Los conceptos que cobran fuerza por la importancia de su significado y mensaje a menudo quedan oscurecidos por el uso cotidiano. La “eficiencia” es una de ellas.
Tenga en cuenta que eficiente es el rendimiento que recibe la menor cantidad de entradas y proporciona la mayor salida. En las operaciones corporativas, las entradas pueden significar tiempo, dinero y otros recursos, y las salidas pueden ser todo lo que se produce a partir de estas entradas, desde un simple documento o contrato hasta el producto o servicio. El análisis de eficiencia es esencialmente cuantitativo y debe considerar todos los datos que se pueden extraer de ese desempeño.
Por otro lado, ineficiente es la ejecución que requiere más entradas de las que serían necesarias para proporcionar una cierta cantidad de salida. En este caso, los insumos adicionales se desperdician claramente, ya que sería posible obtener el mismo o mejor resultado sin utilizarlos.
Como todas las operaciones de la empresa, la gestión de contratos no es inmune a las ineficiencias. De hecho, aquí hay 6 formas en que su operación podría estar desperdiciando tiempo, esfuerzo y dinero al administrar mal sus contratos.
1. Almacenamiento precario
Si tu empresa aún guarda contratos en esos viejos archivos, te complica el trabajo y lo sabes.
Más allá del uso de papel, que definitivamente no es una práctica sustentable, muchas ineficiencias son generadas por contratos mal almacenados. Es difícil, si no imposible, realizar un seguimiento de todos los acuerdos activos, sus términos de renovación e incluso el cumplimiento de todas las obligaciones acordadas. Todo esto si aún se puede encontrar el documento, lo cual no está garantizado.
A medida que las empresas crecen, se firman más contratos y los sistemas de archivo se vuelven cada vez más complejos, lo que agrava todos los problemas mencionados anteriormente.
Sin embargo, adoptar soluciones digitales y almacenar archivos en computadoras o en la nube no es un proceso perfecto. Incluso el simple acto de guardar un documento debe cumplir con una directriz interna para garantizar que se pueda encontrar fácilmente a todos y que se identifiquen sus versiones.
La falta de estos estándares fomenta nombres muy creativos pero extremadamente ineficientes, como "contrato", "contrato - versión final", "contrato - versión final final", "contrato - versión final final - notas legales", etc. Lo peor es que, aún con todo esto, aún no sabrá con certeza si todas las versiones se subieron correctamente a la nube o si se quedaron en la computadora personal o el correo electrónico del empleado.
De acuerdo, nuestra forma de almacenar contratos no es eficiente, ¿cómo solucionar esto?
En primer lugar, debe asegurarse de que todos los contratos estén correctamente escaneados y almacenados en un solo lugar. Entonces, para realizar un seguimiento de los registros comerciales, es necesario crear un sistema de archivo que pueda usarse para todos los documentos, identificando al menos la fecha de creación y el número de versión. También puede usar netLex, que hace todo esto por usted de forma totalmente automatizada.
2. informaciones perdidas
A lo largo de todo el ciclo de vida de un contrato, se transmite mucha información entre las partes en entornos externos al documento (como correos electrónicos y llamadas telefónicas, por ejemplo), y es importante que todo ello quede debidamente registrado y sea fácilmente accesible para aquellos que participarán en las negociaciones o gestionarán la ejecución.
Si esta importante información se pierde en el camino, seguramente se generará tensión debido a una comunicación ineficiente.
Por ejemplo, una parte puede tener la impresión de que necesita repetir constantemente lo que ha dicho o pedido y que la otra parte no está mostrando suficiente consideración. O, peor aún, una parte puede decidir que la otra parece tan poco preparada para llevar a cabo negociaciones comerciales de alto nivel que la asociación ya no es interesante.
He visto que esta comunicación ineficaz sucede muchas veces, pero ¿cómo podemos prevenirla?
Lo ideal es que toda la información relacionada con un contrato debe registrarse en una plataforma centralizada, de modo que sea fácil de ver y acceder cuando sea necesario. Si no es posible registrar lo discutido, como sucedería, por ejemplo, con llamadas o reuniones, también se deben documentar debidamente las líneas generales de lo discutido.
Con netLex es posible mantener este registro, ya que todos los chats y manifestaciones se guardan automáticamente en asociación con el contrato discutido.
3. Falta de visibilidad
Por supuesto, usted sabe que su empresa es parte de varios contratos, pero si su tarea es administrar estos documentos, ¿tiene visibilidad completa sobre ellos? ¿Puedes encontrar información importante fácilmente? Si la respuesta es no, se trata de otra ineficiencia.
La falta de visibilidad de los términos y condiciones de un acuerdo implica que el gerente debe revisar todo el documento solo para encontrar información específica. Esto requiere mucho tiempo y esfuerzo y es difícilmente escalable a medida que las operaciones se vuelven más complejas.
Nos falta visibilidad en nuestra gestión de contratos, ¿qué debemos hacer?
Se considera una buena práctica agregar resúmenes ejecutivos a estos documentos, incluida toda la información relevante en una página antes de los términos del acuerdo. O puedes usar netLex, que recopila automáticamente toda la información que deseas con una vista simplificada y la posibilidad adicional de buscar entre archivos usando filtros previamente establecidos.
4. Mala gestión de los plazos contractuales
Los contratos atribuyen plazos a muchas obligaciones, y la gestión eficiente estará al día con todas ellas. Esto significa no sólo estar al tanto de la existencia de estos plazos, sino también de las áreas de la empresa que deben estar comprometidas para que la obligación sea debidamente cumplida.
Puede parecer sencillo, pero lo cierto es que estos términos suelen ser mal seguidos en una hoja de cálculo rellenada manualmente, susceptible de errores humanos que pueden derivar en el incumplimiento de las obligaciones pactadas. Tal situación podría desencadenar multas y sanciones contractuales, así como juicios con altos costos para la empresa..
Además, si su contrato tiene una cláusula que prevé la prórroga automática sin modificación, el incumplimiento de este plazo podría vincular a la empresa a una obligación que ya no desea. Esto solo refuerza la necesidad de una gestión eficaz de los plazos..
No confío en la forma en que se gestionan los plazos contractuales. ¿Cómo puedo abordar esto?
El primer paso para gestionar adecuadamente los términos de un contrato es identificarlos todos. Luego, debe organizar una forma de ver fácilmente todas esas fechas relevantes.
O bien, puede usar netLex, donde toda esta información se extrae de cuestionarios y se centraliza en una única plataforma. También puede involucrar a otras áreas de la empresa en el flujo de trabajo y realizar un seguimiento de la ejecución, así como activar alertas cuando se acerquen fechas fatales.
5. Acceso excesivamente restringido
Por supuesto, no todos los documentos deben estar disponibles abiertamente para todos los empleados o todas las áreas de la empresa, principalmente por razones de seguridad de la información y preocupaciones estratégicas. Sin embargo, algunos contratos, o incluso documentos relacionados con la organización, deben ser de fácil acceso para todos los que los necesiten.
Este sería el caso, por ejemplo, de algunos documentos corporativos, que contienen información importante sobre la empresa y pueden ser necesarios para orientar la gestión y las operaciones.
Es ineficiente establecer un acceso demasiado restrictivo a estos documentos, ya que generaría un flujo constante de solicitudes de acceso. Esto no solo ejerce presión sobre las áreas responsables de mantener estos archivos, sino que también reduce la velocidad de las operaciones y negociaciones en curso.
Si realmente es necesario mantener un acceso más restringido, es importante asegurar que las solicitudes estén centralizadas y estandarizadas, y que puedan ser respondidas rápidamente por el sector responsable.
Envío por correo electrónico copias de documentos y contratos todo el día. ¿Cómo puedo trabajar de manera más eficiente?
El paso inicial es mapear los archivos que se solicitan constantemente y analizar si el acceso a ellos no ha sido excesivamente restringido. Si la conclusión es que aún se necesita alguna medida de control, el procedimiento de solicitud debe ser centralizado, simple de iniciar y rápido de resolver.
Con netLex es posible definir diferentes perfiles, cada uno con un nivel de acceso específico, así como establecer flujos de solicitudes centralizados para enviar, analizar y responder solicitudes de manera rápida y eficiente.
6. Involucrar innecesariamente al equipo legal en el flujo de trabajo
El ciclo de vida de un contrato, desde la solicitud hasta la aprobación, puede variar mucho según la naturaleza, el alcance y el impacto de las obligaciones acordadas. Sin embargo, es poco frecuente que la empresa tenga los flujos de estos documentos completamente mapeados y estandarizados, considerando todas las reglas y excepciones aplicables. Es aún más inusual que una empresa realmente reflexione sobre si realmente es necesario el compromiso de todas estas áreas o de estos supervisores.
Puede que no sea eficiente exigir que el equipo legal revise todos los contratos, especialmente para acuerdos más simples con bajo impacto en las operaciones. Además, aumenta el riesgo de que cuando el contrato es realmente importante, el abogado a cargo de la revisión no pueda concentrarse e invertir el tiempo necesario para realizar una evaluación completa.
El personal del departamento legal siempre está preocupado y trabaja horas extras. ¿Cómo podemos mejorar sus condiciones de trabajo?
El primer paso es evaluar honestamente qué asignaciones del departamento legal generan el mayor valor y, por lo tanto, deben llevarse a cabo con más cuidado. En cuanto a los demás, si no pueden eliminarse por completo, al menos deberían reducirse y simplificarse.
En netLex su empresa puede decidir qué contratos se someterán a análisis legal y en qué casos esto sucederá. Sin embargo, si es importante que todos ellos sean al menos revisados rápidamente por un abogado, el sistema brinda información fácil y accesible sobre el contrato, además de restringir los cambios de modelos, asegurando que se prevean las cláusulas correspondientes.
Comprometidos con la mejora de la gestión de contratos
Almacenamiento deficiente, gestión deficiente de los plazos, pérdida de información, falta de visibilidad, acceso excesivamente restrictivo y participación innecesaria del equipo legal son algunas de las ineficiencias más comunes en la gestión de contratos.
A medida que una ineficiencia se suma a otra, la empresa pierde insumos importantes como tiempo, dinero y esfuerzo, abruma a sus empleados con tareas improductivas e incluso puede perder talento. Identificar una o más de estas ineficiencias en el flujo de trabajo de su empresa debería inspirar un compromiso para mejorar la gestión general de contratos.
¡Hable con uno de nuestros especialistas y entienda cómo netLex puede contribuir al flujo de su empresa!
