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Cómo crear documentos simplificados con un cuestionario inteligente

Crear documentos, especialmente contratos en cualquier área de la empresa, puede llevar mucho tiempo debido a la cantidad de errores humanos que conlleva la preparación y el gran volumen que genera la elaboración y modificación de los mismos.

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La idea principal es simplificar procesos, lo que generará mejoras en la eficiencia y en la calidad de los mismos. Automatizando y estandarizando cualquier tipo de documento, además de otorgar autonomía al equipo para centrarse en otras tareas que demandan de mayor esfuerzo y repercuten de mayor forma en la organización

El monstruo de la creación de documentos


Es natural reconocer que los documentos en general, principalmente su creación, son un elemento obligatorio de cualquier negocio. Desafortunadamente, la cantidad, su longitud, formato, donde se registra la información y acceder a la misma para realizar modificaciones ha dado como resultado que muchos sistemas como Microsoft Word, por ejemplo, brinden pocos o ningún beneficio al usuario.

El proceso de elaboración puede transformarse literalmente en un trabajo tedioso. Generalmente comienza con pocas minutas a la vez y, a medida que el volumen crece, las horas de trabajo también. Una de las principales dificultades es ubicar el contrato deseado y, algunas veces, luego de encontrarlo, no es posible ubicar alguna cláusula específica, lo que lleva a replicar información innecesaria, creando una contradicción y estrés para quienes están involucrados.

Simplificar contratos para una gestión eficaz

La Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos (WCC, por su sigla en inglés), realizó un informe llamado “Diez trampas para evitar en la contratación'', revelando que casi el 90% de los dueños de negocios encuentran que los contratos son "difíciles o imposibles" de entender.

Antes de continuar, es importante tener en cuenta que los beneficios de contratos más simples y bien diseñados son los siguientes:

  • Reducen los tiempos de negociación;
  • Minimizan las renovaciones indeseadas;
  • Potencian su marca;
  • Dan autonomía a todos los sectores de la empresa para lidiar con sus documentos.

¿Qué debo hacer cuando el proceso contractual de mi empresa no es simple, ni sencillo?

El primer paso es cuestionarse ciertas interrogantes, como:

1. Análisis de los términos del contrato: ¿qué le impide cerrar acuerdos más rápido?, ¿posee algún registro de datos e información con el objetivo de saber que fue acordado en el pasado?.

2. Templates y playbooks: sobre la base del análisis de los términos del contrato, es necesario preguntarse ¿tenemos plantillas o una biblioteca de cláusulas contractuales?, ¿tenemos algún playbook para que esté proceso sea estándar para todos los funcionarios?.

3. Arquitectura de la información: ¿cómo es la organización de los contratos?, ¿son muchas carpetas en los documentos del computador o aún usan archivos físicos?

4. Plazos: ¿Cómo llevamos el control de los plazos?, ¿ya renovaron contratos de forma automática, porque pasó un plazo de renovación y no hubo ninguna alerta?

Si la respuesta es afirmativa para varios de estos cuestionamientos, son señales de que su gestión no es simple, por lo tanto es el momento de tomar el control y administrar sus documentos, con el objetivo de hacer este proceso más sencillo y sostenible.

Cabe destacar que un software de gestión del ciclo de vida de los contratos — CLM — es un sistema que registra y colabora con toda la gestión documental, sirve para solicitar y redactar, guardando todos los cambios estipulados, ayudando a mejorar la negociación tanto con agentes internos como externos. Una herramienta de este tipo gestiona todo el flujo desde la elaboración, negociación, revisión, aprobación, hasta la firma. Las mismas son aptas para cualquier persona, es decir, los involucrados no necesitan tener una formación o capacitación jurídica para formar parte de este ciclo.

Cómo burlar la complejidad de los contratos

Una de las funcionalidades de netLex es la posibilidad de redactar contratos en segundos, esto porque implementamos una automatización en la elaboración de los mismos, utilizando información proporcionada en un cuestionario o formulario inteligente.

En Departamentos como suministros, por ejemplo, hay varios agentes involucrados en el proceso de contratación, como:
- Área Legal;
- Cliente;
- Área de Compras;

Lo más interesante es que con el cuestionario inteligente, todas las partes serán beneficiadas:

- Área Legal: No tendrán que evaluar ni intervenir en todas las negociaciones, ya que el sistema trabaja con templates estándar, en la cual la propia área de suministros puede realizar sus contratos, a través del formulario. Esto permitirá que Legal pueda tener un ahorro de tiempo para concentrarse en demandas que realmente exigen atención y no enfocarse solo en lo operacional;
- Cliente: En este caso, así el cliente no pertenezca a la organización, tendrá acceso a la herramienta, con las limitaciones que el administrador de la misma imponga. Con esto, podrá negociar las cláusulas del mismo a través de la plataforma, la cual deja un registro de todos los cambios realizados al documento.
- Área de compras: Tendrán autonomía para elaborar sus contratos, no necesitarán entender el lenguaje jurídico de los mismos, ya que al establecer templates estándar para cada situación, no es necesario indagar en el documento. Por otro lado también podrán negociar con sus clientes, a través de la plataforma, haciendo este proceso simple, rápido y seguro.

Completando el cuestionario

Cada cuestionario se construye durante el período de implementación de la plataforma netLex en su empresa. Se personaliza de acuerdo con las plantillas de documentos que cada organización tiene y las preguntas se moldean para crear una mejor experiencia para quienes lo completan.

El cuestionario es dinámico. Esto quiere decir que las próximas preguntas a responder se adaptan de acuerdo a las que ya han sido respondidas.

Al completar las preguntas, es necesario ingresar el contenido correspondiente o seleccionar el formato adecuado. Es posible que tengamos preguntas que esperan respuestas de texto, números enteros, números decimales, opción múltiple, sí o no, fechas u horas. Si intentas rellenar texto en un campo que solo acepta números (un valor monetario, por ejemplo), o viceversa, el sistema no lo aceptará y es probable que lo que escribas no aparezca en el campo de respuesta.

Después de completar las páginas del cuestionario, simplemente haga clic en "Cuestionario avanzado" y al final "Cuestionario completo" para que el documento se cree y esté disponible en la plataforma.
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Todos los modelos automatizados son versionados y pueden ser modificados por usuarios con este permiso en su perfil de acceso.

Logre la satisfacción de su equipo y de sus clientes aplicando este cuestionario inteligente e intuitivo, diciéndole adiós a esas largas demandas operacionales! Conversa con nuestros especialistas, ellos estarán encantados de mostrarle de forma gratuita como netLex puede hacer una gran diferencia en su empresa. 

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