financeiros.
Mas não se trata apenas de estar atento às exigências legais. É preciso ter uma visão holística de todo o mercado e adotar uma nova governança corporativa que seja socialmente mais responsável.
Confira neste artigo tudo sobre compliance regulatório e qual o impacto da conformidade no negócio. Boa leitura!
O que é conformidade regulatória?
A conformidade regulatória é o processo que garante que uma empresa segue as leis impostas para o seu tipo de negócio, dentro da localidade na qual ela está inserida. Em outras palavras, ela serve para prevenir, detectar e fiscalizar possíveis violações de leis e políticas pré-definidas.
Esse é um grande desafio sobretudo para médias e grandes empresas, que possuem diversos setores. Afinal, cada área tem as suas próprias regras e regulamentações. Por isso, a importância de ter um conhecimento completo sobre o que acontece em toda a organização.
Qual a importância da conformidade regulatória?
Estar em dia com a legislação auxilia as empresas em seus processos internos, mas também a manter a conformidade regulatória, financeira e jurídica do negócio e evitar processos e multas.
Além disso, a empresa apresenta uma melhor organização e segurança de que tudo está dentro do esperado, especialmente quando ocorre uma auditoria de conformidade regulatória, por exemplo.
No entanto, existem alguns alguns riscos de não conformidade regulatória, que incluem:
- Multas e sanções legais: penalidades financeiras significativas, que podem comprometer o caixa da empresa;
- Suspensão ou interrupção das operações: a empresa pode ser proibida de operar até corrigir as irregularidades;
- Ações judiciais: processos movidos por clientes, parceiros, funcionários ou órgãos reguladores;
- Perda de reputação: danos à imagem da empresa no mercado, reduzindo a confiança de clientes e investidores;
- Riscos fiscais: autuações ou cobranças de tributos retroativos, muitas vezes com acréscimos de juros e multas;
- Problemas trabalhistas: ações por descumprimento de leis trabalhistas, gerando passivos ou reintegrações de colaboradores;
- Perda de certificações: empresas que não seguem regulamentações podem perder certificações ou licenças específicas do setor;
- Dificuldade em obter crédito: instituições financeiras podem recusar financiamento devido ao alto risco de compliance;
- Inadimplência contratual: contratos podem ser anulados caso sejam considerados ilegais ou abusivos;
- Impacto na governança corporativa: faltas em conformidade podem afetar a confiança em toda a estrutura de liderança da empresa.
As consequências são negativas, mas a empresa pode se precaver ao conhecer as normas e regulamentos que servirão de base para as suas atividades.
Normas para a gestão da conformidade regulatória
Para que você mantenha as operações internas de forma segura, é importante estar atento à conformidade legal. Afinal, como você pôde perceber, o descumprimento das regras pode causar prejuízos que vão além do financeiro, afetando também a reputação da sua empresa. Conheça a seguir algumas das normas internacionais mais conhecidas!
HIPAA
A HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) é um conjunto de normas norte-americanas que tem servido de inspiração para instituições de saúde brasileiras.
O seu foco está na confidencialidade, integridade e disponibilidade de dados protegidos dentro da área da saúde, como informações de pacientes, prestadores de cuidados, planos de saúde, etc.
Ela se assemelha muito à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), mas sua aplicação é dentro do setor de saúde. Ou seja, conformidade regulatória e segurança da informação andam de mãos dadas quando o assunto é proteção de dados.
PCI
O PCI Compliance, também conhecido como PCI DSS é uma certificação de segurança internacional importante para empresas que atuam com o processamento, armazenamento e emissão de dados de cartões. Ela tem como objetivo proteger dados sensíveis de cartões, como nome, número, CVV, evitando assim fraudes, clonagem e uso indevido dessas informações.
GDRP
Já a conformidade regulatória GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) é uma norma europeia que visa a privacidade e proteção de dados pessoais. O seu objetivo é proteger dados pessoais e dos direitos dos consumidores dentre os países da União Europeia.
Além disso, ela exige que as empresas se responsabilizem pela proteção dessas informações e que supervisionem a conformidade de acordo com as regras pré-estabelecidas.
Melhores práticas de conformidade regulatória
Para atender aos requisitos de conformidade regulatória é fundamental promover uma mudança de pensamento onde todos estejam alinhados. Como muitos regulamentos são internacionais, é preciso:
- Desenvolver uma comunicação interna clara e objetiva;
- Atribuir funções às pessoas, onde todos saibam o seu papel e importância na manutenção da conformidade;
- Desenvolver um código de conduta e uma cultura de conformidade em toda a organização;
- Determinar requisitos aplicáveis e garantir a adesão;
- Documentar os processos, com instruções explícitas para garantir que todas as regras sejam seguidas;
- Identificar regulamentações aplicáveis para entender quais são as regras que se aplicam à organização;
- Monitorar as mudanças externas e estar atento ao que acontece no mercado a fim de atualizar os processos internos;
- Agendar treinamento regular com a equipe para que todos estejam sempre informados e capacitados às mudanças.
Quais os desafios da conformidade regulatória na gestão de contratos?
Quando se trata de normas de conformidade para contratos no Brasil, não há como deixar de destacar a importância da LGPD (Lei nº 13.709/2018). Ela estabelece diretrizes para o tratamento de dados pessoais impactando diretamente como as empresas gerenciam contratos que envolvem informações de pessoas físicas, como clientes, colaboradores, fornecedores ou parceiros.
A gestão de contratos precisa estar alinhada à LGPD para garantir que a coleta, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais sejam feitos de forma legal, ética e segura.
No entanto, mesmo com a vigência da lei, ainda existem alguns desafios a serem superados dentro das organizações, como por exemplo:
- Identificação e mapeamento dos dados: muitas empresas possuem sistemas desorganizados ou não integrados, dificultando a rastreabilidade;
- Mudança cultural e treinamento: promover uma cultura organizacional que priorize a privacidade e a proteção de dados em todos os níveis hierárquicos;
- Adaptação de contratos e políticas: revisar e ajustar contratos, termos de uso, políticas de privacidade e documentos internos para incluir cláusulas em conformidade com a LGPD;
- Investimento em tecnologia: implementar ferramentas para garantir a segurança no armazenamento e tratamento de dados, como criptografia, backups e sistemas de gerenciamento de consentimento.
Se você está vivendo esses desafios, é hora de fazer uma mudança de mindset e buscar novas estratégias de conformidade empresarial. Veja no tópico como a tecnologia pode ajudar a promover uma mudança cultural dentro da sua empresa.
O papel da tecnologia para uma gestão de contratos eficaz
Imagina uma empresa que precisa lidar com um grande volume de papéis, contratos e documentos diariamente. O tempo pode ser escasso, o que torna inviável realizar tarefas mais estratégicas e direcionadas ao crescimento empresarial.
Somado a isso, a quantidade de regulamentações, mudanças e atualizações nas leis pode aumentar a complexidade das operações, especialmente se a organização tiver muitos setores.
Diante de tantas questões, sistemas de gestão de contratos surgem como uma solução viável, pois eles podem transformar a forma como as empresas criam, gerenciam e distribuem esses documentos.
Ferramentas de gestão de conformidade podem ajudar a otimizar os processos e trazer mais segurança financeira e jurídica para negócios físicos e digitais. Conheça os principais benefícios desses sistemas:
Redução de erros
Sistemas automatizados aumentam a eficiência dos fluxos de trabalho, reduzem as chances de erros e trazem mais confiança na geração dos arquivos, o que impacta diretamente na reputação da empresa.
Análise de dados
Uma gestão eletrônica de documentos que inclui uma análise de dados detalhada pode ajudar na elaboração de relatórios e geração de insights que podem influenciar nas estratégias futuras.
Melhor tomada de decisões
O acompanhamento do ciclo de vida dos contratos pode revelar oportunidades de crescimento e identificar cláusulas que precisam de revisão e atualização.
Como você percebeu, soluções inteligentes de gestão de contratos podem otimizar a conformidade regulatória e trazer mais autonomia ao seu negócio. Elas não apenas ajudam a organizar e centralizar os seus documentos, como também permitem um gerenciamento mais detalhado das movimentações contratuais e atualizações da legislação.
Por isso, é importante contar com dispositivos confiáveis, que tragam mais controle e segurança nas atividades do dia a dia dentro da sua empresa. Esse é o caso do netLex, uma ferramenta robusta e completa, que oferece benefícios como:
- Integração de sistemas;
- Redução do trabalho manual;
- Alertas sobre datas de renovação de contratos;
- Centralização de informações;
- Visibilidade sobre o escopo de projetos;
- Utilização de dados para criação de relatórios com insights.
Ainda tem dúvidas sobre como melhorar a gestão de contratos da sua empresa? Deixe seu comentário e entenda como a nossa solução pode melhorar a conformidade regulatória do seu negócio.
