Automatização de contratos: a estratégia que acelera seu ciclo de vendas

Já não é mais segredo para ninguém: o ciclo de vendas B2B está cada vez mais complexo.

A jornada do cliente não é mais a mesma, o cenário econômico e digital também não. Isso tudo demanda dos vendedores habilidades muito diferenciadas e, em meio a todas essas mudanças, uma constatação parece inescapável:

Não dá mais para perder tempo com tarefas operacionais.

Apesar disso, pelo menos 70% do tempo dos vendedores ainda é desperdiçado com esse tipo de atividade. Diversas dessas tarefas, especialmente as que envolvem a elaboração de contratos, poderiam ser agilizadas ou até mesmo eliminadas a partir da automatização de documentos.

Neste texto você vai se aprofundar em alguns elementos centrais que levaram à mudança do mercado B2B. Além disso, vai compreender também o uso de ferramentas tecnológicas que te ajudam a melhorar seus processos internos, liberando seu time para focar no que realmente importa: fechar negócios.

O que mudou no mercado B2B?

No contexto da internet, a jornada do cliente começa muito antes, e vai muito além, do contato com o vendedor.

Segundo a consultoria Gartner, somente 17% do tempo total do lead é gasto conversando diretamente com fornecedores. O restante do tempo envolve atividades como pesquisa online (27%), benchmarks (22%), pesquisa offline (18%). O representante de vendas, nesse contexto, precisa funcionar como um “Ativador de informação”, construindo a ponte entre a dor do cliente e a solução que a sua empresa pode oferecer. Divisão do tempo dos compradores por atividade (2) Ainda de acordo com a pesquisa, o tradicional “funil de vendas” se tornou um verdadeiro emaranhado de interações, com 77% dos compradores experienciando processos muito mais complexos e difíceis do que antes.

Nesse contexto difícil, interagir com o cliente de forma significativa demanda muito tempo, atenção e capacitação do time de Vendas.

Por que fazer gestão de contratos digitais?

Com tantos possíveis pontos de fricção, o foco da gestão precisa ter um objetivo:

simplificar os processos de vendas, eliminando fontes dispensáveis de atrito.

Diversas dessas fontes aparecem com frequência ao longo do ciclo de vida dos contratos, como por exemplo:

Erros na elaboração dos documentos, prejudicando o andamento da conclusão do negócio e dando uma impressão ruim para o cliente;
Demora na aprovação dos pontos negociados, que podem acarretar a perda do timing do contrato;
Falta de visibilidade sobre o status do documento, gerando ansiedade e complicando a relação do time de Vendas com as outras áreas da empresa;
Desestruturação das obrigações dos contratos, dificultando na hora de promover reajustes e propor X-sells ou Cross-Sells.

Não é atoa que, segundo a McKinsey, 66% das empresas líderes de mercado querem “investir em tecnologias avançadas para Vendas”. Para completar, 72% das empresas que atuam no mercado B2B planejam aumentar os seus gastos com tecnologias digitais em 2023.

Perceba que esses são pontos que não são facilmente resolvzidos em um software de CRM. Por isso, é preciso ir além, buscando uma ferramenta mais específica que seja capaz de gerir o ciclo de vida dos seus contratos.

O que é automatização de contratos e workflows

Segundo o nosso Glossário, automatização de documentos é:

Automatização de documentos:

O processo de elaboração de arquivos com pouca ou nenhuma intervenção humana. Para isso, é preciso identificar as variáveis, que são todas as informações que podem mudar a depender do caso concreto. Preenchidos estes dados pela máquina ou pelo usuário, o sistema gera o documento automaticamente.

Noutro giro, automatizar workflows é:

Automatização de workflows:

Usar tecnologia para reduzir ou eliminar o grau de intervenção humana na sequência de etapas necessárias para desempenhar uma determinada atividade na empresa. Na prática, isso agrega agilidade e reduz a chance de erro na transição entre tarefas.

Para entender melhor esses conceitos, nada melhor que exemplos práticos, certo? Veja agora um comparativo do cenário com e sem automatização na rotina de vendas:

Para preencher os dados do contrato

Sem automatização: você precisa escolher entre diversos modelos confusos e preencher o selecionado a mão;
Com automatização: você pode eliminar esse trabalho e puxar automaticamente essas informações do seu sistema de CRM.

Para negociar as cláusulas

Sem automatização: enviar a minuta do contrato por email, receber a versão com correções, ficar procurando as alterações feitas (se não vier com marcação). Aqui, você corre o risco de deixar algo importante passar, ou até de se perder entre tantas trocas de email.
Com automatização: você envia a minuta do contrato direto pela plataforma, confere todas as alterações feitas e aprova uma a uma. Depois, é só partir para assinatura!

Para incluir variações de condições ou preço

Sem automatização: você precisa decorar as hipóteses nas quais você pode apresentar determinada proposta ou oferecer uma condição específica.
Com automatização: o contrato é todo construído a partir das diretrizes pré-programadas, tudo o que você precisa fazer é responder algumas perguntas simples para direcionar o sistema.

Para enviar o contrato para aprovação

Sem automatização: você precisa enviar o documento por email pedindo a avaliação do Jurídico ou de compliance, por exemplo.
Com automatização: o sistema envia o arquivo automaticamente para você, e ainda te mostra qual é a pessoa ou setores responsáveis, assim como qual é o seu prazo de resposta.

Entenda outras vantagens da automatização para o setor de vendas em:

O impacto de todos os benefícios trazidos pelo uso de automatização no ciclo de vida dos contratos já foi mensurado pela consultoria Aberdeen. Eles concluíram que esse tipo de tecnologia acelera em até 24% o ciclo de vendas de uma grande empresa!

Como construir uma estratégia de automatização de contratos?

Se você também quer reduzir a carga de trabalho operacional do seu time de vendas, precisa construir uma estratégia que traga as vantagens da automatização para a sua rotina.

A Take Blip e o Isaac são duas empresas que construíram uma estratégia de automatização de contratos sólida, trazendo muitos benefícios não só para Vendas, mas também para o Jurídico e outras áreas da empresa. Entenda mais sobre esses casos de sucesso em:

Para te ajudar a construir a sua própria estratégia digital, separamos algumas dicas:

1. Identifique quais são as principais dores dos seus vendedores quando o assunto é elaboração, aprovação e assinatura de contratos;

2. Engaje as outras áreas envolvidas no processo, como o Jurídico, Compliance e Financeiro, explicando para elas as suas dores atuais, colocando-os por dentro das necessidades do negócio e da busca por soluções. Como contratos são instrumentos que também fazem parte da rotina desses setores, é possível que uma solução que atenda Vendas também tenha impacto positivo sobre outros stakeholders.

3. Identifique as integrações necessárias, para evitar trabalho manual transferindo dados de um software para o outro. É possível, por exemplo, buscar um software de gestão de contratos que integre com seu CRM para transportar, automaticamente, informações dos leads para as propostas e contratos.

4. Comece a busca por soluções no mercado, acionando, se necessário, seu time de Suprimentos e TI, e localizando possíveis casos de sucesso e empresas dispostas a fazer benchmarks.

É essencial contar com um fornecedor parceiro que ajude o seu time de Vendas a passar por todas essas etapas e gerar valor ao final. Por isso, você precisa conhecer o netLex!

O netLex é a startup líder em Open Innovation no Brasil pelo segundo ano consecutivo. Nós desenvolvemos um software de gestão de contratos que traz toda a praticidade da automatização para a rotina da sua equipe. Além disso, o sistema também conta com integração nativa com o Salesforce, para fazer seus dados fluirem com mais agilidade e consistência.

Para entender como trazer todo o poder da tecnologia para acelerar o seu ciclo de vendas, entre em contato com nossos especialistas!