Eficiência é um termo tão difundido que perdeu seu brilho. Esse conceito, tão importante em seu significado concreto, ficou obscurecido pelo uso diário e acabou se tornando uma palavra vazia no ambiente corporativo.
Sabendo disso, é bom retomar a essência do conceito. Até porque, como todas as operações da empresa, a gestão de contratos não está imune a ineficiências.
Na verdade, nesse texto você vai entender 6 maneiras pelas quais sua operação pode estar perdendo tempo, esforço e dinheiro ao administrar mal seus contratos.
Eficiência vs. Ineficiência: conceitos batidos?
Correndo o risco de dizer o óbvio, eficiência é a qualidade do desempenho que recebe uma quantidade mínima de inputs e resulta em uma quantidade máxima de outputs. Quando o assunto é gestão de contratos, isso significa gerar o máximo de valor esperado da transação com a menor quantidade de custos possível.
Por outro lado, ineficiência é a qualidade da execução que requer mais inputs do que seria necessário para fornecer uma certa quantidade de outputs. Nesse caso, os insumos usados para além do preciso são claramente desperdiçados, pois seria possível obter resultado igual ou melhor sem usá-los.
A análise da eficiência é, ao mesmo tempo, quantitativa e qualitativa.
Isso porque precisa ser mensurada a partir de dados concretos, senão corre o risco de basear-se em impressões que não se confirmam na realidade. De outro, precisa ser orientada a outputs de qualidade, valorizados pela cultura e pelos objetivos da organização.
Ineficiência que custa caro: o desafio na gestão de contratos
No contexto corporativo, o ciclo de vida da maior parte dos contratos pode alcançar altos níveis de complexidade. Ineficiências ao longo desse fluxo podem prejudicar, em média, 8.6% da receita total da empresa.
Existem 6 pontos de ineficiência que resultam nesse prejuízo. Veja agora quais são eles e como enfrentá-los.
1. Armazenamento precário
Se a sua empresa ainda mantém contratos naqueles arquivos antigos, isso complica seu trabalho e você sabe disso. Mas os desafios vão muito além do papel, armazenar os arquivos em computadores ou na nuvem também não é um processo isento de falhas.
- Organização: tanto no arquivo físico quanto no digital é preciso garantir que os documentos sempre serão guardados nas pastas certas, usando nomes e códigos que facilitem a localização. Erros nessa frente fazem com que 71% das empresas não consigam encontrar pelo menos 10% dos seus contratos.
- Estruturação e acompanhamento: Com informações retidas em documentos, muitas empresas precisam que seus funcionários construam planilhas resumindo os principais pontos dos contratos para cumprimento. Inconsistências nesses dados podem resultar em enormes prejuízos, como reportado pela revista Forbes.
Para agravar ainda mais esse cenário, à medida que as empresas crescem, mais contratos são firmados e os sistemas de arquivamento tornam-se cada vez mais complexos.
"Ok, nossa maneira de armazenar contratos não é eficiente, como resolver isso?"
Os primeiros passos para resolver esse desafio são:
- Digitalizar todos os documentos, para cortar custos com armazenamento físico;
- Criar uma regra de catalogação que possa ser usada para todos os documentos, sintetizando informações como data de criação, número de versão e tema.
- Capacitar seus colaboradores para implementar a regra de catalogação no cotidiano.
Ou você pode usar o netLex, que salva seus contratos de forma organizada automaticamente, reduzindo erros e também a carga operacional dos seus colaboradores.
2. Comunicação ineficiente
Ao longo de todo o ciclo de vida de um contrato, muitas informações são transmitidas entre as partes via e-mails e telefonemas, por exemplo.
O problema é que nem sempre isso é registrado.
Em última instância, isso gera ineficiência por atrito: uma parte pode ter a impressão de que constantemente precisa repetir o que havia dito ou solicitado e que a outra não está demonstrando consideração suficiente. Ou, ainda pior, uma parte pode decidir que a outra parece tão despreparada para conduzir negociações comerciais de alto nível que a parceria não é mais interessante.
"Já vi essa comunicação ineficiente acontecer muitas vezes, mas como podemos evitar isso?"
O ideal é que todas as informações sejam documentadas junto com o acordo, de modo que sejam de fácil visualização e acesso sempre que forem necessárias.
Com o netLex é possível não só centralizar a comunicação usando o chat da plataforma, mas também registrá-la em conjunto com o contrato.
3. Informações desestruturadas
Claro que você sabe que a sua empresa é parte de vários contratos mas, se sua tarefa é gerenciar esses documentos, você tem total visibilidade e compreensão sobre os detalhes do acordo? Se a resposta for não, você está lidando com mais uma ineficiência.
Essa falta de visibilidade é gerada pela desestruturação das informações do contrato. Em resumo: está tudo perdido em texto. Isso causa prejuízos em vários estágios do ciclo de vida do contrato:
- Na aprovação: o gestor precisa ler todo o documento para encontrar informações, o que gasta tempo e é mais propenso a erros gerados pelo cansaço.
- No cumprimento: as pessoas que executam o contrato nem sempre são advogados. Porém, precisarão ler e reler o texto várias vezes para encontrar as informações das quais precisam, o que nem sempre é fácil. Inclusive, estima-se que 90% dos colaboradores acham contratos difíceis ou impossíveis de entender.
Tudo isso exige muito tempo e esforço e dificilmente é escalável à medida que as operações se tornam mais complexas.
Falta visibilidade em nossa gestão de contratos, o que devemos fazer?
Nesse caso, é considerada uma boa prática adicionar resumos executivos a esses documentos, incluindo todas as informações relevantes em uma página antes dos próprios termos do acordo.
Ou você pode usar o netLex, que estrutura essas informações para você e ainda permite a pesquisa nos arquivos usando filtros personalizados.
4. Má gestão de prazos contratuais
Os contratos atribuem prazos a muitas obrigações, e uma gestão eficiente estará em dia com todas elas. Se isso já é difícil quando se tem muitos contratos para administrar, o desafio é alcançar esse objetivo sem criar margem para prejuízos.
Na prática, no entanto, esse é justamente o ponto onde muitas empresas falham.
Para tentar controlar as datas, os colaboradores precisam acompanhá-las em planilhas preenchidas manualmente, invariavelmente suscetíveis a erros. Isso pode resultar tanto no descumprimento de obrigações quanto na prorrogação indesejada do contrato. Segundo a consultoria McKinsey, esse primeiro cenário pode causar prejuízo de até 2% da receita total da companhia.
Com certeza quem vive a rotina corporativa já enfrentou desafios assim.
Não tenho confiança na forma como meus prazos contratuais são gerenciados. Como posso abordar isso?
O primeiro passo para gerenciar adequadamente os prazos de um contrato é identificar todos eles. Em seguida, você deve organizar o acompanhamento de uma maneira fácil e o mais automatizada possível.
Ou, você pode usar o netLex, onde todas essas informações são compiladas e usadas para criar alertas automáticos, para ajudar sua equipe a trabalhar no dia a dia.
5. Acessos excessivamente restritos
É claro que nem todos os documentos devem ser disponibilizados abertamente a todos os funcionários ou a todas as áreas da empresa, principalmente por questões de segurança da informação e preocupações estratégicas.
Isso não significa que contratos devem ser guardados a sete chaves. Eles são instrumentos vivos e precisam ser manuseados por várias áreas.
Seria o caso, por exemplo, do time de Marketing, que precisa acessar um contrato com cliente para verificar autorização para uso de marca em campanhas. Uma vez identificado que esse é um tipo de acesso necessário, é preciso construir uma estrutura que permita essa conferência, sob pena de gerar um fluxo constante de solicitações de acesso.
Isso não apenas sobrecarrega as áreas responsáveis pela guarda desses arquivos, como também reduz a velocidade das operações.
Eu envio cópias de documentos e contratos por e-mail o dia todo. Como posso trabalhar de forma mais eficiente?
De saída, você deve:
- Mapear os arquivos mais solicitados e identificar padrões nos pedidos;
- Analisar as regras de acesso para conferir se não houve uma restrição excessiva;
- Centralizar e padronizar o procedimento de solicitação, para os casos em que ainda é preciso instituir uma dimensão de controle.
Assim, você dá acesso a quem precisa conferir o arquivo e ainda mantém dimensões de controle simples de iniciar e rápidas de resolver.
Além disso, com o netLex é possível definir diferentes perfis, cada um com um nível de acesso específico, bem como estabelecer fluxos de pedidos centralizados para submeter, analisar e responder às requisições de forma rápida e eficiente.
6. Engajamento desnecessário da equipe jurídica no fluxo de trabalho
Não é porque a empresa tem um time de advogados que ele precisa ser envolvido diretamente na revisão de cada contrato assinado.
Em verdade, organizar esse tipo de fluxo acaba exigindo um time enorme de profissionais, que acaba sendo gasto de forma ineficiente em muitos documentos simples. Isso aumenta o risco de que, quando o contrato for realmente importante, o advogado encarregado da análise não consiga se concentrar e investir o tempo necessário para realizar uma avaliação completa.
O pessoal do departamento jurídico está sempre preocupado e fazendo hora extra. Como podemos melhorar suas condições de trabalho?
O primeiro passo é segmentar a base de contratos com base em complexidade e impacto no negócio. A partir dessa conclusão, é preciso rever as atribuições do jurídico, que podem ser:
- Padronizar minutas nos casos dos contratos mais simples que possam ser impostos à contraparte, dispensando assim a revisão pelos advogados.
- Pré-determinar a margem de atuação nos casos dos contratos simples que não possam ser impostos à contraparte, incluindo uma revisão pontual pelo Jurídico.
- Analisar o documento em detalhe, reservado para documentos pouco padronizados, mais complexos e com maior relevância para as operações.
No netLex sua empresa pode decidir quais contratos passarão por análise jurídica e em quais hipóteses isso acontecerá. No entanto, se é importante que todos eles sejam, ao menos, rapidamente revisados por um advogado, o sistema fornece informações fáceis e acessíveis sobre o contrato, além de restringir alteração de modelos, garantindo que as cláusulas relevantes estarão previstas.
Comprometa-se com a melhoria da gestão dos seus contratos
Armazenamento precário, má gestão de prazos, perda de informações, falta de visibilidade, acesso excessivamente restritivo e o envolvimento desnecessário da equipe jurídica são algumas das ineficiências mais comuns na gestão de contratos.
Como você já viu, à medida em que esses problemas se somam, eles podem resultar na perda de até 8.6% da receita total da empresa. No dia a dia, isso significa o desperdício de inputs importantes, como tempo, dinheiro e esforço, além de sobrecarregar seus funcionários em tarefas improdutivas e pode até perder talentos.
Se você vive qualquer um desses cenários, assuma agora o compromisso de revertê-lo tornando a gestão dos seus contratos mais eficiente. Fale com um de nossos especialistas e entenda como o netLex pode contribuir para o fluxo da sua empresa!
