O que você provavelmente já sabe sobre Kanban

Listei aqui quatro coisas que você provavelmente já sabe, ou ouviu falar, sobre kanban:

1. O que é Kanban

O Kanban é um método que parte da organização de tarefas usando cartões coloridos para indicar o caminho de uma atividade ao longo de um fluxo pré-definido de trabalho. Porém, como você vai ver mais a frente, essa é apenas a superfície do método Kanban.

2. Como surgiu o Kanban

A ideia de usar cartões para estruturar o trabalho dentro de grandes empresas veio com a Toyota, para implementar seu modelo just in time. Ao contrário do modelo da Ford, que se baseava na produção de itens para estoque, o modelo da Toyota só produzia sob demanda.

Assim, para evitar a produção de peças desnecessárias, uma área só começaria a atuar depois que a sua predecessora terminasse. Para visualizar o que estava acontecendo ao longo do fluxo de produção, eram usados kanbans.

Fonte: Toyota Global

Em 2002, David Anderson aplicou e aperfeiçoou este método em negócios que atuavam com desenvolvimento de software, inserindo-o no contexto das metodologias ágeis. É essa a construção de Kanban que foi se popularizando também para outras áreas do mercado.

3. Como construir um quadro de kanban

O quadro do kanban pode ser dividido em colunas e linhas:

• Colunas: etapa do processo no qual a atividade está. Por exemplo: uma divisão clássica das colunas é como “a fazer”, “em progresso” e “concluído”.
• Linhas: tipo de tarefa desenvolvida. Por exemplo, o departamento Jurídico pode colocar uma linha para resposta a consultas e outra linha para revisão de contratos. 

Num outro exemplo, veja o caso de um setor de Suprimentos: você pode criar uma linha para “RFPs” com colunas como “Preparação da RFP”, “Recebimento de propostas”, “Análise de propostas”, “Seleção do Fornecedor” e assim por diante.

4. Quais são as vantagens do Kanban

Algumas das vantagens do Kanban são o aumento da transparência, produtividade e organização das atividades.

Esses benefícios são percebidos na prática.

A pesquisa “State of Kanban Report de 2022”, conduzida pela Kanbanize, evidenciou que 87% dos entrevistados entendiam que o Kanban era mais eficiente que outros métodos de organização já usados pela empresa.

Eles reportaram também:

• 78% de aumento na visibilidade do trabalho; e
• 52% de aumento na velocidade das entregas.

O que está por trás de todo esse sucesso vai muito além dos cartões coloridos. Como você vai ver na próxima sessão deste texto, esses resultados decorrem de uma noção mais aprofundada do que é, de verdade, o método Kanban.  

Aprofundando no método Kanban

Em essência, o Kanban é sobre encontrar um ritmo de trabalho e de entregas que seja suficiente para a organização e saudável para os colaboradores. Muito mais que papeis coloridos, isso demanda interação entre áreas e entre colegas de trabalho, assim como priorização das demandas. 

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Veja agora alguns detalhes sobre o Método Kanban que poucas pessoas conhecem, mas que são importantes para alcançar todo o potencial dessa forma de organização.

1. Existe o kanban e o Kanban

O termo “kanban”, com a letra minúscula, significa, em japonês, “cartão”, enquanto “Kanban" com a letra maiúscula, designa o método de gestão. Em essência, o “kanban” (com letra minúscula) é um dos instrumentos para adoção do “Kanban” (com letra maiúscula). 

2. O fundamento do Kanban é Kaizen

O primeiro passo para entender o método Kanban está no conceito de Kaizen. Em japonês, essa palavra significa “mudanças graduais”. O oposto de Kaizen é Kaikaku, ou “grandes mudanças”.

Dizer que Kaizen é o fundamento do Kanban significa, então, que este método é incremental, não revolucionário.

Para implementar o Kanban não é preciso (nem aconselhável) fazer grandes reformas nos procedimentos, mudar atribuições ou tarefas. Para começar, você vai precisar somente estabelecer alguns combinados iniciais com seu time e com o restante da empresa. Entenda mais nos próximos tópicos.

3. Kanban é um método “Pull”, não “Push”

O segundo ponto importante para compreender o conceito de Kanban é visualizar a diferença entre “Push” e “Pull” de gestão de demanda:

• “Push”: a demanda é “empurrada” por outros times para o seu time.
• “Pull”: a demanda é “puxada” pelo seu próprio time.

Veja um exemplo:

O setor de Compras recebe solicitações de todas as áreas da empresa. Se eles operarem com base em “Push”, cada um desses setores vai impor a sua própria urgência e necessidade para os compradores. Isso os coloca na mesma situação na qual Anderson se via na gestão de um time de desenvolvedores na Motorola: sobrecarregados e insatisfeitos.

Porém, se esta área opera a partir de “Pull”, são os próprios compradores que, recebendo a demanda encaminhada por outros setores, fazem uma triagem e decidem o que será ou não priorizado, de acordo com os objetivos da empresa.

O Kanban é um sistema do tipo “Pull”, que pressupõe um constante processo de priorização e repriorização de atividades.

4. Kanban funciona melhor com limitação ao “Work in progress”

“Work in progress - WIP”, ou, em português, “Trabalho em progresso”, é tudo o que está em curso no quadro do kanban. Segundo Anderson, o sistema do Kanban funciona melhor quando esse número de tarefas é limitado.

A sua primeira reação provavelmente foi: mas eu não tenho como limitar o número de demandas que chegam em um departamento Jurídico, ou de Suprimentos, por exemplo.

Isso só acontece se você ainda usa o sistema “Push”, não o “Pull”. Se você usa o sistema “Pull”, você pode estabelecer um limite ao trabalho em progresso e não assumir novas demandas enquanto uma antiga não tiver sido solucionada.

Isso não significa, por óbvio, que tarefas urgentes ficaram de fora do quadro. Nesse caso, no entanto, é preciso entender:

“Qual atividade vai sair do quadro para que essa possa entrar?”

Assim, você mantém uma carga saudável de trabalho para todos os integrantes da sua equipe e toma controle do volume de demanda.

Para que essa limitação funcione bem, siga as seguintes dicas:

• Engaje seus colaboradores para encontrar o que será o limite do setor;
• Paute seu limite em dados, especialmente o tempo médio necessário para resolução de cada demanda. Se não tiver esses dados, conte com a intuição e experiência dos seus funcionários no início.
• Explique esse conceito para os setores solicitantes, ressaltando sua importância para o ritmo do trabalho e qualidade das entregas; 
• Mantenha o combinado, evitando ao máximo situações nas quais os limites acordados sejam ultrapassados ou revistos;

5. Kanban funciona melhor com “Service Level Agreements”

“Service Level Agreements” é um termo que ficou popularizado pela sua sigla: SLA. Porém, ao contrário do que muitos pensam, SLA não é equivalente a prazo de entrega. Para entender a diferença, pense na seguinte situação. Quando você viaja para uma cidade muito turística, em geral existem duas possibilidades:

• Você pode comprar um ingresso comum e ficar na fila para entrar nas atrações; ou
• Você pode comprar um ingresso VIP, mais caro e entrar sem passar pela fila.

Esse exemplo simples evidencia que serviços podem variar a depender do “nível” do ingresso que você comprou. No caso das atividades, a lógica é a mesma: é preciso estabelecer acordos sobre o “nível” de serviço em cada hipótese. Esses acordos são os SLAs. 

Usualmente, esse SLA vai variar de acordo com o grau de relevância da tarefa para a empresa como um todo. Isso pode ser traduzido no Kanban, mudando a cor dos cartões ou a linha na qual eles são colocados, ajudando a priorizar atividades e organizar o fluxo de trabalho mobilizado em cada tipo de demanda. 

6. Kanban funciona melhor com reuniões diárias

Nas metodologias ágeis, são comuns as reuniões diárias antes do início do dia de trabalho. A proposta é que cada integrante do time responda três perguntas:

• O que você conseguiu fazer ontem? 
• O que você pretende fazer hoje?
• O que está prejudicando a execução das suas atividades?

A ideia não é estimular o microgerenciamento, mas sim compartilhar dificuldades e atualizar os demais integrantes do grupo sobre o status das suas tarefas. 

O quadro do Kanban ajuda muito nessa frente. O gestor pode, nesse caso, "walk the board", ou seja, conferir as atividades em cada coluna, engajando os colaboradores para resolver eventuais gargalos ou dificuldades. 

Neste momento é que surgem os efeitos sociais positivos do método Kanban. 

Quando a avaliação do fluxo de cada atividade é feita de forma transparente, todos os interessados conseguem visualizar o efeito de suas ações ou omissões e reorganizar suas prioridades.

Finalizar uma tarefa significa a mudança do card para outra coluna, gerando uma sensação boa de dever cumprido. Noutro giro, compartilhar dificuldades também abre a possibilidade de troca de experiências em busca de uma solução. Esses são apenas alguns dos impactos positivos de somar o quadro do Kanban às reuniões diárias do método ágil. 

Kanban funciona melhor com tecnologia

Agora que você entendeu um pouco mais sobre como o método Kanban funciona para além dos papéis coloridos, já está pronto para colocá-lo na prática.  A boa notícia é que o netLex pode te ajudar nessa tarefa!

A plataforma está equipada com visualização automática de todas as suas atividades em um quadro kanban. Assim, você combina todas as vantagens que o netLex traz para gestão do ciclo de vida dos seus documentos aos benefícios desse método de administração de processos. 

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