No ciclo de vida dos contratos, é comum que surja a necessidade de elaborar documentos adicionais, vinculados a um principal. Esses instrumentos podem ser:

Ainda que sejam muito cotidianos na prática empresarial, nem sempre esses documentos são geridos da forma mais eficiente possível. Problemas como a perda dos aditivos são recorrentes, isso sem contar:

• Dificuldade na localização do contrato principal;
• Utilização de minuta desatualizada ou incompleta;
• Erros na transcrição das informações contidas no documento original para o novo;

O tempo gasto com esses entraves gera riscos graves para as operações, dentre eles:

• Não atualização das cláusulas a tempo, fazendo perdurar situações de desequilíbrio contratual;
• Falta de revisão de todos os acordos, criando risco de litígio futuro;
• Dúvida quanto à renovação ou não das obrigações firmadas, podendo gerar confusão nos setores Financeiro e de Produção;
• Perda do prazo para encerramento sem multa, obrigando a empresa a escolher entre manter um acordo que ela não mais deseja ou ter o custo adicional da penalidade contratual;

Esses riscos podem ser eliminados das operações, mas é preciso investir em gestão e tecnologia. O netLex, como plataforma de gerenciamento de documentos, combina esses dois pontos, gerando valor para as atividades da sua empresa.

Nesse texto você vai entender as 5 vantagens da plataforma para administração de aditivos, termos de renovação e encerramento contratual.

1. Mapeamento ágil dos contratos que demandam modificação

Às vezes, uma única circunstância ou evento pode ter um efeito dominó sobre as mais variadas categorias de contratos firmados por uma empresa. Foi o caso, por exemplo, da Pandemia de COVID-19, que provocou uma revisão em massa de acordos para tentar reajustar as prestações ao novo contexto.

Esses momentos colocam uma enorme pressão sobre o time do Jurídico.

É preciso localizar todos os contratos afetados, elaborar os termos aditivos, garantir que todos eles sejam negociados, monitorar as modificações sugeridas pelas contrapartes e assegurar as assinaturas a tempo. Qualquer falha nessa dinâmica implica um contrato não readequado, que muito provavelmente será objeto de litígio no futuro.

Com o netLex é possível localizar todos os acordos feitos a partir de uma minuta específica e estruturar um fluxo ágil de criação de aditivos. Para empresas como a Localiza, essa funcionalidade foi fundamental no contexto pandêmico, permitindo uma reação rápida às mudanças vividas pelo negócio.

2. Aviso sobre o término da vigência do contrato

A plataforma do netLex emite avisos automáticos quando se aproxima o término da vigência do contrato, abrindo a possibilidade de renovação ou encerramento. Além dos avisos, essa informação fica disponível em dashboards de acesso e visualização simplificados.

Assim, você pode deixar de lado aquela sensação ruim de que tem um prazo vencendo sem saber exatamente qual.

Um outro tipo de documento que costuma dar trabalho nesse quesito são as procurações. Para saber como administrar melhor os fluxos de renovação e revogação desses instrumentos, leia: Comparação ponto a ponto: gerindo procurações particulares com e sem o netLex.

3. Extração automática de informações do documento principal

Como documentos complementares, os aditivos, termos de renovação ou de encerramento invariavelmente contarão com informações do documento principal. É o caso dos dados das partes, detalhes das prestações e prazos de vigência, por exemplo.

Quando o documento original foi elaborado no netLex, é possível extrair automaticamente todos esses elementos, transportando-os para o instrumento anexo com apenas um clique. Isso poupa sua equipe daquele eterno copia e cola, além de evitar erros na transcrição dos dados.

4. Elaboração do documento via questionário

Além das informações extraídas do acordo original, também é necessário incluir cláusulas específicas do novo instrumento. No netLex, é possível automatizar a minuta padrão da empresa, de forma que todas as informações adicionais sejam preenchidas pelo usuário via questionário intuitivo.

Essa é uma das principais funcionalidades envolvidas na gestão do ciclo de vida dos contratos. Entenda mais sobre esse conceito e sobre como implementá-lo nas suas operações em CLM: o que é e como a tecnologia pode beneficiar a sua empresa.

Por isso, é possível evitar o uso de modelos desatualizados, além de limitar as possibilidades de interferência no conteúdo previamente estruturado pelo setor Jurídico.

5. Armazenamento automático

Uma vez firmado o termo aditivo, a renovação ou o encerramento, é essencial que esses documentos sejam armazenados junto com o que lhes serve de base. Falhas nesse quesito são uma das top 6 ineficiências mais comuns na gestão de contratos.

Quando os instrumentos não são corretamente arquivados, os colaboradores podem desconsiderar uma modificação ou adição relevante ao texto do acordo, ficar sem saber se o contrato foi encerrado regularmente ou mesmo se ele foi prorrogado.

Com o netLex, esses arquivos adicionais são automaticamente vinculados ao original, e numerados em sequência para simplificar a organização.

netLex: potencializando a sua gestão de documentos

O gerenciamento dos seus termos aditivos, de renovação ou de encerramento, pode ser muito mais simples do que é hoje. E muito mais seguro também.

Alcançar esses objetivos passa por aliar o melhor da tecnologia às práticas mais consistentes da administração de contratos. O netLex, como plataforma de CLM, coloca essa combinação à serviço da sua empresa, conferindo agilidade e assertividade às suas operações.

Para ver na prática como o software gera valor para a sua organização, converse com nossos especialistas!