A sobrecarga de demandas, o alto volume de contratos e a falta de automação e digitalização podem dificultar a organização e produtividade no jurídico. Além disso, o gerenciamento ineficiente de documentos pode causar uma lentidão na execução de tarefas, trazendo consequências como atrasos, erros e refações.
Mas como é possível reverter essa situação, trazer mais celeridade aos processos internos e otimizar o tempo do seu colaborador? Afinal, são tantas atividades que precisam ser executadas que pode ser difícil saber o que priorizar, não é mesmo?
Mas não se preocupe. Neste artigo, você vai conhecer um passo a passo de como realizar uma gestão eficiente no jurídico da sua empresa e melhorar a produtividade da sua equipe! Boa leitura!
Mas afinal, o que é produtividade?
Produtividade é um termo que se refere à eficácia na produção de algo. Ou seja, quanto menor for o tempo para finalizar uma demanda, mais produtivo é o sistema.
Na verdade, trata-se de ir além de simplesmente trabalhar duro e completar o máximo de tarefas possível. Estamos falando aqui de alcançar os resultados desejados eficientemente, otimizando o tempo, os recursos e a energia.
E o que significa ser produtivo?
Diferente do que se imagina, ser produtivo não é ter pressa para finalizar uma demanda e assim, pular para a próxima. Essa atitude pode, inclusive, ser altamente prejudicial, já que a pessoa pode se desgastar mais facilmente, tornando determinadas atividades rotineiras um fardo.
Otimizar o tempo significa estruturar uma quantidade de tarefas, de modo que elas possam ser realizadas em menos tempo, mas com qualidade. Nesse processo, há uma hierarquia de prioridades, disposição e disponibilidade.
Imagine um advogado corporativo responsável por revisar contratos comerciais. Se ele apenas focar em finalizar o maior número possível de documentos rapidamente, pode acabar cometendo erros que o levarão a retrabalho ou até mesmo problemas legais no futuro.
Uma abordagem produtiva, por outro lado, envolve organizar o fluxo de trabalho de forma estratégica. Ele pode, por exemplo:
- classificar contratos por nível de complexidade e urgência, priorizando aqueles que exigem mais análise criteriosa ou que possuem prazos mais curtos;
- utilizar modelos padronizados e tecnologia de automação, reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas, como revisão de cláusulas padrões;
- reservar períodos específicos do dia para análise profunda, evitando interrupções e aumentando a concentração para decisões mais assertivas;
- delegar ou dividir tarefas com a equipe, garantindo que cada contrato passe por uma revisão adequada sem sobrecarregar apenas uma pessoa.
Para isso, o planejamento é algo primordial, pois ele ajuda a definir o foco principal do trabalho. Assim, fica mais fácil enxergar o que deve ser feito primeiro e o que pode ser deixado para outro dia, sem que isso afete o resultado final.
5 dicas para aumentar a produtividade jurídica da sua empresa
Agora é hora de aplicar as principais técnicas de produtividade para aumentar a eficiência jurídica. Confira, a seguir, 5 dicas infalíveis que seu departamento jurídico pode colocar em prática.
1. Priorize demandas com uma matriz de urgência e importância
Em meio a tantas tarefas e responsabilidades na rotina de um advogado no departamento jurídico, surge a questão: “como realmente alcançar os objetivos com eficiência”? A resposta reside em uma habilidade fundamental: a definição de prioridades.
Mas priorizar não significa apenas escolher o que fazer primeiro. Trata-se de um processo estratégico de análise crítica das tarefas, compreender a importância e a urgência e ordená-las de forma lógica, focando naquilo que realmente o levará para mais perto dos seus objetivos.
Existem diversas técnicas que podem auxiliá-lo nesse processo, como o Kanban, a Matriz de Eisenhower e o Método ABC. Para visualizar melhor o que precisa ser feito:
- comece o dia listando todas as tarefas que você precisa executar;
- em seguida, analise cada uma individualmente, considerando a sua importância (o impacto que ela terá nos seus objetivos) e a sua urgência (o tempo que você dispõe para completá-la).
- atividades importantes e urgentes devem ser sua prioridade, porque elas têm grande impacto nos seus objetivos e precisam ser concluídas o mais rápido possível. Demandas importantes, mas que não são tão urgentes, podem ser agendadas para depois;
- por outro lado, as tarefas urgentes, mas de menor importância, geralmente podem ser delegadas ou adiadas. Já aquelas que não são importantes e nem urgentes podem ser eliminadas ou automatizadas.
Lembre-se: a priorização é um processo contínuo. Revise as suas prioridades regularmente e faça ajustes conforme for necessário. O importante é ter um plano claro e flexível que o guie na direção dos seus objetivos traçados.
2. Faça reuniões objetivas e evite excessos
Reuniões são essenciais para alinhar estratégias e garantir que todos no departamento jurídico estejam na mesma página. No entanto, encontros excessivos ou sem um propósito bem definido podem consumir tempo valioso e prejudicar a produtividade da equipe.
Para evitar isso, é fundamental que toda reunião tenha uma pauta clara, com objetivos bem estabelecidos e duração limitada. Dessa forma, os participantes conseguem se preparar com antecedência, trazendo insights mais direcionados e contribuindo para um debate mais eficiente.
Outro ponto relevante é definir responsáveis por cada ação discutida, garantindo que as decisões tomadas sejam efetivamente aplicadas. Com essas práticas, o departamento jurídico ganha tempo, reduz a sobrecarga de trabalho e melhora a qualidade da tomada de decisão.
3. Faça uma boa gestão de tempo
No ambiente dinâmico de um departamento jurídico, a organização e a boa gestão de tempo são determinantes para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho.
A capacidade de gerir as horas eficientemente viabiliza o cumprimento de prazos e também contribui para uma melhor qualidade do trabalho e um ambiente profissional mais saudável e equilibrado.
Também vale ressaltar que a organização e a gestão de tempo reduzem o estresse. Quando o trabalho é devidamente planejado e o tempo é gerido do jeito certo, há menos chance de sobrecarga de tarefas e de trabalho acumulado.
Como consequência, temos um ambiente mais tranquilo e controlado, onde é possível lidar com imprevistos e mudanças de planos de maneira mais serena.
Algumas ferramentas são boas pedidas para manter o controle sobre as atividades diárias, como:
- listas de tarefas;
- agendas;
- aplicativos de gestão de tempo.
4. Padronize documentos e processo
Criar templates e checklists para contratos, pareceres e outros documentos evita retrabalho e facilita a revisão, permitindo que a equipe se concentre em análises estratégicas em vez de tarefas operacionais repetitivas.
Os documentos que podem ser padronizados são:
- contratos comerciais: modelos predefinidos para prestação de serviços, fornecimento e parcerias;
- acordos de confidencialidade (NDA): documento essencial para proteger informações sensíveis;
- termos de uso e políticas de privacidade: evitam inconformidades legais e garantem transparência;
- pareceres jurídicos: estruturação de modelos facilita a análise e uniformiza a comunicação;
- procurações e declarações: reduzem tempo de elaboração e minimizam riscos de inconsistências;
- notificações extrajudiciais: modelos padronizados garantem clareza e eficácia nas comunicações.
5. Recorra à tecnologia no jurídico para aumentar a produtividade
A tecnologia também é uma aliada importante para aumentar a produtividade no trabalho. Podemos citar, por exemplo:
- os aplicativos de lista de tarefas (por exemplo, Todoist e Microsoft To Do), que possibilitam que você planeje e monitore as atividades diárias, garantindo que nenhuma tarefa importante seja esquecida;
- os softwares de gerenciamento de projetos, como Trello, Asana e Monday.com, que facilitam a coordenação de equipes, permitindo a divisão de tarefas, a definição de prazos e o acompanhamento do progresso em tempo real;
- ferramentas de comunicação, como Slack e Microsoft Teams, que agilizam a troca de informações e reduzem a necessidade de reuniões presenciais, economizando tempo e aumentando a eficiência. O mesmo vale para os de videoconferência, como Zoom e Google Meet, que também são indispensáveis para manter uma comunicação alinhada — especialmente em ambientes de trabalho remoto.
Com o aumento do volume de demandas, a complexidade regulatória e a necessidade de maior eficiência, as empresas buscam soluções que reduzam burocracias e otimizem fluxos de trabalho. Sendo assim, a automatização de processos nos departamentos jurídicos também deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade.
Ferramentas permitem que atividades repetitivas, como a gestão de contratos e a análise de documentos, sejam realizadas de forma rápida e precisa, liberando os profissionais para atuar de maneira mais estratégica. Isso reduz erros, melhora a organização e aumenta a produtividade, tornando o setor jurídico mais ágil e eficiente.
Mas diz aí, a burocracia e os processos manuais ainda são um obstáculo para a produtividade do seu time jurídico? Descubra como a automação pode otimizar impulsionar resultados. Conheça o netLex e leve inovação para o seu departamento jurídico!
