Como o principal centro de receita das empresas, o setor de Vendas lida todos os dias com uma série de contratos: desde aqueles em negociação com clientes potenciais, até os que estão sob análise para identificar novas oportunidades de transação.

Mas o valor que esses contratos geram para a empresa vai além das cifras negociadas. A qualidade da gestão desses documentos afeta, diretamente, o sucesso das operações como um todo.

No texto de hoje você vai entender quais são os principais riscos gerados por uma gestão ineficiente dos contratos no departamento de Vendas, e como um software de Contract Lifecycle Management- CLM pode aprimorar as operações da sua companhia.

Criando problemas: Os impactos negativos da gestão ineficiente dos contratos da área de Vendas

Ainda que não seja a intenção do gestor, uma administração ineficiente dos contratos firmados pelo setor de Vendas cria uma série de problemas para quase todas as áreas da empresa, a começar por dificultar a própria arte de vender.

A equipe de Vendas precisa estabelecer, com o cliente, uma relação de confiança e proximidade ao longo das negociações. O sucesso desse vínculo está diretamente relacionado à eficiência das comunicações.

É muito frequente, no entanto, que os meios e plataformas utilizadas para troca de informações não detenham todas as funcionalidades necessárias para assegurar essa eficiência. Por isso, algumas das situações a seguir acabam acontecendo com frequência:

• Falha da comunicação: Na troca de emails para negociação do contrato, o vendedor acidentalmente deixa de incluir um dos principais envolvidos na aprovação do acordo. Será necessário retomar as comunicações a partir daquele ponto, demandando mais tempo e desgastando os envolvidos;
• Falta de registro de informações: Em conversas por telefone, o cliente passa ao vendedor detalhes importantes sobre as suas expectativas, mas o vendedor não as registra em lugar algum (ou faz anotações em locais em que elas podem se perder facilmente). O cliente sente que sempre precisa se repetir, ou tem a impressão de que a contraparte é desorganizada;
• Falta de registro automático de alterações no documento: O vendedor acidentalmente faz uma modificação no texto do contrato sem destacá-la, e o cliente não percebe a alteração. Quando essa situação é identificada, pode dar a impressão de que o vendedor não foi leal durante as negociações.

E ainda, para que uma venda seja concluída, muitas vezes é necessário engajar outras áreas da empresa. Em geral, o departamento Jurídico é o mais acionado nesse fluxo. A gestão ineficiente dessa interação pode criar atrito entre esses dois setores e prejudicar a qualidade do trabalho dentro da companhia, com problemas como os seguintes:

• Falta de visibilidade: Quando os aspectos comerciais estão definidos, o contrato é enviado para revisão da área Jurídica, usualmente por e-mail. Não há, no entanto, qualquer visibilidade sobre a tramitação da revisão até que chegue a resposta;
• Pressão pela revisão: Sem visibilidade, com o cliente pressionando por uma resposta de um lado e o prazo das metas se aproximando do outro, o vendedor precisa procurar individualmente o advogado para saber em qual etapa da análise o documento ainda está;
• Adiciona trabalho: Os advogados recebem essas solicitações por todos os meios possíveis e ficam sobrecarregados não só com a análise do documento em si, mas também com essas demandas de comunicação;
• Falta de segurança quanto ao conteúdo dos documentos: A análise em si se torna demorada porque os advogados revisam cada cláusula individualmente, para garantir que todas estejam presentes e redigidas da forma correta.

Cenários assim são parte do cotidiano de muitas empresas, mas invariavelmente prejudicam a confiança dos clientes e geram atrito entre os departamentos.

Encontrando soluções: as vantagens de um bom software de CLM para a área de Vendas

Uma gestão eficiente de contratos gera maior visibilidade na tramitação dos acordos e confiabilidade das informações, possibilitando a extração de inteligência de documentos que antes não eram acompanhados tão detalhadamente. Todos esses pontos favorecem a relação com o cliente e a interação entre as áreas da companhia.

Na interação com o cliente, um software de CLM como o netLex pode gerar diversas vantagens. Dentre elas, estão as seguintes:

• Relacionamento com o cliente: Inclusão do cliente no fluxo de negociação, revisão e assinatura do documento, centralizando a comunicação em uma plataforma intuitiva e de fácil utilização;
• Visibilidade e arquivamento: Registro integral de todas as comunicações feitas via plataforma, com ampla visibilidade aos encarregados da negociação e do cumprimento daquele contrato.

Já na articulação entre departamentos da empresa, um software de CLM como o netLex destrava os potenciais tanto da área de Vendas quanto do setor Jurídico:

• Autonomia para negociar: o setor de Vendas consegue elaborar contratos por meio do simples preenchimento do questionário, o que confere autonomia e celeridade às negociações;
• Segurança jurídica: os advogados corporativos não precisam conferir integralmente os documentos, pois têm certeza que todas as cláusulas relevantes foram incluídas no modelo. Isso torna as revisões mais rápidas e mais eficientes;
• Ampla visibilidade: o departamento de Vendas pode identificar em qual etapa da revisão o documento está, qual o prazo para finalização e quem é o responsável. Isso dispensa o trabalho adicional de procurar a informação necessária com o advogado.

Uma vez concluído o contrato, a gestão das obrigações pactuadas pode ser integralmente conduzida pela plataforma em dashboard simplificado, com a inclusão de alertas sobre prazos e condições relevantes. Assim, fica mais simples assegurar que tudo o que foi acordado na fase de negociações será cumprido da forma como desejaram as partes.

O sistema de CLM também pode se tornar uma confiável base de dados, já que os contratos comerciais colocam em movimento diversos outros departamentos da empresa. Por exemplo:

• Financeiro: pode extrair dados sobre pagamentos para inclusão nos balanços;
• Produto: identifica quais os produtos ou serviços contratados e se organiza para produzi-los ou prestá-los nas condições acordadas;
• Recursos Humanos: pode reunir informações sobre produtividade e cumprimento de metas;
• Marketing: tem visibilidade quanto às autorizações para uso de imagem e de outras informações sobre a transação, como cláusulas de patrocínio;

Além de subsidiar as atividades de outras áreas da organização, a inteligência gerada sobre cada etapa do ciclo de vida desses contratos pode oferecer importantes insights para a gestão das equipes e dos procedimentos como um todo.

Aprimorando sua área de Vendas com um sistema de CLM

Os contratos firmados pelo setor de Vendas são muito relevantes para a empresa como um todo. O lado óbvio dessa afirmação nos remete ao fato de que, se a companhia não vende, ela dificilmente permanecerá no mercado.

Porém, esses contratos também têm um impacto sistêmico nas atividades da corporação, canalizando a interação entre os departamentos, e influenciando quase todas as suas atividades. Assim, é indispensável criar soluções, não problemas, para a gestão desses documentos.

O netLex é uma empresa especializada na automatização e gestão de documentos, e desenvolveu uma plataforma de CLM, na qual é possível programar workflows inteligentes para oferecer precisão e qualidade aos documentos da empresa.

E foi na nossa plataforma que a Take Blip encontrou a solução para tornar mais eficiente a gestão dos contratos no setor de vendas. Os resultados foram muito positivos, com a com a redução do prazo de conclusão de contratos para 24h, e aumento de 300% no número de documentos produzidos.

Para saber mais sobre esse caso de sucesso: