Como otimizar a Alavancagem Operacional do seu departamento Jurídico

A pressão por redução de custos e apresentação de resultados chegou ao Jurídico, mas poucos advogados estão preparados para enfrentá-la.

A excelência e o domínio do Direito não são mais critérios para distinguir entre profissionais de alta performance. O verdadeiro diferencial agora é buscar formas de profissionalizar a gestão no Jurídico, o que passa por compreender alguns conceitos de administração de pessoas e projetos. Um deles é o de “Alavancagem Operacional”.

Além da administração, os advogados aprendem muito com outras áreas do conhecimento. Saiba mais em:

Nesse texto, você terá uma visão geral do que é Alavancagem Operacional, como esse conceito se aplica ao departamento Jurídico e porque a melhor forma de implementá-lo na sua rotina é investindo em tecnologia.

O que é Alavancagem Operacional?

Em linhas gerais, alavancagem operacional é a relação entre os custos fixos e os variáveis em função da produção de uma empresa.

Custos fixos: aqueles que independem da quantidade de produtos elaborados. Incluem, por exemplo, o preço do aluguel do escritório, os salários dos colaboradores, a compra de máquinas e outros;
Custos variáveis: aqueles que dependem diretamente da quantidade de produtos elaborados ou comercializados. Incluem, por exemplo, despesas com matéria-prima, armazenamento, transporte e outros.

Um jeito fácil de identificar o que são custos fixos e o que são custos variáveis na sua rotina é fazer a seguinte pergunta: se nada fosse produzido no mês, aquela despesa ainda existiria? Em relação a salários, por exemplo, mesmo que nada fosse elaborado, esse valor ainda seria devido aos colaboradores. Então, trata-se de um custo fixo. Porém, no caso de gastos com frete, nada seria pago se nenhuma unidade fosse enviada. Por isso, esse é um custo variável.

Uma organização tem alta alavancagem operacional quanto os custos variáveis são relativamente baixos, de forma que o aumento das entregas só tem um efeito: a diluição dos custos fixos ao longo da produção.

Exemplo 1: a indústria da telefonia investe na infraestrutura de distribuição de sinal, o que é um considerável custo fixo. Porém, uma vez construídas as torres de transmissão, o custo variável pela inclusão de um novo acesso é baixo. Por tanto, é possível expandir a base de clientes sem aumentar as despesas, diluindo melhor os valores fixos. Assim, esse é um setor com alta alavancagem operacional.

Noutro giro, uma organização tem baixa alavancagem operacional quando, proporcionalmente, os custos variáveis são altos, e o aumento da produção leva ao incremento desses custos. Nesse caso, nem a diluição das despesas fixas vai ser suficiente para otimizar os gastos, porque se somam ainda os custos variáveis.

Exemplo 2: o varejo é um setor com baixa alavancagem operacional, em geral. Isso acontece porque, com o aumento dos itens vendidos, torna-se necessário expandir também a capacidade de estoque das unidades, incrementar as despesas com frete e até mesmo com a embalagem, por exemplo. Ou seja: o aumento da produção leva diretamente ao aumento dos custos variáveis, e a diluição dos gastos em geral não se opera com tanta eficiência.

É possível calcular a alavancagem com fórmulas e análises mais sofisticadas. Porém, para fins deste texto introdutório, é preciso entender somente que, em qualquer dos dois cenários, seja de baixa ou de alta alavancagem, investimentos em produtividade valem a pena para expandir as atividades e alcançar novos mercados.

E como é a alavancagem do setor Jurídico?

Entendendo a Alavancagem Operacional do setor Jurídico

O primeiro passo para entender a Alavancagem Operacional do Jurídico é identificar qual é o produto do setor. Depois, precisamos visualizar os custos variáveis e fixos e, por fim, verificar como eles se articulam com as entregas da área.

Os principais produtos do departamento Jurídico são:

As análises de contingências, risco e compliance;
Os contratos e documentos elaborados;
As consultas prestadas aos demais setores da empresa.

Pode-se incluir nessa linha os resultados da atuação de escritórios externos, que também entram na conta da área.

E como medir o custo desses produtos?

O fator mais relevante nessa conta são os salários dos advogados. Esse custo, em geral, é fixo na parte em que não depende da quantidade de entregas.

Os casos de custos variáveis surgem em cenários específicos, como a bonificação por meta atingida ou ainda com o pagamento de honorários aos escritórios externos. Essas despesas dependem das entregas e podem assumir formas e valores muito diversos a critério da empresa.

A articulação entre produto e custo é mais complexa no caso do departamento Jurídico. Isso porque o valor monetário das entregas é difícil de mensurar, embora o valor organizacional seja imenso. A melhor forma de analisar essa relação é, portanto, contrapondo custo por entrega.

Quando o custo fixo por entrega é baixo, a organização tem alta alavancagem. Noutro giro, se o custo fixo por entrega for alto, o setor tem baixa alavancagem. A melhor maneira de atingir o primeiro cenário é ou reduzindo custos ou aumentando a produtividade.

Qual é o desafio do setor Jurídico na otimização da alavancagem?

O principal desafio para otimização da alavancagem operacional do departamento Jurídico é a dependência de trabalho manual e burocrático.

Algumas das características da rotina na maior parte dos departamentos legais são:

Demandas recebidas de forma desorganizada e às vezes até em mais de um meio, como e-mail, whatsapp, telefone, pessoalmente etc.
Análise manual e individual de cada solicitação, mesmo nos casos de pedidos recorrentes;
Falta de registro sobre negociações com clientes e do histórico de informações societárias;
Falta de visibilidade sobre as obrigações a serem geridas em contratos;
Falta de dados referentes aos documentos ou às operações para tomada de decisões.

Todos esses fatores geram baixa produtividade. Na equação entre custos e entrega, isso prejudica a alavancagem operacional do departamento Jurídico.

Reverter esse cenário, conciliando a sustentabilidade da empresa com a satisfação do time, passa por investir em soluções tecnológicas.

Como melhorar a Alavancagem Operacional do Jurídico?

Se a Alavancagem operacional é a forma como custos fixos e variáveis se articulam em função da produção, melhorar esse fator passa por intervir nesses parâmetros.

A tecnologia é um custo fixo que provoca grande aumento de produtividade e, numa dimensão organizacional, também gera a redução geral de despesas. Por isso, tem sido a saída encontrada por muitos gestores de departamentos Jurídicos para gerar resultados sem precisar pressionar seus colaboradores para aumentar a velocidade das entregas.

Como já dizia o ex-CEO da Intel, Andrew S. Grove, em seu livro "Gestão de Alta Performance":

"A Automação é uma maneira de melhorar a alavancagem de todos os tipos de trabalho. Com a ajuda de máquinas, os seres humanos podem gerar mais output."

A principal vantagem da automatização é suprimir a parte manual e burocrática do trabalho. Isso permite que os advogados direcionem seus focos para atividades intelectuais que geram mais valor para a companhia. Outros benefícios da tecnologia incluem:

Redução de riscos de erros e violação às políticas da empresa;
Aumento da velocidade das atividades, cuja parte manual é deixada a cargo dos softwares;
Padronização dos documentos, garantindo a utilização das versões mais atualizadas e completas;
Extração automática de dados diretamente dos documentos para geração de inteligência
Criação de histórico de comunicações e de versões dos documentos, para fins de auditoria e compliance;

Saiba em detalhes como funciona a automatização de documentos no texto: Automatização de documentos: entenda o que é, como funciona e quais as vantagens

Esses benefícios se traduzem na otimização na rotina dos profissionais do Direito. É o que aponta a pesquisa da Thomson Reuters, segundo a qual a automatização economizou 82% do tempo dos advogados.

Invista em tecnologia para aumentar a alavancagem operacional do setor Jurídico

Como você viu neste texto, o departamento Jurídico tem sido cada vez mais chamado a reduzir custos e aumentar a produtividade. Nesse contexto, os gestores precisam dominar conceitos importantes de administração que os auxiliam a tomar as decisões necessárias.

A lógica de Alavancagem Operacional é útil na medida em que estabelece a relação entre custos fixos e variáveis em função da produção do setor. Transpondo esses parâmetros para o contexto dos advogados, identificamos que, ante custos fixos como salários, um aumento de entrega de análises, documentos e consultas poderia melhorar e muito a alavancagem do setor.

É frequente, no entanto, que a única forma de incrementar as entregas do departamento pareça ser ou contratar mais colaboradores ou pressionar os que já estão ali por resultados mais rápidos. Nem sempre a primeira opção está disponível e a segunda certamente causa grandes prejuízos a todos os envolvidos.

A melhor forma de incrementar a produtividade do setor jurídico é, nesse cenário, investir em tecnologia. A automatização é uma espécie de custo fixo que promove o aumento das entregas e gera economia em outras despesas, mantendo a qualidade do serviço e a satisfação dos colaboradores. Isso tudo, ao final, otimiza a alavancagem operacional da área.

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