Alta performance: gestão de contratos de Franquia com o netLex

Um grande passo na expansão de qualquer empresa é a decisão de abrir franquias.

Só no Brasil, o setor registrou um faturamento de R$185 bilhões em 2021, superando em larga medida os patamares de receita apurados antes da pandemia de COVID-19. Para 2022, a Associação Brasileira de Franchising projeta aumento de:

• 9% do faturamento, ultrapassando o valor de R$200 bilhões;
• 5% das redes de franquias, superando a marca de 3 mil empresas Franqueadoras;
• 7% das unidades Franqueadas, alcançando 183 mil unidades;
• 5% do número de empregos gerados, para perto de 1,5 milhão de postos.

Noutro lado, adquirir uma Franquia também é atrativo para quem busca empreender ou investir.

Dados coletados pelo SEBRAE apontam que 23 em cada 100 empresas não-Franqueadas encerram suas atividades em até dois anos após a abertura. No caso das empresas Franqueadas, apenas 5 em cada 100 têm esse mesmo destino. Esse diferencial se justifica na medida em que as segundas contam com toda a estabilidade, apoio e experiência da Franqueadora, seguindo apenas práticas de gestão já bem estruturadas.

Em linhas gerais, um contrato de Franquia empresarial é aquele por meio do qual uma empresa, a Franqueadora, autoriza outra, a Franqueada, a usar sua marca e outros bens de sua propriedade intelectual em um determinado espaço geográfico, em troca de uma remuneração calculada com base em parâmetros previamente acordados.

Há, então, duas partes principais nessa transação, que assumem essencialmente as seguintes obrigações:

É importante ressaltar, no entanto, que muito além da marca, o contrato de Franquia envolve também a cessão dos direitos de:

• Uso de métodos e sistemas de implantação e administração do negócio;
• Uso de sistema operacional desenvolvido ou detido pela Franqueadora;
• Produção ou distribuição exclusiva ou não exclusiva de produtos ou serviços;

A estruturação de uma Franquia passa pela articulação de pelo menos três contratos coligados. Veja mais sobre cada um deles abaixo:

Os três documentos que estruturam uma franquia

Para estruturar uma franquia, em geral são necessários três instrumentos:

• Circular de oferta de Franquia (COF)
• Contrato de pré-franquia
• Contrato de franquia

Cada um desses documentos demanda uma gestão atenta e específica.

Do contrário, diversos riscos podem ameaçar o sucesso não só da empresa Franqueada, mas também a posição da própria companhia Franqueadora no mercado. Esses possíveis efeitos adversos incluem desde responsabilidade civil por danos causados até a depreciação da marca e do nome da Franqueada no mercado.

Uma das técnicas de gerenciamento mais eficientes para afastar riscos como esses é o Contract Lifecycle Management - CLM, ou Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos. A premissa dessa abordagem é administrar os documentos desde o momento de solicitação, passando pela elaboração, revisão e conclusão, até o cumprimento.

Somada à tecnologia, como no caso das plataformas de CLM, essa proposta permite:

• Centralização de todas as etapas do ciclo de vida de um documento em ambiente digital e seguro;
• Registro integral de todas as versões dos instrumentos, assim como das comunicações entre as partes e de outras informações relevantes;
• Gestão dos documentos em dashboards simplificados;
• Geração de inteligência, com extração de dados diretamente dos documentos ou ainda por meio de integrações com outros softwares. 

Entenda mais sobre essas e outras vantagens no artigo: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar sua empresa.

Se você já conhece o CLM, veja agora como gerir cada um dos três instrumentos que estruturam uma Franquia:

1. Circular de Oferta de Franquia (COF)

A importante decisão de adquirir uma Franquia precisa ser tomada com base em informações completas, atualizadas e fidedignas.

Por isso, a legislação brasileira criou para a empresa Franqueadora o dever de emitir a Circular de Oferta de Franquia, documento que deve seguir todas as especificações indicadas pela Lei nº 13.966/2019.

A norma indica pelo menos vinte e três pontos que precisam ser contemplados na COF. A ausência ou incorreção de qualquer uma dessas informações pode prejudicar a empresa Franqueada e dar causa para responsabilidade civil da empresa Franqueadora.

Então, é essencial que todas as COFs sejam emitidas a partir de um modelo atualizado.

Gerindo uma Circular de Oferta de Franquia

A melhor forma de assegurar a realização desse objetivo é automatizando a elaboração e gestão da COF. Isso está ao alcance das empresas Franqueadoras que utilizam softwares de CLM, com os quais garantem:

• Criação de um modelo com controle de alterações: é possível criar um modelo a ser utilizado para elaboração de todas as COFs, controlando o poder de alteração de seu conteúdo e estipulando os dados que não poderão ser modificados e aqueles que podem ser variáveis
• Inclusão de informações variáveis: pode se dar a partir de questionários intuitivos ou a partir de bases de dados disponíveis em outros sistemas com os quais seja possível a integração;

Uma vez emitida a COF, seguindo todos os parâmetros legais, o futuro Franqueado pode firmar um contrato de pré-franquia.

2. Contrato de pré-franquia

O contrato de pré-Franquia é um tipo de contrato preliminar, no qual os potenciais Franqueadores e Franqueados se comprometem a firmar, no futuro, o acordo de Franquia. Seu objetivo é estruturar os direitos e deveres das partes antes da unidade Franqueada começar a operar.

Esse não é um passo obrigatório, mas é frequente na prática negocial. São duas as principais vantagens desse instrumento:

• Dá às partes o direito de exigir que a outra celebre o contrato definitivo, salvo nos casos em que se tenha pactuado o direito de arrependimento;
• Pode estruturar obrigações que envolvem a criação de estruturas básicas para que a transação futura seja bem sucedida.

Algumas dessas estruturas envolvem, por exemplo, que:

• O franqueado constitua a Pessoa Jurídica que vai receber a cessão dos direitos autorais, de distribuição e produção;
• O franqueado encontre, alugue e prepare um espaço físico adequado para a implantação da unidade e de acordo com as instruções da Franqueadora;
• O franqueado mobilize uma equipe de funcionários para início das atividades;
• A Franqueadora ofereça e o franqueado participe de treinamentos e capacitações;
  
  

Gerindo um contrato de pré-franquia

Um contrato de pré-franquia, como todo contrato preliminar, precisa conter os elementos essenciais do acordo principal. Porém, também é necessário que disponha de todas as particularidades que envolvem a preparação das partes para que a transação futura seja bem sucedida.

Assim como a COF, esse é um documento cuja elaboração e administração podem ser aprimoradas quando conduzidas por meio de uma plataforma de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos.

Novamente, se aplicam nesse caso as vantagens de estruturação de modelos padrão com controle de modificações, além da possibilidade de inclusão de informações variáveis por meio de questionários intuitivos e de integração com bases de dados de outros sistemas.

Alguns outros pontos interessantes são:

• Possibilidade de comunicação com a parte contratada pela plataforma, com registro integral de todas as informações trocadas;
• Criação de alertas para acompanhamento do prazo de vigência;
• Gestão do cumprimento das obrigações firmadas em dashboard simplificado; 
• Extração de dados para relatórios;

Seguindo adiante, em geral após o contrato de pré-Franquia as partes assinam o contrato principal.

3. Contrato de franquia

O principal instrumento que orienta a relação jurídica entre Franqueadora e Franqueada é, efetivamente, o contrato de Franquia.

Alguns dos pontos mais relevantes que precisam ser objeto de definição expressa são:

• Remuneração: pode ser no formato indireto, via royalties pelo uso da marca e da tecnologia pela Franqueada; ou direta, com um percentual sobre o resultado da comercialização dos produtos ou serviços no mercado;
• Aprendizado constante: Orientações para gestão e transferência de tecnologia, com capacitação permanente;
• Parâmetros de fiscalização da Franqueada: para garantir a observância de controles de qualidade do serviço ou produto oferecido, segurança do trabalho e outros critérios importantes;
• Condições de limitação de concorrência: para proteger as expectativas de retorno do investimento da Franqueada, inclusive no que tange à abrangência territorial da exclusividade e penalidades para o caso de descumprimento;
• Regras de saída: muito frequentes, elas limitam a atuação da Franqueada no mesmo local ou setor da Franquia por determinado período de tempo em caso de rescisão do contrato;

É importante observar que uma Franqueada pouco alinhada às diretrizes gerais da Franqueadora pode colocar a qualidade do produto ou serviço, sem contar a reputação da marca em risco. Noutro giro, uma Franqueadora que não cumpra seus deveres de treinamento e transferência de know-how pode acabar prejudicando a eficiência da Franquia como um todo.

Portanto, esse é um acordo cuja execução também precisa ser acompanhada com atenção para assegurar que todas as obrigações sejam estritamente cumpridas.

Gerindo um contrato de franquia

Recapitulando, todas as vantagens de um software de gestão de contratos para a COF ou para o contrato de pré-Franquia se aplicam também ao contrato principal. Vejamos:

• Elaboração automatizada: é possível estruturar um modelo a partir do qual todos os contratos de Franquia poderão ser elaborados.
• Flexibilidade para inclusão de informações variáveis: particularidades de acordos específicos podem ser incluídas via questionários intuitivos ou ainda a partir de integrações com bases de dados de outros sistemas;
• Registro integral do histórico do documento: todas as versões negociadas, assim como todas as comunicações trocadas pela plataforma são integral e automaticamente registradas;
• Alertas de prazos: criação de alertas para notificar as partes a respeito de prazos de vigência ou para o desempenho de alguma obrigação contratual específica, como fazer uma vistoria ou prestação de contas;
• Gestão do cumprimento: administração do cumprimento das obrigações, controles de qualidade, parâmetros de segurança e outros critérios importantes via dashboards simplificados;

Uma plataforma de CLM agrega esse e muitos outros ganhos ao gerenciamento de contratos de Franquia.

Bônus: gestão integrada 

Uma das grandes vantagens de gerir todos os documentos que estruturam a Franquia em uma única plataforma é a possibilidade de extrair e cruzar dados importantes.

É o caso, por exemplo, dos dados que, por força de lei, devem ser divulgados na COF, como quantos contratos de Franquia existem atualmente e quais as suas respectivas áreas de exclusividade comercial.

Isso poupa o trabalho de compilação manual dessas informações. Como esses detalhes serão extraídos automaticamente de documentos elaborados na própria plataforma, assegura-se também um maior grau de confiabilidade.

Softwares de gestão de contratos:  ferramenta indispensável para franquias de alta performance

Manter franquias de alta performance, atraindo mais investimentos e potencializando a expansão da sua empresa, passa pelo uso de ferramentas que formam uma estrutura sólida de gestão de contratos.

Uma delas é o netLex, um software que pode ajudar a sua companhia a elaborar e acompanhar o cumprimento das obrigações indicadas na Circular de Oferta de Franquia, do contrato de pré-Franquia e do contrato de Franquia em si.

Veja na prática a aplicação da plataforma a essa e muitas outras atividades da sua empresa. Entre em contato com nossos especialistas!

Se você quiser ler mais sobre gerenciamento de documentos em, veja: Top 6 ineficiências mais comuns na gestão de contratos e como resolvê-las