Uma empresa é, basicamente, uma organização formada para produzir e/ou comercializar bens ou serviços. Contudo, mesmo com as diferenças óbvias que existem entre a padaria da esquina e as companhias do “Fortune 500” da Forbes, é possível perceber que todas as empresas seguem uma lógica similar.

Quanto melhor essa lógica funcionar, maiores as chances de sucesso. 

As principais peças dessa engrenagem são os sócios, funcionários, fornecedores e consumidores. E o que vincula cada uma dessas partes à outra? São os contratos.

Eles constituem a sociedade, registram acordos de vontades, criam direitos e deveres, incentivam (ou desincentivam) determinadas condutas. Os contratos determinam ainda o que a empresa vendeu, quando e a quem deve entregar, qual preço é preciso pagar, quem tem poderes de representação para quais casos, etc. Eles coordenam o relacionamento entre todas as peças da engrenagem.

Porém, os contratos têm um ciclo de vida que pode ser complexo - o que tende a piorar na medida em que a empresa cresce.

Quando as práticas de gestão de contratos não são das melhores, as empresas ficam sujeitas a:

• Ineficiência organizacional;
• Gastos elevados, inclusive com equipe, que precisa se dedicar mais a tarefas manuais;
• Perdas advindas do baixo cumprimento de cláusulas de contratos;
• Prejuízos com perda de prazos, multas e similares.

O resultado da má gestão dos contratos é concreto: segundo pesquisa da World Commerce and Contracting, até 9.2% da receita total de uma sociedade pode ser perdida pela má gestão dos contratos.

Para solucionar estes problemas, ganha cada vez mais destaque ao redor do mundo o conceito de Contract Lifecycle Management (CLM), um conjunto de processos que tem se tornado essencial para uma boa gestão de documentos.

Neste artigo, você vai entender:

• O que é Contract Lifecycle Management
• Quais são as etapas de um CLM bem ajustado
• Quais são os benefícios de um CLM para a gestão de contratos

Vamos lá?

O que é Contract Lifecycle Management?

O CLM, ou, em português, Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos, é um conjunto de práticas gerenciais que permitem o aumento da eficiência no manejo de todos os processos que envolvem contratos dentro de uma empresa. Assim, a organização minimiza os riscos de sofrer reveses nas mais diversas frentes.

Com o incremento tecnológico dos chamados softwares de CLM — como o netLex —, estas ações são capazes de otimizar todas as etapas do ciclo de gestão de contratos, estimulando a automatização e a simplificação de processos, garantindo a sua perfeita execução.

Entenda mais sobre softwares de CLM em:

• Quatro perguntas para se fazer antes de escolher um software de CLM
• netLex connect: todo o poder das integrações a serviço da sua empresa
• O que significa para o netLex ser a Legaltech nº 1 em Open Innovation

As etapas do CLM bem ajustado

Consideramos que um bom contract lifecycle management inclui, ao menos, sete passos: Solicitação, Criação, Negociação, Revisão e Aprovação, Assinatura, Gestão das Obrigações e Inteligência.No netLex, acreditamos que, para conseguirmos diminuir a carga de trabalho dos usuários e gerar inteligência, devemos permitir que todo este ciclo possa ser feito dentro da plataforma, mesmo que cada empresa tenha fluxos específicos com o envolvimento de terceiros. Isso nos permite automatizar rotinas, coletar dados de forma automática e reutilizá-los ao longo do workflow.

Entenda como alguns dos nossos clientes alcançaram esse objetivo em: 

• AMBEV & netLex: a jornada de transformação do ciclo de vida dos contratos
• Take Blip & netLex: o CLM eliminando dores do processo comercial
• Andrade Gutierrez & netLex: como a inovação está contribuindo com a gestão contratual

Veja abaixo uma explicação sobre cada etapa desse fluxo e algumas das correspondentes funcionalidades do netLex:

1. Solicitação

Todo contrato nasce de uma demanda. Uma gestão eficiente de contratos garante que o fluxo destes requerimentos seja direcionado e padronizado, promovendo maior simplicidade e segurança. O processo também pode sinalizar alguns pontos importantes logo de partida, como o acordo sobre prazos de execução.

Além disso, o netLex também possibilita:

• Processo de entrevista customizável;
• Roteamento automático da solicitação para os responsáveis;
• Controle de prazos (SLA) e painel para visualização do progresso da solicitação.

2. Criação

Solicitação feita com sucesso, chegou o momento da criação efetiva do contrato. O CLM pode estabelecer um fluxo pré-definido de criação de documentos, em espaço pensado para tornar mais eficiente a fase da elaboração, inclusive com a definição de templates. Isso ajuda, por exemplo, a economizar tempo e minimizar erros.

Para potencializar os resultados desta etapa, com o netLex é possível:

• Criar arquivos de forma automatizada, utilizando modelos da companhia e dados disponibilizados pela própria solicitação ou por integração com outros softwares;
• Extrair automaticamente os metadados;
• Enviar o documento para workflow específico, de acordo com os termos contratuais.

3. Negociação

Etapa delicada, a negociação precisa ser feita com garantias de registro, segurança e acesso a todas as partes envolvidas no processo. Integrada ao CLM, a tecnologia traz consideráveis ganhos ao processo de negociação, especialmente nos quesitos agilidade e compliance.

Veja como o netLex auxilia neste ponto:

• Portal de negociação, com chat incluso e acesso externo controlado;
• Possibilidade de negociar via editor de texto com edição simultânea ou via questionário;
• Controle automático de versões;
• Aprovação das alterações nas minutas somente por usuários autorizados.

4. Revisão e Aprovação

As soluções de CLM também trouxeram um importante avanço para as etapas de revisão e aprovação dos termos dos acordos.

Anteriormente, estas fases eram realizadas majoritariamente por e-mail, o que abria as portas para o risco de perda de versões ou esquecimento, além de outros problemas. É importante contar com a tecnologia para que esta etapa transcorra fluidez e segurança, sendo que, com o netLex, é possível:

• Estabelecer variações automáticas na hierarquia de aprovações a depender dos termos contratuais;
• Determinar fluxos de revisões e aprovações com controle de SLA;
• Conduzir conversas em um chat interno;
• Aprovar a versão final de forma simplificada, com alertas via e-mail.

5. Assinatura

Momento-chave da operação, quando tudo o que foi acordado finalmente será confirmado e passará a valer, a assinatura também era um ponto sensível para os envolvidos na gestão de contratos.

“Como será feita a assinatura?”, “Pode ser digital?”, “Como faremos chegar o documento a todos os envolvidos?”, eram apenas algumas das perguntas a serem respondidas.

O momento da assinatura do contrato se torna mais tranquilo com o netLex, graças a funcionalidades como:

• Integração nativa com os principais provedores de assinatura digital e eletrônica;
• Reconhecimento automático do status do documento como assinado;
• Processo sem necessidade de download e upload dos documentos;
• Controle de todo o processo dentro da plataforma netLex.

6. Gestão das Obrigações

Tão importante quanto (ou até mais que) firmar um bom acordo é garantir que os termos sejam cumpridos, e isso somente é possível se a gestão de obrigações for realizada corretamente.

Empresas que desejam fazer uma boa gestão de contratos precisam estar atentas ao armazenamento do documento, garantindo que ele esteja em local de fácil acesso e protegido dentro dos parâmetros de segurança da informação.

Conheça algumas funcionalidades do netLex para este estágio da operação:

• Extração automática de metadados: permite otimizar a gestão dos termos contratuais (ex. partes, valor, obrigações etc.);
• Alertas automáticos: podem ser configurados com base nos metadados dos documentos, possibilitando um acompanhamento mais preciso;
• Repositório inteligente, com busca e classificação por metadados;
• Fácil acesso a todo histórico de negociação;

7. Inteligência

Na era atual, empresas que conseguem analisar com precisão os dados relativos aos seus negócios ganham uma grande vantagem competitiva no mercado.

Contratos são uma grande fonte de informações operacionais e, quando bem trabalhados, podem integrar a estratégia de Business Intelligence, ajudando na tomada de decisões mais assertivas em variados níveis.

Entenda algumas das contribuições do netLex para os usuários nesta fase:

• Permite a criação de gráficos e relatórios com base nos metadados dos documentos ou nos dados do workflow;
• Facilita a exportação dos dados e documentos para outros sistemas via API.

Saiba mais sobre o potencial de geração de inteligência dos seus documentos em:

• Data-driven: 3 tipos de dados para uma gestão eficiente de procurações
• Data-driven: 4 conjuntos de dados para gerir Ouvidorias no setor financeiro
• Contratos no sell-side: a mina de ouro para gestão data-driven

Os benefícios do CLM para a gestão de contratos

Em suma, entre os benefícios da gestão de contratos proativa promovida pelo contract lifecycle management, estão:

• Definição do fluxo de trabalho, melhorando a fluidez da rotina;
• Simplificação das tarefas. O CLM ajuda a reduzir a complexidade, com workflow mais claro e intuitivo;
• Dinamiza o relacionamento entre jurídico, suprimentos e os demais agentes envolvidos;
• Melhora o cumprimento das regras de compliance;
• Gestão mais eficiente de KPIs (Key Performance Indicators);
• Ajuda a reduzir prejuízos diretos, como a não-execução de alguma cláusula de pagamento, e colaterais, como processos trabalhistas;
• Agiliza negociações e fechamento de contratos;
• Maior foco em demandas estratégicas.

CLM: maior eficiência para a sua empresa

Como vimos, os contratos são o alicerce e o corpo de todas as empresas, independentemente de seu tamanho.

É por meio destes documentos que as organizações se relacionam e que são registrados os termos e  as cláusulas que definirão os rumos para o futuro. Por isso, é muito importante realizar uma boa gestão destes ativos.

Ao adotar o netLex como solução tecnológica para sua estratégia de CLM, clientes já observaram aumento de eficiência de até 214% na criação de documentos, com 50% de redução do tempo do ciclo de negociação de contratos.

Para entender como podemos ajudar a sua jornada fale com um de nossos consultores clicando no banner abaixo.