Colocar la mayor cantidad de productos en el mercado, lo más rápido posible, no solo ganando, sino también deleitando a los clientes. Las tareas del equipo de ventas no son fáciles.
En medio de la intensa rutina del equipo, el momento de recopilar datos y reflexionar sobre los procesos, tan importante para mantener la playbook alineada con lo que se espera del sector, es un momento que casi nunca llega. Si bien dirigir todo el enfoque a nivel operativo puede generar algunas ventajas inmediatas, dejar de lado la evaluación estratégica termina siendo costoso.
Por lo tanto, muchas organizaciones ya cuentan con Operaciones de Ventas o Sales Ops. La idea surgió a fines de la década de 1980 para brindar mayor eficiencia a las actividades de los vendedores. Así, el responsable de Ventas podría centrarse en formar al equipo y hacer un seguimiento más directo del trabajo, mientras que Sales Ops se centraría en extraer y analizar datos, además de buscar herramientas y procesos que potencien los resultados del sector.
Los contratos firmados por el equipo de Ventas son incluso una mina de oro para una gestión basada en datos.
Hasta el día de hoy, la comprensión de muchas operaciones de ventas sobre la tecnología está restringida a un software de Customer Relationship Management (CRM). Sin embargo, existen tres grandes pérdidas que sufren las empresas en la forma actual en que organizan las actividades de su equipo de Ventas que podrían abordarse de manera más eficiente a través de la integración con otro tipo de tecnología.
En este texto vamos a explicar a profundidad sobre estos costos y al final, descubrirá la manera más eficiente de evitarlos utilizando la innovación tecnológica.
1. Mala gestión del tiempo
Internamente, la primera pérdida es del tiempo de los vendedores a actividades que no están vinculadas a los clientes. Un estudio realizado por Forbes en 2018 identificó que el 64,8% del tiempo de un representante de ventas se dedica a actividades administrativas, interacciones con otros equipos, especialmente en busca de aprobaciones internas.
En este último caso, las tareas a menudo involucran autorizaciones y consultas con los del equipo Legal, Cumplimiento, Gestión de Riesgos, Finanzas y varios otros... Aunque muchos de estos procedimientos son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa, no siempre se llevan a cabo con la eficiencia o visibilidad necesaria.
En estos casos, el software CRM agrega poco a las operaciones, ya que no incluye estos otros sectores y sus necesidades.
Teniendo en cuenta el salario promedio de los vendedores, la encuesta de Forbes también identificó que esta desviación de roles le cuesta a las empresas casi $ 70,000 por empleado al año. Dependiendo del tamaño de su equipo, esta cantidad puede significar un duro golpe para los ingresos de la empresa.
2. Falta de visibilidad sobre desvíos de playbook
Una vez más a nivel interno, la mayoría de las empresas también sufren riesgos y pérdidas por no tener mecanismos para hacer frente a las desviaciones de playbook.
Este problema surge, sobre todo, al momento de negociar el contrato, en el que se pueden desarrollar dos escenarios:
- Primer escenario: las reglas y estándares de la empresa sufren cambios y es necesario que todos los vendedores estén muy bien alineados con estos nuevos lineamientos.de desvíos no autorizados que tienen el potencial de causar grandes pérdidas.
- Segundo escenario: cada cliente tiene su propia realidad, ya veces es necesario evaluar las concesiones frente al estándar de la empresa. En este caso, se puede autorizar desviaciones, pero el cambio previsto debe presentarse al equipo Legal y de Cumplimiento para garantizar la regularidad.
En ambos escenarios, hay una serie de informaciones que probablemente el gerente desconozca, pero que sería importante para la organización de la empresa en su conjunto. Esto incluye:
- Cuántos contratos se aprueban en el estándar de la empresa
- Cuáles son las cláusulas estándar que se modifican con más frecuencia
- Cuánto tiempo lleva y cuánto cuesta aprobar un pedido de alteración
Los costos de revisar incluso los contratos más simples, identificar y evaluar estas desviaciones, pueden sumar $6,900.00 por contrato. En casos más complejos, esta revisión puede costarle a su empresa más de US$100,000.00.
Es fundamental, por tanto, estructurar un procedimiento sencillo que reduzca las posibilidades de desviación y haga más eficiente la tarea de análisis de los contratos. Esto tampoco está contemplado, en general, en el software CRM.
3. Fricción entre empresa y clientes
El tercer prejuicio es la creación de puntos de fricción con los clientes. La negociación de contratos es uno de los momentos donde se manifiesta esta fricción. Naturalmente, hay puntos controvertidos que deben alinearse, como el alcance de las obligaciones, la asignación de riesgos, los precios y las fórmulas de cobro, las reglas de terminación, las garantías y otros.
Sin embargo, puede ser aún más difícil llegar a un consenso cuando se utilizan herramientas ineficientes en esta etapa del embudo de ventas, por ejemplo:
- Pérdida de información en conversaciones por correo electrónico;
- Falta de control de versiones de documentos ;
- Ausencia de visibilidad y estado de las revisiones internas;
La investigación realizada por World Commerce and Contracting concluyó que esta etapa del ciclo de vida del contrato puede durar entre 4 y 24 semanas, dependiendo de la complejidad de la transacción. Gran parte de este retraso puede atribuirse a estos puntos de fricción, agravados por la ineficiencia de las herramientas utilizadas en la negociación.
Estos retrasos crean, como mínimo, una experiencia negativa para el cliente. En el caso de transacciones sensibles al tiempo, también pueden conducir a la pérdida de una oportunidad de negocio. En última instancia, el daño a la estrategia de colocar rápidamente el producto en el mercado significa perder la posición de liderazgo de la empresa en su conjunto.
Mucho más allá de CRM: lleve a su equipo de ventas al siguiente nivel
Lo que la mayoría de los operadores de ventas e incluso los gerentes de ventas ya han identificado es que la mejor manera de lograr sus objetivos es mejorar la infraestructura y la tecnología de la industria. Esta fue la conclusión a la que llegó el 46% de los encuestados en una encuesta realizada por Forbes en 2022.
Sin embargo, hablar de tecnología en el equipo de ventas no puede restringirse a un software CRM.
Esto se debe a que los problemas señalados a lo largo de este texto no están cubiertos por este tipo de sistema. Todos estos costos tienen dos puntos en común: pueden estar relacionados con la interacción entre el equipo de Ventas y otras áreas de la empresa, y están vinculados al ciclo de vida de los contratos.
Por lo tanto, para que sus vendedores enfrenten estos desafíos de manera más eficiente, necesitan un sistema que se articule bien con los diferentes sectores de la empresa y cuente con soporte para administrar los documentos contractuales. Todo esto y mucho más lo encuentras en un software de Gestión del ciclo de vida del contrato - CLM.
Para obtener más información sobre la gestión de contratos en Ventas, lea: Gestión de Contratos en Ventas: ¿Está creando problemas o soluciones?
Pero no se preocupe, ¡la inversión que su empresa hizo en el software CRM no fue en vano! Los dos sistemas pueden trabajar juntos, integrando datos y documentos para mejorar cada vez más los resultados de su negocio.
netLex es una startup que desarrolló un software para gestionar el ciclo de vida de contratos y otros documentos. Nuestra plataforma se opera en 11 idiomas y la utilizan las empresas Fortune 500 y Valor 1000, con usuarios en más de 20 países de todo el mundo.
Haga clic aquí y agende una demonstración gratuita sin ningún compromiso.
Clientes como Take Blip y nuestro propio equipo de ventas usan netLex. Si tú también quieres darle a tus vendedores una experiencia tecnológica completa, ¡habla con nuestros expertos!
