Quando o assunto é cadeia de suprimentos, a maior parte das pessoas pensa em armazenamento, logística e transporte. No entanto, um dos pontos mais importantes para o alinhamento dessa frente de atuação da empresa é a área de compras.
A área de compras é a equipe responsável pela aquisição dos insumos no mercado, garantindo o fornecimento de materiais dentro do prazo e obtendo melhores condições de negócios. Todas essas atividades têm um elemento em comum: a boa negociação e gestão de contratos para garantir que os fornecedores cumpram os requisitos necessários e executem as obrigações conforme foram acordadas.
Por muito tempo, o foco desse time estava concentrado na redução dos custos ao longo da cadeia de suprimentos. Porém, a pressão para conseguir os melhores materiais ao menor custo gera, em muitos casos, grande sobrecarga dos compradores. Diversas ineficiências na rotina de trabalho agravam ainda mais essa situação.
No texto de hoje, você entenderá em profundidade como reverter essas ineficiências e trazer mais resultados para o time de compras. O ponto central está na implementação da transformação digital, com o objetivo de tornar mais assertiva a atuação deste importante departamento da sua organização.
A importância dos dados nas compras estratégicas
Priorizar compras estratégicas é garantir a disponibilidade dos bens e serviços necessários à produção de forma econômica e dinâmica. Na prática, isso significa que os responsáveis pelo setor de compras precisam ser capazes de:
- Analisar potenciais fornecedores
- Acompanhar e gerenciar o desempenho de fornecedores contratados
- Compreender o desempenho de compradores
- Verificar o cumprimento dos contratos
- Mapear riscos, de acordo com a matriz da empresa
- Garantir compliance com os padrões da companhia
- Gerar oportunidades de bons negócios
Para isso, é essencial que a gestão tenha acesso rápido a dados relevantes e estratégicos.
Essa é a avaliação dos gestores entrevistados pelo Hackett Group em 2022. Enquanto 61% deles indicaram que suas empresas tinham iniciativas de transformação digital, a maioria identificou que o foco em dados era essencial para o sucesso. Outros pontos ressaltados foram a própria escolha de tecnologias adequadas e a retenção de talentos.
Algumas das principais fontes de dados para gestão estão disponíveis nos contratos que regem o relacionamento entre empresa e fornecedores, como:
- Performance esperada dos fornecedores, a partir das obrigações e prazos
- Informações sobre alocação de riscos comerciais entre as partes
- Requisitos de conformidade dos serviços e produtos negociados
Esses dados são preciosos para os gestores da área de compras, na medida em que permitem que tomem decisões estratégicas sobre os fornecedores da companhia e a sua abordagem no mercado.
Porém, na prática, obter esses dados é muito difícil. Os desafios começam já na localização dos documentos que, muitas vezes estão perdidos em:
- Pastas físicas diversas;
- E-mails em caixas descentralizadas
- Arquivos em computadores pessoais ou em pastas desorganizadas.
Ainda que os arquivos sejam localizados, há um segundo empecilho: será necessário extrair manualmente de cada documento os dados necessários para a elaboração da estratégia. Entretanto, atribuir a um colaborador a tarefa de compilar essas informações é entregar-lhe uma função tediosa, lenta, marcada pelo retrabalho e pelo desestímulo.
Se o seu objetivo como gestor é pensar e agir de forma mais estratégica, otimizando o desempenho e, porque não, a felicidade do seu time, é essencial reunir os contratos em um só lugar e automatizar a extração dos seus dados.
Contratos como parte estratégica da transformação digital
Armazenar contratos em um repositório centralizado e em formato digital permite que as empresas acessem com facilidade informações importantes sobre a aquisição de suprimentos.
Isso é possível usando soluções inteligentes de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos, como o netLex. A plataforma possui tecnologia para otimizar cada etapa dos seus acordos, desde a negociação, passando pela elaboração e assinatura, até o arquivamento, gestão de obrigações e extração de dados para inteligência.
Algumas das funcionalidades da plataforma, que ajudam a reduzir custos e apoiam a equipe de compras na construção de relacionamentos de qualidade com os fornecedores, são:
- Elaboração automatizada de contratos digitais: é possível criar um documento completo e correto a partir de um simples processo de entrevista. Com base nas respostas oferecidas pelo usuário, o contrato vai sendo formado automaticamente pelo sistema. Assim, não é preciso consultar o Jurídico, por exemplo, para redigir esses instrumentos.
- Negociação: converse com seus fornecedores de forma ágil e com registro integral das informações. Permita que a contraparte faça modificações ou insira comentários sobre os documentos mantendo histórico de todas as versões elaboradas.
- Armazenamento em repositório centralizado: seus colaboradores poderão ter acesso rápido aos contratos, de acordo com seus níveis de permissionamento. Ainda é possível colocar na plataforma minutas dos fornecedores, mantendo todos os acordos em um lugar só.
- Gestão de obrigações: mapeie todas as obrigações e prazos contratuais diretamente da plataforma, monitore os marcos acordados, multas, faturas e muito mais. É possível também configurar alertas automáticos para lembrar os seus colaboradores sobre o vencimento de prazos.
- Extração e visualização de dados: crie dashboards e tabelas a partir de dados extraídos diretamente pelo sistema. Isso simplifica a geração de relatórios e ajuda a tomada de decisões estratégicas de forma rápida para acompanhar as demandas de mercado.
Para mais informações sobre gestão de contratos e fornecedores, não deixe de ler:
- Como realizar uma análise de fornecedores garantindo a segurança dos dados
- Três fontes de risco na gestão de fornecedores que você deve eliminar de uma vez por todas
- Melhores práticas da gestão de fornecedores: três pontos para afiar sua base de dados
O objetivo de toda essa transformação digital é tornar mais simples e segura a gestão dos seus contratos com fornecedores, equipando seu time de compras com a tecnologia necessária para lidar com os desafios da profissão.
O poder transformador da digitalização de contratos
A digitalização de contratos pode ajudar os gerentes de compras a adotar uma abordagem mais estratégica. Assim, é possível expandir seu foco para além da redução de custos, focando na otimização de todo o processo de compra e tomada de decisões.
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