Fazer a gestão documental manual e em arquivos de papel é uma tarefa extremamente demorada e que pode custar caro para uma empresa. Afinal, ter que lidar com a parte operacional de documentação física prolonga os processos, atrasando tarefas e fluxos de trabalho.
Em diferentes ocasiões também há falta de transparência em relação aos arquivos. Isso porque os documentos e dados não podem ser encontrados imediatamente e a capacidade de fornecer informações é limitada – mesmo quando existe a necessidade de uma resposta rápida.
Pensando nos pontos apresentados, trouxemos neste artigo um panorama sobre o impacto e importância da gestão eletrônica de documentos e como ela pode apoiar a sua operação. Confira!
O que é a gestão eletrônica de documentos (GED)?
A gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que permite a geração, armazenamento, controle, classificação, compartilhamento e recuperação de dados existentes e documentos sejam eles impressos ou digitais.
Em 1984, a SoftSolutions, com sede em Chicago, apresentou seu Sistema de ERP, o CLO (Comprehensive Legal Office), durante uma conferência da American Bar Association. Na ocasião, advogados sugeriram a inclusão de funcionalidades de gerenciamento de documentos digitais.
Na época, a administração era feita por departamentos de processamento de texto, com várias pessoas dedicadas à digitação. A SoftSolutions então ampliou o conceito de GED, integrando-o ao sistema CLO.
Importância do GED
A GED é fundamental para empresas que buscam eficiência e organização. Ela permite a digitalização e armazenamento de documentos, facilitando o acesso rápido à informação. Isso reduz o tempo gasto em busca de papéis físicos e melhora a colaboração entre equipes, já que documentos podem ser compartilhados facilmente.
Além disso, a GED ajuda a garantir a segurança da informação, com controle de acesso e backups regulares. A automação de processos, como a aprovação de documentos, também minimiza erros e agiliza fluxos de trabalho. Para quem atua no mercado jurídico, essas vantagens podem significar maior produtividade e redução de custos operacionais, que muitas vezes colocam como pouco estratégica.
Como funciona a gestão eletrônica de documentos?
Entenda quais as principais o sistema de gestão de documento virtuais atua
1. Captura e importação de documentos
O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos simplifica a forma como as informações entram na sua organização, mantendo os dados com padrões elevados de precisão e permite o acesso fácil a documentos digitais — tudo isso por meio de funcionalidades como:
- digitalização e processamento de documentos: arquivos físicos são digitalizados em formatos digitais por meio de scanners.
- indexação de documentos: organiza e cataloga dados extraídos de documentos, permitindo buscas mais rápidas e precisas, reduzindo de maneira significativa o tempo necessário para localizar itens específicos.
- importação de arquivos eletrônicos: se documentos digitais existentes estão em formatos não padronizados ou incompatíveis, os usuários podem convertê-los facilmente para formatos suportados pelo sistema, mantendo hierarquias organizacionais ou estruturas de nomenclatura semelhantes.
2. Guarda de arquivos
Plataformas GED podem escalar de forma eficiente para acomodar volumes crescentes de documentos sem uma reforma significativa da infraestrutura. Isso é especialmente importante para organizações em expansão ou com necessidades variadas de armazenamento.
O sistema pode ser configurado localmente ou na nuvem, permitindo que as empresas escolham a opção mais adequada com base em suas necessidades específicas, orçamento e requisitos de escalabilidade.
3. Controle de versão de documentos
A funcionalidade de controle de versão de documentos ajuda a evitar problemas como edições conflitantes, circulação de múltiplas versões e fluxos de trabalho desorganizados.
Considere uma empresa que lida com um alto volume de contratos jurídicos. Sem uma tecnologia eficaz de controle de versão, o time jurídico pode acabar consultando versões desatualizadas dos documentos. Os resultados podem incluir cláusulas erradas sendo aplicadas ou em obrigações não reconhecidas, levando a consequências legais e financeiras.
Um sistema de gestão documental aborda essa questão ao preservar versões históricas. Isso não apenas traz mais transparência sobre o histórico de alterações — incluindo quem fez as modificações e quando — mas também garante que os usuários tenham acesso imediato às versões mais recentes dos documentos.
Além disso, sistemas modernos costumam ofertar recursos como notificações automáticas quando um contrato é atualizado e a capacidade de comparar versões anteriores e atuais, facilitando a identificação de mudanças significativas.
Essa abordagem melhora a eficiência operacional e assegura conformidade com regulamentos legais, uma vez que oferece um rastreamento claro das alterações e uma auditoria robusta.
4. Análise e relatórios
Ter insights é importante, portanto, contar com recursos de relatórios no sistema GED vai ajudar a medir a segurança e a atividade das informações mais importantes da sua organização. Aqui está o que você deve conseguir rastrear por meio de uma ferramenta:
- dados de uso, como quais documentos são acessados, com que frequência, por quem, dentro de quais fluxos de trabalho, etc.;
- histórico de versões de documentos;
- número de documentos aguardando aprovação em qualquer momento
- documentos que estão programados para expirar;
- incidentes de segurança, como tentativas de acesso não autorizado
Um sistema avançado também oferece capacidades de monitoramento em tempo real na forma de gráficos, tabelas e quadros de fácil compreensão para facilitar a tomada de decisões informadas.
5. Ferramentas colaborativas
Uma ferramenta moderna deve ter recursos que permitam o acesso de múltiplos usuários. A ideia é que eles possam trabalhar no mesmo documento, permitindo que edições, anotações ou comentários sejam visíveis a todos os autores com acesso.
Algumas plataformas integram-se perfeitamente com ferramentas e aplicativos populares (como Microsoft Office, Google Docs, etc.). Essa integração facilita a edição simultânea e em tempo real por múltiplos usuários, garantindo que todos estejam trabalhando na versão mais atualizada de um documento.
6. Backup e arquivamento
Os processos de backup em um GED envolvem a criação de cópias de dados e documentos para proteger contra perda de informações devido a falhas de hardware, corrupção de dados ou outros incidentes imprevistos.
Para otimizar a proteção dos dados, é possível definir cronogramas de backup automatizados, programando execuções diárias, semanais ou em outros intervalos específicos que atendam às necessidades da sua organização. Além disso, a diversificação das opções de armazenamento em um software traz benefícios significativos em termos de eficiência de custo e organização.
As organizações podem optar por armazenar documentos que são acessados com menor frequência, como registros históricos ou arquivos de longo prazo em repositórios de arquivamento especializados, por exemplo. Essas opções não apenas ajudam a economizar recursos, mas também garantem que informações valiosas estejam protegidas e acessíveis quando necessário.
Por último, é interessante que a estratégia de backup inclua práticas de recuperação de desastres. Em caso de necessidade, testes regulares de restauração e a verificação da integridade ajudam a assegurar que os dados possam ser recuperados de forma rápida e eficiente, mantendo a continuidade das operações e a segurança das informações jurídicas.
7. Segurança
Aqui estão recursos comuns e maneiras pelas quais uma ferramenta fortalece o gerenciamento de documentos:
- criptografia: grande parte das ferramentas baseadas na nuvem prioriza a segurança dos dados em trânsito e em repouso. Isso garante que apenas usuários autorizados com uma chave de descriptografia possam acessar e ler as informações. Plataformas básicas ou gratuitas podem ainda estar limitadas a recursos essenciais de gerenciamento de documentos digitais, sem medidas avançadas de segurança;
- controles de acesso: o controle de acesso a cada documento a partir de perfis configurados de acordo com as necessidades da sua empresa, reduzindo o risco de exposição inadvertida de dados;
- integrações com um sistema de gerenciamento de segurança da informação (SGSI): a integração com sistemas de autenticação de usuários melhora a segurança, exigindo que os usuários façam login com suas credenciais, reduzindo o risco de acesso não autorizado.
Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos
Analisado como funciona o sistema GED, vamos conhecer melhor os benefícios!
Melhorar o workflow
Uma das maiores dificuldades de quem lida com documentos na rotina e não conta com a automação é organizar o workflow. Isso gera um outro problema que é a ineficiência, os profissionais passam mais tempo tentando encontrar arquivos do que de fato fazendo as tarefas estratégicas.
Fazer a gestão eletrônica de documentos permite otimizar os fluxos de trabalho e economizar horas da sua equipe. Como o sistema funciona como um repositório centralizado e fácil de usar, os colaboradores podem localizar rapidamente o que precisam, compartilhar arquivos de forma simples e verificar com facilidade a atualização dos documentos.
Ou seja, eles conseguem não só rastrear o documento, mas também em que fase do ciclo de vida ele está, bem como saber quais modificações ou adições foram feitas nele e também quem o aprovou.
Maior facilidade na colaboração do time
Independentemente da equipe atuar de forma presencial ou remota, um sistema de gestão documental baseado em nuvem facilita a colaboração em processos como um todo.
Os arquivos eletrônicos podem ser compartilhados por meio de um link seguro, permitindo que a colaboração ocorra com apenas um clique. Além disso, a ferramenta gera trilhas de auditoria que registram quem fez alterações e quando elas foram feitas, proporcionando maior transparência.
Mais segurança
O GED eleva a segurança das informações da sua empresa por meio de uma série de funcionalidades automatizadas. Ele realiza backups regulares e programados, garantindo que os dados estejam protegidos contra perda ou corrupção. A autenticação multifatorial também pode ser implementada para aprovar alterações em documentos críticos, proporcionando uma camada extra de segurança.
Além disso, dependendo da ferramenta utilizada é possível revogar rapidamente o acesso a documentos compartilhados, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar informações sensíveis. Por meio de recursos de rastreamento, o gestor consegue monitorar quem baixou ou alterou um documento e em que momento, criando um histórico completo de acessos e mudanças.
Essas medidas são importantes para proteger a empresa contra violação de dados, sejam elas intencionais ou acidentais, garantindo que documentos confidenciais permaneçam seguros.
Gestão de conformidade
A gestão de conformidade e as exigências regulatórias têm se tornado um campo cada vez mais complexo, especialmente, pois setores distintos exigem padrões específicos. Tradicionalmente, as organizações armazenavam arquivos fisicamente em armários, pastas ou outros, o que resultava em danos e deterioração dos arquivos ao longo do tempo.
Os sistemas de gestão eletrônica de documentos se mostram extremamente benéficos dentro desse contexto. Eles oferecem um registro completo de auditoria relacionado a cada documento. Além disso, garantem a retenção de documentos por longos períodos, muitas vezes por uma década ou mais, em conformidade com as normas regulatórias.
Essa abordagem não apenas facilita a gestão de auditorias, mas também torna o processo de conformidade mais tranquilo. Com a ferramenta certa, as organizações podem acessar facilmente os documentos necessários, garantir que estejam sempre atualizados e atender às exigências legais sem o estresse associado ao gerenciamento manual de arquivos físicos.
Melhores práticas para gerenciamento eletrônico de documentos
Implementar a tecnologia é importante, mas também é necessário conhecer práticas a serem adotadas antes e depois dessa tarefa.
Tenha um planejamento
Ao criar e implementar qualquer estratégia, é necessário definir o responsável por acompanhá-la do início ao fim. No gerenciamento eletrônico de documentos não seria diferente. Para garantir o alinhamento e as entregas no tempo certo, será preciso estabelecer uma pessoa/equipe de projeto para supervisão.
As empresas tendem a aumentar o volume de documentos que produzem à medida em que crescem. É por isso que as melhores práticas para gestão documental sempre começam pela padronização. Com um plano estruturado, fica mais fácil navegar pelo arquivamento eletrônico de documentos, localizar arquivos específicos e treinar novos colaboradores de acordo com o sistema utilizado.
Um processo padronizado de gerenciamento de documentos pode variar de acordo com a organização e o setor, mas as empresas podem começar respondendo às seguintes perguntas:
- Com quais documentos específicos a organização trabalhará?
- Onde os documentos são armazenados? Ao usar o armazenamento em nuvem, são necessários aplicativos ou plataformas especializadas para acessá-los?
- Qual é o ciclo de vida de um documento padrão?
- Em que ponto do fluxo de trabalho um documento deve ser excluído ou arquivado?
Nota: ao buscar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é importante escolher uma ferramenta que permita criar fluxos de trabalho, fazer a indexação de dados, proteger registros, permitindo acesso apenas àqueles que precisam e que seja personalizável de acordo com suas necessidades específicas.
Escolha a ferramenta correta
A documentação física requer espaço de armazenamento, aumentando os custos operacionais e reduzindo a produtividade da equipe. Ao digitalizar os documentos, as empresas eliminam tais ineficiências. E isso antes mesmo de considerar os benefícios de um sistema de gestão documental, como colaboração remota de arquivos, conformidade simplificada do setor e muito mais.
O software de gestão eletrônica fornece um hub central para implementar esses recursos, mas cada plataforma tem seus próprios benefícios e desvantagens. O importante é que a solução ofereça:
- recursos de segurança de dados, como criptografia de arquivos ou permissões de compartilhamento de usuários;
- design intuitivo que a equipe pode entender rapidamente, limitando a quantidade de tempo gasto na integração;
- armazenamento de documentos virtuais em nuvem que permita aos membros da equipe acessem documentos remotamente e colaborem em arquivos.
- controle de registros eletrônico que rastreiam alterações em um documento e permitem que os usuários restaurem versões anteriores quando necessário.
Seja consistente na categorização
A categorização é indispensável para o gerenciamento de documentos, esteja você gerenciando um pequeno arquivo ou um enorme servidor em nuvem. A catalogação de documentos eletrônicos fornece a estrutura organizacional que torna possível encontrar arquivos associados a um projeto com maior facilidade.
Não existe um formato certo ou errado de categorizar documentos, mas aplicar um modelo consistente é necessário para que qualquer colaborador possa encontrar o arquivo correto.
Para grande parte das organizações, a opção mais simples é padronizar as convenções de nomenclatura de pastas e documentos.
Geralmente, elas são melhor agrupadas como tópicos de alto nível que se restringem a projetos específicos. Por exemplo, um agrupamento chamado “contratos de compra do setor X” pode incluir pastas para cada cliente contratado e subpastas das aquisições ao longo do tempo.
Audite suas práticas de gerenciamento de documentos
É bem provável que poucas empresas consigam que o sistema de gerenciamento de documentos seja perfeito na primeira tentativa. Desde novo software a novas regulamentações, tudo pode obrigar uma organização a alterar os seus procedimentos ao longo do tempo.
Por isso, é uma boa prática fazer a auditoria regular do seu sistema de arquivo digital e garantir que ele atenda à empresa conforme planejado.
Cada organização terá padrões diferentes para auditar e melhorar os seus documentos – alguns exigidos por lei e outros simplesmente melhores práticas. A tecnologia deve ser capaz de permitir a verificação e análise dos documentos e registros para avaliar sua conformidade, precisão e confiabilidade.
Os gestores devem rever o plano de gestão documental e determinar se o sistema atual se comporta conforme pretendido ou precisa de ser revisto, especialmente após qualquer mudança organizacional.
Como implementar um software de gestão de documentos?
Diante dos benefícios e facilidades proporcionadas pelo GED, fica fácil entender a sua importância na empresa. Mas quais as melhores práticas para a implementação da ferramenta!
Entenda quais as suas necessidades
Antes de escolher qualquer ferramenta, é preciso compreender quais são as necessidades específicas da sua empresa. Ou seja, quais recursos são necessários para fazer um gerenciamento de documentos eficiente e tirar o melhor proveito da tecnologia. Considere aspectos como:
- os tipos de documentos a serem gerenciados;
- a frequência de acesso;
- adequação de requisitos de segurança e conformidade, entre outros pontos que a equipe julgar importante.
Um bom exemplo são as operadoras de saúde, que precisam lidar com um alto volume de contratos e demandam um software robusto e ao mesmo tempo que ofereça segurança extra. Afinal, ela lida de maneira direta com dados sensíveis de clientes.
Inclusive, aqui no netLex temos o case da Alice, na qual você pode conhecer melhor como a operadora conseguiu fazer uma gestão de contratos mais eficiente, reduzindo o tempo de ativação de planos de saúde.
Pesquise as opções disponíveis
Depois de compreender quais as necessidades do negócio, é hora de conhecer as suas opções. Existem diferentes ferramentas e softwares de GED no mercado. Logo, é necessário fazer uma pesquisa cuidadosa.
Observe as vantagens e desvantagens, e qual oferece os recursos indispensáveis para a sua operação. Assim, você consegue comprar e encontrar aquele que melhor se adapta às demandas e recursos da sua empresa. Considere fatores como custo, recursos oferecidos, facilidade de uso e integração com outras ferramentas utilizadas pela empresa, bem como o impacto de tudo isso no custo-benefício.
Planeje a migração de documentos
Depois da decisão sobre a ferramenta, é momento de se preparar para a migração. Se o setor tem documentos físicos ou arquivos digitais, será necessário planejar como migrá-los para o novo sistema.
Por exemplo:
- fazer a digitalização os documentos físicos;
- organizar os arquivos digitais existentes e os novos;
- definir a estrutura mais adequada ao seu negócio, em pastas ou categorias, no novo sistema.
Durante o processo de revisão e migração de documentos, é o momento perfeito para reavaliar os arquivos existentes, especialmente os físicos. Pergunte-se: todos esses documentos realmente precisam ser mantidos ou alguns podem ser descartados?
Considere implementar uma classificação de arquivos, como “essenciais”, “importantes” e “desnecessários”, para facilitar a decisão. Além disso, pense em como a digitalização pode otimizar o armazenamento e o acesso à informação, tornando os arquivos físicos obsoletos.
Esse é um excelente momento para envolver sua equipe nessa análise. Realizar reuniões para discutir quais documentos são realmente relevantes pode trazer novas perspectivas.
Certifique-se de estabelecer critérios claros para o descarte e a preservação, além de garantir que os dados sensíveis sejam tratados de maneira adequada. Assim, você não apenas organiza seus arquivos, mas também melhora a eficiência e a segurança da informação na sua organização.
Prepare a equipe e defina padrões
Uma vez que a ferramenta de gestão eletrônica de documentos é adquirida, a equipe que vai manuseá-la deve ser prontamente treinada. Ela precisa entender como usar os recursos de forma correta, desde acessar até criar documentos, bem como armazená-los com segurança.
Defina padrões de armazenamento de documentos virtuais, incluindo convenções de nomenclatura de arquivos que sejam intuitivas e consistentes. Por exemplo, utilize datas, tipos de documentos e nomes das partes envolvidas para facilitar a busca e o acesso.
Além disso, é crucial estabelecer diretrizes sobre como os documentos devem ser acessados e gerenciados. Isso deve incluir políticas rigorosas de segurança de dados, como criptografia e autenticação de múltiplos fatores, para proteger informações sensíveis.
Faça ajustes
Conseguiu implementar a gestão eletrônica de documentos? Uma dica essencial é realizar avaliações periódicas. Isso envolve utilizar o sistema ativamente e ouvir a opinião dos colaboradores que o utilizam regularmente.
Faça perguntas como:
- Há algo que precisa ser ajustado?
- Está tudo funcionando conforme o esperado?
Essa análise é crucial para garantir que o sistema atenda às necessidades da sua empresa. Se identificar áreas que podem ser melhoradas, será possível fazer os ajustes necessários para otimizar o trabalho na organização.
Conclusão
O gerenciamento de documentos digitais é uma prática que traz mais eficácia para a atuação da equipe. Além de maior confiabilidade na hora de lidar com dados, mantendo a segurança da empresa perante ao mercado.
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