Conceitos que ganham força pela importância de seu significado e mensagem muitas vezes ficam obscurecidos pelo uso diário. “Eficiência” é um deles.
Tenha em mente que eficiente é o desempenho que recebe uma quantidade mínima de inputs e fornece a maior quantidade de outputs. Nas operações corporativas, os inputs podem significar tempo, dinheiro e outros recursos, e os outputs podem ser tudo o que se produz a partir desses inputs, sendo desde um simples documento ou contrato até o produto ou serviço. A análise da eficiência é essencialmente quantitativa e deve considerar todos os dados que podem ser extraídos desse desempenho.
Por outro lado, ineficiente é a execução que requer mais inputs do que seria necessário para fornecer uma certa quantidade de outputs. Nesse caso, os inputs extras são claramente desperdiçados, pois seria possível obter resultado igual ou melhor, sem usá-los.
Como todas as operações da empresa, a gestão de contratos não está imune a ineficiências. Na verdade, aqui estão 6 maneiras pelas quais sua operação pode estar perdendo tempo, esforço e dinheiro ao administrar mal seus contratos.
1. Armazenamento precário
Se a sua empresa ainda mantém contratos naqueles arquivos antigos, isso complica seu trabalho e você sabe disso.
Indo além do uso de papel, que definitivamente não é uma prática sustentável, muitas ineficiências são geradas por contratos armazenados de forma precária. É difícil, senão impossível, acompanhar todos os acordos ativos, seus prazos de renovação e até mesmo o cumprimento de todas as obrigações pactuadas. Tudo isso se o documento ainda puder ser encontrado, o que não é garantido.
À medida que as empresas crescem, mais contratos são firmados e os sistemas de arquivamento tornam-se cada vez mais complexos, agravando todos os problemas mencionados acima.
No entanto, adotar soluções digitais e armazenar os arquivos em computadores ou na nuvem não é um processo isento de falhas. Mesmo o simples ato de salvar um documento deve obedecer a uma diretriz interna para garantir que todos possam ser facilmente encontrados e ter suas versões identificadas.
A falta desses padrões estimula nomes bastante criativos, mas extremamente ineficientes, como “contrato”, “contrato - versão final”, “contrato - versão final final”, “contrato – versão final final - notas do jurídico” e assim por diante. O pior é que, mesmo com tudo isso, você ainda não saberá ao certo se todas as versões foram carregadas corretamente na nuvem ou se permaneceram no computador pessoal ou e-mail do funcionário.
Ok, nossa maneira de armazenar contratos não é eficiente, como resolver isso?
Antes de tudo, você precisa ter certeza de que todos os contratos estão devidamente digitalizados e armazenados em um único local. Então, para acompanhar os registros da negociação, é preciso criar um sistema de arquivamento que possa ser utilizado para todos os documentos, identificando pelo menos a data de criação e o número da versão. Ou você pode usar o netLex, que faz tudo isso para você de forma totalmente automatizada.
2. Informações perdidas
Ao longo de todo o ciclo de vida de um contrato, muitas informações são transmitidas entre as partes em ambientes externos ao documento (como e-mails e telefonemas, por exemplo), e é importante que todas elas sejam devidamente registradas e estejam de fácil acesso para quem vai participar das negociações ou gerenciar a execução.
Se essas informações importantes forem perdidas ao longo do caminho, certamente será gerada uma tensão devido à comunicação ineficiente.
Por exemplo: uma parte pode ter a impressão de que constantemente precisa repetir o que havia dito ou solicitado e que a outra não está demonstrando consideração suficiente. Ou, ainda pior, uma parte pode decidir que a outra parece tão despreparada para conduzir negociações comerciais de alto nível que a parceria não é mais interessante.
Já vi essa comunicação ineficiente acontecer muitas vezes, mas como podemos evitar isso?
O ideal é que todas as informações relativas a um contrato sejam registradas em uma plataforma centralizada, de modo que seja de fácil visualização e acesso sempre que for necessária. Caso não seja possível registrar o que foi conversado, como aconteceria, por exemplo, com ligações ou reuniões, também devem ser devidamente documentadas as linhas gerais do que foi discutido.
Com o netLex é possível manter esse registro, pois todos os chats e manifestações são salvos automaticamente em associação com o contrato debatido.
3. Falta de visibilidade
Claro que você sabe que a sua empresa é parte de vários contratos mas, se sua tarefa é gerenciar esses documentos, você tem total visibilidade deles? Consegue encontrar informações importantes com facilidade? Se a resposta for não, você está lidando com mais uma ineficiência.
A falta de visibilidade dos termos e condições de um acordo implica que o gestor deve percorrer todo o documento apenas para encontrar uma informação específica. Isso exige muito tempo e esforço e dificilmente é escalável à medida que as operações se tornam mais complexas.
Falta visibilidade em nossa gestão de contratos, o que devemos fazer?
É considerada uma boa prática adicionar resumos executivos a esses documentos, incluindo todas as informações relevantes em uma página antes dos próprios termos do acordo. Ou você pode usar o netLex, que compila automaticamente todas as informações que desejar com visualização simplificada e a possibilidade adicional de pesquisar entre os arquivos a partir de filtros previamente estabelecidos.
4. Má gestão de prazos contratuais
Os contratos atribuem prazos a muitas obrigações, e uma gestão eficiente estará em dia com todas elas. Isso significa não apenas estar ciente da existência desses prazos, mas também das áreas da empresa que devem ser engajadas para que a obrigação seja devidamente cumprida.
Pode parecer simples, mas a verdade é que muitas vezes estes termos são acompanhados de forma precária numa folha de cálculo preenchida manualmente, suscetível a erros humanos que podem resultar no descumprimento das obrigações pactuadas. Uma situação assim poderia desencadear multas e penalidades contratuais, bem como ações judiciais com altos custos para a empresa.
Além disso, se o seu acordo tiver uma cláusula determinando a prorrogação automática sem emenda, a não observância desse prazo pode vincular a empresa a uma obrigação que ela não deseja mais. Isso só reforça a necessidade de uma gestão eficaz de prazos.
Não tenho confiança na forma como meus prazos contratuais são gerenciados. Como posso abordar isso?
O primeiro passo para gerenciar adequadamente os prazos de um contrato é identificar todos eles. Em seguida, você deve organizar uma maneira de visualizar facilmente todas essas datas relevantes.
Ou, você pode usar o netLex, onde todas essas informações são extraídas de questionários e centralizadas em uma única plataforma. Também é possível engajar outras áreas da empresa no fluxo de trabalho e acompanhar a execução, além de acionar alertas quando as datas fatais se aproximam.
5. Acessos excessivamente restritos
É claro que nem todos os documentos devem ser disponibilizados abertamente a todos os funcionários ou a todas as áreas da empresa, principalmente por questões de segurança da informação e preocupações estratégicas. No entanto, alguns contratos, ou mesmo documentos relativos à organização, devem ser facilmente acessíveis a todos os que deles necessitem.
Seria o caso, por exemplo, de alguns documentos societários, que contêm informações importantes sobre a companhia e podem ser necessárias para orientar a gestão e as operações.
É ineficiente estabelecer um acesso excessivamente restritivo a esses documentos, pois geraria um fluxo constante de solicitações de acesso. Isso não apenas sobrecarrega as áreas responsáveis pela guarda desses arquivos, como também reduz a velocidade das operações e das negociações em andamento.
Caso seja realmente necessário manter um acesso mais restrito, é importante garantir que as solicitações sejam centralizadas e padronizadas, podendo ser atendidas com agilidade pelo setor responsável.
Eu envio cópias de documentos e contratos por e-mail o dia todo. Como posso trabalhar de forma mais eficiente?
O passo inicial é mapear os arquivos que são constantemente solicitados e analisar se o acesso a eles não foi excessivamente restringido. Se a conclusão for que ainda é necessária alguma medida de controle, o procedimento de solicitação deve ser centralizado, simples de iniciar e rápido de resolver.
Com o netLex é possível definir diferentes perfis, cada um com um nível de acesso específico, bem como estabelecer fluxos de pedidos centralizados para submeter, analisar e responder às requisições de forma rápida e eficiente.
6. Engajamento desnecessário da equipe jurídica no fluxo de trabalho
O ciclo de vida de um contrato, desde a solicitação até a aprovação, pode variar muito à luz da natureza, escopo e impacto das obrigações acordadas. No entanto, é pouco frequente que a empresa tenha os fluxos desses documentos completamente mapeados e padronizados, considerando todas as regras e exceções aplicáveis. É ainda mais incomum que uma companhia realmente reflita se o engajamento de todas essas áreas ou esses supervisores é mesmo necessário.
Pode não ser eficiente exigir que o time jurídico revise todos os contratos, especialmente no caso de acordos mais simples, com baixo impacto nas operações. Além disso, aumenta-se o risco de que, quando o contrato for realmente importante, o advogado encarregado da análise não consiga se concentrar e investir o tempo necessário para realizar uma avaliação completa.
O pessoal do departamento jurídico está sempre preocupado e fazendo hora-extra. Como podemos melhorar suas condições de trabalho?
A primeira medida é avaliar honestamente quais atribuições do departamento jurídico geram mais valor e, portanto, devem ser conduzidas com mais cuidado. Quanto às demais, se não puderem ser totalmente eliminadas, deveriam pelo menos ser reduzidas e simplificadas
No netLex sua empresa pode decidir quais contratos passarão por análise jurídica e em quais hipóteses isso acontecerá. No entanto, se é importante que todos eles sejam, ao menos, rapidamente revisados por um advogado, o sistema fornece informações fáceis e acessíveis sobre o contrato, além de restringir alteração de modelos, garantindo que as cláusulas relevantes estarão previstas.
Comprometidos com a melhoria da gestão de contratos
Armazenamento precário, má gestão de prazos, perda de informações, falta de visibilidade, acesso excessivamente restritivo e o envolvimento desnecessário da equipe jurídica são algumas das ineficiências mais comuns na gestão de contratos.
À medida que uma ineficiência se soma a outra, a empresa perde inputs importantes, como tempo, dinheiro e esforço, sobrecarrega seus funcionários em tarefas improdutivas e pode até perder talentos. Identificar uma ou mais dessas ineficiências no fluxo de trabalho da sua empresa deve inspirar o compromisso de melhorar a gestão de contratos como um todo.
Fale com um de nossos especialistas e entenda como o netLex pode contribuir para o fluxo da sua empresa!
