Glosario: lo esencial para entender un software de gestión de contratos

Cuando se habla de tecnología y gestión de contratos, es fácil sentirse un poco perdido entre tantas siglas y términos técnicos.

¡Pero no siempre debe ser así!

Puede dominar esta sopa de letras de una vez por todas, entendiendo, hoy en día, algunos de los principales conceptos del universo que compone un software de gestión de contratos.

1. API

API (Interfaz de programación de aplicaciones) es un conjunto de protocolos que conecta dos software diferentes, permitiendo el intercambio de información entre ellos.Puede, por ejemplo, utilizar las API para conectar el software de gestión de documentos con el software de power bi, para tener datos y dashboards más específicos en la parte de gestión.

2. Firma electrónica

Firma electrónica es un concepto amplio que agrupa a las empresas que reciben validación por medios electrónicos, como contraseñas, biometría, tokens y otros. En Latinoamérica y otros países del mundo, las firmas electrónicas tienen validez legal y son muy utilizadas por empresas y particulares para firmar contratos digitalmente.

3. Automatización de documentos

La automatización de documentos es el proceso de elaboración de expedientes con poca o ninguna intervención humana. Para esto, es necesario identificar las variables, que son toda la información que puede cambiar dependiendo del caso específico. Una vez rellenados estos datos por la máquina o por el usuario, el sistema genera el documento automáticamente.

Lea mas en:Automatización de documentos: entienda qué es, cómo funciona y cuáles son las ventajas

3. Automatización de workflow

La automatización de flujos de trabajo, o workflows, significa utilizar la tecnología para reducir o eliminar el grado de intervención humana en la secuencia de pasos necesarios para realizar una determinada actividad en la empresa. En la práctica, esto agrega agilidad y reduce la posibilidad de error en la transición entre tareas por jerarquía.

5. Gestión del ciclo de vida del contrato (CLM)

Contract Lifecycle Management (CLM), o Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos, es el conjunto de procesos que optimizan el flujo de contratación en las empresas, desde la elaboración hasta la firma, ejecución y gestión. Un CLM también recomienda generar inteligencia a partir de los datos extraídos de este proceso.

Lea más en: CLM: qué es y cómo la tecnología puede beneficiar a tu empresa

6. Gestión de contratos

Gestión de contratos o administración de contratos, son conceptos similares que pueden utilizarse en dos sentidos: uno general, designando todas las etapas del ciclo de vida de los contratos, y uno específico, dirigido únicamente a la etapa de cumplimiento de obligaciones.

Conozca más a continuación:

General: La gestión de contratos, en general, es el conjunto de actividades realizadas a lo largo del ciclo de vida de los contratos, entre ellas: solicitud, redacción, negociación, aprobación, firma, almacenamiento, ejecución y generación de inteligencia. Varias áreas de la empresa pueden involucrarse en estas actividades para garantizar agilidad, asertividad, cumplimiento y seguridad.

Específico: La gestión de contratos también puede entenderse como la etapa de seguimiento del cumplimiento de las obligaciones, incluyendo el plazo, valor y alcance de las entregas. También verifica la calidad del servicio o producto a través de SLAs, incluyendo la necesidad de ejecutar alguna penalización u ofrecer algún beneficio ligado al desempeño del proveedor.

Obtenga más información sobre la gestión de contratos en:

7. Gestión de documentos electrónicos (EDM)

Gestión de Documentos Electrónicos (EDM), o Electronic Document Management, es el uso de tecnología para almacenar, organizar y controlar el acceso a la información contenida en documentos digitales. Más que almacenar archivos en la nube, el GED permite la localización rápida de documentos y promueve la seguridad de la información contenida en ellos.

8. Integración de sistemas

Integración de sistemas es la conexión entre dos o más software para garantizar la interoperabilidad a partir del intercambio de datos. Por ejemplo, es posible integrar un software CLM con el sistema financiero de la empresa, asegurando que la información del primero, como montos y condiciones de pago, pase al segundo.

Conozca más en : netLex connect: todo el poder de las integraciones al servicio de tu empresa

9. Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Key Performance Indicators (KPI), o Indicadores Clave de Desempeño, son parámetros cuantitativos para la evaluación de proyectos en comparación con los objetivos de la empresa. Para crearlos, es necesario definir lo que se evaluará y elaborar objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados.

10. Automatización Robótica de Procesos (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) es el uso de software para automatizar procesos. En la práctica, por ejemplo, RPA puede automatizar la comunicación entre sistemas para compartir información, o incluso realizar tareas que antes serían humanas incluso dentro del sistema.

11. Acuerdo de nivel de servicio (SLA)

Service Level Agreement (SLA), o “Acuerdo de Nivel de Servicio”, es una cláusula contractual que establece parámetros para evaluar lo que se está entregando, y también puede generar beneficios o penalizaciones para cada escenario. Estos parámetros pueden ser cuantitativos, como el tiempo de servicio, o cualitativos, como el grado de satisfacción del usuario.

Lea más en: Cómo construir buenas cláusulas para la gestión de contratos con proveedores

12. Software como servicio (SaaS)

El software como servicio (SaaS) es un modelo para usar software en la nube, al que los clientes pueden acceder de forma remota con acceso a Internet. Esta propuesta es lo contrario al tradicional “Software como producto”, en el que el cliente instala y actualiza el software en su ordenador.

13. Software de CLM

El software CLM, o Contract Lifecycle Management Software, es un sistema que centraliza y automatiza la gestión de contratos, vinculando áreas de la empresa, clientes y proveedores a lo largo de las diferentes etapas de la contratación: solicitud, preparación, negociación, aprobación, firma, almacenamiento, ejecución y generando inteligencia.

¿Está pensando en el costo del software CLM para su empresa? Lea más en: Evite perdidas: calculando el ROI del software de gestión de contratos

14. Flujos de trabajo

Workflow, o flujos de trabajo, es la secuencia de pasos necesarios para realizar una determinada actividad dentro de las empresas. Estos pasos pueden ser simultáneos o sucesivos y pueden involucrar a más de un responsable o área de la empresa. Al organizar y estandarizar los procesos, los flujos de trabajo aportan más eficiencia y trazabilidad para la organización.

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Basado en el modelo Saas, netLex es un software de gestión de contratos que automatiza los documentos y flujos de trabajo de su empresa. Con netLex, puede incorporar todos los beneficios de EDM, RPA y más al ciclo de vida de sus acuerdos.

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