Actualmente empresas de diferentes segmentos pasan por el desafío de manejar volúmenes de trabajo cada vez más altos, especialmente cuando se trata del área legal. Esto obliga a la organización a agregar personal o pedir apoyo de abogados externos para evitar largas jornadas laborales e incluso trabajo de fin de semana, lo que ocasiona descontento general.
Las quejas continuas de los equipos que lidian con contratos van desde demora excesiva para cerrar una negociación y tiempo de espera muy largo para la aprobación por parte del legal a contratos que quedan atascados en la legalidad o en la firma. Esta vez vamos a traer una visión profunda sobre cómo un sistema de contratos mejora la productividad, así como la satisfacción de todos los involucrados.
Descubra cómo alcanzar la satisfacción de su equipo de trabajo y reducir la carga de trabajo para el sector legal en el caso de éxito de:
Y entonces, ¿cómo aumentar la productividad del área legal?
Si ha llegado hasta aquí puede ser que le preocupe que su departamento está sobrecargado y no consigue el rendimiento deseado. En esos momentos surgen muchas dudas, especialmente si el personal es bastante competente, porque probablemente sean fallas en los procesos internos y corporativos.
No existe fórmula mágica para la productividad, ya que la misma envuelve muchos factores. Lo que sí es fundamental es apoyarse en todos los avances tecnológicos que la transformación digital coloca a nuestra disposición, de esta forma el desempeño irá aumentando gradativamente.
Los principales cambios a implementar que pueden parecer pequeños, pero, en base a nuestra experiencia con los clientes, van a generar evoluciones importantes, son:
1. Tecnología: el camino principal a tomar
Evalúa las opciones digitales disponibles, pues no hay excusas para no aprovecharlas a favor de la organización y obtener una ventaja competitiva en el mercado actual.
El consejo principal es abrazar la tecnología, probar softwares y plataformas que tengan como principales características:
- Automatización de documentos;
- Gestión de información;
- Gestión de flujos de trabajo;
- Posibilidad de negociación en menor tiempo;
- Redacción automática de contratos;
- Firmas digitales;
- Extracción de datos y gráficos sobre el progreso del ciclo de vida de los contratos.
Todo esto ayudará a que su empresa funcione con mayor fluidez y eficacia, logrando procesos contractuales sólidos, además de volver aliados a sus clientes internos y externos.
2. Asegúrese que su equipo legal está trabajando sobre asuntos complejos
Es necesario enfocar la atención de sus abogados corporativos a tareas realmente estratégicas.
La rutina de algunas de las grandes empresas es corrida y muchas veces el legal acaba concentrándose en responder dudas de otros departamentos como compras, por ejemplo, o haciendo trabajos operacionales, como:
- Redacción manual de contratos;
- Alteración de cláusulas manualmente;
- Negociaciones contractuales vía e-mail;
- Sanando dudas jurídicas a otros departamentos por e-mail o por chat interno;
Esta atareada rutina aunada a que no es posible perder los plazos contractuales establecidos, al mismo tiempo que es necesario estar al tanto sobre el compliance de cualquier acuerdo realizado por la compañía, van desgastando a sus empleados.
Efectivamente la tecnología de la mano de la automatización puede jugar un papel fundamental para que estos profesionales realmente concentren su atención en demandas que lo requieran y para las cuales se formaron.
3. Trabaje con el equipo para identificar y eliminar hábitos que consumen tiempo de manera improductiva
Esto quiere decir que es indispensable mantenerse enfocado y evitar realizar múltiples tareas. Adoptando principios que guíen el trabajo en equipo todos los días, los cuales variarán según la tarea y el rol de cada quien en la empresa, pero siempre direccionados por estos tres valores: "Velocidad, excelencia y empatía".
Si bien no existe una "solución rápida" y es posible que los resultados no sean evidentes de inmediato, la implementación de cambios relevantes debería generar mejoras continuas y medibles en la cantidad de asuntos completados mes tras mes y reducir significativamente los descontentos.
Vea cómo la startup Take Blip aumentó un 300 % el volumen de contratos realizados al mes.
Sistema de contratos = fórmula de rendimiento del sector legal
Un software para gestionar el ciclo de vida de los contratos (Contract Lifecycle Management) otorga múltiples beneficios para el departamento legal, ya que agiliza los procesos, además de que automáticamente ofrece un mejor servicio al resto de la empresa, de una forma ágil, productiva y sin riesgos.
Lo más relevante es que evita la saturación del equipo, automatizando tareas y reduciendo los riesgos de olvidar fechas clave o perder documentos importantes. Estas herramientas de gestión permiten:
- Redacción automatizada a través de plantillas pre-configuradas de forma simple y con una lógica intuitiva;
- Negociar de forma ágil con clientes internos y proveedores, a través de un portal de acceso controlado donde usted otorga los permisos y el alcance de los participantes;
- Autonomía a los departamentos de la empresa que no tengan conocimiento jurídico, ya que a través de las plantillas cualquier persona puede elaborar un contrato y las consultas al área legal van a disminuir notablemente;
- Visualización de forma instantánea del estado de todos los procesos que están en marcha, a través de gráficos y paneles que extraen datos, los cuales pueden ser personalizados para su operación;
- Control de plazos y notificaciones a través de alertas automáticas en función de las informaciones del contrato;
- Aumentar el desempeño y capacidad de atención de su equipo.
Dígale adiós a los procesos burocráticos, lentos y manuales como: envío de innumerables correos electrónicos, conversaciones interminables por chat, autenticación y obtención de firmas! Sustituya esto por una gestión automatizada de documentos.
Agrega eficiencia con netLex
netLex es un software CLM que ya implantó estos beneficios y más en grandes clientes como:
Con una solución como la nuestra, su área jurídica será optimizada con automatización, lo que va a proporcionar un equipo
el cual dejará de concentrarse en demandas operacionales para focar en demandas realmente estratégicas, que llevarán el departamento a otro nivel de gestión.
La diversas funcionalidades de netLex lo vuelven un software adaptable para cualquier rubro y amigable en términos de UX, así como un lugar para centralizar todas las informaciones de sus clientes y también sus obligaciones contractuales, de forma simple y segura.
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