De Scale-Up a Stall-Up: como evitar que startups promissoras fiquem estagnadas

Na rotina de quem dirige uma Scale-up, tudo é urgente. Inovação é urgente, expandir a base de clientes é urgente, captar investimentos é urgente. Esses três fatores já foram, inclusive, mapeados pela OCDE como essenciais para o pleno desenvolvimento do potencial de empresas escaláveis. Mas eles não são os únicos.

Calma, esse texto não é para colocar mais um item urgente na sua lista de prioridades. Na verdade, o propósito é demonstrar que há algo importante que provavelmente está sendo negligenciado pela sua empresa hoje. É importante, não urgente. Ainda.

Esse “algo” é o aspecto organizacional da sua companhia. É, está na hora de pensar em estrutura, não só em estratégia… mesmo sem tirar o pé do acelerador.

Agora sua startup tem problemas “de gente grande”

Quando a startup está na fase de testagem e validação do produto, o foco vai todo para a entrada de forma estratégica e disruptiva no mercado. Nesse cenário, pensar em estrutura, processos e ferramentas parece problema de “gente grande”. O time é tão pequeno, todo mundo faz de tudo, quase não há dinheiro sobrando e a lógica é abraçar riscos e falhas.

Eram os “bons” tempos de hustle.

O contexto muda quando a empresa entra na curva de crescimento acelerado. Nesse momento, tudo se expande, principalmente o time, a base de clientes e o interesse dos investidores. Porém, falhas ou riscos que se materializam em prejuízos também têm seu impacto ampliado. Quando você pisca, o que eram problemas de “gente grande” passa a fazer parte da sua rotina.

É então que se define quem continuará sendo Scale-Up e quem vai cair na temida vala das Stall-Ups. Stall vem do inglês e significa estagnar, paralizar. Se uma Scale-Up é uma companhia que alcança altos grau de crescimento rapidamente, as Stall-Ups são, por oposição, empresas que iniciaram a trajetória de expansão, mas não conseguiram mantê-la e perderam a vantagem competitiva frente a outros concorrentes de mercado.

Eventualmente, o momento de declínio do crescimento chega. Porém, é vital explorar esse potencial ao máximo possível. Do contrário, o que poderia ser a continuidade da sua expansão perde força, como demonstrado no gráfico abaixo:Evitar a estagnação e a perda da curva de expansão passa por entender o que faz uma Scale-Up se tornar uma Stall-Up.

O que faz empresas estagnarem: o vale das Stall-Ups

Preservar a curva de expansão da sua empresa e fugir do destino das Stall-Ups, passa por entender um ponto central: o crescimento tem impacto sobre a estrutura da sua empresa, especialmente:

• na visibilidade das operações
• nos processos internos das equipes
• na articulação entre diferentes times
• nas ferramentas que fazem parte da rotina

Nesse texto você vai entender quais são os efeitos da transformação de Startup para Scale-Up sobre cada um desses pontos e vai descobrir também como impedir que esses desafios limitem a trajetória de crescimento da sua organização.

1. Falta de Visibilidade: caixas-pretas dentro da sua empresa

Uma gestão focada em dados já integra o DNA da maior parte das Startups. Afinal, o regime é apertado e o tempo é curto: é preciso metrificar em detalhe a performance do time e do produto para garantir que tudo esteja sendo conduzido da forma mais eficiente possível.

Porém, na medida em que a empresa cresce, as fontes de dados relevantes se diversificam: há mais fluxos de trabalho, contratos, clientes, investidores, fornecedores e colaboradores. Gerir tudo isso de forma data-driven vai ficando progressivamente mais complexo.

É nesse momento em que os gestores perdem visibilidade da situação da empresa. Isso gera verdadeiras caixas-pretas, dentro das quais se escondem gargalos, riscos e erros que podem, de repente ou ao longo do tempo, afetar o resultado da companhia de forma grave.

2. Gestão interna: procedimentos não escaláveis

Na época do hustle, departamentos inteiros de uma grande empresa correspondiam, na sua Startup, às atividades de uma pessoa só. Os “procedimentos” eram fruto da intuição e das experiências prévias desses colaboradores.

Porém, quando o time precisa se expandir para atender à demanda, essas “bandas de uma pessoa só” tem que aprender a tocar em conjunto. Aí a música começa a desafinar, já que nem tudo o que foi construído individualmente passa no teste da escalabilidade.

O que é intuitivo para um, não é para outro. O que é experiência prévia nem sempre é eficiente. Nesse momento, sua empresa começa a pagar as dívidas de atalho. Entenda mais sobre esse conceito no texto: Scale-Ups: como construir workflows tão escaláveis quanto seu produto.

3. Gestão intersetorial: sua equipe não se conhece mais

Quando seu time era pequeno, não existia “gestão intersetorial”. Toda a relação entre departamentos era personalista, lastreada no fato de que todo mundo se conhecia, trabalhava em um coworking e estava sempre à disposição quando fosse necessário.

O crescimento da equipe quebra esses laços de proximidade e é preciso que algo os substitua. Ritos culturais são essenciais nesse sentido, como explica a Anna Flávia Moreira, do time de People do netLex, no artigo: Os desafios culturais de uma empresa em crescimento

No quesito organização, a rotina apresenta alternativas pouco eficientes, como troca de e-mails, ligações ou mensagens. Em grande quantidade, no entanto, essas formas de comunicação sobrecarregam os colaboradores, gerando ansiedade em quem solicita informações e em quem é cobrado pelas respostas. Nada disso está alinhado à marca empregadora em que muitas Scale-Ups precisam se tornar para continuar crescendo.

Esse desafio é real, como relataram executivas de duas Scale-Ups brasileiras de destaque: a Teresa Broggi Ciardulo, Legal Counsel do Isaac, e a Raíssa Senra Benjamim, Legal Team Leader e Legal Ops da Take Blip.

4. Ferramentas inadequadas: o combo dos anos 90 não entrega mais valor

No aperto dos recursos, sua empresa estruturou os poucos procedimentos que tinha com base em ferramentas gratuitas ou multi-uso. Um pacote do MS Office, um alias de domínio no gmail, alguns (muitos) grupos de whatsapp. Quando veio um investimento em grandes dimensões, o foco foi todo direcionado à contratação de pessoal e ao produto. As ferramentas operacionais ficaram em segundo plano.

O problema é que essas soluções, que compõem o chamado “Combo dos anos 90”, já não entregam valor num cenário de escalabilidade e nem proporcionam uma boa experiência para clientes e colaboradores. Veja dois exemplos:

• Negociação de contratos por e-mail e documentos de edição aberta
  Para acertar o conteúdo das cláusulas, criam-se intermináveis cadeias de e-mail e atribui-se aos advogados a tarefa de revisar inúmeras versões de documentos sem marcação das alterações. Isso gera perda de informações importantes, sobrecarga de trabalho e torna lenta a etapa de fechar o contrato.
  
  
• Extração de dados e geração de evidências
  Como relata o Renato Fragoso, Advogado Sênior do Isaac, para um bom resultado em auditorias e também para dar suporte a rodadas de investimento, a geração de evidências e extração de dados para relatórios é essencial. Essa tarefa fica mais complicada quando não há um repositório centralizado e automatizado de arquivos, e as ferramentas utilizadas não registram informações como datas e autorizações de acesso a documentos e fluxos de trabalho.

Para evitar o vale das Stall-Ups e preservar a curva de crescimento da sua empresa, é preciso repensar a estrutura que dá suporte aos seus procedimentos.

Cuidado: estrutura não é sinônimo de burocracia

Até aqui você já entendeu que o crescimento acelerado da sua empresa teve impacto sobre a estrutura das suas operações. O time está grande, já não se conhece mais, as ferramentas não estão entregando valor e a gestão começa a perder a visibilidade sobre as operações.

É essencial encontrar uma forma de organização que seja tão eficiente quanto a que levou a sua companhia até a curva de expansão, mas adaptada a esse novo cenário.

O grande erro do gestor, nesse momento, é criar burocracia. Veja alguns sinais dessa postura:

• Tentar resolver o problema da falta de visibilidade criando para os colaboradores a tarefa de extrair e compilar dados sobre suas atividades manualmente;
• Tentar mitigar a não escalabilidade dos procedimentos inchando o time, contratando mais pessoas para dividir o trabalho, criando demanda no financeiro e na gestão de pessoal;
• Tentar ultrapassar a falta de interação entre times com longas reuniões de repasse que não agregam valor à quem participa;
• Continuar insistindo no uso de ferramentas genéricas, acreditando que ainda é possível utilizá-las de forma eficiente.

Quando esse nível de burocracia é instituído, o risco de chegar ao vale das Stall-Ups passa a ser mais real do que nunca. Se você identificou algum desses sintomas nas suas operações hoje, pensar sobre estrutura deixou de ser importante e passou a ser urgente.

Voltando às origens: construa estrutura com tecnologia

Ao longo do texto, você já viu algumas dicas sobre como resolver os principais problemas que levam Scale-Ups ao vale das Stall-Ups.

Em linhas gerais, como acontece em quase toda sequência de filme, a solução para o dilema do herói está na volta às origens. No caso de uma Scale-Up, é preciso retomar a lógica de eficiência, dados e tecnologia que inspirou a fundação e o desenvolvimento do produto.

Abraçando a lógica da Open Innovation, essas empresas agora podem contar com outras startups para solucionar seus desafios. Isso inclui a criação de processos e fluxos de trabalho escaláveis usando ferramentas mais adequadas.

Uma dessas ferramentas é o netLex, uma plataforma que centraliza a gestão de todo o ciclo de vida dos seus documentos e fluxos de trabalho. Com ela é possível extrair dados de forma automática, além de estruturar workflows observando procedimentos para articulação tanto dentro de departamentos quanto entre setores da companhia. Por fim, também passa a ser uma realidade o uso de automatização para elaboração de documentos, agilizando muito mais a rotina e mantendo padrões de qualidade.

Nossos especialistas estão à sua disposição para te ajudar a otimizar a estrutura da sua Scale-up.