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4 sinais de que a gestão de documentos na sua empresa não é simples, você só está acostumado com ela
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Como seres humanos, somos naturalmente enviesados em benefício do que nos é familiar. Esse é o chamado Princípio da Familiaridade: essencialmente, é um critério inconsciente com base no qual se tomam decisões e se formam opiniões a favor do que já é conhecido, em detrimento do que é diferente.

Sob a influência do princípio da familiaridade, tende-se a ignorar problemas e ineficiências por dois motivos principais:

  • Falta de abordagem crítica: Raramente se analisa as rotinas diárias sob um ponto de vista crítico. Assim, provavelmente, os problemas e ineficiências nem são percebidos.
  • Custo percebido da mudança: Ainda que sejam percebidos esses problemas e ineficiências, promover mudanças muitas vezes parece mais custoso do que simplesmente resolver os entraves que vão se apresentando ao longo do caminho.

Essa lógica pode ser aplicada a diversos aspectos da vida particular ou profissional, inclusive à gestão do fluxo de documentos dentro de uma empresa.

Um desenho familiar: como funciona a gestão de um documento

Não é incomum que o ciclo de vida de um documento comece com uma versão copiada e colada de um modelo. É possível que esse documento precise ser enviado por email ao responsável pela revisão e aprovação do conteúdo. A tarefa deste responsável será dar uma rápida olhada no documento, para garantir que tudo está correto. Finalmente, o documento é enviado novamente por email para seu próximo destinatário e assim por diante.

Parece simples, certo? Porém, esse é só um desenho familiar. Analisando este fluxo a partir de uma perspectiva crítica é possível visualizar todos os riscos e ineficiências que podem estar atrelados a ele.

Tomemos a etapa da escolha do modelo, por exemplo. Ela é determinante para a inclusão de importantes termos e condições, tais como cláusulas de compliance. Quantos modelos existem? Os critérios de seleção são claros? Se existirem dezenas de modelos, e nenhum critério claro para diferenciá-los, o procedimento fica desnecessariamente complicado. Nesse exemplo, o risco de escolher o tipo errado de documento também aumenta.

Simplicidade não é sempre a principal característica de fluxos de gestão de documentos. Na verdade, muitos deles só são operáveis porque as pessoas envolvidas no processo se acostumaram com aquela dinâmica.

Aqui estão alguns sinais de que a familiaridade pode estar impedindo a percepção de que o fluxo de gestão de documentos da sua empresa não é verdadeiramente simples.

Primeiro sinal: é difícil explicar para novos funcionários

O primeiro sinal de que o fluxo de gestão de documentos não é tão simples pode vir da fase de treinamento dos novos funcionários. Tentar explicar um fluxo em voz alta, ou por meio de apresentação visual, com o objetivo de fazer com que uma pessoa até então “de fora” compreenda, é uma oportunidade única para refletir sobre os procedimentos e práticas adotados.

Se o fluxo dos documentos for realmente simples, ele deve ser fácil de explicar, de entender e, o mais importante, fácil de aplicar. Noutro lado, um fluxo complexo, sem diretrizes unificadas e com mais exceções que regras pode ser difícil de ensinar, e mais difícil ainda de adotar.

Com o tempo vem a familiaridade, o que pode dar a impressão de que os desafios acabaram. Porém, essa dificuldade inicial pode sinalizar que os fluxos de gestão de documentos poderiam ser mais simples.

Segundo sinal: gera retrabalho

Um ciclo de gestão de documentos verdadeiramente simples também é direto. Isso não significa que um documento não pode passar duas vezes pelo mesmo setor, mas que, se isso for preciso, não implicará em retrabalho, e sim em mais um passo adiante rumo à conclusão do fluxo.

4-Sinais-gestão-de-documentos-não-é-simples-Tomemos como exemplo uma negociação para aprovar os termos finais de um contrato. Algumas das cláusulas são negociáveis, mas outras não devem ser alteradas, já que seu objetivo é garantir compliance e promover diretrizes internas da empresa. Suponha, porém, que foi necessário modificar o modelo original para fechar a venda.

Um fluxo de gestão simples pode incluir uma rápida revisão pelo departamento jurídico, ou até não incluir verificação alguma se as modificações forem mínimas. Com certeza, os advogados devem conseguir perceber as alterações, e suas respectivas razões, de forma rápida. Do contrário, eles precisarão analisar o documento por inteiro novamente. Isso significaria considerável retrabalho, agregando complexidade ao fluxo de trabalho e atrasando a concretização da tão almejada parceria.

A frequência com que o retrabalho acontece ao longo do fluxo de gestão de um documento é um importante sinal de que, talvez, o processo seja mais complexo do que o necessário.

Terceiro sinal: utiliza múltiplas plataformas desarticuladas, ou plataforma nenhuma

No início das operações, todo o aparato necessário para que uma empresa atuasse no mercado era uma conta de e-mail e o Pacote Office: Word para escrever os documentos, Excel para reunir alguns dados, correio eletrônico para movimentar isso tudo. Mas as cadeias de e-mail ficaram cada vez mais complexas. O histórico de alteração dos documentos tornou-se praticamente impossível de traçar. À medida que os funcionários iam se desligando, levavam consigo todos os registros das negociações.

Então, alguém teve a ideia de recorrer a plataformas online, como Google Drive. Mas um outro setor preferia o OneDrive, enquanto alguns ainda defendiam o pendrive. Até ocorreu alguma tentativa de unificar os fluxos e procedimentos em uma plataforma específica, mas nenhuma delas conseguiu satisfazer todas as necessidades centrais dos times. Então, o fluxo de trabalho ficou fragmentado por diversas plataformas desarticuladas.

Conduzir um fluxo de gestão de documentos em uma série de plataformas desarticuladas, ou tentar fazê-lo sem plataforma alguma, é um sinal de que o nível de simplicidade ideal ainda não foi atingido. A escolha de um sistema que comporte a totalidade do ciclo de vida de um documento é crucial para promover a gestão eficiente da forma mais simples possível.

Quarto sinal: Cada funcionário tem seu próprio jeito

A existência de múltiplos fluxos de trabalho distintos, referentes ao mesmo tipo de documento, não é incomum. Um exemplo simples: um funcionário específico pode estar convencido de que documentos urgentes devem ser tramitados pelo WhatsApp, enquanto outros podem preferir enviar pelo e-mail. Ocasionalmente, alguém coloca o aviso de urgência na mensagem.

É atribuída a Albert Einstein a observação de que “pessoas inteligentes simplificam as coisas”. Quando há uma orientação sobre os procedimentos a serem seguidos em relação a um documento específico, a existência de múltiplos fluxos diferentes de trabalho pode ser um sinal de que a versão oficial era desnecessariamente complexa.

Logicamente, nem todas as alterações resultam em maior simplicidade. Algumas delas, inclusive, podem prejudicar a validade do documento final. Porém, observar as modificações promovidas pelos funcionários pode oferecer informações relevantes sobre quais etapas do fluxo de gestão de documentos precisam ser tornadas mais simples.

Como alcançar um fluxo simples de verdade

Esses são alguns sinais de que o fluxo de documentos da sua empresa não é verdadeiramente simples, você só está familiarizado com ele: É difícil de explicar aos novos funcionários, que têm dificuldades na adaptação. Quando finalmente o novo funcionário se adapta, uma quantidade considerável da sua energia se perde em retrabalho ou entre plataformas desarticuladas. À luz dessas dificuldades, eles provavelmente buscarão outras soluções, criando cada um seu próprio fluxo de documentos.

Aqui estão alguns passos para se alcançar a verdadeira simplicidade no fluxo de documentos:

  • Mapear: Literalmente, o ciclo de vida dos documentos deve ser desenhado do início ao fim. Como diferentes documentos podem seguir fluxos diversos, cada um deles deve ser cuidadosamente explicitado, incluindo os agentes relevantes, as suas possíveis escolhas e as plataformas que eles estão utilizando.
  • Avaliar: Com o fluxo da gestão de documentos completamente desenhado, é hora de avaliar as ineficiências e suas causas. Existem muitos possíveis caminhos e os critérios de decisão não são claros? O trabalho está concentrado em um departamento específico? Essa etapa requer uma visão honesta e clara sobre as metas e princípios organizacionais da empresa.
  • Buscar soluções: Nessa etapa é importante incluir aqueles que lidam com o fluxo diariamente e estejam dispostos a adotar a via da mudança. Eles poderão auxiliar na análise de possíveis soluções, inclusive aquelas disponíveis no mercado.

Com essas etapas em mente, sua companhia estará preparada para otimizar o fluxo de documentos. O netLex oferece soluções para promover esses objetivos, unificando e padronizando o ciclo de vida dos documentos de forma simples e segura.

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