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O valor das conexões: contratos como articuladores entre áreas da empresa
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Dos setores de Suprimentos e Vendas às áreas de Produção e de Recursos Humanos, todos lidam, direta ou indiretamente, com a formalização e gestão de contratos. E como o ciclo de vida desse documento vai se desenvolvendo entre esses diversos setores, ele se torna um conector entre as áreas da empresa.

Cada uma delas tem suas particularidades, mas precisam trabalhar juntas para alcançar o objetivo comum da instituição. Enquanto o setor de Suprimentos está focado em negociar o contrato da forma que satisfaça a necessidade da empresa, o departamento Jurídico tenta resguardar-se contra riscos legais, o Financeiro vigia a viabilidade econômica da transação e assim por diante. Quando essas diretrizes não se alinham, é difícil garantir o sucesso das operações.

Se os contratos atravessam e interconectam todos esses setores, a gestão desses documentos é indissociável da gestão da própria empresa.

Otimizando a gestão de contratos via CLM

O CLM, ou Contract Lifecycle Management, é um conjunto de práticas voltadas à promoção da administração eficiente dos contratos, e leva em consideração todas as etapas de desenvolvimento de um acordo, desde o início das negociações até a assinatura, sem esquecer da gestão das obrigações e da extração de dados para análise.

Nesse texto vamos apresentar alguns exemplos de contratos que transpõe as operações da empresa, e que podem ser geridos de forma mais eficiente a partir da implementação de um bom CLM.

Contrato de Compra e Venda ou de Prestação de Serviços

Áreas que precisam lidar constantemente com fornecedores costumam manejar um grande volume de contratos. Entre eles estão os de compra e venda e os de prestação de serviços.
Estes documentos engajam de forma mais constante os fornecedores e os consumidores, que mobilizam e são mobilizados por setores como Suprimentos/Procurement, Vendas e Financeiro.

Outros departamentos acionados com frequência para contratação e gestão dos fornecedores são o Jurídico, T.I. e Marketing, por exemplo.

Um contrato de compra e venda, ou de prestação de serviços, pode ser gerido integralmente via softwares de CLM, como o netLex, para:

  • Estruturar modelos chancelados pelo departamento Jurídico, a serem preenchidos via questionários simplificados, com controle e registro automático de alterações ao texto;
  • Engajar automaticamente a equipe de Financeiro ou do Jurídico em hipóteses específicas e pré-determinadas, com controle de SLA e visibilidade quanto aos responsáveis pela revisão;
  • Incluir agentes externos ao processo de negociação via plataforma, para interagir diretamente com o fornecedor, mantendo registro integral das comunicações.

Atas Societárias

O processo de gerenciamento de atas societárias, desde a elaboração até aprovação e registro, é um grande desafio para empresas de diferentes portes, principalmente se não forem utilizadas tecnologias para otimizar esse fluxo.

Em geral, administradores e jurídico são os setores mais impactados pela dinâmica destes documentos.

  • Uma estratégia de CLM consistente, aliada a soluções tecnológicas como o netLex, permite:
    Reunir as variadas versões dos documentos constitutivos, atas e alterações contratuais em um repositório centralizado;
  • Instituir níveis de acesso diferentes, a depender das particularidades de cada empresa, reduzindo as demandas para disponibilização desses documentos;
  • Preencher documentos via questionário simplificado, reduzindo o risco de erros e garantindo que todas as informações relevantes sejam incluídas.

Contratos de Trabalho e NDAs

Contratos entre empresas e seus colaboradores também envolvem diversas áreas de apoio às operações. Um contrato de trabalho, por exemplo, deve ser bem ajustado pelo Jurídico para evitar problemas trabalhistas, estar de acordo com o negociado pelo setor de Recursos Humanos e dentro do que for autorizado pelo departamento Financeiro.

O mesmo ocorre com os termos de confidencialidade, cujas cláusulas devem ser planejadas no detalhe pelos advogados, e podem variar de acordo com os níveis de acesso conferidos ao funcionário para o exercício das suas atividades.

Obviamente, quanto maior a empresa, maior o volume destes documentos, e realizar a gestão deles pode tornar-se um pesadelo. Uma estratégia de CLM bem implementada afasta esse cenário, e permite:

  • Estruturar minutas junto ao jurídico com limitações à modificação, já que são documentos que carregam alto risco de litígio e precisam estar bem alinhados internamente;
  • Engajar usuários externos, como o colaborador a ser contratado, e integrar com aplicações de assinatura eletrônica, para acelerar o processo de revisão e conclusão;
  • Instituir diferentes níveis de acesso aos documentos, para assegurar a visibilidade para o setor jurídico ao mesmo tempo em que se protege informações consideradas estratégicas pela empresa.

Conectados por contratos

O grande valor gerado pela conexão entre os diferentes times de uma mesma empresa é o aumento em agilidade, a redução das chances de falhas e de atritos nos processos. Considerando que muito dessa conexão se dá ao longo do ciclo de vida dos contratos, é possível afirmar que esses documentos são fundamentais para o sucesso das operações da empresa.

Por isso, a gestão dos acordos deve ser conduzida com o máximo de eficiência. Um bom software de CLM, como o netLex, é uma excelente ferramenta para alcançar este objetivo.

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