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Três fontes de risco na gestão de fornecedores que você deve eliminar de uma vez por todas
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É possível afirmar, com certeza, que o sucesso das operações de uma empresa está diretamente relacionado à qualidade dos seus fornecedores. Isso porque a contratação de serviços ineficientes ou produtos de má qualidade prejudica as rotinas dos colaboradores e reduz, em última instância, a qualidade do que a própria companhia oferece no mercado.

Por isso, a gestão dos fornecedores é uma atividade essencial para corporações que buscam expandir seus negócios, conquistando clientes ao oferecer produtos ou serviços claramente superiores aos dos seus concorrentes.

Porém, ao mesmo tempo em que as cadeias de suprimentos podem ser essa grande fonte de êxito das atividades de uma empresa, também reúnem o potencial de gerar alguns dos prejuízos mais graves que uma companhia pode sofrer. Para além desses perigos, algumas práticas ineficientes de gestão de fornecedores só adicionam complexidade a este cenário, e acabam constituindo fontes inesgotáveis de risco.

Entenda abaixo quais são os perigos associados à cadeia de suprimentos e identifique as fontes de risco adicionais geradas pela gestão ineficiente para, ao final, entender como eliminá-las e extrair o máximo de qualidade dos seus seus fornecedores.

Cadeia de suprimentos: uma concentração natural de riscos

A cadeia de suprimentos concentra inúmeros riscos, justamente porque estabelece vínculos contratuais entre a empresa e terceiros. Embora a corporação possa ter todo o zelo na sua administração interna, se estiver relacionada a outras que não têm esse alinhamento, poderá sofrer graves consequências.

Por exemplo, o principal desafio para adoção de práticas mais sustentáveis e construtivas do ponto de vista ambiental, social e de governança não está nas atividades centrais de uma corporação, mas na cadeia de valor na qual elas se inserem. Isso porque até as companhias mais engajadas com a pauta ESG podem sofrer danos reputacionais se estiverem envolvidas com fornecedores descomprometidos com esses critérios.

Os riscos gerados por prestadores mal selecionados não acabam por aí. As corporações são cada vez mais chamadas a responder pela segurança das informações com as quais lidam diariamente, e novamente o foco na proteção dos dados precisa abranger não só as atividades da empresa, mas também as de seus contratados. Por isso, notícias de vazamentos de dados têm efeitos sísmicos no mercado como um todo.

Saiba mais sobre como se gerir esse risco em: Como realizar uma análise de fornecedores garantindo a segurança dos dados

Isso sem contar o risco mais óbvio de uma gestão insuficiente de fornecedores: contratações ruins. Sem avaliar pontos como qualidade da entrega, disponibilidade para atendimento e suporte, ou ainda a superioridade do oferecido em relação a outras soluções no mercado, a companhia invariavelmente entrará em um ciclo vicioso de más contratações, o que pode acabar por prejudicar seu próprio produto ou serviço.

Considerando todos esses potenciais danos, é essencial que a gestão dos fornecedores se dê de forma a neutralizar esses riscos. É muito comum, no entanto, que práticas ineficientes tornem essa parte das atividades da empresa ainda mais arriscada.

1. Cadastros e avaliações não padronizados

É necessário padronizar as categorias de dados de identificação, operacionais e de compliance que serão consideradas para cadastrar possíveis prestadores de um mesmo serviço ou produto. Isso garante que todos aqueles que, eventualmente, possam ser contratados tenham sido analisados e aprovados sob os mesmos parâmetros.

Quando os cadastros não seguem esse padrão, não se oferece aos fornecedores visibilidade sobre quais informações devem ser encaminhadas e o responsável pela análise das candidaturas não conseguirá fazer uma avaliação completa e rápida.

Alguns dos riscos decorrentes da falta de padronização dos cadastros envolvem:

  • Violação às regras de compliance, caso um analista deixe de avaliar um fornecedor a luz de todas as práticas adotadas pela empresa;
  • Cadastros incompletos, gerando necessidade de pedir documentação adicional e aumentando o tempo das análises;

Essa falta de padronização torna, portanto, todos os cadastros de fornecedores da empresa uma potencial fonte de riscos e retrabalho.

2. Registros manuais e descentralizados

Esses registros envolvem o cadastro dos fornecedores em si e os procedimentos que levaram à composição da lista dos aprovados em duas perspectivas: externa, de apresentação de candidaturas e documentações; interna, de análise das aplicações e seleção das mais adequadas.

A falta de registro integral das candidaturas e também de um armazenamento organizado são fontes substanciais de riscos e ineficiências para a empresa. Alguns deles são:

Desperdício de tempo, pois os analistas precisarão reunir manualmente todas as informações que encontrarem, quando isso poderia ser feito automaticamente;

  • Incompletude e desconfiança sobre informações, já que é sempre possível que algum ponto importante não tenha sido registrado ou algo tenha sido inserido erroneamente;
  • Falta de padronização do armazenamento, na medida em que cada colaborador arquiva os documentos segundo critérios pessoais, que não necessariamente são os mais intuitivos ou ainda os mais eficientes;

É indispensável que os trâmites referentes à aprovação dos potenciais fornecedores sejam integralmente registrados de forma automática em uma plataforma centralizada. Isso garante transparência ao procedimento e constrói um histórico não só para consulta quando da possibilidade de contratação, mas também para auditorias, por exemplo.

3. Avaliações desatualizadas

A avaliação dos fornecedores não é uma atividade a ser conduzida somente quando da construção do cadastro. É indispensável que esses registros sejam periodicamente atualizados, tanto pelo próprio potencial contratado quanto pela empresa.

Alguns dos riscos das avaliações desatualizadas incluem:

  • Perda de tempo considerando a contratação de fornecedores com base em informações que podem não refletir mais a realidade do mercado ou das atividades desempenhadas por ele;
  • Desconsideração de experiências prévias de contratação pela própria empresa, especialmente quando não há comunicação entre as áreas que gerenciam os contratos e o setor de Suprimentos;

Esse último risco é um dos mais graves, já que a melhor fonte de informações sobre um determinado contratado são, justamente, os departamentos que já lidaram diretamente com a execução de um contrato anterior. Desconsiderar essas experiências prévias é insistir em erros já conhecidos, perpetuando contratações ineficientes e todos os seus efeitos nefastos para as operações.

netLex: a solução para gestão de fornecedores

Como vimos, a cadeia de suprimentos já é, por si só, uma fonte de riscos e algumas práticas de gestão só agregam mais complexidades a essa tarefa.

A boa notícia é que, com o netLex, é possível neutralizar os perigos dessas rotinas ineficientes, garantindo, de forma simples e segura, a padronização dos cadastros e das formas de avaliação, o registro integral de todas as etapas dos procedimentos, além da manutenção de informações atualizadas e fiéis às experiências da empresa.

O netLex é uma startup especializada na automatização da gestão de documentos e fluxos de trabalho. Sua plataforma robusta, em uso por empresas listadas na Fortune 500 e na Valor 1000, investe em inovação para atender por completo as demandas do setor de Suprimentos, garantindo também a integração de dados e workflows com todas as áreas do back office.

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