Como principal centro de ingresos de las empresas, el sector de ventas trata todos los días con una serie de contratos: desde los que están en negociación con clientes potenciales, hasta los que están bajo análisis para identificar nuevas oportunidades de transacción.
Pero el valor que generan estos contratos para la compañía va más allá de las cifras negociadas. La calidad de la gestión de estos documentos incide directamente en el éxito de las operaciones en su conjunto.
En el texto de hoy comprenderás los principales riesgos que genera una gestión ineficiente de los contratos en el departamento de Ventas, y cómo un software de Contract Lifecycle Management puede mejorar las operaciones de tu empresa.
Creando problemas: los impactos negativos de una gestión de contratos ineficiente en el área de Ventas
Si bien no es la intención del gerente, una administración ineficiente de los contratos firmados por el departamento de Ventas crea una serie de problemas para casi todas las áreas de la empresa, comenzando por dificultar el arte de vender.
El equipo Comercial necesita establecer una relación de confianza y cercanía con el cliente a lo largo de las negociaciones. El éxito de este enlace está directamente relacionado con la eficiencia de las comunicaciones.
Es muy común, sin embargo, que los medios y plataformas utilizados para intercambiar información no cuenten con todas las funcionalidades necesarias para asegurar esta eficiencia. Como resultado, algunas de las siguientes situaciones terminan ocurriendo con frecuencia:
- Falla de comunicación: En el intercambio de correos electrónicos para negociar el contrato, el vendedor accidentalmente no incluye a una de las principales partes involucradas en la aprobación del acuerdo. Será necesario retomar las comunicaciones desde ese punto, exigiendo más tiempo y desgastando a los involucrados;
- Falta de registro de la información: En las conversaciones telefónicas, el cliente le da al vendedor detalles importantes sobre sus expectativas, pero el vendedor no los registra en ninguna parte (o toma notas en lugares donde se pueden perder fácilmente). El cliente siente que siempre tiene que repetirse, o tiene la impresión de que hay desorganización;
- No registrar automáticamente los cambios en el documento: El vendedor modifica accidentalmente el texto del contrato sin resaltarlo y el cliente no nota el cambio. Cuando se identifica esta situación, puede dar la impresión de que el vendedor no fue leal durante las negociaciones.
Sin embargo, para que una venta se complete, a menudo es necesario involucrar a otras áreas de la empresa. En general, el departamento Jurídico es el más utilizado en este flujo. La gestión ineficiente de esta interacción puede generar fricciones entre estos dos sectores y perjudicar la calidad del trabajo dentro de la empresa, con problemas como los siguientes:
- Falta de visibilidad: Cuando los aspectos comerciales están definidos, el contrato se envía para su revisión por parte del Departamento Legal, generalmente por correo electrónico. Sin embargo, no hay visibilidad en el proceso de revisión hasta que se recibe una respuesta;
- Presión para la revisión: Sin visibilidad, con el cliente presionando por una respuesta por un lado y la fecha límite de las metas acercándose por el otro, el vendedor necesita buscar individualmente al abogado para saber en qué etapa del análisis se encuentra el documento.
- Agregar trabajo: Los abogados reciben estas solicitudes por todos los medios posibles y tienen la carga no solo del análisis del documento en sí, sino también de estas demandas de comunicación.
- Falta de seguridad en cuanto al contenido de los documentos: El análisis en sí consume mucho tiempo porque los abogados revisan cada cláusula individualmente para asegurarse de que estén todas presentes y redactadas correctamente.
Escenarios como este son parte de la vida cotidiana de muchas empresas, pero invariablemente socavan la confianza del cliente y generan fricciones entre departamentos.
Encontrando soluciones: las ventajas de un buen software CLM para ventas
La gestión eficiente de los contratos genera mayor visibilidad en el procesamiento de los acuerdos y confiabilidad de la información, posibilitando la extracción de inteligencia de documentos que antes no eran monitoreados con tanto detalle. Todos estos puntos favorecen la relación con el cliente y la interacción entre las áreas de la empresa.
Al interactuar con el cliente, el software CLM como netLex puede generar varias ventajas. Entre ellos se encuentran los siguientes:
- Relación con el cliente: Inclusión del cliente en el flujo de negociación, revisión y firma del documento, centralizando la comunicación en una plataforma intuitiva y fácil de usar;
- Visibilidad y archivo: Registro completo de todas las comunicaciones realizadas a través de la plataforma, con amplia visibilidad a los encargados de la negociación y cumplimiento de dicho contrato.
En la articulación entre los departamentos de la empresa, un software CLM como netLex desbloquea el potencial tanto del área de Ventas como del sector Legal:
- Autonomía para negociar: el departamento de Ventas puede preparar contratos simplemente llenando el cuestionario, lo que otorga autonomía y rapidez a las negociaciones;
- Seguridad jurídica: los abogados corporativos no necesitan verificar completamente los documentos, ya que están seguros de que todas las cláusulas relevantes se han incluido en el modelo. Esto hace que las revisiones sean más rápidas y eficientes;
- Amplia visibilidad: el departamento de Ventas puede identificar en qué etapa de la revisión se encuentra el documento, cuál es la fecha límite para completarlo y quién es el responsable. Esto elimina el trabajo adicional de buscar la información necesaria del abogado.
Una vez que se concluye el contrato, la plataforma puede realizar la gestión de las obligaciones acordadas en su totalidad en un dashboard simplificado, con la inclusión de alertas sobre los términos y condiciones relevantes. Esto hace más sencillo asegurar que todo lo acordado en la etapa de negociación se llevará a cabo de la forma que las partes deseaban.
El sistema CLM también puede convertirse en una base de datos fiable, ya que los contratos comerciales ponen en marcha otros departamentos de la empresa. Por ejemplo:
- Financiero: puede extraer datos de pago para incluirlos en los balances;
- Producto: identifica qué productos o servicios se contratan y se organiza para producirlos o prestarlos en las condiciones pactadas;
- Recursos Humanos: puede recopilar información sobre la productividad y el logro de las metas;
- Marketing: tiene visibilidad respecto a autorizaciones para el uso de imágenes y otra información sobre la transacción, como cláusulas de patrocinio;
Además de dar soporte a las actividades de otras áreas de la organización, la inteligencia generada en cada etapa del ciclo de vida de estos contratos puede ofrecer insights importantes para la gestión de equipos y procedimientos en su conjunto.
Potenciando tu área de Ventas con un sistema CLM
Los contratos firmados por el departamento de Ventas son muy relevantes para la empresa en su conjunto. El lado obvio de esta afirmación nos lleva a que, si la empresa no vende, difícilmente permanecerá en el mercado.
Sin embargo, estos contratos también tienen un impacto sistémico en las actividades de la corporación, canalizando la interacción entre los departamentos e influyendo en casi todas sus actividades. Por lo tanto, es fundamental crear soluciones, no problemas, para la gestión de estos documentos.
netLex es una empresa especializada en la automatización y gestión de documentos, y ha desarrollado una plataforma CLM, en la que es posible programar flujos de trabajo inteligentes para dotar de precisión y calidad a los documentos de la empresa.
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