No cenário corporativo atual, o programa de compliance contratual vem ganhando cada vez mais destaque. Trata-se do cumprimento de leis, regulamentos internos e externos, políticas e padrões que uma empresa deve seguir em suas atividades.
Quando falamos em gestão de contratos, essa abordagem se mostra indispensável para garantir que todas as partes envolvidas em uma negociação, ou parceria, cumpram integralmente as obrigações e regras do contrato.
Para entender melhor a importância da compliance contratual e como ela pode beneficiar a empresa, continue a leitura!
O que significa compliance contratual?
Compliance contratual é uma área específica do compliance jurídico focada em garantir que todos os contratos empresariais estejam em conformidade com as leis, os regulamentos e os padrões éticos aplicáveis.
Na prática, isso envolve desde a inclusão de cláusulas específicas nos contratos até a implementação e o monitoramento dos processos contratuais para assegurar que cada acordo firmado pela empresa atenda às exigências legais.
Quais são os benefícios da compliance nos contratos?
A implementação do programa de compliance na gestão de contratos oferece benefícios estratégicos para as empresas. Veja mais a seguir.
Redução dos riscos jurídicos
Seguir completamente as regras e regulamentos vigentes evita penalidades e multas, e reduz o risco de disputas legais demoradas e dispendiosas relacionadas aos contratos.
Otimização de processos internos
A implementação de procedimentos padronizados em cada fase, desde a negociação até a execução, contribui para a eficiência operacional e economiza tempo e recursos.
Vantagem competitiva
O índice de conformidade impacta diretamente a credibilidade e a estabilidade da empresa no mercado. A confiança estabelecida junto a investidores, parceiros comerciais e stakeholders se transforma em uma vantagem competitiva significativa. Além disso, as empresas que têm bons padrões éticos e legais conseguem atrair talentos de alta qualidade.
Quem são os responsáveis pela compliance na gestão de contratos?
A responsabilização pela compliance contratual é dividida entre várias funções e departamentos da empresa, cada um cumprindo seu papel para garantir que os contratos sejam negociados, gerenciados e executados de forma ética, legal e eficaz. Veja, a seguir, os principais responsáveis por esse programa de conformidade em uma organização:
- diretores e executivos — definem as políticas e estratégias gerais de conformidade da empresa;
- departamento jurídico — importante para a interpretação de leis e regulamentos aplicáveis aos contratos;
- gerentes de contratos — são responsáveis pela gestão direta dos contratos, durante todo o ciclo de vida;
- equipe de finanças e contabilidade — garantem que os aspectos financeiros dos contratos, como pagamentos e cláusulas de penalidade, estejam conforme os regulamentos financeiros vigentes;
- auditores internos e externos — realizam auditorias regulares para garantir que os contratos e as práticas de compliance sejam seguidos.
Quais são as boas práticas de compliance contratual?
É preciso implantar algumas ações para alcançar uma gestão eficaz de contratos. Aqui estão algumas dicas com boas práticas a serem adotadas na compliance contratual.
Determinar fluxos de trabalho claros
Padronizar as etapas de criação, revisão e aprovação de contratos é fundamental para garantir a consistência e a eficiência no processo contratual. Isso inclui definir as responsabilidades para todas as fases do contrato, garantindo que as partes envolvidas realmente entendam suas atribuições.
Capacitar a equipe
A capacitação dos funcionários em relação à política de compliance e gestão de contratos é indispensável para promover uma cultura organizacional em que as práticas de negócios são alinhadas com os padrões éticos e legais da empresa.
Além disso, os treinamentos constantes aprimoram a percepção das diretrizes e preparam os funcionários para reconhecer as irregularidades nos documentos.
Realizar auditorias regulares
A condução periódica de auditorias é fundamental para verificar se os regulamentos e procedimentos relevantes estão sendo implementados e cumpridos. Com isso, a empresa pode ajustar suas políticas e procedimentos e monitorar de perto as práticas de conformidade.
Utilizar sistemas de gestão de contratos
A implementação de sistemas de gestão de contratos facilita o acesso rápido e o controle das informações contratuais. Além de centralizar os documentos contratuais, esses sistemas também automatizam a criação de arquivos, seus fluxos de aprovação e gestão.
Como a compliance se aplica em cada fase do contrato?
Um programa de compliance contratual é dividido em duas etapas principais: pré-contratual e contratual. Detalharemos cada uma delas a seguir.
Fase pré-contratual
Na fase pré-contratual, o foco é garantir que tudo esteja em ordem antes da formalização do contrato. Isso envolve algumas ações que estão descritas abaixo.
Due diligence
As partes envolvidas são examinadas extensivamente para averiguar suas práticas comerciais, os padrões éticos e o compromisso com políticas de conformidade.
Análise de riscos
Uma avaliação minuciosa dos riscos legais e comerciais envolvidos no contrato permite que a empresa utilize medidas preventivas adequadas, como a inclusão de cláusulas de compliance e a realização de ajustes nas negociações.
Preparação para as negociações
As táticas de negociação, que incluem fatores legais e de conformidade, garantem que os termos contratuais estejam alinhados com os princípios morais da empresa e com as regulamentações aplicáveis.
Fase contratual
Após a assinatura do contrato, começa a fase contratual, em que as cláusulas pactuadas são implementadas e mantidas sob constante observação. Nessa etapa, a compliance se concentra em algumas práticas.
Cumprimento das cláusulas
É preciso assegurar que todas as partes cumpram suas obrigações conforme estipulado no contrato, como a entrega de produtos ou serviços, o pagamento de valores acordados, entre outros compromissos.
Monitoramento da execução
O acompanhamento constante da execução do contrato garante que todas as condições sejam cumpridas nos prazos estabelecidos.
Auditorias periódicas
A realização de verificações regulares identifica desvios na execução do contrato, permitindo a correção dessas falhas antes que se transformem em problemas maiores para os envolvidos.
Alterações contratuais
Ao longo da vigência, é importante revisar e ajustar os termos contratuais para refletir novas leis, novos regulamentos ou mudanças nas condições do negócio. Isso evita complicações jurídicas e garante que o contrato continue conforme os objetivos e as necessidades da empresa.
Um relacionamento comercial saudável depende do cumprimento dos contratos. Nesse sentido, a compliance contratual assegura que as empresas estabeleçam procedimentos sólidos para garantir que todas as partes estejam cumprindo com suas obrigações e responsabilidades.
Desse modo, as organizações que adotam essa estratégia conseguem se proteger contra potenciais efeitos negativos e se estabelecem como líderes éticos e confiáveis nas suas áreas de atuação.
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