As novas tecnologias estão cada vez mais presentes no dia a dia corporativo e a adaptação dos setores passou a ser indispensável. O jurídico é um desses exemplos. Antes conhecido apenas pela burocracia, ele passou a desempenhar um papel cada vez mais estratégico dentro das organizações, graças ao Legal Ops.
O foco de Legal Ops está em criar e implementar processos e projetos que contribuam para o aumento da eficiência e eficácia nas operações legais dentro das organizações nos setores público e privado, impactando a gestão não só de escritórios e departamentos jurídicos, mas também do Poder Judiciário.
Segundo a Gartner, o Legal Ops se tornou peça-chave na eficiência operacional e se você quer entender mais sobre como esse setor atua, continue a leitura desse guia!
O Legal Operations, ou Legal Ops, descreve um conjunto de processos de negócios, atividades e os profissionais que permitem aos departamentos jurídicos atenderem aos seus clientes de maneira mais eficiente, aplicando para isso práticas comerciais e técnicas à prestação de serviços jurídicos.
Ou seja, é um agrupamento de pessoas, práticas e ferramentas que modernizam a maneira como os departamentos jurídicos operam, introduzindo elementos de gestão empresarial no ambiente jurídico.
Logo, cabe a ele fornecer desde o planejamento estratégico, gestão financeira, gestão de projetos e conhecimento em tecnologia, permitindo aos profissionais jurídicos se concentrarem em fornecer aconselhamento jurídico.
O Legal Ops não é um conceito novo, mas sua formalização como área estratégica é relativamente recente. Ele surgiu da necessidade de modernizar e otimizar a forma como departamentos jurídicos operam, principalmente em grandes organizações, evoluindo a partir de práticas de gestão empresarial.
Acompanhe a timeline a seguir para entender:
Década de 1990: primeiros passos
O conceito começou a ganhar forma em grandes empresas, especialmente nos Estados Unidos, onde departamentos jurídicos sentiram pressão para justificar custos e melhorar a eficiência jurídica.
A tecnologia do setor da época era restrita, mas algumas ferramentas, como sistemas básicos de gestão de casos, já apontavam a necessidade de profissionalizar processos.
Década de 2000: expansão do papel jurídico
Com a globalização e a intensificação da regulação em setores como financeiro e farmacêutico, os departamentos jurídicos precisaram se adaptar. O foco na gestão de risco e no compliance começou a impulsionar mudanças estruturais.
Advogados corporativos enfrentaram desafios para equilibrar custos crescentes e demandas mais complexas, o que motivou o uso de métricas de desempenho e gestão estratégica.
2010 em diante: a Era da formalização
O termo Legal Operations foi popularizado pela Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), fundada em 2010. Essa organização reuniu líderes de operações jurídicas para compartilhar melhores práticas e padronizar o papel de Legal Ops.
Entre os principais avanços obtidos:
Com a ascensão do big data e da inteligência artificial, as ferramentas de Legal Ops evoluíram rapidamente:
Essas tecnologias ajudaram a mudar a percepção dos departamentos jurídicos, de "centros de custo" para parceiros estratégicos de negócios.
Segundo a CLOC, Consórcio de operações jurídicas corporativas, as competência indispensáveis de Legal Ops são:
Muitas equipes jurídicas operam de forma reativa a problemas e solicitações de trabalho recebidas em vez de operar proativamente, guiadas por prioridades estratégicas. Isso acaba gerando certo estresse recorrente na equipe, o que inibe o avanço em direção a objetivos de longo prazo e obstrui o foco claro nas prioridades.
Isso acontece, pois a equipe jurídica opera com uma visão clara guiada por metas que incorporam as necessidades de longo prazo da organização e do negócio em geral. Em intervalos de calendário definidos, a organização jurídica cria, refina e comunica um plano estratégico para dar suporte ao sucesso da organização e do negócio como um todo.
O planejamento estratégico busca trazer uma visão clara para o departamento jurídico e alinhar a operação aos objetivos de negócios. Na medida em que Legal Ops assume o peso do trabalho crítico para os negócios que não exigem experiência jurídica, o jurídico interno tem maior capacidade de alinhamento com o negócio, incorporando metas de negócios às metas da equipe.
Os departamentos internos podem operar com pouca clareza ou previsibilidade em seus orçamentos. Isso pode levar a déficits inesperados, tensões com o negócio e falta de contexto financeiro ao tomar decisões de investimento.
Logo, a competência de gestão financeira é importante para controlar orçamentos, reduzir custos e garantir a previsibilidade de despesas jurídicas.
Uma tendência nos departamentos jurídicos é contratar profissionais com experiência financeira para projetar modelos de previsão que alcancem previsibilidade e economia de custos, transformando o jurídico de um centro de custo para um centro de negócios. Além de melhorar a comunicação e a conformidade entre o jurídico e o financeiro
Atualmente, empresas e fornecedores costumam ser escolhidos por razões táticas ou relacionamentos pessoais. Na falta de alternativas claras, equipes internas podem adotar modelos tradicionais de precificação e equipe, o que pode gerar menos responsabilidade e valor.
A ideia dessa competência é criar, sustentar e fortalecer relacionamentos entre empresas e fornecedores que apoiem as necessidades comerciais. Para isso, é necessário trazer talentos e experiência que complementam suas próprias capacidades. E também definir termos flexíveis e justos que melhorem a transparência e recompensem valor e inovação no setor jurídico.
Leia mais: Três fontes de risco na gestão de fornecedores que você deve eliminar de uma vez por todas
Geralmente, as equipes dependem de soluções pontuais manuais, demoradas e fragmentadas. Com isso, elas podem não ter uma visão geral da tecnologia e estão implantando sistemas caros que são subutilizados e desconectados do fluxo de trabalho da equipe.
Aqui a ideia é que a competência de tecnologia implemente uma visão clara que contemple todas as necessidades do negócio. Um ótimo exemplo desse tipo de tecnologia são os CLMs, ou Contract Lifecycle Management, pois eles ajudam ao departamento jurídico na adoção de uma visão estratégica de cada contrato empresarial
Além disso, o bom uso de tecnologias como estas impactam na automatização de processos manuais, na digitalização de tarefas físicas, e na melhora da velocidade e da qualidade dos serviços jurídicos.
As equipes jurídicas frequentemente enfrentam falta de pessoal, resultando em cargas de trabalho excessivas e processos ineficientes. Tarefas manuais e repetitivas consomem recursos que poderiam ser direcionados a atividades estratégicas e de alto valor.
Além disso, o trabalho em squads e a falta de compartilhamento de conhecimento levam à duplicação de esforços, aumentando o desgaste e comprometendo a produtividade.
Implementar operações práticas na área jurídica pode aumentar o valor agregado ao negócio, melhorar a qualidade do trabalho, reduzir prazos e reter talentos qualificados. Ao eliminar atividades repetitivas e de baixo impacto, os profissionais podem se concentrar em tarefas estratégicas e estabelecer parcerias mais sólidas com outras áreas do negócio.
A maioria dos departamentos jurídicos não tem habilidades e experiência especializadas em gerenciamento de programas, dificultando a implementação de iniciativas eficazes em escala.
Com o Legal Operations, as empresas podem projetar e implementar iniciativas em todo o negócio, executando projetos com sucesso em todos os departamentos.
O netLex ajudou o time de Legal Ops da Solar Coca-Cola a ter impacto rápido e substancial na rotina. Com visão de inteligência, Kanban, atividades e SLA pela plataforma, a empresa conseguiu escalar a área e ganhar mais eficiência.
Dessa maneira, à medida que o Legal Ops se envolve com as partes interessadas do projeto em todas as empresas, o conselho corporativo consegue se concentrar no trabalho jurídico "central", sem ter que se envolver em gerenciamento de projetos ou programas. Como resultado, a empresa faz o melhor uso dos recursos e realiza projetos escaláveis com facilidade.
Em muitos casos, os departamentos internos terão pouca ou nenhuma estrutura em sua governança de informações. Isso acaba dificultando o acesso às informações corretas e expondo a empresa a possíveis riscos.
A ideia de Legal Ops nesse caso é definir e implementar diretrizes claras e abrangentes para compartilhar e reter informações. Portanto, é necessário dar suporte à equipe e reduzir os riscos determinando quais documentos digitais e físicos devem ser preservados para permanecer em conformidade com seus padrões corporativos e imperativos legais.
Algumas das tarefas incluídas nesse escopo:
As organizações que não atingiram a maturidade na entrega de serviços costumam adotar uma abordagem ad hoc no tratamento de assuntos, fazendo com que as equipes jurídicas operem de forma ineficiente e inconsistente.
O trabalho terceirizado é gerenciado de forma inadequada, o que pode ser devido à falta de recursos internos necessários para avaliar o trabalho a ser executado. Uma abordagem aleatória para a entrega de serviços leva a estouros de custos e potencialmente até mesmo à aceitação de trabalho abaixo do padrão.
O Service Delivery Model (SDM) deve ser baseado nas tarefas de trabalho de uma equipe, volume de assuntos, perfil de risco, sensibilidade de custo e otimizado utilizando uma mistura de recursos internos e externos.
À medida que as organizações continuam a investir em recursos internos e efetivos, é importante garantir que o trabalho seja atribuído ao recurso apropriado que fornecerá trabalho de qualidade a um custo favorável. Ao analisar os tipos e processos de trabalho e identificar oportunidades de terceirização, o departamento pode criar um modelo de terceirização otimizado.
Os departamentos jurídicos e escritórios de advocacia muitas vezes lutam para encontrar e reter conhecimento, bem como estabelecer boas práticas de ensino. Muitos deles dependem de uma estrutura de conhecimento fragmentado que não se desenvolve conforme a organização evolui, resultando em buscas demoradas por informações e retrabalho.
A gestão de conhecimento vem justamente para habilitar eficiências, criando acesso contínuo ao conhecimento institucional jurídico e do próprio departamento, facilitando a localização de respostas e melhores práticas.
É necessário também alimentar uma cultura de compartilhamento, suporte mútuo e documentação em toda a organização e aproveitar a tecnologia para garantir que dados críticos estejam disponíveis para as pessoas certas na hora certa.
Em resumo, construa uma estratégia de gestão do conhecimento alinhada e que apoie as metas de negócios.
Os departamentos internos hoje em dia geralmente fazem uso mínimo de dados e métricas. Eles podem ter dificuldades para acessar ou identificar as informações certas ou mesmo não ter acesso à cultura ou as ferramentas para fazer uso consistente de análises.
Gerencie e oriente sua organização por meio de dados, não de intuição. Descubra tendências ocultas, encontre novas eficiências e concentre sua equipe em resultados claros e mensuráveis que façam a diferença para o negócio.
Os dados precisam estar no centro das atividades comerciais. E o mesmo se aplica ao jurídico interno. Os departamentos jurídicos hoje fazem pouco uso de dados (a tendência que está aumentando nos últimos anos, mas ainda não chega perto do potencial total).
Com o Legal Ops, os dados se tornam essenciais no trabalho jurídico diário e estratégico. O jurídico pode então descobrir tendências, identificar padrões, fazer uso de oportunidades ocultas e melhorar os resultados comerciais no futuro.
A falta de planos estratégicos de contratação e desenvolvimento leva à contratação contínua para necessidades de curto prazo, em vez de adequação geral e eficácia de longo prazo.
Em muitos casos, aspectos-chave da experiência do colaborador — como planejamento de carreira, desenvolvimento de habilidades e satisfação no trabalho — são negligenciados. Além disso, quando as equipes são montadas para atender às necessidades de curto prazo, torna-se difícil atingir uma equipe diversificada ideal.
Uma abordagem estratégica intencional para projetar e dar suporte a equipes diversificadas, motivadas e de alto impacto é necessária para uma organização otimizada.
O estado desejado é uma cultura positiva e engajada. Esta pode ser alcançada por meio de planejamento de estratégia de contratação, planos de desenvolvimento individual, ofertas de recompensa e reconhecimento, engajamentos externos, workshops de desenvolvimento de habilidades e seminários de liderança.
Muitas equipes costumam ter dificuldades em integrar novos contratados, perdendo uma oportunidade de ativar e engajar novos membros da equipe. Os setores costumam oferecer cursos fragmentados ou, pior, dependem de suas equipes de RH para cobrir treinamento e desenvolvimento.
Você ajudará sua equipe a ser mais eficaz, compatível e energizada ao projetar treinamentos direcionados às suas necessidades. Projete uma experiência de nova contratação atraente que prepare seus mais novos funcionários para o sucesso.
Explore como Legal Ops melhora a produtividade e reduz custos operacionais.
O Legal Ops atua para padronizar e tornar os processos jurídicos ágeis, visando eliminar gargalos e minimizar ineficiências. Esse trabalho é baseado em análise crítica e metodologias estruturadas, frequentemente inspiradas em práticas de gestão empresarial.
Por exemplo, cabe a ele:
O impacto da padronização de processos é a redução do tempo necessário para executar tarefas rotineiras e aumenta a previsibilidade, criando mais espaço para o jurídico atuar estrategicamente.
A adoção e gestão de tecnologias jurídicas são responsabilidades centrais do Legal Ops. Para profissionais experientes, é importante destacar que a escolha de ferramentas vai além da implementação: envolve a adaptação à cultura organizacional e o treinamento contínuo da equipe.
Principais ferramentas:
Vale destacar que nem toda tecnologia é adequada à realidade da organização. O retorno sobre o investimento pode ser incerto, exigindo do Legal Ops não só a escolha do software, mas a implementação de métricas de sucesso e estratégias para maximizar seu uso.
Grandes departamentos jurídicos frequentemente delegam atividades a escritórios externos. O Legal Ops atua como um elo estratégico, assegurando alinhamento entre expectativas internas e serviços contratados.
O Legal Ops assume um papel proativo na identificação, avaliação e mitigação de riscos, aliviando a carga do time jurídico tradicional e garantindo maior segurança para a empresa. Entre as atividades essenciais:
Uma gestão de riscos bem executada não só reduz custos judiciais, mas também protege a reputação corporativa e reforça a confiança de stakeholders.
O Legal Ops transforma departamentos jurídicos de áreas reativas para funções estratégicas, alinhadas aos objetivos de negócios.
Entre as principais tarefas desse escopo está a definição de metas e KPIs no departamento jurídico, no qual são definidos objetivos claros para reduzir prazos de resposta, melhorar a eficiência jurídica ou cortar custos em gestão de contratos e litígios.
Temos também a gestão de recursos. Focada na alocação otimizada de orçamento e pessoal para atender demandas críticas. Sem contar as estratégias como terceirização de atividades não estratégicas e renegociação de contratos com escritórios externos.
Um exemplo prático:
Uma equipe de Legal Ops define como meta reduzir em 20% os custos com litígios. Para isso, implementa um software de jurimetria para prever resultados de ações judiciais e decidir quais casos podem ser resolvidos por acordo, gerando economias significativas.
Com a implementação do Legal Ops na operação, vários são os benefícios perceptíveis, podemos destacar então:
Uma equipe de operações jurídicas formará fortes relacionamentos de trabalho entre outras funções dentro de uma organização, como TI, finanças e RH. Historicamente, essa responsabilidade recaía diretamente sobre os advogados internos, consumindo um tempo valioso que poderia ser dedicado a questões jurídicas mais complexas e estratégicas.
Com a implementação de uma equipe de Legal Ops, temos uma melhor redistribuição de atividades. A equipe de operações jurídicas passa a atuar como uma ponte entre o departamento jurídico e outras funções, facilitando a comunicação, alinhando objetivos e otimizando processos colaborativos.
Esse modelo não apenas melhora a eficiência operacional, mas permite que os advogados internos foquem integralmente em suas competências-chave, como aconselhamento jurídico e resolução de litígios.
Além disso, ao centralizar e profissionalizar essa interação interdepartamental, o Legal Ops garante que as necessidades do jurídico sejam entendidas e atendidas com mais agilidade, promovendo uma integração organizacional mais eficaz.
Em um ambiente cada vez mais impulsionado por tecnologia e dados, as demandas sobre equipes jurídicas são amplas e crescentes. Nesse cenário, a criação de uma equipe de operações jurídicas bem estruturada oferece uma oportunidade estratégica para otimizar custos e redistribuir tarefas de maneira inteligente.
Contratar profissionais especializados em áreas como tecnologia, gestão de projetos, gestão de contratos e propriedade intelectual (PI) permite que essas funções sejam executadas de forma altamente eficaz, mas a um custo significativamente menor do que delegá-las diretamente a advogados internos.
Profissionais de Legal Ops possuem grande expertise em tecnologia e desempenham um papel relevante na identificação, implementação e gestão das ferramentas certas para otimizar o funcionamento do departamento jurídico. Por meio dessas tecnologias, eles são capazes de criar processos mais adequados para gerenciar projetos, atribuir e priorizar tarefas e monitorar prazos de maneira estruturada e confiável.
A integração de soluções tecnológicas permite a terceirização qualificada de diversas tarefas operacionais para sistemas automatizados, reduzindo de maneira significativa o tempo gasto em atividades manuais e repetitivas.
O uso de tecnologia no gerenciamento de operações jurídicas promove maior controle, transparência e previsibilidade, criando um ambiente mais organizado e adaptado às demandas de um mercado cada vez mais dinâmico e orientado por dados.
A expertise em tecnologia dentro de uma equipe de operações jurídicas capacita os advogados a reunir rapidamente estatísticas e relatórios precisos. Por sua vez, isso permite que as organizações protejam e expandam os negócios e tomem decisões importantes.
Esses insights não apenas orientam decisões críticas, mas também fornecem uma visão detalhada sobre o desempenho do departamento jurídico, permitindo avanços significativos na gestão de operações. A análise de dados pode revelar padrões e tendências em áreas como alocação de recursos, gestão de fornecedores, controle orçamentário e eficiência de processos, facilitando ajustes informados que maximizam resultados e reduzem desperdícios.
Além disso, ao fundamentar suas operações em análises baseadas em dados, o departamento jurídico se posiciona como uma unidade mais estratégica e integrada aos objetivos organizacionais, promovendo maior alinhamento com outras áreas e contribuindo de maneira mensurável para o sucesso corporativo.
Leia mais: Data-driven: 3 tipos de dados para uma gestão eficiente de procurações
Manter-se em conformidade com as constantes mudanças em leis, regulamentos e padrões do setor é um desafio que pode facilmente consumir uma quantidade significativa de tempo e recursos. No entanto, com o apoio de um profissional de operações jurídicas, sua empresa pode transformar esse desafio em uma oportunidade para operar com segurança e eficiência.
Os profissionais de Legal Ops implementam ferramentas e processos que não apenas monitoram e analisam documentos regulatórios, mas também oferecem um roteiro claro e prático para que a empresa saiba exatamente o que precisa fazer, quando e como agir.
Essa abordagem garante que todos os requisitos legais sejam atendidos de forma sistemática, reduzindo o risco de sanções, multas ou impactos à reputação.
Além disso, um sistema de gerenciamento jurídico bem estruturado mantém a organização atualizada sobre alterações relevantes, como a necessidade de revisar termos e condições ou atualizar políticas de privacidade. Ao automatizar essas atividades, o departamento jurídico ganha maior visibilidade e controle sobre o processo, minimizando a probabilidade de problemas legais inesperados.
O Legal Operations transforma o departamento jurídico em uma área mais eficiente, estratégica e integrada ao negócio. Por meio da implementação de tecnologias, padronização de processos e análise baseada em dados, o Legal Ops não apenas otimiza recursos, mas também permite que o jurídico entregue mais valor com menos custo. De eficiência operacional ao maior foco estratégico, existem uma série de benefícios com essa implementação.
Ao adotar o Legal Ops, as empresas não apenas modernizam seus departamentos jurídicos, mas também garantem um alinhamento mais forte com os objetivos corporativos, tornando o jurídico uma peça-chave para o crescimento sustentável e o sucesso empresarial.
Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário abaixo!