Como construir boas cláusulas para gestão de contratos de fornecedores

A vida do contrato só começa de verdade depois da assinatura e existem diversos mecanismos de gestão que podem otimizar os resultados alcançados no pós-fechamento.

Embora alguns deles sejam simples, como controle de prazos e da qualidade das entregas, a maior parte das empresas não conta com as ferramentas adequadas para aplicá-los. Em casos mais graves, essas proteções nem chegam a ser implementadas na prática, como frequentemente ocorre com algumas cláusulas de compliance.

Leia mais sobre gestão de contratos em:

Nesse texto você vai ver uma série de boas práticas para construir mecanismos de gestão de contratos de fornecedores que vão ajudar a sua empresa a administrar melhor riscos e alcançar todo o valor esperado com o contrato.

Vamos lá?

Quais são os tipos de mecanismos de gestão contratual?

Uma vez assinado o contrato, é preciso cumpri-lo. Por mais óbvia que essa afirmação possa parecer, esses documentos são complexos e têm diversas camadas de gestão:

Prazos de entrega
Qualidade da entrega
Cláusulas de compliance

Você provavelmente já tem disposições sobre todos esses temas nas suas minutas-padrão. Porém, algumas boas práticas ajudam a identificar se elas estão construídas de forma a realmente gerar valor para a sua organização.

Quais são as melhores práticas na hora de elaborar cláusulas de gestão?

Recomenda-se que, na elaboração e cumprimento de cada uma das cláusulas de gestão, algumas perguntas sejam levadas em consideração, como, por exemplo, se a construção está:

Adequada ao objeto do contrato?
Alinhada às necessidades e possibilidades da empresa?
Proporcional ao grau de relevância do fornecedor?
Suficiente para questões operacionais e de compliance?
Revisada e atualizada periodicamente?

Para além desses pontos, veja algumas especificidades da construção de cada camada de gestão contratual nos próximos tópicos.

1. Controle de prazos contratuais

No seu nível mais simples, contratos em geral contam com marcos para gestão temporal como:

Datas de entrega
Datas de pagamento
Prazos para troca, substituição ou revisão da entrega
Prazos de renovação, encerramento e outros

Na maior parte dos casos, esses são elementos definidos sem participação direta do Jurídico. Garantir a segurança da empresa, então, fica a cargo do uso de uma ferramenta tecnológica, como o netLex, que:

Mapeie todos esses prazos e reúna essas informações em uma página unificada, simplificando o acompanhamento da gestão.
Notifique o seu time sobre essas datas com antecedência e informe nos casos de perda de prazo, para que as medidas contratuais previstas sejam adotadas.

Organização de documentos é essencial nessa etapa da gestão! Aproveite para saber mais sobre outra frente que gera muitos desafios em: Pare de perder aditivos contratuais: gestão de documentos com o netLex

2. Controle de qualidade

Além do tempo, qualidade também é um aspecto relevante no gerenciamento de contratos. A depender do tipo de acordo, os mecanismos de gestão precisam ser diferentes:

Para contratos de serviço: O mecanismo de gestão aplicável são os Service Level Agreements (SLA), ou, em português, Acordos de Nível de Serviço, estruturando os parâmetros de qualidade para avaliação daquela prestação.
Para contratos que envolvem bens: O mecanismo de gestão aplicável são as cláusulas de controle de qualidade e inspeção, por exemplo.

Em ambos os casos, algumas boas práticas são recomendadas, como:

Critérios de qualidade: esses parâmetros podem ser quantitativos (como velocidade da prestação de serviço) ou qualitativos (como grau de satisfação).
Formas de avaliação:
- Avaliação pelo cliente: no caso de produtos, por exemplo, é possível fazer uma avaliação da qualidade por amostragem. Já no caso de serviços é comum avaliar o NPS, ou net promoter score, para entender o quanto os clientes estão satisfeitos com a experiência.
- Produção de relatórios pelo próprio fornecedor: alguns fornecedores conseguem emitir relatórios sobre a sua atuação, que podem informar a avaliação sobre a qualidade do serviço. É o caso, por exemplo, do tempo de disponibilidade de softwares.
- Certificação externa: em relação a alguns objetos contratuais, especialmente em áreas intensamente reguladas, é possível que agências certificadoras façam uma avaliação da regularidade do produto ou serviço à luz da legislação aplicável.
Prazos e periodicidade da avaliação: aqui é importante construir um calendário de avaliação que seja suficiente para a empresa e possível para o fornecedor. A ideia não é prejudicar a fluidez das atividades, mas garantir que falhas serão percebidas em tempo hábil. Assim como você já viu no tópico anterior, é ideal trabalhar com uma ferramenta que emita alertas de prazos para manter o cronograma sempre em dia.
Consequências do descumprimento: para o caso de violação do parâmetro de qualidade esperado, é indispensável contar com um sistema de consequências bem descritas. Avalie a possibilidade de prever não só efeitos para não observância dos parâmetros, mas também créditos para performances excepcionais.

Para se aprofundar neste tópico, leia mais em: Como construir contratos com foco no desempenho

3. Auditoria de fornecedores

Com mais frequência do que as empresas gostariam de admitir, a gestão de contratos fica restrita aos tópicos 1 e 2 dessa lista. Porém, nem só de prazos e entregas é composto um acordo, existem também as cláusulas de compliance. E é nelas que reside o perigo.

Cada vez mais se vê na imprensa notícias de grandes organizações incluídas em escândalos de violações de direitos trabalhistas, ambientais e humanos em geral, além dos casos de vazamento de dados. Na maioria esmagadora dos casos, os problemas são constatados na cadeia de fornecedores.

A realização periódica de auditorias de fornecedores é um dos mecanismos contratuais que melhor funciona para prevenir esse tipo de cenário.

São três os tipos mais frequentes de auditoria:

Auditoria Financeira: examina registros financeiros e outros documentos do fornecedor, com o propósito de verificar os valores cobrados e/ou creditados no cumprimento do contrato.
Auditoria de Compliance: investiga documentos e instalações do fornecedor para garantir a observância da legislação aplicável, além de outras disposições contratuais específica.
Auditoria de Qualidade: muito parecida com os mecanismos de controle de qualidade vistos no tópico anterior, especialmente no caso de certificação das características do objeto do contrato.

Algumas boas práticas recomendadas pela World Commerce and Contracting para construir bem as cláusulas que estruturam esse tipo de mecanismo de gestão são:

Estipular a extensão dos direitos de auditoria, prevendo a metodologia, escopo, frequência e se inclui ou não subcontratados, de forma compatível com os riscos daquele fornecedor em específico.
Prever os itens ou informações a serem excluídas da auditoria, como informações confidenciais ou sensíveis do fornecedor. Se não for possível retirar esses dados, observar formas de garantir a proteção dos mesmos.
Distribuir os custos entre as partes no contrato, evitando atribuir despesas desproporcionais ou desnecessárias aos envolvidos.
Caso a auditoria venha a ser realizada por terceiros, cabe à contratante assegurar que estes observem as diretrizes que foram traçadas no contrato com os fornecedores

Proteção do meio ambiente, governança corporativa e responsabilidade social são alguns dos temas que estão ganhando cada vez mais espaço dentro do contrato. Para entender mais sobre essas possibilidades, baixe o e-book: ESG + CLM na prática: gestão de contratos para empresas sustentáveis.

Estruture sua gestão de contratos com o netLex

Redigir bem os mecanismos de gestão de contratos, adotando as melhores práticas na construção dessas cláusulas, é apenas o primeiro passo para alcançar a excelência na administração dos acordos da sua empresa.

Ainda é preciso contar com as ferramentas adequadas para que essa iniciativa efetivamente traga resultados.

O netLex é um software que torna mais simples e segura a gestão de todos os contratos da sua organização. Além de assegurar a inclusão de todas as cláusulas construídas, com o sistema você também consegue estruturar informações sobre auditorias e análises de qualidade, além de criar alertas para lembrar seus colaboradores sobre os prazos e outros marcos relevantes.

Para entender melhor como o netLex te ajuda na gestão de contratos, converse com nossos especialistas aqui!

Leia mais sobre gestão de fornecedores em: Além da Matriz Kraljic: tecnologia para segmentar a gestão de fornecedores