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Automatización de documentos: entienda cómo funciona y sus ventajas
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En la ola de la revolución digital, se habla cada vez más de la necesidad de automatizar los documentos. Sin embargo, es importante preguntarse: ¿qué significa la automatización después de todo?

Esta palabra es central en el movimiento cada vez más fuerte hacia la adopción de tecnologías para optimizar las operaciones de las empresas en todos los sectores del mercado. La propuesta es reducir al máximo la preparación manual de documentos, con el objetivo de canalizar los esfuerzos de los empleados a actividades estratégicas que generen más valor para la empresa.

Quien quiera invertir en estas innovaciones necesita, desde un principio, tener una visión clara de lo que se entiende por automatización. Además, también es importante conocer cuáles son los pasos necesarios para implementar esta tecnología, además de tener en cuenta las ventajas e impactos concretos que se pueden esperar en las actividades de cada área.

Conozca más sobre cada uno de estos puntos y vea cómo convertir la elaboración automatizada de documentos en parte de la rutina de su empresa.

¿Qué es la automatización de documentos?

La lógica de la automatización es utilizar la tecnología para reducir la cantidad de trabajo humano necesario para realizar una actividad determinada.

Por lo tanto, la automatización de documentos es el uso de herramientas tecnológicas para crear archivos de todo tipo, eliminando tareas repetitivas y también reduciendo el trabajo manual de los empleados.

Principales riesgos de la preparación manual de documentos

Las concepciones más tradicionales de elaboración de documentos parten de una hoja en blanco, ya sea física o digital, además de alguien con la tarea de llenarla, incluyendo allí toda la información relevante para una situación dada.

En ocasiones la empresa dispone de alguna plantilla o archivo previo que puede servir de base para esta actividad de redacción. Sin embargo, es frecuente que, incluso en estos casos, no se tenga la certeza de si la referencia utilizada es la más reciente o la más adecuada. Tampoco hay visibilidad sobre los cambios realizados por los colaboradores en el texto estándar.

Por lo tanto, esta forma totalmente manual de preparación de documentos genera ineficiencias tales como:

  • Imposibilita la gestión del riesgo, ya que no existe un modelo, por lo tanto no existe una estandarización del contenido de los documentos o hay un modelo, pero no hay visibilidad de eventuales cambios al texto estandarizado;
  • Retraso en la elaboración, ya que, sin referencia, los empleados se ven obligados a construir desde cero los puntos que consideran importantes para ese tipo de documento;
  • Inseguridad de los empleados, que no están saben si el contenido es el más actualizado de los documentos o el alcance de sus funciones para poder cambiar esa información;
  • Fallos en la priorización, ya que la dificultad para iniciar la tarea puede provocar que se realicen otras actividades no tan importantes antes de la elaboración del documento;

La automatización de documentos es una forma de eliminar estas y otras preocupaciones, optimizando el desempeño de los sectores de la empresa.

Cómo funciona la automatización de documentos

Como ya has visto, la automatización de documentos utiliza herramientas tecnológicas para crear archivos de todo tipo. Poner en práctica esta funcionalidad requiere cuatro pasos principales. Vea cada uno a continuación:

1. Definición de una minuta estándar: cumplimiento y gestión de riesgos

El primer paso en la automatización de documentos consiste en reunir a su equipo para preparar una minuta estándar.

Este archivo contendrá la mejor y más actualizada información, además de las cláusulas necesarias para cada tipo específico de documento. Este paso es fundamental para estandarizar el cumplimiento de las normas de cumplimiento y la matriz de riesgos establecida por la empresa.

Tras esta fase de elaboración y análisis, comienza la automatización efectiva del documento.

2. Automatización de documentos: creación y articulación de variables

Luego, los automatizadores accederán a la minuta estándar y junto con la empresa, clasificarán las informaciones en dos tipos principales:

  • Fijas: aquellas cuyo contenido se repetirá en todos los documentos de ese tipo. Se trata, por ejemplo, de las cláusulas de protección de datos y seguridad de la información de los contratos.
  • Variables: aquellas que se refieren a categorías fijas, pero cuyo contenido cambia en relación a cada situación concreta. Pueden incluir, por ejemplo, el nombre de los solicitantes, el contenido de la solicitud, montos o fechas relevantes, y otros.

Así que, trabajando sobre la minuta estándar, el automatizador marca lo que es fijo y lo que es variable para que el sistema entienda cómo construir el documento. La diferenciación entre estos dos tipos de datos permite que el contenido estandarizado esté presente en todos los archivos, al tiempo que se acomodan las variaciones que individualizan cada uno de ellos.

3. Elaboración de documentos automatizados: cuestionario sencillo e intuitivo

A partir de la automatización de la minuta estándar, es posible elaborar tantos documentos de ese tipo como sean necesarios. Toda la información clasificada como variable se transformará en preguntas a responder mediante un cuestionario sencillo e intuitivo.

De esa forma, si una de las variables fuera, por ejemplo, la fecha de pago de una determinada cuota de un contrato, aparecerá un espacio en la pantalla del empleado para que incluya esta información específica.

Estos datos se colocarán automáticamente en el documento, junto con aquellos que fueron clasificados como fijos en el momento de la automatización. Es posible hacer esta inclusión en el medio de las frases, conservando la redacción y el formato de cada tema en el archivo.

Esto genera ventajas considerables, tales como:

  • Reducción de la complejidad de las tareas, ya que el empleado será guiado en la elaboración de cada documento automatizado;
  • Reducción en el tiempo de preparación de documentos, ya que basta con insertar la información indicada en el cuestionario y tendrá la garantía de que todos serán utilizados en los lugares correctos;
  • Reducción de la posibilidad de errores en la transcripción, ya que los cuestionarios pueden integrarse automáticamente a otras bases de datos, internas o externas, en las que ya existe esa información;
  • Garantizar que todos los datos necesarios estarán presentes en cada documento elaborado, ya que la respuesta a las preguntas centrales puede marcarse como obligatoria;

Al contestar el cuestionario se proporciona toda la información necesaria para llenar las variables y se va formando el documento sin ningún otro trabajo por parte del empleado.

4. Más allá de la automatización: Modificaciones al documento final

Incluso considerando la división de contenido entre fijo y variable, es posible que haya preguntas que dependan de una evaluación contextual específica, de una manera que aún no se puede automatizar.

Un ejemplo de este tipo de contenido son las condiciones que han sido negociadas exclusivamente para un contrato en particular. En un principio, no se podrían anticipar en la automatización, ya que, al ser muy circunstanciales, no habría un estándar que guíe la automatización.

Aquí es donde entra la diferencia en las plataformas de gestión documental como netLex.

Además de incluir información a través del cuestionario, también se puede autorizar al usuario a modificar el texto del archivo directamente dentro del sistema. En este caso, se abre un editor que permite cambiar el texto según las necesidades de ese caso específico.

Cuando se realizan estas ediciones, es posible enviar el documento final para su revisión por parte del supervisor del área, Legal o incluso el equipo de Compliance. Esto asegura las ventajas de la automatización mientras mantiene la visibilidad de la empresa en estas negociaciones específicas.

Principales ventajas de la automatización de documentos

Siguiendo estos cuatro pasos, su empresa tendrá la posibilidad de preparar documentos de forma automatizada. Esto añade a sus operaciones varias ventajas. Vea algunas de ellas a continuación:

- Reduce riesgos: las actas estandarizadas ya contarán con la matriz de riesgos de la empresa;
- Garantiza el cumplimiento: el acta también tendrá todas las normas aplicables a ese documento;
- Reduce el retrabajo e inconvenientes operativos: como todos los documentos necesariamente tendrán la información obligatoria, no es necesario responder a la solicitud que requiere complementación;
- Agiliza la elaboración: el colaborador no necesita construir el contenido desde cero, basta con llenar rápidamente un sencillo e intuitivo cuestionario a partir del cual la plataforma genera la versión final del archivo;
- Reduce las posibilidades de errores humanos: ya que el cuestionario se puede integrar con bases de datos internas y externas para el llenado consistente de información;
- Mantiene la flexibilidad: con el uso del editor es posible garantizar las adaptaciones contextuales de documentos específicos.

Sepa otras ventajas leyendo nuestro articulo: Cómo reducir costos en su empresa con un software para gestión de contratos.

Automatización desde los documentos más simples hasta los más complejos: conozca netLex


La Revolución Digital llegó para quedarse y uno de sus principales objetivos es reducir la elaboración manual de documentos. Esto se explica en la medida en que mantener esta práctica tradicional genera costos y riesgos para el negocio.

Por ello, la automatización de documentos, que utiliza el poder de procesamiento de la tecnología para reducir la cantidad de trabajo humano involucrado en la elaboración de estos textos, ha ganado cada vez más espacio en empresas de todas las ramas del mercado.

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