La vida del contrato solo comienza realmente después de la firma y hay varios mecanismos de gestión que pueden optimizar los resultados alcanzados en el post-cierre.
Aunque algunos de ellos son sencillos, como el control de plazos y la calidad de las entregas, la mayoría de las empresas no cuentan con las herramientas adecuadas para aplicarlos. En casos más severos, estas protecciones ni siquiera se implementan en la práctica, como suele ocurrir con algunas cláusulas de cumplimiento.
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En este texto verás una serie de mejores prácticas para la construcción de mecanismos de gestión de contratos con proveedores que ayudará a su empresa a gestionar mejor los riesgos y lograr todo el valor esperado con el contrato.
¡Buena lectura!
Una vez firmado el contrato, se debe cumplir. Por obvia que pueda parecer esta declaración, estos documentos son complejos y tienen varias capas de gestión:
Probablemente ya tenga disposiciones para todos estos temas en sus borradores estándar. Sin embargo, algunas buenas prácticas ayudan a identificar si están construidas de manera que realmente generen valor para su organización.
Se recomienda que, en la elaboración y cumplimiento de cada uno de las cláusulas de gestión, se toman en consideración algunas cuestiones como, por ejemplo, si la construcción es:
Además de estos puntos, vea algunas especificaciones de construcción de cada capa de gestión contractual en los siguientes temas.
En su nivel más simple, los contratos a menudo se basan en hitos para la gestión temporal como:
En la mayoría de los casos, estos son elementos definidos sin la participación directa de la Gerencia Legal. Garantizar la seguridad de la empresa, entonces, depende del uso de una herramienta tecnológica, como netLex, que:
¡La organización de los documentos es fundamental en esta etapa de la gestión! Aprovecha para conocer más sobre otro frente que genera muchos desafíos en: Deje de perder addendum contractuales: gestión documental con netLex
Más allá del tiempo, la calidad también es un aspecto relevante en la gestión de contratos. Dependiendo del tipo de acuerdo, los mecanismos de gestión deben ser diferentes:
En ambos casos, se recomiendan algunas buenas prácticas, tales como:
Más a menudo de lo que a las empresas les gustaría admitir, la gestión de contratos se restringe a los temas 1 y 2 de esta lista. Sin embargo, no sólo los plazos y las entregas se componen dentro de un acuerdo, también hay cláusulas de cumplimiento. Y ahí es donde radica el peligro.
La prensa ve cada vez más noticias de grandes organizaciones incluidas en escándalos de violaciones a los derechos laborales, ambientales y humanos en general, además de casos de fuga de datos. En la inmensa mayoría de los casos, se encuentran problemas en la cadena de suministro.
La realización periódica de auditorías de proveedores es uno de los mecanismos contractuales que mejor funciona para evitar este tipo de escenario.
Hay tres tipos más comunes de auditoría:
Algunas buenas prácticas recomendadas por World Commerce and Contracting para construir bien las cláusulas que estructuran este tipo de mecanismo de gestión son:
Protección del medio ambiente, gobierno corporativo y responsabilidad social son algunos de los temas que se están ganando más y más espacio dentro del contrato. Para comprender más acerca de estas posibilidades, descargue el e-book: ESG + CLM en la práctica: gestión de contratos para empresas sostenibles.
Redactar bien los mecanismos de gestión de contratos, adoptando las mejores prácticas en la construcción de estas cláusulas, es solo el primer paso para lograr la excelencia en la administración de los acuerdos de su empresa.
Todavía es necesario contar con la herramientas adecuadas para que esta iniciativa produzca resultados efectivos.
netLex es un software que hace más sencilla y segura la gestión de todos los contratos de su organización. Además de asegurar la inclusión de todas las cláusulas integradas, con el sistema también puedes estructurar la información sobre auditorías y revisiones de calidad, además de crear alertas para recordar a tus empleados los plazos y otros hitos relevantes.
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