Automatización de contratos: la estrategia que acelera tu ciclo de ventas

Ya no es un secreto: el ciclo de ventas B2B es cada vez más complejo.

La jornada del cliente ya no es la misma, el escenario económico y digital tampoco. Todo esto exige habilidades muy diferentes de los vendedores y, en medio de todos estos cambios, un hallazgo parece ineludible:

Ya no es posible perder el tiempo en tareas operativas.

A pesar de esto, al menos el 70% del tiempo de los vendedores todavía se desperdicia con este tipo de actividades. Varias de estas tareas, especialmente las que involucran la redacción de contratos, podrían ser simplificadas o incluso eliminadas con la automatización de documentos.

En este texto,vamos a ver a profundidad algunos elementos clave que llevaron al cambio en el mercado B2B. Además, también entenderás el uso de herramientas tecnológicas que ayudan a mejorar tus procesos internos, liberando a tu equipo para que se concentre en lo que realmente importa: cerrar negocios.

¿Qué cambió en el mercado B2B?

En el contexto de internet, la jornada del cliente comienza mucho antes y va mucho más allá, de ponerse en contacto con el vendedor.

Según Gartner, sólo el 17 % del tiempo de entrega total se dedica a hablar directamente con los proveedores. El resto del tiempo involucra actividades como investigación en línea (27%), benchmarks (22%), investigación fuera de línea (18%). El representante de ventas, en este contexto, necesita funcionar como un“Habilitador de información”, construyendo el puente entre el dolor del cliente y la solución que su empresa puede ofrecer.

Divisão do tempo dos compradores por atividade-1

También según la encuesta, el tradicional “embudo de ventas” se ha convertido en una verdadera maraña de interacciones, con 77% de los compradores experimentando procesos mucho más complejos y difíciles que antes.

En este difícil contexto, interactuar con el cliente de una manera significativa exige mucho tiempo, atención y capacitación por parte del equipo de Ventas.

¿Por qué gestionar contratos digitales?

Con tantos posibles puntos de fricción, el enfoque de gestión debe tener un objetivo:

simplificar los procesos de venta al eliminar fuentes innecesarias de fricción.

Varias de estas fuentes aparecen con frecuencia a lo largo del ciclo de vida del contrato, como:

Errores en la elaboración de documentos, dificultando el progreso de cerrar el trato y dando una mala impresión al cliente;
Retraso en aprobación de puntos negociados, lo que puede conducir a la pérdida de tiempo del contrato;
Falta de visibilidad en el estado del documento, generando ansiedad y complicando la relación del equipo de Ventas con otras áreas de la empresa;
Desestructuración de obligaciones contractuales, lo que dificulta promover reajustes y proponer X-sells o Cross-Sells.

No es de extrañar que, según McKinsey, 66% de las empresas líderes del mercado quieren “invertir en tecnologías avanzadas para Ventas”. Para completar, 72% de las empresas que operan en el mercado B2B planean aumentar su gasto en tecnologías digitales en 2023.

Tenga en cuenta que estos son puntos que no se resuelven fácilmente en el software CRM. Por ello, es necesario ir más allá, buscando una herramienta más específica que sea capaz de gestionar el ciclo de vida de tus contratos.

¿Qué es la automatización de contratos y flujos de trabajo?

De acuerdo con nuestro Glosario, la automatización de documentos es:

Automatización de documentos:

El proceso de creación de archivos con poca o ninguna intervención humana. Para esto, es necesario identificar las variables, que son toda la información que puede cambiar dependiendo del caso específico. Una vez rellenados estos datos por la máquina o por el usuario, el sistema genera el documento automáticamente.

En otro giro, la automatización de los flujos de trabajo es:

Automatización de workflows:

Utilizar la tecnología para reducir o eliminar el grado de intervención humana en la secuencia de pasos necesarios para realizar una determinada actividad en la empresa. En la práctica, esto agrega agilidad y reduce la posibilidad de error en la transición entre tareas.

Para comprender mejor estos conceptos, nada mejor que ejemplos prácticos, ¿no? Vea ahora una comparación del escenario con y sin automatización en la rutina de ventas:

Para completar los datos del contrato:

Sin automatización: necesita elegir entre un montón de plantillas confusas y completar la seleccionada a mano;
Con automatización: puede eliminar ese trabajo y extraer automáticamente esta información de su sistema CRM.

Para negociar los términos:

Sin automatización: enviar el borrador del contrato por correo electrónico, recibir la versión con las correcciones, seguir buscando los cambios realizados (si no con cita previa). Aquí, corres el riesgo de perderte algo importante, o incluso perderte entre tantos intercambios de correo electrónico.
Con automatización: envías el borrador de contrato directamente a través de la plataforma, revisas todos los cambios realizados y los apruebas uno por uno. ¡Entonces solo es cuestión de firmar!

Para incluir variaciones de condición o precio:

Sin automatización: necesita memorizar las hipótesis en las que puede presentar una determinada propuesta u ofrecer una condición específica.
Con automatización: el contrato se construye a partir de pautas preprogramadas, todo lo que tiene que hacer es responder algunas preguntas simples para impulsar el sistema.

Para enviar el contrato para aprobación:

Sin automatización: debe enviar el documento por correo electrónico solicitando la evaluación del Legal o de Cumplimiento, por ejemplo.
Con automatización: el sistema te envía automáticamente el expediente, e incluso te muestra qué persona o departamentos son los responsables, así como el plazo de respuesta.

Para entender otras ventajas de la automatización en las ventas en:

El impacto de todos los beneficios provocados por el uso de la automatización en el ciclo de vida de los contratos ya ha sido medido por la consultora Aberdeen. Concluyeron que este tipo de tecnología acelera el ciclo de ventas hasta en un 24% de una gran empresa!

¿Cómo construir una estrategia de automatización de contratos?

Si también desea reducir la carga de trabajo operativa de su equipo de ventas, debe crear una estrategia que aporte los beneficios de la automatización a su rutina.

La Take Blip e Isaac son dos empresas que construyeron una sólida estrategia de automatización de contratos, brindando muchos beneficios no solo a Ventas, sino también a la Gerencia Legal y otras áreas de la empresa. Obtenga más información sobre estos casos de éxito en:

Para ayudarlo a construir su propia estrategia digital, aquí hay algunos consejos:

1. Identificar cuáles son los principales dolores de sus vendedores a la hora de redactar, aprobar y firmar contratos;

2. Involucrar a las otras áreas involucradas en el proceso, como Legal, Cumplimiento y Finanzas, explicándoles sus dolores actuales, poniéndolos al tanto de las necesidades del negocio y la búsqueda de soluciones. Como los contratos son instrumentos que también forman parte de la rutina de estos sectores, es posible que una solución que satisfaga las Ventas también tenga un impacto positivo en otras partes interesadas.

3. Identificar las integraciones necesarias, para evitar el trabajo manual de transferir datos de un software a otro. Es posible, por ejemplo, buscar un software de gestión de contratos que se integre con su CRM para transferir automáticamente información de clientes potenciales a propuestas y contratos.

4. Iniciar la búsqueda de soluciones en el mercado, activando, en su caso, su equipo de Compras y TI, y localizando posibles casos de éxito y empresas dispuestas a hacer benchmarks.

Es fundamental tener un proveedor asociado que ayude a su equipo de ventas a atravesar todas estas etapas y generar valor al final. ¡Es por eso que necesita conocer netLex!

netLex es la startup líder en Innovación Abierta en Brasil por segundo año consecutivo. Hemos desarrollado un software de gestión de contratos que trae toda la practicidad de la automatización a la rutina de tu equipo. Además, el sistema también cuenta con integración nativa con Salesforce, para que tus datos fluyan de manera más rápida y consistente.

Para entender cómo aprovechar todo el poder de la tecnología para acelerar su ciclo de ventas, ¡comuníquese con nuestros expertos!