Comparação ponto a ponto: gerindo procurações particulares com e sem o netLex

Ninguém nega que procurações sejam documentos indispensáveis para atuação de uma empresa. Elas conferem a pessoas naturais os poderes de representação em negociações, procedimentos judiciais ou extrajudiciais, e para assumir posições jurídicas com variados impactos práticos.

Por isso, é desejável que um documento assim tão relevante seja acompanhado de perto pela corporação, desde a emissão, garantindo que todas as regras da companhia sejam observadas, passando pela renovação, em tempo para assegurar a validade dos atos praticados pelos outorgados, até o fim do mandato, protegendo a empresa no encerramento dessa relação jurídica.

No dia a dia, ainda que as empresas tentem gerir o ciclo de vida desses documentos da forma mais adequada possível, alcançar esse objetivo fica mais difícil sem as ferramentas adequadas.

Por isso, neste texto você vai ver um comparativo entre a gestão de procurações particulares sem o netLex, que recorre a instrumentos variados, como e-mail, planilhas e documentos de edição aberta; e com o netLex, uma plataforma de CLM que reúne as funcionalidades de todas essas ferramentas e muito mais.

1. Solicitação

Sem o netLex

O outorgado solicita a expedição ou atualização da sua procuração por e-mail, no qual faz constar as informações que julga serem importantes para que o documento seja produzido. Em algumas empresas, é possível que exista algum formulário interno, por meio do qual a solicitação é realizada.

Com o netLex

O outorgado solicita a expedição ou atualização da procuração via questionário intuitivo e automatizado, com preenchimento obrigatório de todas as informações necessárias às etapas subsequentes. Essa solicitação é imediatamente enviada, via plataforma, ao responsável pela conferência e aprovação do documento, podendo ser visualizada em dashboard simplificado.

2. Conferência, aprovação ou reprovação

Sem o netLex

O e-mail ou formulário é direcionado a um funcionário específico, cujas atribuições envolvem, entre outras, a conferência dos pedidos de procuração com o objetivo de identificar se aquela solicitação está de acordo com todos os parâmetros da empresa.

Para realizar essa análise, o colaborador recorre a sua extensa experiência no setor, já tendo memorizado as regras aplicáveis a cada tipo de solicitação. Ocasionalmente, confere algumas anotações pessoais, compiladas em documentos dispersos, ou procura a referência entre as normas da corporação.

Se todos os requisitos para emissão da procuração estiverem preenchidos, o responsável encaminha a solicitação para elaboração, enviando em cópia uma mensagem de autorização.

Quanto faltam informações, é preciso responder o e-mail solicitando o complemento. Se a análise concluir pela negativa do pedido, cabe ao responsável enviar um email para informar o solicitante e explicar os motivos da decisão.

Em paralelo, o colaborador registra cada pedido recebido em uma extensa planilha, na qual preenche, manualmente, a data de entrada da solicitação, o responsável, e o resultado da análise quanto à possibilidade de emissão ou renovação do documento.

Com o netLex

O responsável pela conferência recebe todas as informações necessárias já do questionário automatizado. Resta analisar se os demais requisitos para emissão da procuração estão preenchidos. Todos esses parâmetros estão dispostos no sistema em dashboard de fácil visualização, simplificando a tomada de decisão.

O responsável pode, então, autorizar a elaboração da procuração dentro da plataforma, situação na qual o workflow terá continuidade automaticamente, observando by default as regras da empresa, com registro integral de todas as movimentações.

Se a autorização não for conferida, o solicitante é automaticamente informado dos motivos apresentados pelo responsável pela análise.

Todos os dados referentes à solicitação e ao documento a ser produzido são extraídos de forma automatizada, para produção de inteligência ou exportação para outros sistemas.

3. Elaboração da procuração

Sem o netLex

Uma vez aprovada a solicitação, a procuração é elaborada a partir de alguma outra anteriormente produzida. O critério para seleção dos modelos costuma ser o do documento mais recente com aqueles poderes específicos, e o colaborador é responsável por retirar todas as informações do arquivo anterior e incluir as referentes à nova outorga.

Para gerir todas as demandas de elaboração de documentos, é necessário compilar os dados referentes a cada solicitação em uma planilha. Quando o arquivo está finalizado, é enviado para os responsáveis pela assinatura também por e-mail.

Com o netLex

Uma vez notificado, via plataforma, da autorização para elaboração da procuração, o responsável por essa nova etapa seleciona um modelo do documento já integralmente automatizado, e o preenche por meio de um questionário flexível e intuitivo.

Quando o arquivo está finalizado, é enviado automaticamente, via plataforma, para os responsáveis pela assinatura. Todos os dados relevantes são extraídos diretamente dos questionários e do fluxo de elaboração.

4. Assinaturas

Sem o netLex

O responsável por coletar as assinaturas deve dominar os fluxogramas organizacionais da empresa, para identificar a quem enviar cada procuração e em qual ordem. Na maior parte das companhias, esse envio é feito via e-mail ou via software de assinatura eletrônica.

Com o netLex

Considerando informações previamente inseridas na plataforma, também é possível incluir todos os outorgantes no fluxo de assinaturas de forma automatizada.

Além disso, o netLex tem integrações nativas com os principais assinadores eletrônicos e digitais do mercado, permitindo que o controle dessa etapa do processo seja feito integralmente dentro da plataforma, com ampla visibilidade a todos os envolvidos.

5. Armazenamento e referência

Sem o netLex

Cada outorgado armazena suas próprias procurações em pastas do computador pessoal, ou ainda em versões físicas. Quando o gestor precisa conferir os poderes que cada colaborador possui, deve consultar uma planilha preenchida manualmente, ou ainda referenciar-se no documento original.

Com o netLex

Todas as procurações são armazenadas na plataforma, com amplo acesso aos gestores. Os poderes e outras informações importantes também são compiladas em dashboards simplificados, formados a partir de dados extraídos direta e automaticamente dos documentos.

6. Gestão

Sem o netLex

A gestão do ciclo de vida das procurações é ensilada, e os gestores não têm real visibilidade sobre a tramitação desses documentos. Isso se traduz na reduzida disponibilidade de dados relevantes para análise e geração de inteligência.

Torna-se necessário perguntar aos responsáveis por cada etapa do fluxo para se informar sobre uma procuração específica. Essa comunicação é feita por meios variados, deixando os colaboradores ansiosos e pressionados para responder.

Com o netLex

A gestão de procurações via netLex confere visibilidade integral para os gestores, que podem identificar com facilidade em qual etapa do ciclo de vida está um determinado documento, rastreando-o desde sua solicitação até a assinatura.

Não é necessário acionar individualmente os responsáveis pelas etapas, dando-lhes espaço e tranquilidade para trabalhar. A extração de dados ocorre de forma automática na plataforma, colocando à disposição do gestor uma variedade de informações relevantes para orientar sua atuação.

7. Dados e inteligência

Sem o netLex

Cada colaborador ao longo do ciclo de vida da procuração registra os dados que lhes são úteis para gestão em planilhas próprias, cuja edição é pouco controlada, restando sempre a dúvida se as informações que constam ali realmente estão corretas.

Para gerar inteligência a partir desses dados, é preciso reunir as planilhas, além de conferir e padronizar as entradas, o que pode mobiliza considerável quantidade de tempo e esforço dos colaboradores.

Com o netLex

A plataforma netLex extrai dados das procurações e do workflow de forma automatizada, dispensando o trabalho manual de compilação pelos colaboradores. Há certeza de que os dados são extraídos da exata forma como foram inseridos no questionário, ou como foram registrados durante o fluxo.

Saiba mais em Data-driven: 3 tipos de dados para uma gestão eficiente de procurações.

Todas as entradas são unificadas em uma única base de dados, que pode ser exportada e utilizada como referência para análise e geração de inteligência.

Quadro comparativo

Preparamos para você um quadro comparativo dos riscos e vantagens gerados pela gestão de procurações particulares sem e com o netLex. Confira abaixo!

Familiarize-se com a eficiência

Documentos tão importantes como as procurações particulares de uma empresa precisam ser geridos de forma a evitar riscos. Por isso, dos dois cenários comparados neste texto, a sua companhia merece se familiarizar com o que gera mais eficiência.

Com o netLex, é possível gerir integralmente o fluxo de produção, renovação e cancelamento das procurações particulares de forma mais simples e segura.

Se você quiser saber mais sobre a aplicação do netLex à gestão de procurações,