Como o principal centro de receita das empresas, o setor de Vendas lida todos os dias com uma série de contratos: desde aqueles em negociação com clientes potenciais, até os que estão sob análise para identificar novas oportunidades de transação.
Mas o valor que esses tipos de contratos comerciais geram para a empresa vai além das cifras negociadas. A qualidade da gestão desses documentos afeta, diretamente, o sucesso das operações como um todo.
No texto de hoje você vai entender quais são os principais riscos gerados por uma gestão ineficiente dos contratos no departamento de Vendas, e como um software de Contract Lifecycle Management- CLM pode aprimorar as operações da sua companhia.
O dia a dia da gestão de contratos do time comercial
Mesmo com um time de vendas bem estruturado e focado em construir boas relações com os clientes, a falta de uma gestão eficiente dos contratos pode comprometer a fluidez desse processo e gerar impactos em diferentes áreas da empresa.
Isso não significa que o problema está nas mãos da equipe comercial, mas sim que a ausência de um modelo claro de gestão contratual afeta diretamente o desempenho da operação como um todo — inclusive naquilo que vendas faz de melhor: negociar e fechar bons negócios.
Para que as negociações avancem com segurança, é essencial que o time tenha acesso a informações claras, versões atualizadas de documentos e canais adequados para aprovações e ajustes.
Quando essas condições não estão bem definidas, surgem ruídos de comunicação e gargalos que dificultam o dia a dia de todos os envolvidos.
A seguir, destacamos algumas situações que ocorrem com frequência quando os contratos comerciais não são geridos com o apoio adequado do jurídico e de ferramentas preparadas para essa rotina:
Erros mais comuns na gestão de contratos do time comercial
- Falha da comunicação: Na troca de emails para negociação do contrato, o vendedor acidentalmente deixa de incluir um dos principais envolvidos na aprovação do acordo. Será necessário retomar as comunicações a partir daquele ponto, demandando mais tempo e desgastando os envolvidos;
- Falta de registro de informações: Em conversas por telefone, o cliente passa ao vendedor detalhes importantes sobre as suas expectativas, mas o vendedor não as registra em lugar algum (ou faz anotações em locais em que elas podem se perder facilmente). O cliente sente que sempre precisa se repetir, ou tem a impressão de que a contraparte é desorganizada;
- Falta de registro automático de alterações no documento: O vendedor acidentalmente faz uma modificação no texto do contrato sem destacá-la, e o cliente não percebe a alteração. Quando essa situação é identificada, pode dar a impressão de que o vendedor não foi leal durante as negociações.
E ainda, para que uma venda seja concluída, muitas vezes é necessário engajar outras áreas da empresa. Em geral, o departamento jurídico é o mais acionado nesse fluxo.
Leia mais: Histórico de negociações: um trunfo nos litígios contratuais
Quais são os tipos de contratos mais comuns na área comercial?
Na área comercial, os contratos são o alicerce das relações entre a empresa, seus clientes e parceiros. Cada modelo tem finalidades específicas e exige atenção do jurídico para garantir clareza, segurança e viabilidade jurídica nas negociações.
Abaixo, listamos os principais tipos de contratos comerciais usados no dia a dia das empresas:
- Contrato de prestação de serviços: regula a contratação de um serviço contínuo ou pontual, detalhando escopo, prazos, responsabilidades e condições de pagamento;
- Contrato de fornecimento: estabelece os termos para fornecimento recorrente de produtos ou insumos. Costuma envolver cláusulas sobre volume, cronograma, qualidade e penalidades;
- Contrato de compra e venda: usado em transações comerciais pontuais ou contínuas. Define preço, forma de pagamento, prazo de entrega e condições de garantia;
- Contrato de comissão ou representação comercial: regula a atuação de representantes que vendem em nome da empresa, com base em comissões. Requer atenção especial às regras da Lei nº 4.886/65;
- Contrato de exclusividade: limita a atuação de uma das partes a um único parceiro comercial em determinada região, segmento ou canal. Deve conter cláusulas claras sobre vigência e penalidades.
Esses tipos de contratos comerciais são amplamente utilizados em empresas de grande porte porque sustentam operações comerciais em escala.
Grandes organizações frequentemente contratam serviços terceirizados, firmam parcerias de fornecimento recorrente e realizam negociações estratégicas que exigem contratos robustos e bem estruturados, tanto para garantir segurança jurídica quanto para manter o ritmo da operação.
Além disso, essas empresas costumam atuar em múltiplas regiões e com diversos canais de venda, o que torna comum o uso de contratos de exclusividade, comissão e representação comercial.
Em todos esses casos, o envolvimento do departamento jurídico é essencial para assegurar que os contratos estejam alinhados com políticas internas de compliance contratual, legislação aplicável e os objetivos estratégicos do negócio.
Cada um desses contratos exige que o jurídico esteja envolvido desde a elaboração até a fase de execução, garantindo solidez legal, alinhamento entre áreas e conformidade com normas comerciais e regulatórias.
Desafios nos processos rotineiros entre o departamento jurídico e o time comercial
A gestão ineficiente dessa interação pode criar atrito entre esses dois setores e prejudicar a qualidade do trabalho dentro da companhia, com problemas como os seguintes:
- Falta de visibilidade: quando os aspectos comerciais estão definidos, o contrato comercial é enviado para revisão da área Jurídica, usualmente por e-mail. Não há, no entanto, qualquer visibilidade sobre a tramitação da revisão até que chegue a resposta;
- Pressão pela revisão: sem visibilidade, com o cliente pressionando por uma resposta de um lado e o prazo das metas se aproximando do outro, o vendedor precisa procurar individualmente o advogado para saber em qual etapa da análise o documento ainda está;
- Adiciona trabalho: os advogados recebem essas solicitações por todos os meios possíveis e ficam sobrecarregados não só com a análise do documento em si, mas também com essas demandas de comunicação;
- Falta de segurança quanto ao conteúdo dos documentos: a análise em si se torna demorada porque os advogados revisam cada cláusula individualmente, para garantir que todas estejam presentes e redigidas da forma correta.
Cenários assim são parte do cotidiano de muitas empresas, mas invariavelmente prejudicam a confiança dos clientes e geram atrito entre os departamentos.
Como acelerar o fechamento de contratos comerciais desde a negociação da venda a assinatura com o jurídico
Uma gestão eficiente de contratos gera maior visibilidade na tramitação dos acordos e confiabilidade das informações, possibilitando a extração de inteligência de documentos que antes não eram acompanhados tão detalhadamente. Todos esses pontos favorecem a relação com o cliente e a interação entre as áreas da companhia.
Na interação com o cliente, um software de CLM como o netLex pode gerar diversas vantagens. Dentre elas, estão as seguintes:
- Relacionamento com o cliente: Inclusão do cliente no fluxo de negociação, revisão e assinatura do documento, centralizando a comunicação em uma plataforma intuitiva e de fácil utilização;
- Visibilidade e arquivamento: Registro integral de todas as comunicações feitas via plataforma, com ampla visibilidade aos encarregados da negociação e do cumprimento daquele contrato.
Já na articulação entre departamentos da empresa, um software de CLM como o netLex destrava os potenciais tanto da área de Vendas quanto do setor Jurídico:
- Autonomia para negociar: o setor de Vendas consegue elaborar contratos por meio do simples preenchimento do questionário, o que confere autonomia e celeridade às negociações;
- Segurança jurídica: os advogados corporativos não precisam conferir integralmente os documentos, pois têm certeza que todas as cláusulas relevantes foram incluídas no modelo. Isso torna as revisões mais rápidas e mais eficientes;
- Ampla visibilidade: o departamento de Vendas pode identificar em qual etapa da revisão o documento está, qual o prazo para finalização e quem é o responsável. Isso dispensa o trabalho adicional de procurar a informação necessária com o advogado.
Uma vez concluído o contrato, a gestão das obrigações pactuadas pode ser integralmente conduzida pela plataforma em dashboard simplificado, com a inclusão de alertas sobre prazos e condições relevantes. Assim, fica mais simples assegurar que tudo o que foi acordado na fase de negociações será cumprido da forma como desejaram as partes.
O sistema de CLM também pode se tornar uma confiável base de dados, já que os contratos comerciais colocam em movimento diversos outros departamentos da empresa. Por exemplo:
- Financeiro: pode extrair dados sobre pagamentos para inclusão nos balanços;
- Produto: identifica quais os produtos ou serviços contratados e se organiza para produzi-los ou prestá-los nas condições acordadas;
- Recursos Humanos: pode reunir informações sobre produtividade e cumprimento de metas;
- Marketing: tem visibilidade quanto às autorizações para uso de imagem e de outras informações sobre a transação, como cláusulas de patrocínio;
Além de subsidiar as atividades de outras áreas da organização, a inteligência gerada sobre cada etapa do ciclo de vida desses contratos pode oferecer importantes insights para a gestão das equipes e dos procedimentos como um todo.
Aprimore seus contratos comerciais com um software de CLM
Os contratos firmados pelo setor de Vendas são muito relevantes para a empresa como um todo. O lado óbvio dessa afirmação nos remete ao fato de que, se a companhia não vende, ela dificilmente permanecerá no mercado.
Porém, esses contratos também têm um impacto sistêmico nas atividades da corporação, canalizando a interação entre os departamentos, e influenciando quase todas as suas atividades. Assim, é indispensável criar soluções, não problemas, para a gestão desses documentos.
O netLex é uma empresa especializada na automatização e gestão de documentos, e desenvolveu uma plataforma de CLM, na qual é possível programar workflows inteligentes para oferecer precisão e qualidade aos documentos da empresa.
E foi na nossa plataforma que a Take Blip encontrou a solução para tornar mais eficiente a gestão dos contratos no setor de vendas. Os resultados foram muito positivos, com a com a redução do prazo de conclusão de contratos para 24h, e aumento de 300% no número de documentos produzidos.
Para saber mais sobre esse caso de sucesso, acesse a página!
