Há alguns anos, o termo “Kanban” se popularizou no mundo corporativo. Mas, muito da estrutura e do sentido original do Kanban como método de gestão se perdeu nesse processo.
Em 2002, décadas depois dos primeiros usos do Kanban no modelo Just in time da Toyota, David Anderson, que liderava um time de desenvolvedores da Motorola, enfrentava um desafio: “Como construir uma rotina de trabalho com um ritmo saudável e sustentável?”
Lá, Anderson era visto como o homem do “não”: ele tinha passado os últimos 10 anos dizendo “não” para demandas que sobrecarregariam seu time, em constante atrito com outros setores.
O motivo para isso era simples: na época, programadores eram frequentemente submetidos a volumes de demandas enormes, longos horários de trabalho e constantes cobranças. Aliás, essa realidade não é muito distante da que muitos times de advogados, compradores ou vendedores vivem ainda hoje.
Anderson encontrou a resposta que procurava no método Kanban, aprimorando-o para alcançar esse ritmo sustentável de gestão de demandas.
Neste texto, nós vamos rever um pouco do que você provavelmente já sabe sobre kanban, para depois adicionar alguns pontos importantes do método que ficaram perdidos na sua popularização.
Vamos lá?
O que é o método Kanban
O Kanban é um método de gestão visual que organiza tarefas em cartões, posicionados em colunas que representam as etapas de um fluxo de trabalho.
Essa estrutura facilita o acompanhamento do progresso das atividades, tornando o processo mais claro e transparente para todos os envolvidos.
Muito além dos cartões coloridos, o Kanban promove uma cultura de melhoria contínua, priorização inteligente e equilíbrio da carga de trabalho.
Como surgiu o Kanban?
O método Kanban tem suas raízes na década de 1940, no Japão, dentro das fábricas da Toyota. Na época, a montadora buscava formas de tornar seu processo de produção mais eficiente, enxuto e responsivo às demandas reais do mercado.
Inspirado em sistemas de reposição de estoques de supermercados, o engenheiro Taiichi Ohno idealizou um sistema de cartões — chamados de “kanbans” (lit. “cartão” ou “sinal visual”, em japonês) — para controlar o fluxo de produção com base na real necessidade de peças, evitando excessos e desperdícios.
Fonte: Toyota Global
Esse sistema foi a espinha dorsal do modelo Just in Time da Toyota, que se opunha à lógica da produção em massa da Ford. Em vez de produzir em grandes quantidades para estocar, a produção passava a ser feita sob demanda: uma etapa só era iniciada quando a anterior fosse concluída, garantindo um fluxo sincronizado e eficiente.
Décadas depois, em 2002, o especialista David J. Anderson adaptou os princípios do Kanban para o contexto do desenvolvimento de software.
Ao liderar equipes em empresas como Microsoft e Motorola, ele percebeu que a sobrecarga e a falta de previsibilidade nos fluxos de trabalho podiam ser combatidas com os fundamentos do Kanban — visualização, limitação do trabalho em progresso e melhoria contínua.
A partir daí, o método ganhou força como ferramenta dentro das metodologias ágeis, sendo gradualmente adotado por equipes de diferentes áreas, como jurídico, marketing, suprimentos e atendimento ao cliente.
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Porque começar a usar o Método Kanban ainda hoje
Implementar o método Kanban traz uma série de benefícios práticos que vão muito além da simples organização visual de tarefas. Ao promover maior clareza sobre o que está sendo feito, por quem e em que etapa, o Kanban aumenta a transparência, melhora a produtividade e favorece uma gestão mais eficiente do fluxo de trabalho.
Essas vantagens não são apenas teóricas — elas são comprovadas na prática. De acordo com a pesquisa State of Kanban Report 2022, conduzida pela Kanbanize, 87% dos entrevistados afirmaram que o Kanban se mostrou mais eficaz do que outros métodos de organização utilizados anteriormente em suas empresas.
Os dados também apontaram que, após a adoção do Kanban:
- 78% observaram um aumento na visibilidade do trabalho, tornando mais fácil identificar gargalos e alinhar prioridades;
- 52% perceberam uma melhora significativa na velocidade das entregas, resultado direto da redução de retrabalho e da organização do fluxo.
Esses números, é claro, ajudam a entender por que o Kanban tem sido cada vez mais adotado em diferentes setores. Mas o verdadeiro diferencial do método está nos princípios que sustentam essa prática — como priorização contínua, limitação do trabalho em andamento e foco na melhoria gradual.
Como o Método Kanban é utilizado pelas empresas hoje em dia
Nos últimos anos, o método Kanban tem ganhado espaço em empresas dos mais diversos setores — muito além do universo do desenvolvimento de software, onde se popularizou inicialmente.
Hoje, empresas utilizam o Kanban para mapear, controlar e otimizar tarefas em áreas como Jurídico, Suprimentos, Recursos Humanos, Marketing, Atendimento ao Cliente e muito mais. Independentemente do setor, o objetivo é o mesmo: garantir que as demandas sejam visualizadas, priorizadas e concluídas com fluidez, evitando sobrecargas e gargalos.
Isso acontece porque a aplicação do método é flexível, adaptável e especialmente útil em ambientes onde o fluxo de trabalho precisa ser organizado com clareza e eficiência.
Além disso, com o avanço das ferramentas digitais, o Kanban deixou de ser um quadro físico com post-its para se tornar um sistema tecnológico robusto, integrado a plataformas de gestão e produtividade.
Softwares como Trello, Jira, Asana e o próprio netLex permitem configurar quadros personalizados, acompanhar métricas em tempo real e colaborar com equipes distribuídas em diferentes localidades.
Empresas também têm combinado o Kanban com outras abordagens de melhoria contínua, como Lean, Scrum e OKRs, criando ambientes híbridos de gestão ágil. Essa combinação torna o método ainda mais poderoso, ajudando organizações a serem mais adaptáveis, orientadas por dados e centradas na entrega de valor.
Em resumo, o Kanban evoluiu de uma ferramenta visual simples para um método estratégico, que apoia a tomada de decisões, impulsiona a produtividade e fortalece a cultura de responsabilidade compartilhada. E à medida que os desafios organizacionais crescem, sua adoção tende a se tornar cada vez mais comum — e necessária.
Como construir um quadro de Kanban: em poucos passos
O quadro Kanban é a representação visual do fluxo de trabalho de uma equipe, como já foi dito. Ele é geralmente representado na forma de um quadrado — ou retângulo, a depender da quantidade de etapas do fluxo produtivo — cortado por linhas verticais. As linhas, por sua vez, criam várias colunas dentro do quadrado, onde os cartões são colocados.
Abaixo segue um passo a passo para a montagem e organização de um Kanban:
1. Defina as colunas do fluxo de trabalho
As colunas representam as etapas que uma atividade percorre do início ao fim. Um modelo básico inclui colunas como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”. Mas você pode personalizar conforme a complexidade do processo — por exemplo, adicionar colunas como “Em Revisão”, “Corrigido”, etc..
2. Crie linhas para categorizar os tipos de tarefas
No Kanban é possível adicionar linhas horizontais também. Essas linhas (ou “swimlanes”) podem ajudar a separar visualmente diferentes categorias de atividades dentro do mesmo quadro.
No setor jurídico, por exemplo, é possível criar uma linha para “Consultas Jurídicas” e outra para “Análise de Contratos”. Assim, o time consegue visualizar melhor o volume e o andamento de cada tipo de demanda.
3. Mapeie um fluxo personalizado para cada linha, se necessário
Em alguns casos, o fluxo de trabalho pode variar entre linhas. No setor de Suprimentos, por exemplo, a linha “RFPs” (solicitações de proposta) pode conter colunas como: “Preparação da RFP”, “Recebimento de Propostas”, “Análise de Propostas” e “Seleção do Fornecedor”. Essa personalização garante que cada processo tenha o nível de detalhamento adequado.
4. Preencha o quadro com cartões (as tarefas)
Cada tarefa deve ser representada por um cartão, contendo informações essenciais como título, responsável, prazo e prioridade. Esses cartões são movidos entre as colunas à medida que o trabalho avança, oferecendo uma visão clara do status de cada item.
5. Revise e ajuste o quadro conforme necessário
O Kanban é um método vivo. À medida que a equipe evolui e aprende, o quadro também deve ser ajustado para refletir novas etapas, categorias ou prioridades. Reuniões periódicas ajudam a manter o sistema atualizado e eficiente.
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Vá além do básico no método Kanban: veja dicas avançadas
Agora que você já sabe a história sobre Kanban e como construir o seu quadro, é o momento de você ir além do básico ao implementar essa metodologia. Coloque a mão na massa e implemente essas dicas práticas:
Em essência, o Kanban é sobre encontrar um ritmo de trabalho e de entregas que seja suficiente para a organização e saudável para os colaboradores. Muito mais que papéis coloridos, isso demanda interação entre áreas e entre colegas de trabalho, assim como priorização das demandas.
Kanban é um método “Pull”, não “Push”
Para compreender o conceito de Kanban é visualizar a diferença entre “Push” e “Pull” de gestão de demanda:
- “Push”: a demanda é “empurrada” por outros times para o seu time;
- “Pull”: a demanda é “puxada” pelo seu próprio time.
Veja um exemplo:
O setor de Compras recebe solicitações de todas as áreas da empresa. Se eles operarem com base em “Push”, cada um desses setores vai impor a sua própria urgência e necessidade para os compradores. Isso os coloca na mesma situação na qual Anderson se via na gestão de um time de desenvolvedores na Motorola: sobrecarregados e insatisfeitos.
Porém, se esta área opera a partir de “Pull”, são os próprios compradores que, recebendo a demanda encaminhada por outros setores, fazem uma triagem e decidem o que será ou não priorizado, de acordo com os objetivos da empresa.
O Kanban é um sistema do tipo “Pull” que pressupõe um constante processo de priorização e repriorização de atividades.
Kanban funciona melhor com limitação ao “Work in progress”
“Work in progress — WIP”, ou, em português, “Trabalho em progresso”, é tudo o que está em curso no quadro do Kanban. Segundo Anderson, o sistema do Kanban funciona melhor quando esse número de tarefas é limitado.
A sua primeira reação provavelmente foi: mas eu não tenho como limitar o número de demandas que chegam em um departamento Jurídico, ou de Suprimentos, por exemplo.
Isso só acontece se você ainda usa o sistema “Push”, não o “Pull”. Se você usa o sistema “Pull”, você pode estabelecer um limite ao trabalho em progresso e não assumir novas demandas enquanto uma antiga não tiver sido solucionada. Não significa, por óbvio, que tarefas urgentes ficaram de fora do quadro.
Defina qual atividade vai sair do quadro para que outra possa entrar
Assim, você mantém uma carga saudável de trabalho para todos os integrantes da sua equipe e toma controle do volume de demanda.
Para que essa limitação funcione bem, siga as seguintes dicas:
- Engaje seus colaboradores para encontrar o que será o limite do setor;
- Paute seu limite em dados, especialmente o tempo médio necessário para resolução de cada demanda. Se não tiver esses dados, conte com a intuição e experiência dos seus funcionários no início;
- Explique esse conceito para os setores solicitantes, ressaltando sua importância para o ritmo do trabalho e qualidade das entregas;
- Mantenha o combinado, evitando ao máximo situações nas quais os limites acordados sejam ultrapassados ou revistos.
Kanban funciona melhor com SLAs
“Service Level Agreements” é um termo que ficou popularizado pela sua sigla: SLA.
Usualmente, esse SLA vai variar de acordo com o grau de relevância da tarefa para a empresa como um todo. Isso pode ser traduzido no Kanban, mudando a cor dos cartões ou a linha na qual eles são colocados, ajudando a priorizar atividades e organizar o fluxo de trabalho mobilizado em cada tipo de demanda.
Um Kanban funciona melhor com reuniões diárias
Nas metodologias ágeis, são comuns as reuniões diárias antes do início do dia de trabalho. A proposta é que cada integrante do time responda três perguntas:
- O que você conseguiu fazer ontem?
- O que você pretende fazer hoje?
- O que está prejudicando a execução das suas atividades?
A ideia não é estimular o microgerenciamento, mas sim compartilhar dificuldades e atualizar os demais integrantes do grupo sobre o status das suas tarefas.
O quadro do Kanban ajuda muito nessa frente. O gestor pode, nesse caso, "walk the board", ou seja, conferir as atividades em cada coluna, engajando os colaboradores para resolver eventuais gargalos ou dificuldades.
Utilize o método Kanban na sua tecnologia jurídica
Agora que você entendeu um pouco mais sobre como o método Kanban funciona para além dos papéis coloridos, já está pronto para colocá-lo na prática. A boa notícia é que o netLex pode te ajudar nessa tarefa!
A plataforma está equipada com visualização automática de todas as suas atividades em um quadro kanban. Assim, você combina todas as vantagens que o netLex traz para gestão do ciclo de vida dos seus documentos aos benefícios desse método de administração de processos.
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