O sucesso das operações de uma empresa está diretamente ligado à qualidade dos seus fornecedores. Serviços ineficientes ou produtos de baixa qualidade não apenas comprometem a rotina dos colaboradores, como também reduzem a competitividade e o valor final entregue ao mercado.
Por isso, uma gestão de fornecedores estruturada é indispensável para corporações que desejam crescer de forma sólida, entregando produtos e serviços superiores aos da concorrência.
No entanto, a mesma cadeia de suprimentos que pode impulsionar resultados também carrega riscos consideráveis, especialmente quando falhas na gestão agravam problemas ocultos e aumentam a exposição da empresa a prejuízos operacionais, financeiros e jurídicos.
Ao longo deste texto, vamos apresentar os principais perigos associados à gestão de fornecedores, mostrar como práticas ineficientes podem gerar riscos adicionais e, além disso, abordar conceitos básicos essenciais para estruturar uma gestão de fornecedores mais segura e eficiente.
A gestão de fornecedores é o processo estruturado de selecionar, contratar, acompanhar e avaliar os parceiros responsáveis por fornecer produtos, serviços ou soluções para a empresa.
Ela vai além da simples escolha de quem oferecerá o menor preço: envolve a criação de critérios técnicos, jurídicos e operacionais para garantir que cada fornecedor atenda padrões de qualidade, prazos, compliance e segurança.
O ciclo de gestão começa na identificação das necessidades internas e na pesquisa criteriosa de fornecedores. Em seguida, passa pela negociação e formalização contratual, onde o departamento jurídico tem papel fundamental para definir obrigações claras, cláusulas de responsabilidade e mecanismos de mitigação de riscos.
Depois da contratação, a gestão continua com o monitoramento de desempenho, o acompanhamento de entregas, a gestão de prazos contratuais e a renovação ou encerramento de contratos com base em métricas de resultado.
Uma gestão eficiente também envolve o controle centralizado de documentos, o mapeamento de riscos financeiros e regulatórios, e a extração de dados para melhoria contínua.
E, em um cenário de alta complexidade e volume de contratos, a automação do ciclo de vida contratual (CLM) se torna essencial para garantir rastreabilidade, agilidade e segurança em todas as etapas da relação com fornecedores.
Fazer uma boa gestão de fornecedores exige organização, critérios claros e acompanhamento contínuo.
O primeiro passo é estruturar um processo de seleção baseado não apenas em preço, mas em qualidade, compliance e capacidade de entrega. Em seguida, formalizar todos os contratos com cláusulas bem definidas de prazos, penalidades, níveis de serviço e responsabilidades.
Você pode descobrir quais cláusulas são essenciais para contratos com fornecedores lendo o conteúdo “Como construir cláusulas para contratos de fornecedores”.
Outro ponto crucial é manter um sistema de controle centralizado para contratos e documentos, garantindo rastreabilidade e facilidade na gestão de prazos e obrigações.
A avaliação periódica do desempenho dos fornecedores também é fundamental para identificar riscos, oportunidades de melhoria e alinhar expectativas ao longo da parceria.
Com o apoio de uma plataforma de CLM, todo esse ciclo se torna mais ágil, seguro e transparente, protegendo a empresa e fortalecendo a cadeia de suprimentos.
Agora que você já sabe como estruturar uma boa gestão, vamos entender na próxima seção quais riscos precisam ser monitorados na cadeia de suprimentos.
A cadeia de suprimentos concentra inúmeros riscos, justamente porque estabelece vínculos contratuais entre a empresa e terceiros.
Embora a corporação possa ter todo o zelo na sua administração interna, se estiver relacionada a outras que não têm esse alinhamento, poderá sofrer graves consequências.
Por exemplo, o principal desafio para adoção de práticas mais sustentáveis e construtivas do ponto de vista ambiental, social e de governança não está nas atividades centrais de uma corporação, mas na cadeia de valor na qual elas se inserem. Isso porque até as companhias mais engajadas com a pauta ESG podem sofrer danos reputacionais se estiverem envolvidas com fornecedores descomprometidos com esses critérios.
Os riscos gerados por prestadores mal selecionados não acabam por aí. As corporações são cada vez mais chamadas a responder pela segurança das informações com as quais lidam diariamente, e novamente o foco na proteção dos dados precisa abranger não só as atividades da empresa, mas também as de seus contratados. Por isso, notícias de vazamentos de dados têm efeitos sísmicos no mercado como um todo.
Saiba mais sobre como se gerir esse risco em: Como realizar uma análise de fornecedores garantindo a segurança dos dados
Isso sem contar o risco mais óbvio de uma gestão insuficiente de fornecedores: contratações ruins. Sem avaliar pontos como qualidade da entrega, disponibilidade para atendimento e suporte, ou ainda a superioridade do oferecido em relação a outras soluções no mercado, a companhia invariavelmente entrará em um ciclo vicioso de más contratações, o que pode acabar por prejudicar seu próprio produto ou serviço.
Considerando todos esses potenciais danos, é essencial que a gestão dos fornecedores se dê de forma a neutralizar esses riscos. É muito comum, no entanto, que práticas ineficientes tornem essa parte das atividades da empresa ainda mais arriscada.
É necessário padronizar as categorias de dados de identificação, operacionais e de compliance que serão consideradas para cadastrar possíveis prestadores de um mesmo serviço ou produto. Isso garante que todos aqueles que, eventualmente, possam ser contratados tenham sido analisados e aprovados sob os mesmos parâmetros.
Quando os cadastros não seguem esse padrão, não se oferece aos fornecedores visibilidade sobre quais informações devem ser encaminhadas e o responsável pela análise das candidaturas não conseguirá fazer uma avaliação completa e rápida.
Alguns dos riscos decorrentes da falta de padronização dos cadastros envolvem:
Essa falta de padronização torna, portanto, todos os cadastros de fornecedores da empresa uma potencial fonte de riscos e retrabalho.
Para evitar os riscos relacionados a cadastros e avaliações não padronizados, é fundamental criar um fluxo de onboarding de fornecedores baseado em critérios uniformes.
Estabeleça um formulário único de cadastramento, exigindo sempre os mesmos tipos de dados, como informações fiscais, certidões negativas, comprovantes de compliance e dados operacionais padronizados.
Além disso, defina quais documentos empresariais e requisitos são obrigatórios para cada categoria de serviço ou produto, garantindo que todos os fornecedores sejam avaliados sob as mesmas bases.
Essa estrutura deve ser registrada em políticas internas e, preferencialmente, automatizada em uma plataforma de CLM, evitando variações no processo por parte dos analistas.
A padronização reduz o tempo de análise, assegura conformidade com as políticas de integridade da empresa e elimina o retrabalho com pedidos adicionais de documentação.
Mais do que agilizar o cadastro, esse controle fortalece a base de fornecedores confiáveis e minimiza a exposição a riscos jurídicos, regulatórios e operacionais.
Esses registros envolvem o cadastro dos fornecedores em si e os procedimentos que levaram à composição da lista dos aprovados em duas perspectivas: externa, de apresentação de candidaturas e documentações; interna, de análise das aplicações e seleção das mais adequadas.
A falta de registro integral das candidaturas e também de um armazenamento organizado são fontes substanciais de riscos e ineficiências para a empresa. Alguns deles são:
Desperdício de tempo, pois os analistas precisarão reunir manualmente todas as informações que encontrarem, quando isso poderia ser feito automaticamente;
É indispensável que os trâmites referentes à aprovação dos potenciais fornecedores sejam integralmente registrados de forma automática em uma plataforma centralizada. Isso garante transparência ao procedimento e constrói um histórico não só para consulta quando da possibilidade de contratação, mas também para auditorias, por exemplo.
Para evitar os riscos causados por registros manuais e descentralizados, é essencial centralizar todo o processo de cadastramento e avaliação de fornecedores em uma plataforma digital única.
A integração de um sistema de gestão documental automatiza o recebimento, a análise e o arquivamento das informações, eliminando a dependência de controles pessoais ou de múltiplos canais de comunicação.
A plataforma deve registrar automaticamente cada etapa da candidatura: submissão de documentos, pareceres internos, atualizações de status e justificativas para aprovação ou reprovação. Assim, cria-se um histórico auditável e organizado, garantindo que todas as informações relevantes estejam disponíveis em um único local, com rastreabilidade completa.
Essa centralização aumenta a confiabilidade dos dados, reduz o tempo gasto com buscas manuais e padroniza os procedimentos internos, fortalecendo a governança e preparando a empresa para auditorias, due diligence e tomadas de decisão mais seguras.
A avaliação dos fornecedores não é uma atividade a ser conduzida somente quando da construção do cadastro. É indispensável que esses registros sejam periodicamente atualizados, tanto pelo próprio potencial contratado quanto pela empresa.
Alguns dos riscos das avaliações desatualizadas incluem:
Esse último risco é um dos mais graves, já que a melhor fonte de informações sobre um determinado contratado são, justamente, os departamentos que já lidaram diretamente com a execução de um contrato anterior. Desconsiderar essas experiências prévias é insistir em erros já conhecidos, perpetuando contratações ineficientes e todos os seus efeitos nefastos para as operações.
Para evitar os riscos causados por avaliações desatualizadas, é necessário adotar um processo contínuo de reavaliação dos fornecedores, estruturado em ciclos definidos (por exemplo, semestrais ou anuais).
Essas reavaliações devem considerar não apenas documentos atualizados, como certidões e comprovações técnicas, mas também o histórico real de desempenho registrado nos contratos anteriores.
Uma boa prática é integrar a gestão contratual ao setor de compras e suprimentos, criando um fluxo automático de feedback entre quem acompanha a execução do contrato e quem gerencia a base de fornecedores.
Com o apoio de uma plataforma de CLM, é possível configurar alertas para revisões periódicas, solicitar atualizações cadastrais e registrar indicadores de performance, como cumprimento de prazos, qualidade dos serviços prestados e resolução de problemas.
Manter as avaliações vivas e conectadas à experiência prática evita decisões baseadas em dados antigos e ajuda a empresa a construir uma base de fornecedores cada vez mais confiável e estratégica.
Leia mais em “Melhores práticas para afiar a gestão de fornecedores”
Como vimos, a cadeia de suprimentos já é, por si só, uma fonte de riscos e algumas práticas de gestão só agregam mais complexidades a essa tarefa.
A boa notícia é que, com o netLex, é possível neutralizar os perigos dessas rotinas ineficientes, garantindo, de forma simples e segura, a padronização dos cadastros e das formas de avaliação, o registro integral de todas as etapas dos procedimentos, além da manutenção de informações atualizadas e fiéis às experiências da empresa.
Para entender, na prática, como o CLM do netLex funciona e pode auxiliar com o gerenciamento de contratos com fornecedores, fale com um dos nossos especialistas!