Deje de perder los addendum: gestión documental con netLex

En el ciclo de vida de los contratos, es común que surja la necesidad de preparar documentos adicionales, vinculados a uno principal. Estos instrumentos pueden ser:

Aunque son muy habituales en la práctica empresarial, estos documentos no siempre se gestionan de la forma más eficaz posible. Problemas como la pérdida de addendum son recurrentes, por no hablar de:

• Dificultad para localizar el contrato principal;
• Uso de minutas obsoletas o incompletas;
• Errores en la transcripción de la información contenida en el documento original al nuevo;

El tiempo dedicado a estos obstáculos crea riesgos graves para las operaciones, que incluyen:

• La falta de actualización de las cláusulas en el tiempo, dando lugar a situaciones de desequilibrio contractual;
• No revisar todos los acuerdos, creando riesgo de litigios futuros;
• Duda de renovar o no las obligaciones contraídas, lo que puede generar confusión en los sectores Financiero y de producción;
• Incumplir el plazo de cierre sin multa, obligando a la empresa a elegir entre mantener un acuerdo que ya no quiere o tener el costo adicional de la sanción contractual;

Estos riesgos pueden eliminarse de las operaciones, pero es necesario invertir en gestión y tecnología. netLex, como plataforma de gestión documental, combina estos dos puntos, generando valor para las actividades de su empresa.

En este texto comprenderás las 5 ventajas de la plataforma para la gestión de aditivos, plazos de renovación y terminación contractual.

1. Mapeo ágil de contratos que requieren modificación

En ocasiones, una sola circunstancia o evento puede tener un efecto dominó en las más variadas categorías de contratos que firma una empresa. Así ocurrió, por ejemplo, con la Pandemia del COVID-19, que motivó una revisión masiva de los convenios para tratar de reajustar las prestaciones al nuevo contexto.

Estos momentos ejercen una enorme presión sobre el equipo Legal.

Es necesario localizar todos los contratos afectados, preparar los términos aditivos, asegurar que todos ellos sean negociados, monitorear las modificaciones sugeridas por las contrapartes y asegurar las firmas oportunas. Cualquier falla en esta dinámica implica un contrato no adaptado, que muy probablemente será objeto de litigio en el futuro.

Con netLex es posible localizar todos los acuerdos realizados a partir de un borrador específico y estructurar un flujo ágil para la creación de addendum. Para empresas como Ambev, esta funcionalidad fue fundamental en el contexto de la pandemia, ya que permitió reaccionar rápidamente ante los cambios que experimentó el negocio.

2. Aviso sobre el vencimiento del contrato

La plataforma netLex emite avisos automáticos cuando se acerca el término del contrato, abriendo la posibilidad de renovación o terminación. Además de los avisos, esta información está disponible en cuadros de mando simplificados de acceso y visualización.

De esa manera, puedes dejar de lado ese mal presentimiento de que se te acerca una fecha límite sin saber exactamente cuál.

Otro tipo de documento que suele dar trabajo en este sentido son los poderes. Para saber cómo gestionar mejor los flujos de renovación y revocación de estos instrumentos, lea: Comparación punto a punto: gestión de poderes privados con y sin netLex.

3. Extracción automática de información del documento principal

Como documentos complementarios, las modificaciones, términos de renovación o el cierre tendrán invariablemente información del documento principal. Es el caso de los datos de las partes, detalles de las cuotas y plazos de vigencia, por ejemplo.

Cuando el documento original ha sido creado en netLex, es posible extraer automáticamente todos estos elementos, transportándolos al instrumento adjunto con un solo clic. Esto evita que su equipo tenga que copiar y pegar sin fin, además de evitar errores en la transcripción de datos.

4. Elaboración del documento vía cuestionario

Además de la información extraída del acuerdo original, también es necesario incluir cláusulas específicas del nuevo instrumento. En netLex, es posible automatizar el borrador o minuta estándar de la empresa, de modo que toda la información adicional sea completada por el usuario a través de un cuestionario intuitivo.

Esta es una de las principales características involucradas en la gestión del ciclo de vida del contrato. Conozca más sobre este concepto y cómo implementarlo en sus operaciones de CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a su empresa.

Por lo tanto, se puede evitar el uso de modelos obsoletos, además de limitar las posibilidades de interferencia en los contenidos previamente estructurados por el sector Jurídico.

5. Almacenamiento automático

Una vez firmada la adenda, término de renovación o de cierre, es indispensable que estos documentos se conserven junto con lo que les sirve de base. Las fallas en este sentido son una de las 6 ineficiencias más comunes en la gestión de contratos.

Cuando los instrumentos no están debidamente archivados, los colaboradores pueden ignorar una modificación o adición relevante al texto del acuerdo, desconociendo si el contrato fue terminado regularmente o incluso si fue prorrogado.

Con netLex, estos archivos adicionales se vinculan automáticamente al original y se numeran en secuencia para simplificar la organización.

netLex: Potencializar la gestión de sus documentos

Administrar los términos de su anexo, renovación o terminación puede ser mucho más simple de lo que es hoy. Y mucho más seguro también.

Alcanzar estos objetivos implica combinar lo mejor de la tecnología con las prácticas más consistentes en la administración de contratos. netLex, como plataforma CLM, pone esta combinación al servicio de su empresa, brindando agilidad y asertividad a sus operaciones.

Para ver en la práctica cómo el software genera valor para su organización, ¡habla con nuestros expertos!