A gestão de contratos de trabalho é uma daquelas atividades que, mesmo com a recente onda de digitalização, mudou pouco nos últimos anos. Ainda é muito dependente de arquivos físicos, documentos padrão difíceis de alterar e encontros presenciais para assinatura.

Porém, com os avanços da tecnologia, essas práticas acabaram se tornando burocracias desnecessárias, que reduzem o tempo que o seu time de Recursos Humanos (RH) tem para se dedicar a uma outra atividade vital para a empresa: a localização e retenção de talentos.

Para encontrar bons profissionais, qualificados e alinhados à cultura companhia, mantê-los engajados com o restante do time e motivados para a realização de suas funções, o RH precisa dedicar atenção constante não só às mudanças do mercado de trabalho, mas também às percepções e aspirações sutis e contextuais de cada colaborador.

Desempenhar essa função fica mais complicado quando a etapa de formalização e gestão dos contratos de trabalho gera dores como demora na contratação e dificuldade na administração de documentos. Para agravar esse cenário, quanto mais a empresa cresce, mais esses desafios se intensificam.

Neste texto você vai entender os principais entraves da gestão de contratos de trabalho e vai identificar como otimizar a atuação do seu time de RH com a ajuda de um bom software de CLM, como o netLex.

Principais dores na gestão de contratos de trabalho

Um processo de contratação se torna lento por motivos como:

• Dificuldade na localização da minuta mais atualizada do contrato e do termo de confidencialidade;
• Dúvida sobre a possibilidade de inclusão de uma condição negociada com o candidato;
• Complexidade na etapa de assinatura, já que é preciso imprimir cópias físicas e enviar para cada uma dos responsáveis pelo documento;

Esse ponto pode ser fatal na busca pelos profissionais mais qualificados que, em média, permanecem no mercado de trabalho por apenas 10 dias. Durante o tempo que a sua empresa perde para formalizar o contrato, um concorrente pode apresentar uma proposta melhor e você precisa voltar à estaca zero.

Além disso, essa demora gera uma péssima experiência para o recrutado, com o risco de a oferta ser recusada sob a impressão de que aquela é uma companhia burocrática e pouco eficiente.

Porém, mesmo com o documento assinado, ainda podem surgir outros entraves na gestão, como a:

• Complexidade e custos da organização de arquivos físicos para guardar os documentos assinados;
• Dificuldade em identificar quais documentos precisam ser atualizados quando se modifica alguma cláusula padrão;
• Dificuldade na extração manual de dados, como informações sobre o pagamento pelo setor financeiro;

Veja essas e outras ineficiências comuns na gestão de documentos em: Top 6 ineficiências mais comuns na gestão de contratos e como resolvê-las.

O segredo para conciliar a gestão dos contratos de trabalho e a prospecção de candidatos é otimizar ao máximo cada etapa do ciclo de vida desses documentos. Isso elimina todas as ineficiências mencionadas acima e deixa o time de RH livre para localizar e contratar os melhores profissionais para a sua empresa. Contar com a tecnologia é um grande diferencial para alcançar esses resultados.

Tecnologia para enfrentar os desafios da gestão de contratos de trabalho

A proposta do Contract Lifecycle Management - CLM, ou gestão do ciclo de vida dos contratos, em português, é adotar uma visão integral das etapas envolvidas na formação de um contrato. Isso inclui desde a elaboração, passando pela negociação, revisão e assinatura do documento, até a gestão e extração de dados para geração de inteligência.

Dentre as vantagens dessa abordagem está a percepção dos acordos como instrumentos que têm impactos sobre as mais diversas atividades da empresa.

Saiba mais sobre o conceito de Contract Lifecycle Management em: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa

Um contrato de trabalho, por exemplo, é essencial não só para o time de RH no processo de alinhamento de expectativas, mas também para o departamento financeiro, que coordena o pagamento de vencimentos e outros bônus, e para o Jurídico, especialmente em caso de litígio. Trata-se, portanto, de um instrumento que precisa ser gerido com eficiência e ampla visibilidade.

A melhor forma de potencializar essa administração é recorrendo a softwares que permitem a automatização de documentos e fluxos de trabalho, como o netLex.

1. Elaboração, revisão e assinatura

Na hora de formalizar o contrato de trabalho, sua empresa precisa garantir alguns pontos essenciais:

• Regularidade e governança: a minuta utilizada precisa ter a versão mais atualizada de todas as cláusulas necessárias do ponto de vista jurídico e institucional.
• Flexibilidade e segurança jurídica: é possível que a negociação tenha envolvido alguma condição específica que precisa constar do contrato. É necessário garantir ao departamento de RH a flexibilidade para incluir essa disposição e estruturar um fluxo de revisão para que o Jurídico possa verificar a regularidade daquela modificação;
• Agilidade e eficiência: o processo de contratação precisa ser rápido, para melhorar a experiência do candidato e fazer o máximo para assegurar a adição daquele talento à equipe;

Conciliar todos esses aspectos é possível a partir da utilização de um software que automatiza as etapas de elaboração, negociação, revisão e assinatura de contratos. Com o netLex você pode assegurar:

• Padronização: sua empresa garante a utilização da minuta correta para cada tipo de vínculo, observando sempre as versões mais atualizadas dos documentos;
• Elaboração instantânea: é possível formular contratos em segundos por meio de um questionário simples e intuitivo, enviando o resultado final automaticamente para análise do candidato;
• Flexibilidade e controle de alterações: dê aos integrantes do departamento de RH o poder de modificar cláusulas conforme a proposta, e, em seguida, encaminhe o documento automaticamente para conferência do Jurídico;
• Assinatura eletrônica: envie o documento para assinatura com um clique a partir de integrações nativas com os principais provedores do mercado;

Se você ainda não sabe como funciona a automatização de documentos, leia mais em: Automatização de documentos: entenda o que é, como funciona e quais as vantagens

Ao automatizar a formalização do contrato de trabalho, sua empresa aproveita a janela de oportunidade daquele recrutamento e gera uma excelente experiência para o candidato. Isso sem contar toda a praticidade da gestão de documentos digitais.

2. Gestão digital dos contratos de trabalho

A assinatura não encerra o ciclo de vida dos contratos de trabalho.

Ainda é preciso assegurar que as informações contidas nesses documentos sejam repassadas a diversos setores da empresa, como é o caso do financeiro para os pagamentos e bonificações. Alguns dos dados que constam deste documento, inclusive, podem ser considerados sensíveis, como eventual identificação racial ou opção por filiação a sindicato, demandando proteção específica.

Além das informações, também é necessário garantir que quaisquer atualizações nos termos padrão sejam aplicadas a todos os colaboradores. Eventuais alterações na relação de trabalho, como promoções ou ainda desligamentos, também devem ser registradas de forma simples e eficiente.

Nesse sentido, algumas das vantagens de um software de administração de documentos, como o netLex, incluem:

• Arquivamento automático dos documentos: os contratos e seus aditivos são registrados automaticamente na plataforma, inclusive todas as versões até a definitiva. Isso dispensa arquivos físicos e todos os custos e riscos correlatos.
• Controle de acesso e segurança da informação: fixe níveis de autorização para visualizar os documentos, garantindo a proteção dos dados sensíveis;
• Atualização simplificada: identifique todos os contratos feitos a partir de uma determinada minuta e inicie fluxos de atualização diretamente na plataforma;
• Integração com outras bases de dados: extraia dados para geração de inteligência e integração com outros softwares de gestão de pessoal;

Assim, a gestão dos contratos de trabalho pode ser estruturada de forma simples e segura, garantindo a fluidez das operações da sua empresa.

Corte custos e retenha os talentos da sua empresa com uma boa gestão de contratos

O departamento de recursos humanos precisa desempenhar duas atividades essenciais para o bom funcionamento da empresa.

A primeira delas é a formalização e gestão eficiente dos contratos de trabalho, para garantir a regularidade dos vínculos firmados com os colaboradores. A segunda é a localização e retenção de talentos, que requer atenção constante e individualizada para a situação de cada funcionário.

Conciliar com sucesso essas duas funções depende da otimização de todas as etapas do ciclo de vida dos contratos de trabalho, desde a elaboração até a administração após assinatura. Isso é possível com o uso de softwares como o netLex, que colocam todo o poder da tecnologia à serviço da sua empresa.

Para ver na prática quais as vantagens que o netLex pode gerar para as suas operações, entre em contato com nossos especialistas agora!