Bajo el paraguas de la “transformación digital”, varios departamentos de las más variadas empresas comenzaron a utilizar software para realizar sus actividades diarias. Aquellos que no prestaban atención fueron tomados por sorpresa por una serie de nuevas siglas y programas correspondientes: ERP, CRM, MDM, EAM, el propio CLM y muchos otros.
El resultado de este movimiento es la multiplicación del número de softwares utilizados dentro de una misma empresa. Una encuesta realizada en 2022 por Okta, una empresa que brinda servicios de verificación de identidad y control de acceso, encontró que, en promedio, cada empresa utiliza 89 softwares diferentes para realizar todas sus operaciones.
Cuando considera que fue la búsqueda de una mayor eficiencia lo que impulsó la adopción de todas estas plataformas en primer lugar, debe tener cuidado de que la tecnología no se vuelva contraproducente. En este escenario, uno de los desafíos más comunes que enfrentan las empresas hoy en día es: ¿cómo integrar todos estos sistemas?
¿Por qué es importante integrar el software de su empresa?
En el mercado tecnológico se multiplican los llamados “Dedicated Standalone Softwares”, expresión que describe sistemas que tienen como objetivo profundizar en las actividades de áreas específicas de la empresa. Es el caso, por ejemplo, de las plataformas CRM - Customer Relationship Management, que acaban siendo de gran utilidad para el sector Comercial, ya que la finalidad de estos sistemas es precisamente gestionar las interacciones de la empresa con el cliente.
Si bien estas plataformas son excelentes en las áreas a las que se aplican, en la práctica, las actividades de la empresa no están tan claramente separadas. Los datos recopilados por el sistema CRM son importantes en el terreno para el área de Ventas, así como para el sector financiero, por ejemplo. Si la contabilidad se maneja en otro "Software independiente dedicado", esta información debe transportarse invariablemente entre las dos plataformas.
Aquí es donde entra la importancia de la integración automatizada de las aplicaciones que utiliza su empresa. En el ejemplo anterior, el software de CRM está integrado con el software de contabilidad, todos los datos relacionados con los clientes de la empresa estarán disponibles no solo para el departamento de ventas, sino también para el departamento de finanzas.
Las integraciones aportan tres ventajas significativas a las empresas:
- Asegura la confiabilidad y estandarización de la información
Las integraciones permiten que la recogida de datos se realice en un único punto de la cadena, desde el que se distribuye la información al resto de actividades que necesita. Esto evita que el usuario tenga que completar la misma entrada más de una vez, reduciendo la posibilidad de errores o el uso de diferentes estándares y formatos; - Reduce costos
La alternativa a la integración de softwares sería una sola aplicación que cubra todas las funcionalidades que tu empresa necesita. En la práctica, esta alternativa difícilmente se encontraría en el mercado y requeriría el esfuerzo de un gran equipo de desarrolladores centrado en construirlo desde cero.
Dicha plataforma estaría integrada en la medida de su alcance, pero los costos de movilización para producirla serían sin duda muy superiores a los de contratar soluciones específicas. - Preservar la familiaridad del equipo
Si tu equipo ya usa algún software a diario, es mejor integrarlo que reemplazarlo. Esto preserva la familiaridad que su equipo ya tiene con esa plataforma, evitando las dificultades de una nueva etapa de adaptación.
Por lo tanto, es muy importante asegurarse de que los sistemas utilizados por su empresa estén debidamente integrados. Entre todas estas aplicaciones, hay una que tiene un enorme potencial para lograr las ventajas indicadas anteriormente: el software CLM.
Software de CLM: la columna vertebral de las integraciones
Contract Lifecycle Management, o CLM, es el conjunto de prácticas de gestión que cubre todo el ciclo de vida de los contratos, desde la redacción, pasando por la negociación, revisión, firma, cumplimiento y extracción de datos para la generación de inteligencia.
Un buen software CLM como netLex no es un "Software aislado, ni independiente". Esto se debe a que su aplicación no se restringe a un sector o actividad específica. De hecho, su uso es mucho más amplio, precisamente porque un contrato pasa por las más variadas áreas de la empresa a lo largo de su ciclo de vida.
La negociación de este documento comienza en el departamento de Ventas, pero pronto resulta en el envío de un borrador al Departamento Legal y al área de Cumplimiento. También necesita autorización de Finanzas y la firma de la Directoria. Para su cumplimiento, dependerá del compromiso de los departamentos de producción y también del seguimiento por parte de los profesionales de Customer Success.
Conozca más sobre: el papel de los contratos en la articulación de los diferentes sectores de la empresa.
Como los contratos cruzan la empresa casi en su totalidad, tienen datos que son importantes para los más variados sectores. Si la empresa utiliza otro software para actividades específicas, como es el caso del CRM o el sistema de contabilidad del ejemplo anterior, una integración sería muy productiva.
En el caso de un CRM, este sistema contendrá datos importantes sobre las propuestas realizadas y las partes involucradas que podrán subsidiar la elaboración de contratos en el sistema CLM. Lo mismo ocurre con un sistema de gestión financiera, que puede extraer de la plataforma de gestión contractual, la información contenida en estos documentos, en cuanto a valores y tasas de reajuste, por ejemplo, para llenar los libros contables de la empresa.
De está forma, una integración entre estos sistemas y el software CLM garantiza la confiabilidad de las informaciones a ser incluidas en los documentos, al mismo tiempo que genera sinergia en las actividades de los más variados sectores de la empresa. Con este alcance, las plataformas CLM tienen el potencial de convertirse en la columna vertebral de la estrategia tecnológica de la compañía.
Conozca netLex connect
Además de reconocer la importancia de las integraciones, también es necesario comprender que los más variados negocios utilizarán diferentes sistemas para realizar sus operaciones. Por lo tanto, una plataforma CLM no puede basarse únicamente en integraciones nativas, ya que es posible que no aborden la realidad de todos los clientes.
Fue con esto en mente que netLex desarrolló Connect, un componente que permite integraciones personalizadas con otro software de manera flexible, ágil y segura. La propuesta se enmarca en la lógica IPaaS - Integration Platform as a Service, lo que significa, en términos generales, ofrecer como servicio un conjunto de herramientas automatizadas para integrar distintas plataformas.
Para establecer este puente entre los dos sistemas, basta con que la plataforma esté conectada a netLex para tener una interfaz de comunicación, como APIs y Webhooks.
La interacción entre las aplicaciones está completamente automatizada y combina la practicidad del enfoque Low-Code para el usuario final con el poder de la tecnología RPA - Robotic Process Automation en el back-end.
Así, es posible compartir datos entre sistemas, trayendo a su empresa todas las ventajas de la integración de software.
Como ejemplo, hay clientes de netLex que ya han integrado nuestra plataforma con ERP como SAP, CRM como Hubspot y Salesforce, software de productividad como Slack, plataformas de firma electrónica, sistemas desarrollados internamente y muchos otros.
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