Scale-Ups: como construir workflows tão escaláveis quanto seu produto

Scale-Ups são empresas de pequeno porte que alcançam crescimento acelerado escalando em proporções exponenciais seu produto, seu time e seu faturamento, em um curto período de tempo.

Acertar essa combinação de sucesso depende de uma oportunidade de mercado promissora e de muito planejamento. Um dos maiores desafios de uma Scale-Up é o chamado “shortcut debt”, ou “dívida do atalho”, na tradução para o português.

Esse conceito descreve os custos nos quais uma empresa incorre quando tem que adaptar uma solução adotada lá no início das operações, mas que só era suficiente para o curto prazo. Quando chegam demandas mais complexas, compatíveis com o novo porte das atividades, a forma antiga de organização não vai funcionar mais. Aí a empresa paga a Dívida do Atalho.

Como explica Brian Halligan, co-fundador e CEO do HubSpot, em seu artigo escrito para a Harvard Business Review:

Se você escolher o caminho mais fácil da primeira vez, ficará gastando tempo limpando bagunças que nunca deveriam ter ocorrido. E se acumular muita dívida de atalho? Isso prejudica sua capacidade de gerenciar. Toda a sua equipe estará muito preocupada em colocar os dedos na represa, retendo a água.

Isso acontece porque, quanto mais o negócio vai crescendo (e esse movimento pode ser vertiginoso), mais os gestores são confrontados com o dilema do rápido vs. certo.

A solução simples para uma situação imediata costuma ser a mais rápida, um verdadeiro atalho. Acontece que nem sempre essa solução é tão escalável quanto o modelo de negócios da empresa. Então, erros vão aparecendo e cobrando a Dívida do Atalho.

E o preço é o esforço que os seus funcionários gastam tentando resolver problemas que, possivelmente, não ocorreriam se os processos fossem estruturados para escalabilidade desde o início.

A forma como esse desafio é enfrentado pode ser determinante no sucesso (ou insucesso) da escalabilidade das operações. O elemento em comum das Scale-Ups que têm êxito nessa estratégia é um só: planejamento.

Isso porque é possível construir processos rápidos e corretos, mas essa é uma decisão que precisa ser tomada muito antes da expansão efetivamente acontecer.

Como apontou o estudo “Understanding Firm Growth: helping SMEs Scale Up”, conduzido pela OCDE em novembro de 2021, em média, o foco na construção de processos sólidos começa até 2 anos antes de os resultados começarem a aparecer.

Assim, se a sua empresa quer se transformar em uma Scale-Up num futuro próximo, esse planejamento dos fluxos de trabalho para um contexto de expansão precisa ser construído agora.

Outro desafio importante enfrentado pelas Scale-Ups é a construção de uma cultura sólida. Prepare-se para dominá-lo em Os desafios culturais de uma empresa em crescimento.

A Dívida do Atalho: processos não escaláveis vão travar seu crescimento

Tecnologia de ponta provavelmente já faz parte da rotina da sua Scale-Up, especialmente nas áreas de pesquisa e desenvolvimento.

Com o foco todo voltado para o aprimoramento do produto, processos burocráticos como gestão de documentos e fluxos de trabalho acabam ficando em segundo lugar. Quando a empresa ainda está nas etapas iniciais do negócio, o simples realmente é muito mais rápido.

Se você gerencia um ou dois contratos por semana, é mais ágil copiar e colar o modelo do documento, ir trocando algumas informações básicas, enviar para a contraparte por email e  negociar em mensagens. Quando o acordo é concluído, você coloca aquelas informações numa planilha e estabelece uma rotina de acompanhamento.

Esse processo resolve tranquilamente a demanda presente de gestão. Porém, se tornar-se uma Scale-Up está nos planos da sua empresa, essa calmaria não vai se manter por muito tempo.

Quando seu time se vir com quarenta, cinquenta contratos para gerir em uma semana, aquele processo pensado para um ou dois documentos não vai funcionar mais. É nesse ponto que é cobrada a Dívida do Atalho, que pode tomar as seguintes formas:

• Perda de tempo na execução de atividades ineficientes
• Risco de erros humanos na elaboração e revisão de documentos
• Desgaste dos colaboradores, tensionados pelas demandas do trabalho
• Atrito entre as áreas do Jurídico, Comercial, de Suprimentos, Financeiro e outros

Pesquisas já evidenciaram que essas ineficiências na gestão do ciclo de vida dos contratos geram prejuízos bastante concretos:

• 9.2% da receita total das empresas é perdida por má gestão de contratos, segundo a World Commerce and Contracting
• 40% do valor esperado dos contratos pode se perder por má gestão, segundo a KPMG

O tempo e os custos necessários para reorganizar os processos nesse estágio vão travar completamente as suas operações e, por consequência, reduzir o ritmo do crescimento da sua empresa.

A boa notícia é que esse resultado pode ser evitado e revertido com a ajuda da tecnologia.

Rápido e certo: tecnologia para construir processos escaláveis

Os fluxos de trabalho da sua empresa precisam ser tão escaláveis quanto seu modelo de negócios, ou mesmo quanto o seu produto final. Investir em tecnologia é a forma mais eficiente de alcançar esse objetivo.

A sua Scale-Up não precisa mais escolher entre fazer rápido e fazer certo. Você pode ter os dois, estruturando um planejamento alinhado a todo o potencial da sua empresa.

Com uma plataforma de automatização de documentos e fluxos de trabalho, como o netLex, você tem uma estrutura para gerir quantos contratos você precisar, desde a elaboração, passando pela negociação, revisão e assinatura, até a gestão e extração de dados para inteligência.

Os ganhos em assertividade, economia e produtividade se tornam substanciais e você evita os custos da Dívida do Atalho.

Veja o exemplo do Isaac, uma Scale-Up focada na construção de soluções financeiras inovadoras para educação. Por isso, todas as suas atividades, especialmente a gestão de contratos, precisavam ser escaláveis, meta que eles concretizaram com sucesso usando a plataforma do netLex. Entenda mais sobre esse Case de Sucesso aqui.

Se você, assim como o Isaac, quer construir fluxos de trabalho escaláveis, entre em contato com nossos especialistas!