O que é automatização de documentos

A lógica da automatização é utilizar a tecnologia para reduzir a quantidade de trabalho humano demandado para o desempenho de uma determinada atividade.

Portanto, automatização de documentos é a utilização de ferramentas tecnológicas para elaborar arquivos de todos os tipos, eliminando tarefas repetitivas e padronizadas e reduzindo também o trabalho manual dos colaboradores.

Principais riscos da elaboração manual de documentos

As concepções mais tradicionais sobre elaboração de documentos partem de uma folha em branco, seja ela física ou digital, e de alguém com a atribuição de preenchê-la incluindo ali todas as informações relevantes para uma determinada situação.

Às vezes, a empresa conta com algum modelo ou arquivo anterior que pode oferecer uma base a essa atividade de redação. Porém, é frequente que, mesmo nestes casos, não se tenha certeza se a referência utilizada é a mais recente ou a mais adequada. Também não há visibilidade sobre eventuais alterações promovidas pelos colaboradores ao texto padrão.

Portanto, essa forma integralmente manual de elaboração de documentos gera ineficiências como:

• Impossibilita gestão de riscos, já que ou não há modelo e, portanto, não há padronização do conteúdo dos documentos; ou há um modelo, mas não se tem visibilidade sobre eventuais alterações ao texto padronizado;
• Demora na elaboração, uma vez que, sem referência, os colaboradores são obrigados a construir do zero os pontos que entendem ser importantes para aquele tipo de documento;
• Insegurança dos funcionários, que não têm certeza sobre o conteúdo mais atualizado dos documentos ou sobre a extensão dos seus poderes de alteração daquelas informações;
• Falhas na priorização, já que a dificuldade em começar a tarefa pode fazer com que outras atividades não tão importantes sejam realizadas antes da elaboração do documento;

A automatização de documentos é uma forma de afastar essas e outras preocupações, otimizando a atuação dos setores da empresa.

Como funciona a automatização de documentos

Como você já viu, a automatização dos documentos utiliza ferramentas tecnológicas para elaborar arquivos de todos os tipos. Para colocar essa funcionalidade na prática são necessárias quatro etapas principais. Veja cada uma delas abaixo:

Definição de uma minuta padrão: compliance e gestão de riscos

A primeira etapa da automatização de documentos envolve a reunião do seu time para elaboração de uma minuta padrão.

Esse arquivo vai conter as melhores e mais atualizadas informações, além das cláusulas necessárias a cada tipo de documento específico. Essa etapa é fundamental para padronizar a observância de regras de compliance e da matriz de risco estabelecida pela empresa.

Após essa fase de elaboração e análise, passa-se à efetiva automatização do documento.

Automatização do documento: criação e articulação de variáveis

Em seguida, os automatizadores vão acessar a minuta padrão e, junto da empresa, classificar as informações a partir de dois tipos principais:

• Fixas: aquelas cujo conteúdo será repetido em todos os documentos daquele tipo. São, por exemplo, as cláusulas de proteção de dados e segurança da informação para contratos.
• Variáveis: aquelas que se referem a categorias fixas, mas cujo conteúdo muda em relação a cada situação concreta. Elas podem incluir, por exemplo, o nome das partes solicitantes, o teor da solicitação, valores ou datas relevantes e outros.

Assim, trabalhando sobre a minuta padrão, o automatizador marca o que é fixo e o que é variável de forma que o sistema compreenda como construir o documento. A diferenciação entre esses dois tipos de dados permite que o conteúdo padronizado esteja presente em todos os arquivos, ao mesmo tempo em que se acomoda as variações que individualizam cada um deles.

Elaboração do documento automatizado: questionário simples e intuitivo

A partir da automatização da minuta padrão é possível elaborar quantos documentos daquele tipo forem necessários. Todas as informações classificadas como variáveis serão transformadas em perguntas a serem respondidas a partir de um questionário simples e intuitivo.

Assim, se uma das variáveis era, por exemplo, a data de pagamento de uma determinada parcela de um contrato, aparecerá na tela do colaborador um espaço para que ele inclua essa informação específica.

Esses dados serão automaticamente colocados no documento, junto dos que tinham sido classificados como fixos no momento da automatização. É possível fazer essa inclusão mesmo no meio de frases, preservando a redação e formatação de cada tópico do arquivo.

Isso gera vantagens consideráveis, como:

• Redução da complexidade das tarefas, já que o colaborador será guiado na elaboração de cada documento automatizado;
• Redução do tempo de elaboração dos documentos, já que basta inserir as informações indicadas no questionário que se terá a garantia de que todas elas serão aproveitadas nos locais corretos;
• Redução da chance de erros na transcrição, já que os questionários podem ser integrados automaticamente a outras bases de dados, internas ou externas, nas quais aquelas informações já existam;
• Garantia de que todos os dados necessários estarão presentes em cada documento elaborado, já que a resposta às perguntas centrais pode ser marcada como obrigatória;

Respondendo ao questionário, são oferecidas todas as informações necessárias para preencher as variáveis e o documento vai sendo formado sem qualquer outro trabalho do colaborador.

Além da automatização: Modificações ao documento final

Mesmo considerando a divisão do conteúdo entre aquele fixo e variável, é possível que existam questões que dependem de uma avaliação contextual específica, de forma que não podem ser automatizadas ainda.

Um exemplo desse tipo de conteúdo são as condições que tenham sido negociadas exclusivamente para um determinado contrato. A princípio, elas não poderiam ser antecipadas na automatização, pois, sendo muito circunstanciais, não haveria padrão para orientar os automatizadores.

Nesse ponto entra o diferencial de plataformas para gestão de documentos como o netLex.

Para além de incluir informações via questionário, o usuário também pode ser autorizado a modificar o texto do arquivo diretamente dentro do sistema. Nessa hipótese, abre-se um editor que permite a alteração do texto conforme as necessidades daquele caso específico.

Quando essas edições forem feitas, é possível enviar o documento final para revisão pelo supervisor da área, pelo Jurídico ou até mesmo pelo time de Compliance. Isso garante as vantagens da automatização ao mesmo tempo em que mantém a visibilidade da empresa sobre essas negociações em concreto.

Principais vantagens da automatização de documentos

Seguindo essas quatro etapas, sua empresa contará com a possibilidade de elaborar documentos de forma automatizada. Isso agrega para as suas operações diversas vantagens. Veja algumas delas a seguir:

• Reduz de riscos: as minutas padronizadas já contarão com a matriz de riscos da empresa;
• Garante a compliance: as minutas também contarão com todas as regras aplicáveis àquele documento;
• Reduz retrabalho e gargalos operacionais: como todos os documentos necessariamente contarão com as informações obrigatórias, não é preciso responder à solicitação requerendo complementações;
• Agiliza a elaboração: o colaborador não precisa construir o conteúdo do zero, basta preencher rapidamente a um questionário simples e intuitivo a partir do qual a plataforma gera a versão final do arquivo;
• Reduz as chances de erros humanos: já que o questionário pode contar com integrações a bases de dados, internas e externas, para preenchimento consistente de informações;
• Mantém a flexibilidade: com o uso do editor, é possível garantir as adequações contextuais de documentos específicos.

Veja mais sobre essas e outras vantagens em: 7 razões para a sua empresa automatizar a elaboração de contratos

Automatização dos documentos mais simples aos mais complexos: conheça o netLex

A Revolução Digital veio para ficar e uma de suas principais bandeiras é a de reduzir a elaboração manual de documentos. Isso se explica na medida em que manter essa prática tradicional gera custos e riscos ao negócio.

Por isso, a automatização dos documentos, que utiliza o poder de processamento da tecnologia para reduzir a quantidade de trabalho humano envolvido na elaboração desses textos, tem ganhado cada vez mais espaço em empresas de todos os ramos do mercado.

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