La vida del contrato solo comienza realmente después de la firma y hay varios mecanismos de gestión que pueden optimizar los resultados alcanzados en el post-cierre.
Aunque algunos de ellos son sencillos, como el control de plazos y la calidad de las entregas, la mayoría de las empresas no cuentan con las herramientas adecuadas para aplicarlos. En casos más severos, estas protecciones ni siquiera se implementan en la práctica, como suele ocurrir con algunas cláusulas de cumplimiento.
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En este texto verás una serie de mejores prácticas para la construcción de mecanismos de gestión de contratos con proveedores que ayudará a su empresa a gestionar mejor los riesgos y lograr todo el valor esperado con el contrato.
¡Buena lectura!
¿Cuáles son los tipos de mecanismos de gestión contractual?
Una vez firmado el contrato, se debe cumplir. Por obvia que pueda parecer esta declaración, estos documentos son complejos y tienen varias capas de gestión:
- Plazos de entrega
- Calidad de entrega
- Cláusulas de cumplimiento
Probablemente ya tenga disposiciones para todos estos temas en sus borradores estándar. Sin embargo, algunas buenas prácticas ayudan a identificar si están construidas de manera que realmente generen valor para su organización.
¿Cuáles son las mejores prácticas a la hora de redactar cláusulas de gestión?
Se recomienda que, en la elaboración y cumplimiento de cada uno de las cláusulas de gestión, se toman en consideración algunas cuestiones como, por ejemplo, si la construcción es:
- ¿Adecuada al objeto del contrato?
- ¿Alineada con necesidades y posibilidades de la empresa?
- ¿Proporcional al grado de relevancia del Proveedor?
- ¿Suficiente para preguntas operativas y de cumplimiento?
- ¿Revisado y actualizado periódicamente?
Además de estos puntos, vea algunas especificaciones de construcción de cada capa de gestión contractual en los siguientes temas.
1. Control de plazos contractuales
En su nivel más simple, los contratos a menudo se basan en hitos para la gestión temporal como:
- Fechas de entrega
- Fechas de pago
- Plazos de cambio, sustitución o revisión de la entrega
- Renovación, terminación y otros plazos
En la mayoría de los casos, estos son elementos definidos sin la participación directa de la Gerencia Legal. Garantizar la seguridad de la empresa, entonces, depende del uso de una herramienta tecnológica, como netLex, que:
- Mapee todos estos plazos y recopile esta información en una página unificada, simplificando el seguimiento de la gestión.
- Notifique a tu equipo sobre estas fechas con antelación e informe en caso de incumplimiento del plazo, para que se adopten las medidas contractuales previstas.
¡La organización de los documentos es fundamental en esta etapa de la gestión! Aprovecha para conocer más sobre otro frente que genera muchos desafíos en: Deje de perder addendum contractuales: gestión documental con netLex
2. Control de calidad
Más allá del tiempo, la calidad también es un aspecto relevante en la gestión de contratos. Dependiendo del tipo de acuerdo, los mecanismos de gestión deben ser diferentes:
- Para contratos de servicios: El mecanismo de gestión aplicable son los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA), que estructuran los parámetros de calidad para evaluar esa prestación.
- Para contratos que involucren bienes: El mecanismo de gestión aplicable son las cláusulas de inspección y control de calidad, por ejemplo.
En ambos casos, se recomiendan algunas buenas prácticas, tales como:
- Criterios de calidad: estos parámetros pueden ser cuantitativos (como la velocidad de entrega del servicio) o cualitativos (como el grado de satisfacción).
- Métodos de evaluación:
- Puntuación de los clientes: en el caso de productos, por ejemplo, es posible realizar una evaluación de calidad por muestreo. En el caso de los servicios, es común evaluar el NPS, o puntuación neta del promotor, para comprender qué tan satisfechos están los clientes con su experiencia.
- Elaboración de informes por el propio proveedor: algunos proveedores pueden emitir informes sobre su desempeño, que pueden informar la evaluación de la calidad del servicio. Este es el caso, por ejemplo, del tiempo de disponibilidad del software.
- Certificación externa: en relación con algunos objetos contractuales, especialmente en áreas muy reguladas, es posible que las agencias certificadoras realicen una evaluación de la regularidad del producto o servicio a la luz de la legislación aplicable.
- Plazos de evaluación y periodicidad: aquí es importante construir un calendario de evaluación que sea suficiente para la empresa y posible para el proveedor. La idea no es perjudicar la fluidez de las actividades, sino garantizar que las fallas se noten de manera oportuna. Como ya has visto en el tema anterior, es ideal trabajar con una herramienta que emita alertas de fechas límite para mantener la programación siempre actualizada.
- Consecuencias del incumplimiento: en caso de violación del parámetro de calidad esperado, es fundamental contar con un sistema de consecuencias bien descrito. Evaluar la posibilidad de predecir no solo efectos por incumplimiento de los parámetros, sino también créditos por desempeños excepcionales.
3. Auditoría de proveedores
Más a menudo de lo que a las empresas les gustaría admitir, la gestión de contratos se restringe a los temas 1 y 2 de esta lista. Sin embargo, no sólo los plazos y las entregas se componen dentro de un acuerdo, también hay cláusulas de cumplimiento. Y ahí es donde radica el peligro.
La prensa ve cada vez más noticias de grandes organizaciones incluidas en escándalos de violaciones a los derechos laborales, ambientales y humanos en general, además de casos de fuga de datos. En la inmensa mayoría de los casos, se encuentran problemas en la cadena de suministro.
La realización periódica de auditorías de proveedores es uno de los mecanismos contractuales que mejor funciona para evitar este tipo de escenario.
Hay tres tipos más comunes de auditoría:
- Auditoría financiera: examina los registros financieros y otros documentos del proveedor, con el fin de verificar los montos cobrados y/o acreditados en la ejecución del contrato
- Auditoría de Cumplimiento: investiga documentos e instalaciones de proveedores para asegurar el cumplimiento de la legislación aplicable, además de otras disposiciones contractuales específicas.
- Auditoría de calidad: muy similar a los mecanismos de control de calidad vistos en el tema anterior, especialmente en el caso de la certificación de las características del objeto del contrato.
Algunas buenas prácticas recomendadas por World Commerce and Contracting para construir bien las cláusulas que estructuran este tipo de mecanismo de gestión son:
- Estipular la prórroga de los derechos de auditoría, previendo la metodología, el alcance, la frecuencia y la inclusión o no de subcontratistas, de forma compatible con los riesgos de ese proveedor concreto.
- Predecir los elementos o información a excluir de la auditoría, como información confidencial o sensible del proveedor. Si no es posible eliminar estos datos, observe las formas de garantizar su protección.
- Distribuir los costos entre las partes del contrato, evitando imputar gastos desproporcionados o innecesarios a los implicados.
- Si la auditoría será realizada por terceros, corresponde a la parte contratante asegurarse de observar las pautas que se describieron en el contrato con los proveedores
Protección del medio ambiente, gobierno corporativo y responsabilidad social son algunos de los temas que se están ganando más y más espacio dentro del contrato. Para comprender más acerca de estas posibilidades, descargue el e-book: ESG + CLM en la práctica: gestión de contratos para empresas sostenibles.
Estructura tu gestión de contratos con netLex
Redactar bien los mecanismos de gestión de contratos, adoptando las mejores prácticas en la construcción de estas cláusulas, es solo el primer paso para lograr la excelencia en la administración de los acuerdos de su empresa.
Todavía es necesario contar con la herramientas adecuadas para que esta iniciativa produzca resultados efectivos.
netLex es un software que hace más sencilla y segura la gestión de todos los contratos de su organización. Además de asegurar la inclusión de todas las cláusulas integradas, con el sistema también puedes estructurar la información sobre auditorías y revisiones de calidad, además de crear alertas para recordar a tus empleados los plazos y otros hitos relevantes.
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