Se a sua empresa está considerando seguir o caminho da tecnologia e digitalizar de ponta a ponta os fluxos de trabalho do setor de Suprimentos, há dois dados que você precisa saber para orientar esse movimento:

• Você não está sozinho: aumentar a digitalização do departamento está entre os objetivos de 72% das empresas até 2025, segundo pesquisa da PwC.
• Quem conduz bem esse movimento, cria muito valor: 80% das companhias que adotam alto grau de digitalização já conseguem extrair dados suficientes para gerar valor para suas operações, ainda segundo a mesma pesquisa da PwC.

A partir desses dados é possível concluir que o movimento de digitalização no setor de Suprimentos é a grande tendência do mercado e mostra muito potencial de geração de valor. O primeiro passo dessa abordagem, que gera efeitos sistêmicos com muita eficiência, é a adoção de contratos digitais.

Nesse texto você vai ver:

• O que são contratos digitais
• Cinco vantagens da gestão de contratos digitais no setor de Suprimentos
• Duas formas de fazer a gestão de contratos digitais no seu setor de Suprimentos

Vamos lá?

O que são contratos digitais

Quem lida com contratos está acostumado a pensar em documentos físicos, muito longos, que traduzem acordos complexos de alcançar tanto em termos de negócios quanto em termos jurídicos. Parece burocrático, lento e ineficiente.

Porém, a essência dos contratos é criar as regras do jogo, que vão orientar as relações entre empresa e fornecedor. Para fazer isso, eles não precisam, necessariamente, ser documentos difíceis de lidar. Esse elemento complicador foi agregado pela prática jurídica de milênios, mas aos poucos vem sendo combatido por quem precisa trazer mais simplicidade para sua rotina.

Na legislação brasileira, para estarmos diante de um acordo dessa natureza basta que estejam presentes somente:

• Partes capazes, que manifestem consentimento válido
• Objeto lícito, possível, determinado ou determinável
• Forma prescrita ou não proibida por lei

Os contratos digitais entram, justamente, em relação a este último tópico. O direito contratual é regido pelo princípio da liberdade das formas. Isso significa que, a menos que a lei exija uma forma específica, as partes podem eleger o melhor meio de firmar aquele acordo. Pode ser oral, pode ser físico… pode ser até digital!

Contratos digitais são, portanto, aqueles cujo ciclo de vida se desenvolve integralmente em meio eletrônico, desde a elaboração até a assinatura. O fato desses instrumentos contarem com uma base diferente da física não afeta a sua validade jurídica, de forma que eles ainda são hábeis a criar direitos e obrigações entre as partes.

Leia mais:

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• Três fontes de risco na gestão de fornecedores que você deve eliminar de uma vez por todas
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Cinco vantagens da gestão de contratos digitais no setor de Suprimentos

Uma vez firmado o contrato digital, está na hora de geri-lo para acompanhar o cumprimento de todas as obrigações estipuladas aos fornecedores. Seguindo a abordagem de inovação tecnológica, essa atividade também se torna muito mais eficiente quando conduzida no formato digital por, pelo menos, conco motivos:

• Evita o desperdício de papel, já que cópias físicas dos contratos ou dos pedidos não precisam circular pela empresa.
• Otimiza a disponibilização de informação, uma vez que é possível conceder a mais de uma pessoa, simultaneamente, o acesso aos dados necessários para acompanhar o cumprimento dos acordos.
• Agiliza o trabalho e facilita o deslocamento, pois os documentos e informações estarão disponíveis em alguns cliques, em aparelhos portáteis que simplificam a localização dos arquivos.
• Permite a geração de inteligência e acompanhamento de métricas importantes sem implicar mais trabalho para os colaboradores, já que há ferramentas capazes de extrair dados automaticamente a partir dos documentos e fluxos de trabalho digitais e reuní-los de forma simples e intuitiva.
• Evita a perda de valor dos contratos, estimada pela KPMG em até 40% quando a gestão das obrigações é feita de forma ineficiente.

Esses são benefícios que interessam a todos os níveis hierárquicos dentro do time de Suprimentos: influenciam diretamente na rotina dos funcionários, como é o caso da agilização do trabalho e simplificação do deslocamento; alcançam os coordenadores, preocupados com a otimização das tarefas; e se estendem até os gestores, focados na redução de custos e na extração de dados para geração de inteligência e acompanhamento das métricas relevantes para o setor.

Duas formas de fazer a gestão de contratos digitais no seu setor de Suprimentos

Para transformar essas vantagens em realidade na sua operação, há dois possíveis caminhos: usar ferramentas genéricas e usar softwares de CLM. Entenda mais sobre cada uma dessas opções nos tópicos abaixo:

1. Usar ferramentas genéricas para gestão de documentos

Ferramentas genéricas são aquelas que não têm o propósito específico de gerir contratos ou fluxos de trabalho. Exemplos incluem e-mail, drives, editores de documentos, planilhas e outros.

Assim, o ciclo de vida de um contrato com fornecedores tem início com uma solicitação por e-mail para o departamento de Suprimentos. O processo de procura, análise e negociação com fornecedores é conduzido também por esta via, mantendo registros em documentos preenchidos manualmente pelos colaboradores e registrado no drive. Por fim, prazos e condições são acompanhadas em planilhas e nas notas dos calendários.

Essa forma de gestão digital tem vantagens como:

• Baixos custos
• Familiaridade dos colaboradores

Porém, também apresenta desvantagens como:

• Falta de visibilidade sobre os fluxos de trabalho
• Falta de controle de SLA
• Risco de perda de informações e documentos
• Criação de trabalho manual para os colaboradores

Esse é, certamente, um estágio inicial do processo de digitalização. No entanto, ainda é possível otimizar o uso da tecnologia, extraindo vantagens mais significativas.

2. Usar softwares de CLM

Essa forma de gerir documentos digitais já conta com o uso de sistemas específicos, como é o caso dos softwares de Contract Lifecycle Management - CLM, ou gestão do ciclo de vida dos contratos, em português.

Essas plataformas centralizam todas as etapas que conduzem à formação e gestão de um acordo. A solicitação é feita a partir de um questionário intuitivo e a análise de fornecedores também pode ser processada nesse mesmo formato.

Uma vez selecionada a empresa a ser contratada, o documento é gerado a partir de templates previamente aprovados pelo Jurídico. Se houver necessidade de alterar alguma cláusula, o próprio sistema já encaminha a modificação sugerida para aprovação na alçada competente. Nesses casos, o time de Suprimentos consegue entrar em contato com o responsável pela análise, se necessário, acompanhando também o SLA de resposta.

Uma vez finalizadas as negociações, o contrato é assinado e seus dados já são automaticamente extraídos para formação de um dashboard que facilita a gestão das obrigações. Quando as prestações estiverem atreladas a prazos, o software cria ainda alertas para os responsáveis pelo acompanhamento daquele acordo.

Entenda em mais detalhes como funciona esse sistema no texto: CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa

Algumas das vantagens de um software de CLM são:

• Automatização dos documentos e da extração de dados
• Programação das regras de alçada para revisão e aprovação
• Visibilidade sobre os fluxos de trabalho e SLAs
• Armazenamento automático com controle de permissões e versionamento
• Gestão integrada de obrigações com alerta de prazos

Bônus: é possível integrar o sistema de CLM a outros programas utilizados pelo seu setor de suprimentos, como ERPs e BPMs, combinando todo o poder de organização destes últimos à otimização de gestão de documentos e extração de dados do primeiro.

O netLex é um software de CLM que garante esses e outros benefícios para o seu setor de Suprimentos. Alguns dos nossos clientes, como a Andrade Gutierrez, já sentem na prática os impactos positivos do uso dessa tecnologia para otimizar as atividades dos compradores. Veja mais no vídeo:

Take Out

Neste texto você aprendeu que:

• Setores de suprimento têm valorizado a digitalização dos seus processos e muitos deles já estão gerando vantagens a partir da extração de dados.
• Contratos digitais são um dos instrumentos desse movimento de inovação e têm sua validade e eficácia garantidas pela legislação nacional.
• São diversas as vantagens da utilização de contratos digitais para o setor de Suprimentos, dentre elas a redução dos custos, do desperdício de materiais e da perda de valor dos contratos, além da otimização da distribuição de informação, da geração de inteligência e da rotina de trabalho.
• É possível aplicar a gestão de contratos digitais nas suas operações de duas formas:

Primeira: usando ferramentas genéricas, como email, MS Word e planilhas de excel. Embora essa alternativa seja mais barata e familiar aos colaboradores, ela gera diversos riscos e ineficiências para o setor

Segunda: usando um software de CLM, como o netLex. Essa alternativa é um investimento em eficiência e otimização de processos, além de vir com o bônus de poder ser integrada com outros sistemas já utilizados pela sua empresa, como ERPs e BPMs.

O netLex é uma startup que desenvolveu um software para gestão do ciclo de vida de contratos e outros documentos. Nossa plataforma é operada em 11 idiomas e está em uso por empresas listadas na Fortune 500 e Valor 1000, com usuários em mais de 20 países ao redor do mundo.

Nossos especialistas estão à disposição para te ajudar a trazer mais eficiência para a sua rotina, reduzindo custos e potencializando a estratégia de digitalização da sua área de Suprimentos. Fale com eles agora!