A gestão de contratos de RH continua sendo uma das atividades mais engessadas do setor, mesmo em um cenário de avanço da digitalização.
O processo ainda depende, muitas vezes, de documentos impressos, modelos difíceis de adaptar e assinaturas presenciais, o que gera atrasos e desgaste desnecessário.
Essas barreiras reduzem o tempo do RH para focar no que realmente importa: atrair, engajar e reter talentos. E à medida que a empresa cresce, os problemas com prazos, versionamento e controle de documentos só se intensificam.
Ao longo deste artigo, você vai conhecer os principais desafios da gestão de contratos de RH e descobrir como otimizar cada etapa com apoio de tecnologia, especialmente, com um bom sistema de CLM (Contract Lifecycle Management), como o netLex.
Embora o contrato de trabalho seja um instrumento central para o RH, o departamento jurídico tem papel fundamental para garantir sua validade, segurança e aderência às leis trabalhistas e às políticas internas da empresa.
É o jurídico quem assegura que os contratos estejam em conformidade com a legislação vigente, previnam riscos de passivos trabalhistas e protejam a empresa em casos de desligamentos, mudanças contratuais ou disputas futuras.
Além disso, o jurídico contribui na padronização de modelos contratuais. Isso acontece na inclusão de cláusulas sensíveis (como confidencialidade e não concorrência) e na análise de acordos em situações especiais, como contratações internacionais, trabalho remoto ou terceirizações.
Quando RH e jurídico atuam de forma integrada, a empresa ganha em agilidade, reduz falhas operacionais e fortalece a governança sobre todo o ciclo de vida do contrato de trabalho, que vai da admissão ao desligamento.
E com o apoio de uma ferramenta de CLM, essa colaboração se torna ainda mais fluida e eficiente.
Leia mais: Contratos são articuladores essenciais entre áreas da empresa
A gestão de contratos de trabalho no RH ainda enfrenta diversos gargalos que comprometem a agilidade, a segurança jurídica e a experiência do colaborador.
Um dos primeiros obstáculos aparece já na fase de contratação, quando tarefas operacionais mal estruturadas atrasam o processo e colocam em risco a admissão de talentos estratégicos.
Entre os problemas mais comuns estão:
Esses entraves, além de operacionais, geram impactos diretos no sucesso da contratação. Profissionais altamente qualificados ficam em média apenas 10 dias disponíveis no mercado.
Isso significa que qualquer demora na formalização pode custar caro. Enquanto a sua empresa imprime, envia e coleta assinaturas, um concorrente pode apresentar uma oferta mais rápida e levar o talento que você identificou.
Mesmo após a assinatura, os desafios continuam:
Esses pontos mostram que uma gestão ineficiente de contratos de RH não é apenas uma questão administrativa. Representa também uma ameaça à competitividade, à segurança jurídica e à reputação da empresa diante de seus futuros colaboradores.
Veja essas e outras ineficiências comuns na gestão de documentos em: Top 6 ineficiências mais comuns na gestão de contratos e como resolvê-las.
O segredo para conciliar a gestão dos contratos de trabalho e a prospecção de candidatos é otimizar ao máximo cada etapa do ciclo de vida desses documentos.
Isso elimina todas as ineficiências mencionadas acima e deixa o time de RH livre para localizar e contratar os melhores profissionais para a sua empresa. Contar com a tecnologia é um grande diferencial para alcançar esses resultados.
A proposta do Contract Lifecycle Management (CLM), ou “Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos”, em português, é adotar uma visão integral das etapas envolvidas na formação de um contrato.
Isso inclui desde a elaboração, passando pela negociação, revisão e assinatura do documento, até a gestão e extração de dados para geração de inteligência.
Dentre as vantagens dessa abordagem está a percepção dos acordos como instrumentos que têm impactos sobre as mais diversas atividades da empresa.
Dentre as vantagens dessa abordagem está a percepção dos acordos como instrumentos que têm impactos sobre as mais diversas atividades da empresa.
Um contrato de trabalho, por exemplo, é essencial não só para o time de RH no processo de alinhamento de expectativas, mas também para o departamento financeiro, que coordena o pagamento de vencimentos e outros bônus, e para o Jurídico, especialmente em caso de litígio.
Trata-se, portanto, de um instrumento que precisa ser gerido com eficiência e ampla visibilidade.
A melhor forma de potencializar essa administração é recorrendo a softwares que permitem a automatização de documentos e fluxos de trabalho, como o netLex.
Na hora de formalizar o contrato de trabalho, sua empresa precisa garantir alguns pontos essenciais:
Conciliar todos esses aspectos é possível a partir da utilização de um software que automatiza as etapas de elaboração, negociação, revisão e assinatura de contratos. Com o netLex você pode assegurar:
Se você ainda não sabe como funciona a automatização de documentos, leia mais em automatização de documentos: entenda o que é, como funciona e quais as vantagens.
Ao automatizar a formalização do contrato de trabalho, sua empresa aproveita a janela de oportunidade daquele recrutamento e gera uma excelente experiência para o candidato. Isso sem contar toda a praticidade da gestão de documentos digitais.
A assinatura não encerra o ciclo de vida dos contratos de trabalho.
Ainda é preciso assegurar que as informações contidas nesses documentos sejam repassadas a diversos setores da empresa, como é o caso do financeiro para os pagamentos e bonificações. Alguns dos dados que constam deste documento, inclusive, podem ser considerados sensíveis, como eventual identificação racial ou opção por filiação a sindicato, demandando proteção específica.
Além das informações, também é necessário garantir que quaisquer atualizações nos termos padrão sejam aplicadas a todos os colaboradores. Eventuais alterações na relação de trabalho, como promoções ou ainda desligamentos, também devem ser registradas de forma simples e eficiente.
Nesse sentido, algumas das vantagens de um software de administração de documentos, como o netLex, incluem:
Assim, a gestão dos contratos de trabalho pode ser estruturada de forma simples e segura, garantindo a fluidez das operações da sua empresa.
O departamento de Recursos Humanos tem dois papéis fundamentais para o sucesso da empresa: garantir a formalização adequada dos contratos de trabalho e construir relações consistentes com os colaboradores ao longo do tempo.
De um lado, é preciso manter a conformidade jurídica dos vínculos firmados; de outro, cultivar uma experiência positiva que contribua para o engajamento e a permanência dos talentos.
Conciliar essas responsabilidades exige processos bem estruturados em todas as etapas do ciclo de vida do contrato.
Com o apoio de ferramentas como o netLex, o RH consegue simplificar fluxos, reduzir falhas operacionais e liberar tempo para se dedicar àquilo que realmente importa: as pessoas.
Para ver na prática quais as vantagens que o netLex pode gerar para as suas operações, entre em contato com nossos especialistas agora!