Simplificação é importante, porque os contratos contêm informações e dados críticos. Ainda assim, cerca de 90% dos empresários os consideram difíceis ou impossíveis de entender, segundo pesquisa da The World CC. Para tornar os acordos mais simples e seguros, é preciso fazer a gestão de contratos adequadamente.
É o bom gerenciamento que vai impactar e ajudar a tornar os processos mais claros, não só para os gestores, mas também para quem lida com documentações complexas em seu dia a dia. Neste guia, trazemos um panorama sobre as melhores práticas da gestão de contratos, ferramentas e muito mais. Boa leitura!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é o processo de gerenciamento de contratos, entregas, prazos, termos e condições do documento, a fim de garantir a satisfação do cliente.
Quando duas empresas querem fazer negócios entre si, o contrato especifica os termos do acordo e quais pontos cada uma das partes deve cumprir. Esses acordos responsabilizam legalmente todas as partes. Cabe lembrar que a gestão de contratos não se restringe a acordos entre organizações, mas também se aplica aos contratos com freelancers ou colaboradores.
O processo de gestão de contratos inclui:
- armazenar e organizar contratos individuais ou coleções de acordos;
- negociar novos contratos e termos;
- garantir que as partes cumpram os termos e condições;
- analisar dados contratuais e progresso.
O ciclo de vida dos contratos: da criação à renovação
O ciclo de vida de contratos consiste na administração de todas as etapas desse tipo de documento, desde a solicitação e elaboração do contrato até o seu encerramento ou renovação.
Ter controle sobre esse ciclo ajuda na manutenção da conformidade legal, mas também no controle de custos e prazos, estabelecimento de relacionamentos comerciais mais sólidos, aumento da eficiência, maior visibilidade e acessibilidade, além de tomada de decisão embasada.
Criação
A criação é o primeiro passo do ciclo de contrato, na qual serão passadas todas as informações para o documento.
Nesta fase, é necessário identificar as partes envolvidas, definir o objeto do contrato e especificar cláusulas essenciais, como prazos, obrigações e condições de pagamento. Uma abordagem detalhada nesta etapa garante que todos os aspectos importantes sejam considerados, minimizando riscos futuros.
Negociação
Na negociação as partes o objetivo está em garantir que todas as partes envolvidas estejam satisfeitas com os termos acordados e que seus interesses sejam protegidos. Portanto, a comunicação deve ser a base dessa etapa, mantendo sempre a clareza e abertura em busca de um equilíbrio entre as necessidades de ambas as partes.
É importante que as partes tenham um entendimento mútuo sobre os pontos-chave do contrato e que estejam dispostas a fazer concessões para chegar a um acordo. Documentar as conversas e propostas também ajuda a evitar mal-entendidos.
Assinatura
Após a negociação, o contrato segue para a assinatura. Após a negociação, o contrato avança para a assinatura. Um dos desafios aqui é a falta de centralização no envio do documento, o que pode dificultar o acompanhamento do status da assinatura.
Utilizar plataformas digitais de assinatura pode facilitar esse processo, permitindo que as partes assinem de maneira segura e ágil, além de fornecer notificações e relatórios sobre o andamento do processo. Garantir que todas as partes tenham acesso ao contrato assinado é indispensável para a transparência.
Gestão
Na parte de gestão é realizada toda a estruturação e organização dos dados dos documentos. A ideia é ter maior governança contratual. Ou seja, saber o que está sendo contratado, extrair dados e entender o fluxo de contratação.
Implementar um sistema de gestão de contratos pode ajudar a monitorar prazos, obrigações e renovações, além de facilitar a análise de desempenho e compliance. Um bom gerenciamento reduz a probabilidade de litígios e melhora a relação entre as partes.
Renovação
O momento de renovação contratual é estratégico para qualquer empresa. É a oportunidade de assegurar condições favoráveis por mais tempo e renegociar termos que possam ser aprimorados.
Durante essa fase, é essencial realizar uma análise do desempenho do contrato anterior, identificando áreas de sucesso e pontos que necessitam de ajuste. Engajar-se em discussões proativas sobre as expectativas futuras e estar aberto a novas propostas pode levar a um acordo que beneficie ambas as partes.
Tipos de contrato
Tão importante quanto conhecer as etapas de contratos é entender sobre os tipos de contratos existentes, a seguir falamos sobre alguns dos principais!
Contrato social
O contrato social estabelece o vínculo entre os sócios, com normas de operação e organização de uma sociedade. Ou seja, ele regulariza a constituição de uma empresa, bem como determina os compromissos e direitos de cada uma das partes envolvidas.
Contrato de compra e venda
O contrato de compra e venda envolve a negociação entre um vendedor e um comprador de um bem (podendo este ser um imóvel, veículo, máquina ou outro). Por essa razão, é um contrato oneroso e consensual.
Contratos administrativos
Os contratos administrativos são aqueles em que o Estado é sempre uma das partes. Aqui podemos ter como exemplo, a concessão de serviço público, a empreitada, o empréstimo público, bem como a concessão de direito de uso de um bem público.
Contrato de consumo
O contrato de consumo é um acordo jurídico firmado entre um fornecedor e consumidor, sendo regido pelo Código de Defesa do Consumidor. Na maioria das vezes, possui as mesmas características de um contrato de adesão.
Contrato de sociedade
O contrato de sociedade traz obrigações externas ao contrato social e serve para regular a relação entre os sócios, e não a sociedade.
Contratos mercantis
Os contratos mercantis são acordos firmados entre partes que tem por objetivo regular atividades comerciais empresariais.
Contrato de prestação de serviços
O contrato de prestação de serviços formaliza o acordo entre um contratante e uma contratada com regras sobre o serviço, por exemplo, pagamento, prazo e outros aspectos.
Contrato eletrônico
O contrato eletrônico é aquele elaborado em ambiente virtual ou que envolve ofertas de produtos ou serviços em meio eletrônico, como nos e-commerces. Pode ser tanto para B2B quanto para B2C.
Contrato de trabalho
O contrato de trabalho é um acordo que regula a contratação de mão de obra para uma empresa. O objetivo é fazer o gerenciamento das relações entre empregador e empregado, tal como no artigo 442 da CLT.
Melhores práticas em gestão de contratos
Independentemente do tipo de contrato é importante ter em mente que existem algumas práticas que ajudam a criar documentos mais confiáveis.
Centralizar e padronizar acordos
A elaboração de contratos do zero retarda o processo de criação. Portanto, o departamento jurídico consegue economizar um tempo significativo por meio da padronização e pré-aprovação dos termos.
Dessa maneira, os contratos são criados com maior rapidez e outros setores podem criar alguns contratos sem demandar do jurídico. Quando os documentos seguem um modelo, é possível focar em termos específicos de cada transação.
Fazer o armazenamento desse material de forma centralizada não é mais opcional. Dessa maneira é que os contratos são seguros e fáceis de localizar. É importante armazená-los de forma segura até mesmo para um gerenciamento mais eficiente.
Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs)
Os departamentos jurídicos estão sob pressão para fazer mais com menos e provar o seu valor para a empresa. Para atingir esse objetivo, é preciso definir estratégias para influenciar receitas e mitigar riscos, daí a importância de definir KPIs.
A primeira pergunta a ser respondida antes de definir os KPIs é: “o que você quer melhorar?” Por exemplo, o objetivo pode ser enviar contratos com mais rapidez. Você pode então dividir isso em KPIs específicos, como criar contratos com mais agilidade (padronização) e reduzir o tempo de aprovação.
Uma boa ferramenta de gestão de contratos permitirá o monitoramento desses KPIs, fornecendo informações sobre seu processo de contratação e o que você pode melhorar para se tornar mais eficiente.
Adotar a assinatura eletrônica
Se você quer agilizar a sua gestão de contratos, uma das principais maneiras é por meio da assinatura eletrônica de documentos. Ela é simples e fácil de usar, respaldada pelas tecnologias de autenticação oferecidas pelos provedores.
Além disso, a assinatura eletrônica oferece segurança robusta, utilizando tecnologias avançadas para proteger as informações sensíveis. Isso não só reduz o tempo de ciclo dos contratos, mas também minimiza erros e melhora a rastreabilidade, permitindo que você acompanhe o status de cada documento em tempo real. Com a assinatura eletrônica, sua empresa pode otimizar fluxos de trabalho, reduzir custos com papel e armazenamento físico, e ainda manter a conformidade legal.
Criar a colaboração com o time
Na maioria das organizações, a gestão de contratos é uma responsabilidade do departamento jurídico. No entanto, para que o jurídico garanta a conformidade e reduza riscos em toda a empresa, ele precisa colaborar de forma eficiente com outros departamentos.
Ele precisa deixar de operar de forma isolada e disponibilizar informações legais para quem precisa. Capacitar outros setores com modelos padrão e fluxos de trabalho reduz a necessidade de sua intervenção em todas as situações. Ferramentas de gestão de contratos, como o netLex, podem ajudar a garantir que os contratos recebam a aprovação do jurídico antes de serem enviados.
Além disso, o jurídico deve tornar os contratos visíveis sem comprometer a segurança dos dados. O software de gestão de contratos adequado trará equilíbrio entre a visibilidade e controle, ajudando a definir quem pode acessar cada fluxo de trabalho e registro.
Automatizar processos de revisão legal
De acordo com a Gartner, soluções impulsionadas por Inteligência Artificial reduzirão em até 50% os esforços de revisão manual de contratos até 2024. As empresas podem aproveitar a IA ao implementar um software de CLM para melhorar a produtividade em seu departamento jurídico, limitar a necessidade de correções manuais e acelerar o processo de revisão e edição de documentos.
Um benefício adicional da revisão legal automatizada é a melhoria na gestão de riscos. Com o software de CLM, as empresas podem realizar revisões legais conduzidas por IA para minimizar a exposição a riscos e acelerar as negociações contratuais.
Isso simplifica a supervisão jurídica. Por meio de avaliações mais precisas dos riscos em relação a critérios específicos, as empresas conseguem identificar rapidamente áreas de preocupação, como cláusulas ausentes e desvios nas cláusulas.
Fazer o acompanhamento de prazos
Outra boa prática para a gestão de contratos é o acompanhamento dos prazos contratuais que estão por vir.
À medida que o volume de contratos aumenta, fica cada vez mais difícil lembrar e registrar as datas manualmente. Isso pode resultar em datas de renovação de contratos perdidas e, em alguns casos, em violação de contrato. Ambas as situações podem ainda ter impacto significativo nas finanças da sua empresa.
No entanto, isso pode ser evitado, por meio do uso de softwares que contem com lembretes de contratos ou uma solução integrada de documentos. Essas ferramentas capturam automaticamente as datas importantes e permitem definir marcos automáticos para renovações, datas de término e obrigações contratuais.
Assim, datas importantes não serão perdidas e será possível acompanhar o progresso dos seus contratos a todo momento.
Como escolher um software para gestão de contratos?
Para assegurar que as melhores práticas serão aplicadas, é necessário contar com uma ferramenta robusta que auxilie em todo esse processo. Confira a seguir quais os critérios avaliar antes de escolher o seu software de gestão de contratos!
Mecanismo de criação de contrato
O primeiro aspecto a ser analisado é o mecanismo de criação de contrato. Uma boa ferramenta permite a criação e edição de minutas direto no sistema, sem que haja a necessidade de salvá-las em um outro ambiente.
Além de oferecer um editor integrado que permite realizar alterações específicas em cada versão do documentos, os sistemas avançados incluem também a funcionalidade de preenchimento automático de variáveis.
Isso significa que informações como nome das partes, endereço, CNPJ e outros dados relevantes podem ser inseridos automaticamente pelo sistema, eliminando a necessidade de digitação manual.
Tal recursos não apenas acelera o processo de elaboração de contratos, mas também reduz o risco de erros, aumentando a eficiência e a precisão na documentação.
Workflow de aprovação e renovação
Outro ponto importante é a observar a possibilidade de organização das atividades necessárias para cada documento em fluxos com acionamento automático. Ou seja, o software deve facilitar o processo de revisão e aprovação de minutas, afinal, é um trabalho que costuma envolver diferentes profissionais e muitas trocas de informações.
O ideal é que a solução tenha a opção de designar um ou mais responsáveis para cada etapa do workflow, selecionando pessoas ou equipes específicas. Além disso, permita definir prazos para a execução de cada etapa do fluxo de trabalho, bem como a coleta de respostas dos responsáveis por cada etapa utilizando questionário para a extração de dados.
Integração com outros sistemas
A capacidade de integrar com outros aplicativos e softwares da empresa, além de interagir com os departamentos existentes, pode definir o valor de um sistema de gerenciamento de ciclo de vida de contratos. Geralmente, a criação de um contrato é parte de um processo de negócios mais amplo.
Por exemplo, um processo de vendas típico envolve gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), ferramentas de configuração de cotação de preços (CPQ) e assinaturas eletrônicas. Com o software de gestão de contratos integrado, um representante de vendas pode combinar informações do cliente de um sistema CRM com dados de produtos e preços de um sistema CPQ, criando documentos de maneira mais eficiente.
Uma boa ferramenta também facilita a conectividade em toda a empresa. Quando uma solução CLM é integrada ao sistema CRM, as equipes jurídicas podem revisar contratos diretamente no sistema, sem precisar de licenças separadas.
As equipes de vendas, por sua vez, não precisam mais enviar contratos assinados por e-mail para outros departamentos para revisão e processamento. Com a integração, assinaturas, dados do contrato e aprovações são encaminhados automaticamente para os sistemas e profissionais responsáveis.
Segurança baseada em nuvem
Além de oferecer acesso facilitado à documentação, um sistema de gerenciamento de ciclo de vida de contratos (CLM) deve implementar protocolos robustos de segurança para garantir a proteção dos dados armazenados. As tecnologias em nuvem se destacam por sua capacidade avançada de segurança, que incluem criptografia de dados, autenticação multifator e monitoramento em tempo real.
A segurança baseada em nuvem também permite uma integração mais eficaz entre diferentes sistemas e departamentos, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações sensíveis. Além disso, a escalabilidade da nuvem possibilita a adaptação das medidas de segurança conforme a evolução das ameaças, permitindo que as empresas se mantenham um passo à frente de possíveis ataques.
Outro ponto importante é a conformidade com regulamentações, como o GDPR e a LGPD, que exigem que os dados sejam armazenados e processados de forma segura. As soluções em nuvem geralmente oferecem recursos que ajudam as empresas a atender a esses requisitos, como auditorias de segurança e relatórios de conformidade.
Assim, um sistema CLM que utiliza segurança baseada em nuvem não apenas protege informações valiosas, mas também facilita a colaboração e a agilidade nos processos, promovendo uma gestão de contratos mais eficiente e segura.
Gestão de contratos e compliance
O compliance é uma área responsável por checar se a regulamentação e as exigências dos órgãos de fiscalização estão sendo cumpridas dentro das empresas. Para atender a todas as exigências e garantir o compliance, é necessário ter uma boa gestão de contratos. Afinal, é por meio desse tipo de documento que as empresas regulam o relacionamento com fornecedores, prestadores de serviços, clientes e colaboradores.
Entre os principais ganhos da associação entre a gestão de contratos e compliance:
- respeito aos critérios estabelecidos no Service Level Agreement (SLA);
- cumprimento das normas legais relacionadas à celebração de contratos, especialmente com entidades públicas;
- acompanhamento de todas as negociações realizadas;
- aperfeiçoamento da comunicação com fornecedores e parceiros durante a fase contratual;
- maior controle sobre os prazos dos contratos.
Principais vantagens de uma boa gestão de contratos
Os ganhos de fazer o gerenciamento adequado dos contratos vão desde o maior controle até a redução de gastos na empresa. Confira quais são as principais vantagens!
Visibilidade e controle
A implementação de um sistema de gestão de contratos oferece às empresas acesso centralizado a todos os seus contratos, garantindo maior transparência e controle sobre todos os documentos gerados.
As organizações conseguem acompanhar facilmente os marcos contratuais, monitorar compromissos e obter insights sobre o desempenho dos contratos. Essa transparência aprimorada permite uma tomada de decisões mais informada, bem como a identificação de oportunidades e minimização de riscos legais.
Melhoria na colaboração
Quando se gerencia contratos que envolvem múltiplos stakeholders, a colaboração se torna fundamental. Um sistema de gestão de contratos favorece a colaboração entre os diferentes departamentos envolvidos no processo contratual.
As funções e responsabilidades são claramente definidas, permitindo a coautoria de documentos, compartilhamento de informações e comunicação em uma plataforma centralizada, o que garante que todas as partes compreendam suas obrigações. Isso não apenas promove um senso de responsabilidade, mas também reduz a possibilidade de mal-entendidos e aprimora o desempenho geral dos contratos.
Facilidade na pesquisa
O software de gestão de contratos permite armazenar todos os seus contratos em um único sistema, facilitando a busca e revisão rápida dos documentos. Essas ferramentas garantem que nenhum contrato seja perdido.
Com alguns sistemas, é possível pesquisar por termos ou palavras-chave específicas dentro dos contratos, permitindo que você encontre rapidamente o que precisa.
Redução de custos
Pode parecer contraditório pensar que um sistema de gestão de contratos (CLM) gera economia, já que você está fazendo um investimento. No entanto, a verdade é que um sistema eficiente realmente reduz custos de várias maneiras.
Com funcionalidades de revisão incorporadas ao software CLM, é possível assegurar que todas as partes necessárias analisem os contratos antes do envio. Isso evita atrasos desnecessários e erros que podem resultar em despesas para a sua empresa. Como consequência, sua organização pode processar pedidos mais rapidamente e minimizar disputas sobre faturas, além de prevenir penalidades por não conformidade.
Melhoria contínua e adaptabilidade
A implementação de uma gestão de contratos eficaz promove uma cultura de melhoria contínua. Ao avaliar o desempenho do contrato e aprender com a experiência anterior, as empresas podem adaptar suas estratégias de contrato às mudanças na dinâmica do mercado e às mudanças nos requisitos de negócios.
A gestão de contratos bem executada também cria a base para uma comunicação clara. Contratos claros e precisamente definidos definem expectativas e responsabilidades desde o início. Essa clareza ajuda todas as partes a entender suas funções e o que é necessário para atingir os resultados desejados.
Ao criar linhas de comunicação abertas por meio de revisões, avaliações e discussões regulares ao longo do ciclo de vida do contrato, problemas potenciais podem ser identificados em um estágio inicial. Dessa forma, os problemas podem ser resolvidos prontamente ou ajustes podem ser feitos antes que se transformem em problemas maiores que atrapalhem o progresso.
A gestão de contratos é sinônimo de eficiência e segurança nas operações empresariais. A implementação de boas práticas, como a centralização de documentos, a definição de KPIs e o uso de ferramentas adequadas, proporciona maior controle e visibilidade sobre os acordos. Além disso, a adoção de tecnologia, como a assinatura eletrônica e sistemas de gestão, não apenas agiliza processos, mas também fortalece a governança e a conformidade legal.
É necessário que as organizações reconheçam a importância de um gerenciamento eficiente para maximizar o valor de seus contratos, mitigando riscos e promovendo uma comunicação clara entre as partes envolvidas. Com uma abordagem sistemática e colaborativa, as empresas podem transformar a gestão de contratos em uma vantagem competitiva, garantindo que seus interesses sejam protegidos e suas operações otimizadas.
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