Cláusulas de contrato de fornecedor: como ter controle para garantir qualidade e conformidade

Durante a execução, o contrato precisa servir como instrumento de acompanhamento, controle e prevenção de riscos, e isso só acontece quando ele inclui cláusulas pensadas especificamente para a gestão pós-assinatura.

Itens como cláusulas de prazos, qualidade, auditoria e compliance ajudam a assegurar entregas conforme o combinado, alinhar expectativas e corrigir desvios ao longo da relação contratual. 

Embora pareçam simples, muitas vezes essas cláusulas não são aplicadas corretamente. Isso pode acontecer por falta de estrutura, de processos claros ou mesmo de um suporte tecnológico.

Nessa leitura, vamos aprender a respeito de boas práticas para estruturar e aplicar cláusulas de contrato de fornecedor que reforcem o desempenho, garantam conformidade e tornem sua gestão contratual muito mais eficiente.

Quais são os tipos de contratos de fornecedores?

Os contratos de fornecedores podem assumir diferentes formatos, dependendo do tipo de serviço ou produto contratado, do prazo envolvido e do nível de complexidade da relação comercial. 

A seguir, veja cinco dos modelos mais comuns e em que contextos cada um é mais adequado:

1. Contrato de fornecimento contínuo

Usado quando a empresa contrata entregas recorrentes ao longo do tempo, como materiais de escritório, insumos industriais ou manutenção periódica. Estabelece cronograma, volume, preço e condições de reajuste.

Esse tipo de contrato é ideal para relações duradouras e necessidades previsíveis.

2. Contrato de fornecimento por demanda (on-demand)

Nesse modelo, o fornecedor só entrega quando houver uma solicitação formal da empresa, com base em uma estimativa acordada.

É útil quando há variação na necessidade de insumos ou serviços e a empresa quer flexibilidade de compra.

3. Contrato de prestação de serviços

Voltado para contratações em que o fornecedor executa atividades técnicas, operacionais ou especializadas (exemplo: transporte, limpeza, TI, consultoria). Define escopo, responsabilidades, prazos e indicadores de desempenho.

Este tipo de contrato é recomendado quando o foco está na execução de tarefas, e não na entrega de produtos.

4. Contrato por empreitada

Usado quando a empresa contrata a entrega de um resultado específico, como a construção de uma obra ou o desenvolvimento de um sistema. O pagamento pode ser feito por etapas concluídas.

Portanto, é indicado para projetos com começo, meio e fim bem definidos.

5. Contrato de fornecimento estratégico com SLA (Service Level Agreement)

Além das cláusulas tradicionais, inclui níveis de serviço (SLA) com indicadores de qualidade, desempenho e tempo de resposta.

Por fim, é o tipo de contrato ideal para fornecedores críticos, onde a performance afeta diretamente a operação da empresa.

Leia mais: Avaliação de fornecedores: como escolher parceiros com segurança

Quais são os tipos de mecanismos de gestão contratual?

Uma vez assinado o contrato, é preciso cumpri-lo. Por mais óbvia que essa afirmação possa parecer, esses documentos são complexos e têm diversas camadas de gestão:

• Prazos de entrega
• Qualidade da entrega
• Cláusulas de compliance

Você provavelmente já tem disposições sobre todos esses temas nas suas minutas-padrão. Porém, algumas boas práticas ajudam a identificar se elas estão construídas de forma a realmente gerar valor para a sua organização.

Quais são as melhores práticas na hora de elaborar cláusulas de gestão?

Recomenda-se que, na elaboração e cumprimento de cada uma das cláusulas de gestão, algumas perguntas sejam levadas em consideração, como, por exemplo, se a construção está:

• Adequada ao objeto do contrato?
• Alinhada às necessidades e possibilidades da empresa?
• Proporcional ao grau de relevância do fornecedor?
• Suficiente para questões operacionais e de compliance?
• Revisada e atualizada periodicamente?

Para além desses pontos, veja algumas especificidades da construção de cada camada de gestão contratual nos próximos tópicos.

1. Controle de prazos contratuais

No seu nível mais simples, contratos em geral contam com marcos para gestão temporal como:

• Datas de entrega
• Datas de pagamento
• Prazos para troca, substituição ou revisão da entrega
• Prazos de renovação, encerramento e outros

Na maior parte dos casos, esses são elementos definidos sem participação direta do Jurídico. Garantir a segurança da empresa, então, fica a cargo do uso de uma ferramenta tecnológica, como o netLex, que:

• Mapeie todos esses prazos e reúna essas informações em uma página unificada, simplificando o acompanhamento da gestão.
• Notifique o seu time sobre essas datas com antecedência e informe nos casos de perda de prazo, para que as medidas contratuais previstas sejam adotadas.  

Organização de documentos é essencial nessa etapa da gestão! Aproveite para saber mais sobre outra frente que gera muitos desafios em: Pare de perder aditivos contratuais: gestão de documentos com o netLex

2. Controle de qualidade

Além do tempo, qualidade também é um aspecto relevante no gerenciamento de contratos. A depender do tipo de acordo, os mecanismos de gestão precisam ser diferentes:

• Para contratos de serviço: O mecanismo de gestão aplicável são os Service Level Agreements (SLA), ou, em português, Acordos de Nível de Serviço, estruturando os parâmetros de qualidade para avaliação daquela prestação.
• Para contratos que envolvem bens: O mecanismo de gestão aplicável são as cláusulas de controle de qualidade e inspeção, por exemplo.

Em ambos os casos, algumas boas práticas são recomendadas, como:

• Critérios de qualidade: esses parâmetros podem ser quantitativos (como velocidade da prestação de serviço) ou qualitativos (como grau de satisfação).
• Formas de avaliação:
  • Avaliação pelo cliente: no caso de produtos, por exemplo, é possível fazer uma avaliação da qualidade por amostragem. Já no caso de serviços é comum avaliar o NPS, ou net promoter score, para entender o quanto os clientes estão satisfeitos com a experiência.
  • Produção de relatórios pelo próprio fornecedor: alguns fornecedores conseguem emitir relatórios sobre a sua atuação, que podem informar a avaliação sobre a qualidade do serviço. É o caso, por exemplo, do tempo de disponibilidade de softwares.
  • Certificação externa: em relação a alguns objetos contratuais, especialmente em áreas intensamente reguladas, é possível que agências certificadoras façam uma avaliação da regularidade do produto ou serviço à luz da legislação aplicável. 
• Prazos e periodicidade da avaliação: aqui é importante construir um calendário de avaliação que seja suficiente para a empresa e possível para o fornecedor. A ideia não é prejudicar a fluidez das atividades, mas garantir que falhas serão percebidas em tempo hábil. Assim como você já viu no tópico anterior, é ideal trabalhar com uma ferramenta que emita alertas de prazos para manter o cronograma sempre em dia.
• Consequências do descumprimento: para o caso de violação do parâmetro de qualidade esperado, é indispensável contar com um sistema de consequências bem descritas. Avalie a possibilidade de prever não só efeitos para não observância dos parâmetros, mas também créditos para performances excepcionais. 

Para se aprofundar neste tópico, leia mais em: Como construir contratos com foco no desempenho

3. Auditoria de fornecedores

Com mais frequência do que as empresas gostariam de admitir, a gestão de contratos fica restrita aos tópicos 1 e 2 dessa lista. Porém, nem só de prazos e entregas é composto um acordo, existem também as cláusulas de compliance. E é nelas que reside o perigo.

Cada vez mais se vê na imprensa notícias de grandes organizações incluídas em escândalos de violações de direitos trabalhistas, ambientais e humanos em geral, além dos casos de vazamento de dados. Na maioria esmagadora dos casos, os problemas são constatados na cadeia de fornecedores.

A realização periódica de auditorias de fornecedores é um dos mecanismos contratuais que melhor funciona para prevenir esse tipo de cenário.

São três os tipos mais frequentes de auditoria:

• Auditoria Financeira: examina registros financeiros e outros documentos do fornecedor, com o propósito de verificar os valores cobrados e/ou creditados no cumprimento do contrato.
• Auditoria de Compliance: investiga documentos e instalações do fornecedor para garantir a observância da legislação aplicável, além de outras disposições contratuais específica.
• Auditoria de Qualidade: muito parecida com os mecanismos de controle de qualidade vistos no tópico anterior, especialmente no caso de certificação das características do objeto do contrato.

Algumas boas práticas recomendadas pela World Commerce and Contracting para construir bem as cláusulas que estruturam esse tipo de mecanismo de gestão são:

• Estipular a extensão dos direitos de auditoria, prevendo a metodologia, escopo, frequência e se inclui ou não subcontratados, de forma compatível com os riscos daquele fornecedor em específico.
• Prever os itens ou informações a serem excluídas da auditoria, como informações confidenciais ou sensíveis do fornecedor. Se não for possível retirar esses dados, observar formas de garantir a proteção dos mesmos. 
• Distribuir os custos entre as partes no contrato, evitando atribuir despesas desproporcionais ou desnecessárias aos envolvidos.
• Caso a auditoria venha a ser realizada por terceiros, cabe à contratante assegurar que estes observem as diretrizes que foram traçadas no contrato com os fornecedores 

Proteção do meio ambiente, governança corporativa e responsabilidade social são alguns dos temas que estão ganhando cada vez mais espaço dentro do contrato. Para entender mais sobre essas possibilidades, baixe o e-book: ESG + CLM na prática: gestão de contratos para empresas sustentáveis.

Estruture sua gestão de contratos com o netLex

Redigir bem os mecanismos de gestão de contratos, adotando as melhores práticas na construção dessas cláusulas, é apenas o primeiro passo para alcançar a excelência na administração dos acordos da sua empresa.

Ainda é preciso contar com as ferramentas adequadas para que essa iniciativa efetivamente traga resultados.

O netLex é um software que torna mais simples e segura a gestão de todos os contratos da sua organização. Além de assegurar a inclusão de todas as cláusulas construídas, com o sistema você também consegue estruturar informações sobre auditorias e análises de qualidade, além de criar alertas para lembrar seus colaboradores sobre os prazos e outros marcos relevantes.

Para entender melhor como o netLex te ajuda na gestão de contratos, converse com nossos especialistas aqui!

Leia mais sobre gestão de fornecedores em: Além da Matriz Kraljic: tecnologia para segmentar a gestão de fornecedores