MRV fue fundada en 1979, desde entonces se desenvuelve en el segmento de inmuebles para clase media y para clase media baja, ofreciendo casas y apartamentos en más de 160 ciudades de Brasil. La compañía es reconocida también por sus estándares rigurosos en la gestión del medio ambiente y seguridad.
En este caso de éxito, Flávio Ribeiro, CEO de netLex, conversó con Guilherme Freitas, Director Legal de MRV.
El mayor desafío que enfrentaron fue la interacción de las otras áreas de la compañía, especialmente Suministros, con el Departamento Legal. Las áreas que lidiaban con contratos no lograban avanzar de forma autónoma y necesitaban constantemente la orientación de Legal, ya que no se sentían seguros sin la misma, lo que restaba velocidad al proceso contractual.
Uno de los inconvenientes era la descentralización y desorganización de los contratos. Existía un minutario en la intranet institucional de la empresa, a partir del cual los interesados descargaban las minutas y completaban los campos editables. Estas minutas eran anteriormente aprobadas por Legal. El problema surgía cuando había una actualización de las mismas y la persona ya tenía el modelo grabado en su computador, en su base de datos propia, y no descargaba el modelo actualizado en la red compartida. “Entonces si se cambiaba una cláusula de corrupción o de precios, por ejemplo, los cambios muchas veces no llegaban hasta los interesados porque usaban los modelos antiguos y, con esto, era imposible tener un control'', dijo Guilherme.
Esto generaba muchos errores y era perjudicial para el Departamento Legal, ya que el usuario tomaba decisiones sin una orientación adecuada, no existía seguridad, ni autonomía y no era visible si los tiempos de respuestas eran cumplidos. Otro punto decisivo fue la cantidad de informaciones que eran recibidas por e-mail constantemente, como: Solicitudes de estatus, solicitudes de contratos, solicitudes de addendum, negociaciones, etc, está descentralización de la gestión documental realmente propagaba mucha desorganización y desentendimiento entre los equipos involucrados.
“Comenzamos a conocer diferentes herramientas, buscando apoyo en ese sentido, conversamos con varias personas para entender lo que realmente necesitábamos, hasta que llegamos a netLex, que nos pareció una herramienta con suficiente madurez en la parte tecnológica, además de su experiencia con el éxito de grandes clientes y principalmente las personas que hacen parte, que tienen un gran conocimiento del mercado, una estructura sólida sobre cómo resolver estos dolores de cabeza que presentamos en el Área Legal de compañías como la nuestra”, dijo Guilherme.
Elegir netLex como socio fue una decisión bastante analizada por MRV. Ellos llevaron cuestiones a consideración como: tecnología, producto y esa tranquilidad de que serían guiados en todo el proceso.
La solución
“Iniciamos con un producto de gestión de contratos, solicitando y elaborando minutas. Los usuarios responden un cuestionario intuitivo y simple, descifrando todas las cláusulas del mismo. Fue realmente genial, tanto el equipo de Legal como de IT tuvieron que estructurar y aprender la lógica del sistema, aprendieron a programar un contrato dentro de una solución tecnológica. Con seguridad, después de esto, las personas no son las mismas”, dijo Guilherme.
De esta forma inició el proceso de darle más autonomía a los diferentes departamentos de la empresa en relación a la administración de sus documentos.
Los feedbacks recibidos fueron muy interesantes, principalmente del equipo legal y de Suministros. Todos estaban muy animados por hacer parte de la estructuración del sistema, automatizando juntos diversos modelos de contratos, y actualmente no viven sin usar netLex en su rutina diaria.
En el caso de Legal, no solamente lo usan para la parte de solicitud y elaboración, sino para la gestión del contrato. En la post firma, ya no es necesario preocuparse del vencimiento de un plazo o actualizar manualmente cualquier cambio con las herramientas que netLex ofrece, como
- Recordatorios y alertas automáticas de los plazos configurados;
- La oportunidad de negociar en tiempo real;
- Repositorio de todas las informaciones intercambiadas, tanto con los clientes internos como externos, facilitó mucho el día a día de todos los que lidian con estos importantes documentos.
Las principales ganancias, fueron:
- Seguridad jurídica: los equipos externos al Legal están elaborando contratos, con las versiones más actualizadas, revisadas y aprobadas;
- Velocidad: el mundo está cada vez más veloz y exigente. En el área de gestión contractual es necesario ganar tiempo para concentrarse en demandas estratégicas y esto fue lo que logró MRV con el uso de la solución;
- Mecanismos de gestión eficientes: visibilidad y percepción total de lo que sucede en la empresa, desde las solicitudes para el área Legal hasta los pasos a seguir después de la firma de los contratos.
- Análisis estratégicos basados en datos: actualmente los equipos ya no presentan resultados en power point ni en excel, pues cuentan con dashboards personalizados, acompañando en tiempo real todo el ciclo de vida de los contratos, desde la solicitud, elaboración, negociación, aprobación, firma y gestión.
Para MRV fue muy importante envolver principalmente a todos los equipos involucrados desde el principio, mostrarles que el formato actual será mejor que el anterior y que, con la automatización, su rutina será simple y eficiente. Es el caso de la elaboración, por ejemplo, que como explicamos anteriormente es realizada a través de un cuestionario: los responsables le mostraron a los interesados que las preguntas del formulario en cuestión son las mismas que un abogado les haría de cualquier forma al momento de efectuar un contrato de cero. Por lo tanto, el beneficio de la reducción de tiempo quedó muy claro para todos.
“Por último, quería comentar que nadie comienza una petición de cero, nadie comienza un contrato de cero, el tiempo perdido buscando una última petición, cuando no hay estructuración dentro de una plataforma CLM, es desgastante tanto para el equipo Legal, como para otras áreas de la empresa. Cuando existe una plataforma disponible y siempre actualizada, la actuación de todos es autónoma, haciendo con que la compañía gane tiempo, dinero y principalmente obtenga la satisfacción de sus colaboradores, quienes podrán canalizar está energía para demandas más estratégicas y personalizadas”, concluye Guilherme.
Si quiere saber como netLex puede ayudar a su empresa, en este proceso de transformación de la gestión contractual, no dude en entrar en contacto con nuestros especialistas.
